讲解公文细则

一、总则1、办法的出台国务院办公厅2000年8月24日发布国家行政机关公文处理办法（国发（2000）23号），93年国办发布，94年1月1日实施的国家行政机关公文处理办法废止。新的办法出台后，北京市、国土资源部都相继制定了实施细则。我局的实施细则是2000年11月着手起草，2001年3月定稿，直到2002年3月才印发执行。细则结合我局报送两部一府公文的实际和国务院的要求，将一些事项明确在实施细则中。国家行政机关公文处理办法(国发200023号)、北京市实施国家行政机关公文处理办法细则和国土资源部工作规则(国土资发2000119号)、国土资源部公文处理实施细则，以及北京市国土资源和房屋管理局工作规则2、行政公文、党内公文国务院办公厅负责行政公文，中共中央办公厅负责党内公文。两者之间有一些区别。行政党内发文机关标识标题中可不重复标题中必须有纸张A48开、B5标题不允许标点符号全文引用印发日期二五年三月八日2005年3月8日文种主题词国务院公文主题词表签发人横线上横线下3、市领导对公文的要求市领导如何阅读批办公文，公文的结构要求。标题、前言、内容、结尾。标题起到引起读者注意、引语起提示作用、结尾请求请示部分是让收件人和部门为你做什么。内容描述事情的经过，简要说明时间的情况，如果有更多的内容和图表数字要介绍，最好作为附件。4、公文包括的内容，电报、传真、电子函件、内部签报等。明电要有领导签发。5、公文的处理指办理、管理、整理立卷、归档等二、公文的种类国务院共有13类文种，我们除命令（令）用于强制措施、嘉奖、公布行政法规规章；议案用于政府报人大提请审议的事项。局实施细则中的文种有11类：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。常用文种有6类通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 (一)决定 适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。 (二)公告 适用于向全市宣布重要事项或者法定事项。 (三)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 (四)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关或不相隶属机关的公文;传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员。 (五)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。 (六)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。 (七)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 (八)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (九)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (十)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题;请求批准和答复审批事项。 (十一)会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、公文的格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。发文机关标识，应当使用发文机关全称或规范化简称，联合行文，主办机关名称应排在前；如联合行文机关过多，应当保证公文首页显示正文。发文字号，由机关代字、年份、序号组成。联合行文，只标明主办机关发文字号。2000年字号 京国土房管字（2001）第号2001年字号 京国土房管（2001）号2002年字号 京国土房（2001）号签发人，上行文应当 上行文应当注明签发人和会签人姓名。联合上报公文,必须标注全部签发人和会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 公文标题应准确简要概括公文的主要内容并准确标明公文种类,一般应标明发文机关名称(公文版头已明显反映发文机关名称的,可不标注)。