无纸化办公会议系统方案

无纸化智能会议系统解决方案solutionforpaperlessintelligentconferencesystem河南信谷科技有限公司contents (内容)目录一、项目需求分析21、项目背景22、客户需求3三.无纸化会议的流程5四.系统建设目标5二、全体介绍7一、设计原则和依据72 .设备选型总体原则73、方案构成部分8三、总计划图9四、无纸化会议系统101 .系统概要102 .新概念的会议流程12三、产品优势194 .软件功能介绍20a )会议前准备(需要会议管理员登录后进行的用户名和密码) 20b )会议期间职能21c )会议后存档285 .系统链接图29六.技术参数297、情况图像31一、项目需求分析1 .项目背景无纸化会议最初是联合国非政府组织委员会在2003年提出的，以全电子模式运营非政府组织委员会是提高委员会工作效率和改进工作方法的措施之一。 同年5月5日，联合国总部的第1号会议室正式成立了“无纸化委员会”，为了每次委员会会议节约了4万张到8万张纸。 2010年1月1日，联合国在会议文件的使用管理上全面推进了“无纸化”。纵观国际国内比较成熟的无纸化会议系统，从系统外观来看，综合了视频显示、计算机技术、智能触摸、通信技术、软件技术、书写技术等多项功能，从资料参考、文件注释到演讲指导、会议记录、会议室型号触摸等一系列工作我国国家领导人多次会议强调，要高责任应对气候变化，加快转变经济发展方式和调整经济结构，加快研发和推进低碳技术，深入开展节能减排全民行动，努力实现“十一五”节能减排目标，履行有关国家的承诺。两次会议期间，全国政协新闻局负责人表示，本次全国政协大大减少了会议简报、大会发言报告等纸质印刷品，主要通过委员事务系统平台和官方网站发表，会议开支可节约约200万元。造纸需要伐木，在现代科技高速发展的背景下实现“无纸化”会议系统，不仅是厉行节约，提高会议效率，也是“生态绿色肺”的福音。无纸化会议是一种全新的会议模式，将多种信息化技术融入会议各环节，贯穿会议全过程，为会议和与会者提供极为实用的平台。传统的会议模式面临以下挑战：会议效率低下：为了举行会议，会议员必须进行多项前期准备和协调工作。 例如，调整会议室的使用情况，制作参加者的桌卡，收集准备会议资料，印刷会议资料，制作投票表，统计投票表，统计出席情况，收集过程文件，防止机密会议资料的丢失。 上述工作一个人很难完成，很多人需要投入很多精力，但由于疏忽，会议组织可能不圆满。参加者疲劳：由于采用了纸质会议资料，参加者需要花费大量精力来确定自己感兴趣的文章和内容，有时缺乏可能被忽略的丰富的多媒体和文字表达形式，会议过程枯燥乏味，尤其是复杂议题的参加者很难迅速理解和把握其核心思想失真能力差：会议中参加者发生变化，无法提供相应纸张桌卡的会议资料在会议前几分钟或会议收集准备结束后，不能大量打印，影响会议质量表现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺乏必要的多媒体和语音视频表现形式，会议过程乏味，影响会议的预期目标。 宣传、教育、学习类型的会议，配合一定的纪录片、原理演示动画等，工作效果会倍增。复杂的设施操作：一些会议室采用硬件设施提高会议质量，包括投影仪、音频系统和视频驱动器。 但是，由于各设备的接口和连接复杂，主办方难以完全掌握，或者在问题发生后难以解决。资源浪费严重：传统会议需要大量纸质费用，大多数纸质会议资料在会议后无济于事，导致巨大的资源浪费。 目前，我国在全球范围内，越来越缺乏各种资源，节约资源，保护环境，已成为当前迫切的任务。安全秘密的危险性：会议内容涉及国家秘密和商业秘密时，会议资料的管理非常重要。 传统会议采用纸质会议资料，易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。传统的智能会议室包括投影仪、视频/电话会议终端、电子白板等多种设备，通过中央控制系统连接各个独立的系统，但其操作性依然不友好。 在传统会议室，人们的交流需求不够满足。 