主题班会通讯美

通讯美 主持人：李真真 .陈志云1：打电话的礼仪在拿起话筒之前，我们应该注意或是准备什么呢？（1）未打电话先准备打电话前，最好先做好准备，比如谈话要点所要讲到的资料等，可以记录在纸上。这样既能节约时间，又不至于“忘词”。通话前要把自己情绪调整好。人们往往以为在电话里讲话，谁也看不到谁，讲起话来就不注意带表情、带动作。其实这是不对的。如果你希望对方了解真正的你，你就必须把笑容、点头以及手势变成对方听得见的声音，激动时还可以带上动作，把声音表情夸大一些。因为没有表情时讲出来的话往往是干涩而没有感情的，对方一听就能想象出来。对方想象到你毫无表情地和他谈话，心里也就没有热情，这样就中断活阻隔了两人的情感交流。如果正在你心情不好的时候有你的电话，在接过电话前，一定要稳定一下情绪，使自己高兴起来，不要把烦恼和不高兴传染给对方，要不能因对方在不适合的时候打来电话而发火。因为对方并不知道你在干什么，或是为了告诉一件很重要的事。如果一说话就带出一股不欢迎或不耐烦的情绪，对方马上就能觉察，想说的话也就不说了。（2）适合通话的时间通话最佳时间是在双方事先约定的时间或对方方便的时间。除非有要事必须立即通告外，不要在别人休息时间打电话。例如，每天上午7点前、晚上10点后及午休时间、用餐时打电话不合适。另外要注意，给海外打电话，要先了解一下时差，不要不分昼夜地骚扰人家。打公务电话，尽量要公事公办，不要在别人私人时间，特别是节、假日时间里，麻烦对方。如果能有意识的避开对方的通话高峰时间，业务繁忙时间、生理厌倦时间，打电话的效果会更好。每次通话的具体长度都要有所控制，基本的要求是宁短勿长。我们提倡“三分钟原则”。在打电话时应该自觉的有意识地将每次通话的长度，限制在3分钟以内。在通话开始后，除了要自觉控制通话长度外，必要时还要注意受话人的反应。比如，可以在开始通话时，先问一下对方，现在通话是否方便，如果对方不方便，再约另外的时间。如果通话时间较长，最好先征求一下对方意见，并在结束时略表歉意。在对方节假日、用餐、睡觉时，万不得已打电话影响了别人，不仅要讲清楚原因，而且不要忘了说声“对不起”。在别人工作时间里，原则上不要因私通话。在和对方通话时，可以多称呼对方，不仅会使对方专注，而且还会增加你的感情色彩。（3）通话中的规范在通话的过程中，自始自终，都要尊重自己的通话对象，待人于礼，表现得文明大度。在正式通话前，首先要说声：“您好！”接下来要自报家门，以让对方知道自己是谁。在电话里自报家门，有四种模式可以借鉴。1、报本人的全名；2、报本人所在的单位；3、报本人所在的单位和全名；4、报本人所作单位、全名和职务。其中第一种模式主要用于私人交往中，后三种模式适用于公务交往。最后一种模式是最正规的。不论自己是什么身份或是再有什么值得生气的事，打电话给别人时，都不应该厉声呵斥，态度粗暴无理。低三下四也没必要。如果对方电话有总机的话，不要忘了对总机话务员问声好。比如：“您好！请转某某，谢谢！”碰上要找的人不在，需要接听电话的人带找，或转告、留言时，态度同样要文明而有礼。并且还要用上“请”、“麻烦”、“劳驾”、“谢谢”之类的词。打电话的时候，最好用手拿好话筒，尽量不要在通话时把话筒夹在脖子下，或是高架双腿和人通话。如果边吃东西边打，在公众场合或对方不是你密友面前，都是失态的。通话也要注意控制音量。不管打还是接电话话筒和嘴都要保持3厘米左右的距离，声音宁小勿大。用电话谈话，必须完全依靠声音，电话声音就是唯一的使者，你必须通过它给对方一个良好的印象。所以，传到电话那端的必须是一个清晰、生动、让人感兴趣的声音。首先音量要适中，更要注意发音和咬字准确。不管是长途还是市内电话，都不要大喊大叫，要想着你是对着对方的耳朵说话。如果电话里有杂音，或者其他毛病，对方听不清楚的时候自然会提示你大点声，此时你就可以适当加大音量。但如果你听不清楚对方的声音，可以礼貌地说：“对不起，您的声音我听得不是很清楚”或“对不起。话机好像有什么问题，不是很清晰”等话语，并加以提示，对方自然会加大音量。（4）尽量把话说明白在电话里交谈总不如两人面对面的交谈方便。看不到对方在做什么。不知道对方是不是在听你说话，对方也同样不知道你是否对他说的问题感兴趣，这就要求在打电话时适当多说两句，作为补充交流，使双方更好地沟通。如果你和对方谈话的内容太长，先问问对方是不是方便。对方听你说话时，要时不时的问问他，对你说的话有什么看法想法，让他发表意见。如果只是你一个劲地说，对方听多了就会分散注意力，或不耐烦了。你问他一个问题，问一下是否同意，就是提醒对方认真听，也是交流的补充，使双方都几种精力。2、接电话的礼仪打电话需要注意，接电话更是马虎不得。（1）“铃响不过三”原则电话铃声一旦响起，要立即放下手头的事去接听电话。接听及不及时，反映了一个人待人的真实态度。而且应该亲自接听电话，轻易不要让别人代劳，尤其是不要让小孩儿代接。