标题中除法律、法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。 主送机关指公文的主要受理机关,应当使用机关全称或规范化简称、统称。 公文如有附件,应当标明附件顺序和名称,置于主件之后,与主件一起装订。印章的用法：会议纪要和以电报形式发出的公文不用加盖机关印章，其他公文应当加盖机关印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章:联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，用印应当上不压正文，下压成文日期；联合行文需要加盖两个以上印章时，主办机关印章在前，其他机关印章按顺序排列。 联合召开会议形成纪要的,各联合机关的负责人应签署姓名。 成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；会议决定的事项以会议通过日期为准；成文日期使用汉字，并标全年、月、日；零写为“”。 附注是公文需要说明的其他事项,应当加括号标注。 公文应当标注主题词。主题词的个数,除类别词外一般不超过5个。上行文,应当按照上级机关的要求标注主题词。 抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关,应当使用全称、规范化简称或统称。 印制版记由公文印发机关名称、印制日期组成。 第四章 行文规则 行文一般不得越级请示和报告。 局在行政职能权限范围内可以与部、市等有关部门相互行文和区县人民政府国土资源行政主管行文；除经北京市人民政府授权或以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向区县政府正式行文。 除局办公室外,机关各处室不得对外正式行文。局可与同级市各委办局、直属机构以及区县人民政府联合行文,可与相应的党组织和军队机关联合行文,可与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。局办公室可与同级市各委办局、直属机构办公室、同级政府办公室及同级人民团体办公室和行使行政职能的事业单位办公室联合行文。局机关处室之间以及所属单位之间不能联合行文。联合行文必须确属必要,联合行文单位不宜过多。 “请示”应当一文一事;只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当采用抄送形式,但不得抄送其下级机关。文件报送：应当根据隶属关系和职权范围行文。 属于党委职权范围以内的工作，以党委名义报市委；属于行政管理职权范围以内的工作，以局名义报市政府。 报市委的文件如果需要市政府知道，主送单位应当写“市委、市政府”；报市政府的文件如果需要市委知道，主送单位应当写“市政府并报市委”。此类文件应按本通知规定份数，分别报市委、市政府。要求市委、市政府批复的文件，应当用请示上报。建议市委、市政府批转的请示，应当代拟批转机关的通知稿。报送市委的文件份数：主送“市委”或“市委、市政府”的请示3份，报告6份；主送“市政府并报市委”的文件2份。报送市政府的文件份数：主送“市政府”或“市政府并报市委”的请示5份，报告5份；主送“市委、市政府”的文件5份。“报告”中不得夹带请示事项。第二十一条 除领导直接交办的事项外,“请示”、“意见”和“报告”一般不得直接送领导者个人。虽由领导人交办但内容涉及全局性工作或2名以上领导工作分工的事项,应按公文处理程序报送。凡根据市领导同志直接交办，向市政府领导同志个人直接报送需要审批的公文，应当在前言部分说明市政府领导同志是如何交办的，并随文附上领导同志原批示复印件。 需要同时报送两部一府上级机关的行文,应当写明主送机关和抄送机关。市局向区县国土房管部门行文,必要时应抄送所在区县政府。经批准在报刊上及其他公众媒体上全文发布的规章以及公告、通告等,可不再行文。同时,由局印制少量文本,供存档备查。公文办理 公文办理分为收文和发文。收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、分发、承办、催办、查办等程序。发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、分发、核发、立卷、归档、销毁等程序。 局收各类公文由办公室机要负责启封、签收并登记。注明领导人姓名的信件,由领导人或领导人授权秘书启封、登记。严格禁止公文横传直送。 