关于推行电子化工作流的意义与方案比较

电子化工作流实施方案人 事 行 政 部 2014.01 成都一.企业实行信息化管理的意义1、信息化是为达到企业管理目标而进行的一个过程 信息化是企业为了达到其经营目标、以适量投入、借助一些重要的工具和手段而有效利用企业人力、物力和财力等资源的过程。信息化是手段、运营是关键、业务流程的优化或重组是核心，增强企业的执行力、实现价值的最大化是最终目的。不能为了片面地追求信息系统的准确、信息的快速获得而忽视了信息是为企业经营管理服务的。2、信息化管理不是IT与经营管理简单的结合，而是相互融合和创新 信息化管理不是简单地用IT工具来实现已经陈旧的管理逻辑，不要期望将某种解决方案、ERP等等系统套用在传统的管理模式之上就会产生某种神奇的功效，当信息系统与现行的管理制度、组织行为发生剧烈冲击和碰撞的时候，当需要真正的创新发生在现有的管理层面，甚至企业治理结构层面的时候，信息系统往往无法提供更多的帮助，而需要的是通过信息化带动企业管理的创新，站在企业战略发展的高度，重新审视过去积淀的企业文化、企业理念、管理制度、组织结构，将信息技术融入到企业新的管理模式和方法中。 3、信息化管理是一个动态的系统和一个动态的管理过程 企业的信息化并不能一蹴而就，而是渐次渐高的。企业内外部环境是一个动态的系统，企业管理的信息化系统软件也要与之相适应，管理信息系统的选型、采购、实施、应用是一个循环的动态过程。这一动态过程是与企业的战略目标和业务流程紧密联系在一起的。二. 电子化工作流程实现的意义企业管理流程标准化、规范化：由系统定义工作的流转规则，达到规范化管理。企业管理流程自动化：将重复、有规则的事件自动流转，使流程更高效。实现团队协作：流程处理串起各部门，达到业务的协作，形成企业协同工作意识。移动办公：随时随地公文、合同、审批、工作流处理，办公无处不在。规范制度落地：工作流程的程序化，业务流程规范化，避免了人为干预。绿色办公、高效办公：逐步减少纸质文件，降低办公低耗，实现工作的可追溯性。三实现方案方案比较项目金算盘玉米网维玉米开放版微软泛微 要点说明开发语言PHP.PHP程序开发语言决定未来整合的成本信息门户无无无企业内外网同步的开放信息平台审批流程电子化工作流程与审批方案实施个性化样式用户可自定义桌面喜好习惯与应用开放第三方整合无与用友，金蝶，RTX,Lancy等数据接口的融合能力共享传播数据在可控范围内传播讨论区开放的交流平台工作流自定义结合企业业务实际情况自定义设计修改制度流程,定义的灵活性决定后期运维成本图形化工作流图形化工作流程设计，能有限降低运维成本 智能路由无无对工作流转的条件自动判断执行进程工作委托无无无避免请假，外出等情况，待办工作转移委任处理的机制移动办公支持无移动手机及平板端的业务支持桌面驻守程序支持无无用户电脑客户端挂机支持图形化报表无无无图形化报表统计分析，数据更清淅易读手机短信接口无网络手机短信平台接口支持，国内网关平台目前收发基本上都不稳定RTX通讯集成无无无与腾讯的RTX即时通讯系统的支持数据关联性无无源始数据的相关性通用性可复用性，但复用性越高对服务器及网络带宽要求也会提高自定义公文汇签无无无无公交汇签功能支持电子签章电子签名，盖章，密码服务手写签章无无手写签字接口支持打印输出控制无无无可打印内容范围及权限控制数据标准化导出无系统统计数据的输出工作提醒内部短信提醒期刊,活动,调查企业文化建设方面内容管理外网邮件管理与internet电子邮箱收发同步下属任务分配无无对工作任务分配管理领导交办关联无无无工作类似关联事务统计呈现文档评分评论无无无digg文件推荐值自定义报表无无数据报表统计汇总安全保障设计无无无高安全保障要求支持加密算法自定义，Ukey手机短信猫无无无采用硬件短信服务器方式进行手机短信提醒服务IP语音助手无无无无实现电话语音提醒，工作办理，视频会议等计划汇报个人及团队工作管理资料中心企业制度文件档案刊物项目归档的分级分权集中管理考试学习系统无无无培训，考试，调查，学习管理定制扩展无平台内部平台扩展易用性用户自定义设置无用户设置内容的自由度服务器性能要求系统运维对服务器性能配置及网络环境的要求成本说明2万重新实施，并更新配置补丁：修复源程序部分错误，增加手机短信提醒业务。最新版：OA为3万元，手机版8万元，预计报价浮动：10-20%服务器硬件自备6.8万或6000元/年(IT运维托管)，无用户量与模块限制,单安装调试3500元报价：18-30万(50-100用户),手机版5万左右。预计报价浮动：20-30%报价：15-18万(50-100用户数)，电脑用户：400元/个 手机用户：1000元/个 上门费:2000元/次，预计报价浮动：30-50%任何信息化工具，只能助推企业管理创新，不能代替企业管理思维和沟通方式的改变.正常实施周期已经实施二周1个月2-6个月2个月服务调试，安装，部署，实施需要的时间推荐建议推荐理由已部署，且有一定的使用范围，后期可以与金算盘公司协商改进方案，对错误和问题解决后沿用。未正式部署，综合看与修正后的金算盘差距不大。计划全功能版明年免费开放。仅收安装调试实施费，集成企业IT运维一站式托管服务。功能强大，兼容性，可定制和扩展性都极好，但价格最贵。适用国内企业.特点是功能全,数据关联性强,工作流模块自定义最为灵活,但价格也较高。结合现在企业实际情况和管理思维,提出切实的建议:沿用金算盘OA系统成本最低,微软最能满足企业需求，玉米开放版性价比最高，泛微平台最专业。四结论针对公司企业文化和实践反馈情况，做出如下总结：1、原有工作流程制度与电子工流程出现冲突，典型问题：ERP，纸质文件，协同工作流多次审核，多次登录，重复录入等重复性工作问题。2、原有工作方式方法与电子工作流程的冲突，典型问题：工作流一旦提交审批流程，创建人不能肆意修改审批内容，这与纸质沟通方式审批有较大的区别。3、原有工作习惯与电子工作流程的冲突，典型问题：员工领导均无登录集中办公平台工作的习惯，审批过程不及时或者根本走不通。总结实施建议：1、如果不考虑价格因素，微软的sharepoint+Licay是最佳选择，基本能达到公司目前所有要求，包含电子审批，内部统一通讯，金算账ERP审批流程与OA合并审批，语音短信提醒，单点一次登录，跨平台(电脑，平板，手机)系统整合等。但存在最大问题是，sharepoint文化导向与公司现在不太吻合，再就是价格较高。2、从性价比上来看，玉米开放版是最佳选择，基本满足公司常规工作管理，包含电子审批，移动办公支持，手机短信提醒，团队任务管理，行政办公需求等，不足的地方是对第三方平台的整合能力一般(如金算盘)