随着全球化的发展，人们对于在会议室沟通、合作、提高效率的要求非常迫切。 国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会强烈报道无纸化会议的实用性、高效、节能、环保的总体环境要求，需要无纸化会议体系。2 .客户需求这次改造主要是内部现场功能的改造。 具体的功能模块要求如下：台式机终端硬件要求：1 .部署要求：一体化设计。 采用4核处理器。 图像处理采用最新的GPU，具有1080P硬盘解码能力的系统内存： 4GB DDR3存储容量：扩展内存支持64gb闪存驱动器2 .显示：内部屏幕：多点电容触摸，分辨率： 19201080； 包括一体式升降机，可编程统一升降或单独升降，调整显示角度，记忆显示角度，传动采用双电机软传动，实现无噪声3 .笔记技术：采用国际先进的多点容量手写技术，实现注释、签名。4 .触摸：同时支持双触摸技术和多点电容触摸，支持鼠标键盘操作。5 .网络：支持有线网络，6 .终端机支持USB连接，可以直接阅览USB存储器内的文件台式机终端功能要求1 .支持排名显示的数小时手动操作可以缩短到数秒钟，模拟顺序，支持页面布局，可以瞬间更新名称，包括缺席机制、新机制和转换机制2、支持会议触摸签名功能，统计参加者电子签名、会议出席情况，签名同时自动下载会议文件，实时将签名数据投影到大屏幕上，支持后台统一控制3 .对支持会议资料阅览的各议题文件实施严格的权限管理，如果与会者与某议题文件无关，会议终端自动将该议题文件显示在本终端，会议结束后自动删除所有资料4 .对支持注释功能的可操作文件进行注释、修改、保存5 .支持交互式电子白板功能，多人可以同时在电子白板上打圈、书写、交流、保存6 .支持支持投票职能的议题表决，支持反对和弃权。 投票结果实时投影到大屏幕上，显示当前的投票状况，投票结果支持保存7 .支持终端的任一触摸画面都能够在会议中一次配合其他会议终端讨论画面8 .在会议终端的一触即可支援进入同画面状态的参加者终端中，事先考虑各自感兴趣的命题、内容，进行阅览或推后阅览后，单击即可进入同画面模式接收同画面信息9 .支持会议主席机能，会议主持人有控制会议现场的一切管理权限。 强制某个信号同步，停止信息交换，统一签字，统一投票的开始和结束等10 .支持会议交流功能的邮件交流，能够一对一进行会议交流11 .您还可以预订支持会议服务功能的茶叶、钢笔、服务员等，以定制呼叫。服务器软件和主席的职能：1 .支持常用操作系统的安装，单击即可完成各功能模块的安装2 .支持多会议预约功能一次可安装多个会议。 参加者、会议信息、会议文件等。 一键切换会议，瞬间更新3 .支持图像界面修改参与者和参与者公司，支持批量部署和会议员，支持界面操作，支持智能排名功能，包括人、背景、标志、字体、颜色等4 .支持远程接入控制会议过程(提供用户名和密码)以实现无人值守5 .能够自由地切换支持会议的集中管理功能声音影像源和终端信号，实时地在会议终端和大画面上显示，统一地控制信号的交换。 例如，支持从1号终端画面向其他显示终端或者大画面的笔记本电脑等外部信号，将台式电脑的信号向会议终端或者大画面传送6 .支持集中签名，画面在大画面上显示签名的实时状况和数据，支持集中投票，投票结果画面在大画面上实时投影7 .支持终端的集中关机控制，进行连接状态等检查8 .支持对支持会议交流功能的系统通知的广播传送，并且支持对单个或多个终端的个别通知3 .无纸化会议的趋势每次开会都会收集很多资料，一看就会放弃这是很多人的会议经验。目前，这种情况随着无纸化会议系统的普及而逐渐消失。现在会议不是分发纸质资料，而是提供会议密码，在网络会议系统上查看。 “这项改革如果在全局大部分会议上全面应用，每年可节约数百万元”据悉，2012年南京市政协主席会、常务委员会印刷费用约7万元，第13次全体会议印刷费用约36万元，录制会议参考资料的cd等约10万元，全年会议事务印刷费用约53万元。 开发建设电子会议系统硬件价格50万元。 使用4年，印刷费用可节约约150万元。 