局领导秘书协助局领导处理公文,负责局领导批示的登记、转达、督办、催办、落实、反馈等工作。 对不符合行文规则或文种格式不规范的公文,经办公室负责人批准,可退回呈报处室修改重报，并说明理由。 各处室对承办的公文要进行登记,要认真办理,不得延误、推诿。对不适宜由本处室办理的,应当迅速退回办公室收发室并说明理由。 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,办公室秘书要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。 市局与市有关委办局(同级人民政府、同级人民团体)联合发文,由负责主办的有关处室负责与相关部门认真协商,明确主办部门,讲求实效。 市有关委办局(同级人民政府、同级人民团体)与市局联合发文,由相关业务处室审核提出意见后报主管局领导签发(会签)。印制时,由相关业务处室和办公室秘书校核和监印,相关业务处室负责公文核校,办公室负责用印。 公文要及时办理。特急件应在8小时内完成,急件应在16小时内完成,一般文件不超过48小时内完成。电报中标明“特提”的,应在当日内完成;标明“特急”的,应在3日内完成;标明“加急”的,应在5日内完成;标明“平急”的,应在10日内完成。 公文处理涉及当事人职务任免、工作调动、出国、就学、晋级、评聘专业技术职务、评选先进或涉及处分、检举内容的,有关人员应予回避。 发文办理结束后,办文处室保留底稿(需经办公室盖章)、印制好的正件和电子文档,办公室保留正件2份和电子文档。 局内部签报是局机关内部使用的一种专用公文格式,主要用于机关内部各职能处室向局领导请示、报告工作。 内部签报分请示件和报告件,在签报左上角标明。请示件用于向局领导请示工作,需领导人批准同意的事项;报告件用于报告需领导人阅知的事项。公文草拟结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。公文校核公文会签 拟制公文时,对涉及其他部门(处室)职权业务范围或需要其它部门核实、把关、知悉的事项,主办部门(处室)应主动与有关部门(处室)协商、会签,取得一致意见后方可行文。其他单位应积极配合、支持主办单位工作。 由几个部门(处室)共同承办的公文,主办处室负责公文草拟,协办处室会签。 需会签的公文,在公文草拟前应与有关部门(处室)协商,一些重大问题,应由部门(处室)主要负责人进行协商。 公文草拟完成并经主办处室负责人审核后,应及时送有关部门(处室)会签,并同时附上相关文件、补充材料和说明。 部门(处室)主要负责人负责会签,主要负责人因故不在,由主持工作的其他负责人会签。会签应使用会签专用纸,要有明确的会签意见。 主办部门(处室)和会签部门(处室)对会签的公文主要内容、时间、会签意见等要有书面记录。 会签的部门(处室)要按公文办理时限要求及时会签。在会签时,如有意见分歧,主办部门(处室)的主要负责人应进行协调,会签部门(处室)要积极配合,不应把未经认真研究、协商的问题上报。协商后仍不能取得一致意见的,主办部门(处室)应如实说明各方理据,提出建设性意见,报请有关局领导协调或裁决。公文审批 局向部、市的请示、报告,局颁布的决定,人员任免,重大工作部署,以及以局长名义发布的文件,由分管副局长审核,局长签发。 以局名义发文,经分管局领导审核后,由局长或受局长委托的副局长签发。 以市国土房管局名义转发的文件,系局领导同意办理的,由办公室主任审核签发;各处室要求以市国土房管局办公室名义发文的,经分管局领导同意后,由办公室主任审核签发。 审批公文时,应签署审批的日期。对一般报告性公文,圈阅或者签名表示“已阅知”;对于有具体请示事项的公文,主批人应当明确签署意见,圈阅或者签名表示“同意”请示的事项。对一些例行性、事务性或专业性较强的公文,经有关领导授权,可以下放部分公文审批权限,由有关处室主要负责人签发。根据工作需要,可以收回已经下放的公文审批、签发权限。公文制发 公文由办公室文印室负责印制。印制公文需经三次校对并签署责任人姓名后方可正式付印。公文印制完成后,承办处室必须对公文印制质量进行检查、签收,对不符合质量要求的正件,在分清责任的同时,应从快重印。 公文印制完成后, 应立即通知承办处室领取、发送。承办处室负责所承办公文的核发工作。委托其他单位代发的,承办处室要负责发送的落实、检查和催办等工作。承办处室及人员在发送完成后需向办公室反馈公文发送情况和时间。局各类一般性文件向办公室相关秘书反馈。局领导交办的紧急和重要公文应由承办处室负责人直接向局领导反馈情况。