我们提倡“铃响不过三”：接听电话以铃响三声之内接最适当。不要铃响许久，才姗姗来迟。也不要铃声才响过一次，就拿起听筒。这样会让打电话的人大吃一惊。因特殊原因，致使铃响过久才接，要在和对方通话之前先向对方表示歉意。正常情况下，不允许不接听来电，特别是“应约而来”的电话。就像敲门一样，如果刚敲每一声你就开了门，没准会让对方吓一跳，而且还会认为你清闲得聚精会神地等着别人来敲门。如果门被敲了四五声还没人应，又会被认为没有人在，或是不想理。接起电话时，先自报家门，并首先向发话人问好。如果是对方首先问好，应该立即问候对方。但在家里，为了自我保护，可以用电话号码作为自报家门的内容，不报家门也不算失礼。（2）非常规电话的处理拨错电话是常事。如果接到打错的电话，要简短向对方说明情况后挂断电话，不要为此勃然大怒甚至出口伤人。有时候接起电话时，却听不到对方说话，这时如果不分青红皂白，在连续问候几声而没有人应答就破口大骂的话，未免显得太没修养。要知道这可能是电话线路出了问题，造成了你听不见对方的声音，如果破口大骂，万一对方是你上级或是客户，又该怎么收场？对于恶意骚扰的对话，应简短而严厉地批评对方，没有必要长篇大论或大说脏话；如果问题严重，甚至可以报警。（3）两个电话同时响起当两部电话同时响起，或者在接听电话时，恰好另一个电话打来，可先向通话对象说明原因，要对方不要挂电话，稍候片刻，然后立即去接另一个电话，待接通以后，先请对方稍候，或过一会儿再打来，也可以记下对方的电话稍后打去，然后再继续第一个电话。不管多忙都不要拔下电话线，也不要把假的甚至是别人的电话号码留给不受你欢迎的人。（4）不想继续接听这个电话如果是找你的而你又厌烦的电话，可以试着采取下面的方法礼貌而婉转地中断通话：告诉对方有另外一个紧急电话打进来；告诉对方有客人来访，你必须过去招呼了；告诉对方有急事要马上处理；告诉对方领导正在叫你，你不方便在继续通话。（5）规范地代接电话假如对方要找的不是自己，不要拒绝帮忙代找别人的请求，特别不要向对方表示出你对他所找的人有意见，或是对方要找的人就在身边，你说“不在”。代接电话时，不要充当“包打听”，向对方询问和要找的人的关系。当发话人要求转达某事给某人时，应严守口风别随意扩散。即使发话人要找的人就在附近，也不要大喊大叫，而闹得人人都行注目礼。当别人通话时，更不要“旁听”或是插嘴。对发话人要求转达的具体内容，最好认真做好笔录，对方讲完之后，还要重复一遍，以验证自己的记录是否正确无误，免得误事。可以在一张干净的纸上记录他人电话，记录内容应涵盖五个“W”，即对方是哪个单位“where“”、通话要点“what”、打电话人的姓名“who”、打电话来有什么事情“why”、什么时间打来有什么事情“when”。然后赶紧把这张纸亲自放在所要找的人办公桌显眼外（最好背过来放，以免让人看到电话内容）或亲自交给他。接听寻找他人的电话时，先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。如果对方不愿意讲第一个问题，也不必勉强。如果要找的人不在，可先如实相告，再询问对方，“您有什么事情？是否可以转告或留下电话，以方便让他给您回话”。如果前后次序颠倒了，就难免让人产生怀疑心。不到万不得已，不要轻易把自己代人转达的内容再托他人转告。这样一来，不但内容容易走样，也耽误时间。3、请注意手机礼仪随着手机的日益普及，无论是在社交场所还是工作场所放肆地使用手机，已经成为礼仪的最大威胁之一，手机礼仪越来越受到关注。在国外，如澳大利亚电讯的各营业厅就采取了向顾客提供“手机礼节”宣传册的方式，宣传手机礼仪。公共场合特别是楼梯、电梯、路口、人行道等地方，不可以旁若无人的使用手机。在会议中和别人洽谈的时候，最好的方式还是把手机关掉，起码也要调到震动状态，这样既显示出对别人的尊重，又不会打断发话者的思路。而那种在会场上铃声不断，并不能反映你“业务忙”，反而显示出你缺少修养。在一些场合，比如在剧院里看电影或欣赏文艺演出，打手机是极其不合适的。如果非得回话，或许采用静音的方式发送手机短信相比适合一点。在餐桌上，关掉手机或是把手机调到震动状态还是必要的。不要正吃到兴头上的时候，被一阵烦人的铃声打断。不管业务多忙，为了自己和其他乘客的安全，在飞机上都不要使用手机。使用手机，特别是在公共场合，应该把自己的声音尽可能的压低一下，而绝不能大声说话，以赢取路人的眼球。一切公共场合，手机在没有使用时，都要放在合乎礼仪的常规位置。不管怎样都不要在没用的时候放在手里或挂在上衣口袋外。放手机的常规位置有：一是随身携带的公事包里（这种位置最正规）；二是上衣的内袋里。有时候，可以将手机暂放腰带上，或是开会的时候交给秘书，会务人员代管，也可以放在不起眼的地方，如手边、背后、手袋里，但不要放在桌上。手机短信有书面信函的特点，又有快捷的优势，所以被广泛地使用。所以我们关注