采用“智能触摸终端阅读资料、查阅文件方便，会议节奏加快”无纸化会议系统后，会议准备时间大大缩短，议题更加紧凑，会议效率提高。“无纸会议系统将会议资料上传到服务器，其他终端设备可以通过网络连接到服务器，一旦开始会议，服务器文件将按照参加者的权限自动分发”该系统包括智能人名表示、参加者智能排名、文档分类表示、章节定位、评论支持会议签字、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。会议中，各参加成员面前都有触摸智能会议的终端，以往的纸质资料很难找到。 参加者需要看相关资料，进入系统仅通过点击相关图标就能够看到注释，触摸该画面能够与其他会议终端一起讨论，同时在其他会议终端退出同一画面后，看到其他会议资料，通过触摸按钮能够重新返回到广播同一画面的画面支持移动USB，与其他视频文件VCR等一起在其他会议终端和大屏幕上显示屏幕，完成会议系统的智能操作并互相连接！纸质材料的印刷、分发耗费了安排人员的大量精力，造成了森林资源的浪费、环境的破坏，不适应当前的环保低碳潮流，容易泄漏。 到现在为止会议结束了，没有材料的话就被扔掉了，现在在电子文件上写了笔记之后，可以写在电脑上随时拿着。4 .系统建设目标本次改造的会议系统目标是建设先进、统一的全高清视频会议平台，满足召开多种会议的需要。 具体而言，必须满足以下要求：l可靠稳定的系统视频会议对业务实时性的要求非常高，为了保证系统的稳定，我们必须首先在设备选型中选择业界最成熟、最稳定的产品。 核心设备(MCU )必须是电信级产品。 方案设计需要进行高稳定性设计，系统整体需要提供强大的管理手段和事故监控手段(所有系统硬件启动自动检测、历史事件记录、硬件故障发生时自动完成硬件资源分配、警告提示)。l易于使用的系统为了保证会议系统的良好效果，最复杂的是会前准备工作，中心会场的会议组织人员和系统维护人员需要花费大量时间进行调整，与所有会场人员进行会前交流和协调。 系统建设时考虑到会议系统的使用方便性，使用部门能够启动使用，免除组织人员和系统维护人员调整时产生的费用和时间成本。l灵活扩展的系统会议系统符合当今信息技术的发展趋势，我们在此次系统的方案设计中，必须考虑今后的扩展和互联的需求。 这要求我们的产品必须符合ITU、ISO、IEC、GB标准，适应各种网络环境，我们提供的方案能够灵活地进行系统的扩展和互操作。l安全保密的系统会议中机密信息的交换频繁，因此系统的安全性尤为重要。 我们从方案设计到产品选型，都要充分考虑系统整体的安全性和机密性，会议系统整体分为系统构成管理、业务管理、终端密码认可等多层次的安全系统，核心设备(MCU )的系统构成和管理应支持物理隔离。总之，会议系统是一个先进稳定的平台，是一个技术领先、性价比高、应用灵活的会议系统，可以解决地区间实时交流和管理需求，大大提高使用机构整体的运行效率。综上所述，我们根据贵社会会议系统项目的实际应用和需求，采用最新的智能会议产品和先进的设计手段，提出本系统方案，供用户选择和参考！本次设计的多功能会议室系统改造工程结合多年智能会议系统设计经验，提出了无纸化智能会议系统的解决方案。在设计本方案时，我们采用先进的视听系统设计，采用大量科技含量高的产品，结合现代先进的会议系统，实现了整体解决方案的系统化、集成化和数字化。二、总体介绍一、设计原则和依据采用成熟的先进技术，选择性能可靠的产品，追求最高性价比，强调所建系统的“安全性、先进性、智能性和实用性”特点。智能会议系统的全面解决方案是功能性工程。 为加快智能会议系统工程信息化建设步伐，提高现代化高质量会议系统，满足会议厅扩声视频会议的要求，推进工程建设和对外展示形象，真正发挥该系统自动化的效果。 在建设过程中，项目基于以下原则：1.1系统运行要求可靠性、稳定性、安全性、可管理性、可扩展性和兼容性1.2系统化、集成化、数字化1.3统一计划、统一规范、统一建设、统一管理1.4设备的安装、调整和维护应简单方便1.5充分利用现有设施和资源，最大限度节约经费设计标准如下：1.6国标GB/T15839-1995 64K-1920Kbit/s