公文归档 公文保密 公文管理 已经局领导人签批过的公文,不得再行修改。如确需修改,内容无重大变动的,向局办公室主任报告同意后修改;如有实质性修改,应报原签批人复审。 公开发布本局行政公文,必须经本局批准。经批准公开发布的公文,同本局正式印发的公文具有同等效力。 上级机关的公文,注明不准翻印和绝密级的公文,不得翻印。 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。一、请示的写作要求请示是下级党政机关常用的陈述性文件之一，目的是请求上级领导机关对某项工作或问题给予及时的批准、解答以及帮助。就请示的内容和性质来分，请示可分为请求上级对本单位工作问题的处理方法、步骤和具体要求予以批准的求准性请示；对工作遇到政策和策略上的疑难问题予以解释的求示性请示；请求将本机关的文件向下级机关或其他部门转发的批转性请示。请示一般由三个部分组成。一、标题。通常要表明发文机关、事由和文种。二、正文。请示的正文通常要包括送达机关、请示理由、请示事项和具体要求等内容。正文送达机关一般只写一个由他办理和批准的领导机关，只有受双重领导时，才可同时主送两个领导机关，或主送一个（主要的），抄送另一个。请示的理由中应包括本单位的倾向性，事项只能一文一事，切忌一文多事。具体要求中，如果是求准性请示最后要写明“以上请示妥否，请予批示（或请予核批）”的字样；如果是求示性请示则写“以上当否，请予指示”的字样；如果是批转性请示则写“以上意见如无不妥，请批转部门遵照执行”等语。三、落款。发文日期和机关印章。求准性请示写作的基本要求是明确具体，简明扼要，提出要求切实可行，忌大话、空话、套话，闪烁其词，不表明自己的态度是不合适的。求示性请示的内容一般比较简单，写作时应指导思想明确，突出要点和疑虑点，语言表达准确。批转性请示要对实际工作中遇到的新情况、新问题经过认真调研后开始动笔，请示的事项要有解决问题的具体措施和办法。因这种请示一旦上级审准转发，便具有法定的权威和约束力，要有关部门遵照执行，所以，措辞的分寸特别重要。二、批复的写作要求批复是答复下级机关请示事项的公文。批复属于被动行文，下级有请示，上级才能发出批复。批复只主送给报送请示的机关。批复必须就请示的事项作出答复，观点要明确，态度要鲜明。批复所做出的回答，对主送的受文单位具有行政约束力，必须贯彻执行。如果是对法律、法令、法规的解答，则具有权威性和法规作用。下面介绍几种批复。一、同意性批复这是对下级机关请示事项表示同意的批复。同意性批复有以下两种：1、决定性批复。这是根据行政管理权限批准下级机关的请示事项，作出行政决定的批复。如：关于朝阳区设立土地整理储备中心的批复朝阳区国土房管局：你局年月日关于的请示收悉。经市局研究，同意在朝阳区设立土地整理储备中心。其机构编制和经费报请有关部门批准。 年 月 日2、指示性批复这种批复不但同意下级机关的请示，而且就请示事项的落实、执行或就该事项的重要性、意义讲几点指示性意见，对下级的该项工作有指示作用。如：关于试行标准租私房腾退补偿的批复东城区国土房管局；你局关于 的请示悉。现批复如下：一、二、 年 月 日这类指示性批复非常明显的分为两部分。一部分为对请示事项的同意表态，另一部分为对请示事项作的政策性指示。二、否定性批复这是对下级机关的请示事项持否定态度的批复。否定性批复写作难度较大。同意性批复表示同意并写明同意什么即可，不必讲同意的理由，因为下级的请示来文中已很充分地讲明了理由。否定性批复是对下级请示的全盘否定，既否定请示的事项，也否定请示的理由。否定下级请示的理由，就要讲清自己的理由，要以理服人而不是以权压人。讲理由要精当，已经否定了下级的请示，就不应该再长篇训示。三、解答性批复这是针对下级对法律、政策、规定、措施等的询问请示所做的批复。对有关法律、政策、法规的解答性批复，只能由被授权或有解释权的单位制发。本单位无权解释的可逐级往上请示，直到有权做出解释的单位。对下级机关询问性请示的解答，是一件很严肃的事情，因这种解答对下级具有指示性，是下级办事的凭据，所以解答不能想当然，而要有政策、法律或上级有关文件作依据。这种解答性批复要及时，询问性请示是下级在工作中遇到疑难，自己又无权处理才行文向上级请示的。上级单位的及时批复，犹如给下级送去及时雨，给下级排忧解难了。久拖不复回影响下级对上级机关的信赖感。批复的其他注意的事项：1、批复的标题也是由制发机关、事由、文种三要素组成。凡有版头的，制发机关可省略。事由即批复事项，就是对什么事而发出的。文种是批复。2、批复只主送请示机关，即谁请示批复给谁。其协办或需知批复内容的机关一律抄报、抄送。3、正文由引句、答复组成。引句是正文的开头部分，写明是针对何文作的批复。有的引用来文字号，有的写明来文标题，有的写明来文日期和文种。答复是针对来文请示作出的。对来文的答复不能仅表态同意，同意什么，有什么意见，注意什么，都要写清楚。不同意的批复要写明理由。结尾部分多用“此复”、“特此批复”结束全文。如在引句词语后有“批复如下”，则不另写结尾语。4、收到请示必予批复。但对关于任职的请示，上级机关可用关于任职的通知下达。例：关于林毅等同志任职的通知京国土党组200510号各区、县国土房管局：根据国务院关于做好省级以下国土资源管理体制改革有关问题的通知（国发200412号）、中组部关于调整省级以下国土资源主管部门干部管理体制的通知（组通字200422号）、市委、市政府批转市国土局等部门提出的北京市国土资源和房屋管理体制改革方案的通知（京发200427号）和全市国土资源和房屋管理体制改革动员部署电视电话会议精神，以及全市各区、县国土资源分局领导干部实行双重管理的原则，在与各区、县委充分协商的基础上，经市国土资源局党组2005年第3次会议（扩大）研究决定，以下区、县分局领导班子任命如下：为落实国务院关于做好省级以下国土资源管理体制改革有关问题的通知（国发200412号）、中组部关于调整省级以下国土资源主管部门干部管理体制的通知（组通字200422号）精神，市委、市政府批转了市国土局等部门提出的北京市国土资源和房屋管理体制改革方案（京发200427号），并召开了全市国土资源和房屋管理体制改革动员电视电话会议。提出在全市各区、县设立国土资源分局，领导干部实行双重管理。经与各区、县委协商，市国土资源局党组2005年第3次会议（扩大）研究决定，任命以下同志担任区、县分局领导：三、通知的写作要求在党政机关、人民团体、企事业单位的日常业务活动中，通知使用频率较高、使用范围较广的一个文种。它的主要用途：传达上级机关的指示；发布行政法规和规章；批转下级机关的文件；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件；印发本机关的工作计划、总结、领导人讲话、会议纪要或其他材料，要求下级办理、执行或周知的事项。通知的使用分类有以下几种：发布性通知。即告知受文单位，某一章程、规定等已经某会议讨论通过或经某上级批准，现予发布或印发，并要求贯彻执行的通知。批示（批转、转发、印发）性通知。即肯定被批转、转发、印发的文件，提出贯彻落实要求的通知。指示性通知。上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于用“命令”等文件发布的，用指示性通知，即对某一事项作出具体规定或对某一问题作出具体指示的通知。知照性通知。即要求受文单位知晓某一事项或办理某一事情的通知。如会议通知，启用印章通知，干部任免通知，成立、调整、撤消某个机构的通知等。通知的写作方法，因其种类多、适用范围广，写作不宜机械划一，但基本上可概括为两种写法，即转述式写法和直述式写法。转述式写法，主要适用于批示性通知和发布性通知，基本框架和要领是：批示性通知的标题，通行的写法是，发文机关名称（公文版头已明显反映发文机关名称的，可不标注）加“批转”或“转发”、“印发”字样再加原文标题，后面加“通知”二字。如被转发的文件本身是“通知”，则采取发文机关名称加“转发”二字再加上原文标题的办法。如转发北京市物价局北京市财政局关于经济适用住房减半收取行政事业性收费的通知，可写成北京市国土资源和房屋管理局转发市物价局等部门关于经济适用住房减半收取行政事业性收费的通知，以避免出现“转发通知的通知”的现象。发布性通知的标题，一般由发文机关名称、事由、文种三者构成。如国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。发布性通知和批示（批转、转发、印发）性通知的正文均要求用“批语”、“按语”式写法。一般全文一段式，开门见山，说明某一规定、或批转、转发、印发某一文件的目的和执行要求。凡发布性的，一律要求“贯彻执行”或“照此执行”；批示性的则应根据所转文件内容，选用“参照执行”、“遵照办理”、“认真贯彻执行”等。如：北京市人民政府批转市国土房管局关于加强国有土地资产管理建立土地储备制度意见的通知各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各市属机构：市国土房管局关于加强国有土地资产管理建立土地储备制度意见已经第120次市长办公会讨论通过，现批转给你们，请认真贯彻执行。 北 京 市 人 民 政 府 二二年一月三十一日也有全文两段式的，在讲明发布或批转、转发、印发目的、要求的基础上，再作进一步的说明。如系发布性的，可简要强调发布这一条例、规定的根据、制订的过程、实施的意义、实施的办法和应注意的问题等。如系批示性的，应强调结合本地区、本系统的实际情况对被批示文件的内容要求加以具体化，说明在贯彻执行中应注意一些什么问题，提出具体的贯彻执行意见。北京市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于进一步做好关闭整顿小煤矿和煤矿安全生产工作文件的通知门头沟区、房山区人民政府，市政府有关委、办、局，有关市属机构：现将国务院办公厅关于进一步做好关闭整顿小煤矿和煤矿安全生产工作的通知（国办发200168号）转发给你们，并经市政府同意，补充通知如下，请一并认真贯彻执行。一、二、八、 北京市人民政府办公厅 二一年十月十五日直述式写法，主要适用于有布置、安排性内容的通知，指示、规定性内容的通知，告知、办理性内容的通知等，基本框架和要领是：标题的拟写有三种形式：一是由发文机关名称、事由、文种三者构成。如：北京市房屋土地管理局关于进一步加快办理房改售房登记发证工作的通知；二是直接用文种“通知”作标题；三是由事由、文种组成标题。此外，如本通知是若干单位联合下达的，或是对已发通知的内容作补充的，或是具有紧急执行的特殊要求的，则应在文种“通知”前分别标明“联合”、“补充”、“紧急”的字样。通知的正文，由三部分组成，即通知的缘由部分、通知的事项部分和通知的结尾语，也有由两部分组成的，无结尾语。通知的缘由部分，一般要概述情况，说明目的，交待背景，或陈述理由，指出根据，从中引出问题。然后，用习惯过渡词语，如“特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等，转入事项部分。通知的事项部分，是通知的中心内容，是应知、应办的事项，是工作的具体部署，是执行的依据，应提出明确、具体的要求，一般采用分条分项式写法，并用序码，也可以用小标题，分清层次，划分段落，以便领会、理解和执行。内容简单的简略的告知性通知，可采取一气呵成的贯通式写法，但应注意各句子间的逻辑顺序，避免颠三倒四，语无伦次。结尾，一般比较简短，主要是要求下级机关、下属单位结合情况认真研究通知的精神并抓好落实。如属重要通知，其结尾有时另起一段提出指示性要求。一般经常使用的结尾语是：“望结合本单位具体情况贯彻（参照、研究）执行”。知照、办理性内容的通知通常在文尾另起一行，写上“特此通知”。不少通知无习惯性结尾语，也是完全可以的，应视其必要与否而定。撰写通知应注意以下几个问题:1、明确行文目的。首先，要明确为什么写这个通知，是布置、指导工作，还是具体告知某个事项；是传达上级机关的指示，还是批转或转发某个文件。其次，要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题。2、紧紧抓住通知的主要内容。不同种类的通知有不同的内容。发布行政法规、规章的通知，发布的事项就是主要内容；部署工作、指导工作的通知，对某方面或某一阶段内几项工作的安排、部署和指导工作的意见就是主要内容；告知具体事项的通知，告知的事项就是主要内容；批转、转发文件的通知，批转、转发文件的意见、态度就是主要内容。在拟写时，紧紧把握住主要内容是写好通知的关键。决不可喧宾夺主，冲淡主要内容。比如，指示性的通知，一般要讲情况、问题，但只能作为缘由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题提出的指示性意见、要求和措施，并做到政策界限清楚、明确。3、文字表述要周密、准确。为利于受文单位的操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都不能出现丝毫差错和遗漏，以免贻误工作，造成无法挽回的损失。转发文件北京市人民政府办公厅转发市人事局关于实施北京市工作居住证制度若干意见的通知各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各直属机构：为进一步优化首都人才发展环境，加快首都人才战略的实施，吸引并鼓励各类优秀人才来京创业和工作，经市政府同意，现将市人事局关于实施北京市工作居住证制度若干意见转发给你们，请认真贯彻执行。北京市人民政府办公厅北京市人民政府办公厅转发市政府体改办等部门关于建立新型农村合作医疗制度实施意见的通知各区、县人民政府，市政府各委、办、局，各直属机构：市政府体改办、市卫生局、市财政局、市农委、市编办制定的北京市建立新型农村合作医疗制度实施意见，已经市政府原则同意，现转发你们，请认真组织实施。北京市人民政府办公厅北京市人民政府令第126号北京市长城保护管理办法已经2003年5月22日市人民政府第8次常务会议审议通过，现予公布，自2003年8月1日起实施。代市长 王岐山 中共县委关于转发中共市委关于转发中共省委关于批转省纪委关于清理领导干部住房和用车情况通报的通知的通知的通知中共县委转发省纪委关于清理领导干部住房和用车情况通报的通知四、公文的语言一、公文的语言要规范、得体，即和所写的文体的体例相符。下面介绍几种比较固定而又符合文体要求的规范语言。称谓语：第一人称用“本、我”；第二人称用“你、贵”；第三人称用“该”。开端语：兹、查、谨悉、为了、根据、按照、关于。经办语：经、业经、兹经。引文语：兹接、近接。文种语：特做如下规定、特通报（通知）如下、特申请（报告）如下。期请语：即请查照、希即遵照、拟请、希；当否、是否可行、是否同意、妥否；请核准、请批复、请批示。结尾语：为盼、为要、特此通知、特此报告、特此函达、特此函复、望遵照执行、请认真贯彻执行。二、公文的语言尽量用短句而不用长句。句子过长，念起来费劲，意思也不易把握。三、公文的语言尽量用正装句而不用倒装句。按主谓宾的正常顺序组成的句子叫正装句，如“由市或区、县房地局认定的评估机构评估被拆迁房屋”。如果将宾语前置，就成了倒装句，如“对被拆迁房屋的评估，由市或区、县房地局认定的评估机构进行评估”。倒装句必须要加上“对进行”之类的辅助词语，因此使句子加长，念起来也拗口。如：关于对本市机动车超过桥梁限制吨位过桥进行核准工作的通告 关于对本市临时占用挖掘城市道路进行核准工作的通告可写为：关于核准本市机动车超过桥梁限制吨位过桥工作的通告 关于核准本市临时占用挖掘城市道路工作的通告多余字“到”“了”“的”继续保持党的先进性，关系到党执政能力的提高和执政地位的巩固，关系到党和人民事业的兴旺发达和国家的长治久安。这些问题的存在，严重影响了党的先进性，影响了党的工作，损害了党和人民的事业。坚持经常性教育与适当的集中教育相结合，是我们党解决自身存在的问题、加强自身建设的一条重要经验。五、公文主题词标引首先应掌握选词的原则：一、选定的词必须是名词，其他诸如动词、介词、副词、连词一般不能选用。二、选定词必须是具有一定的关键词。三、决定文件属性，即文种的主题词必须选用。四、选定的词必须是公文主题词表中的词。上报的文件，应按照上级机关的要求标注主题词。标引方法：一、一份文件标引的主题词最多不超过5个，标引的位置在文件成文日期的下面和抄送栏的上面，六、公文的标题标题是一篇公文给人的第一印象，有人把他比作文章的眼睛。好的标题犹如画龙点睛，既能显示公文的主旨或包含内容，又具有提神作用，引发读者阅读兴趣。在机关领导同志那里，对堆满案头的公文，很难做到逐件阅览，往往根据标题来选择哪些是必须阅读的。如果一篇公文的内容很重要，而标题却没有准确简明地反映出来，那么这篇公文就很可能被忽略过去，而起不到应有的效用。由此可见，公文标题的拟定，是一个很值得研究的问题。从目前公文标题存在的问题看，要拟好标题应该注意几个方面的问题。一、标题不准确标题是从公文内容中概括出来的，所以一定要把公文内容的要点抓住、抓准，并加以提炼，做到题文一致，这是对公文标题的一个基本要求。公文标题不准确，大体有两种情况，一种情况是抓不准公文的中心思想，没有准确地概括公文内容，使标题偏离了主题。如：标题不准确的另一种情况是文字表述上的不准确，如：要做到公文标题准确，除克服文字表述上的毛病外，最重要的是在拟写标题前，一定要充分研究和掌握公文的基本内容要解决的主要问题，抓住公文的中心思想去提炼标题。在拟写标题时，可以同时拟写出几个不同的标题，经过分析比较，选择出最能反映全篇核心内容的标题来。二、标题不准确公文标题要避虚就实，写得实实在在，尽可能防止抽象化、一般化。标题写得太抽象，不仅失去了标题的提示作用，而且容易落俗套。标题要做到具体实在，就要从公文丰富的内容中抓住要点，抓住特点，尽可能地实写，一针见血。此外还要尽量不用或少用缺乏个性地词句，如“较好”、“可喜”、“初步”等等，挑选那些能突出特征、确切具体的词句，使标题醒目，有吸引力。三、标题不精练标题太长，过于罗嗦，不仅