公关、接待事务管理制度(初稿)

公关、接待事务管理制度编 制：审 核：审 批：生效日期：发 放 号：受控状态：1 目的为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关接待活动和行为，特制定本办法。2 管理职责公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关接待工作。3 公关事务管理制3.1 公关原则3.1.1公司对外口径保持一致，不能各自表述。3.1.2动员公司全员参与公关。3.1.3根据公关目标、任务和对象，精心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。3.1.4切忌弄虚作假、夸夸其谈。3.1.5行政公关人员的素质要求公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。3.2 公关管理内容3.2.1公关目标1、树立公司良好的信誉和形象。2、改善、适应公司的运作环境。 3、联络公众和传递内外信息。4、辅助决策和协调人际关系。5、提高公司的社会效益和经济效益。3.2.2公关对象1、业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。2、公司内部对象，包括员工、股东等。3、公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。3.2.3公关方式维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。主要方式说明宣传方式主要包括广告、新闻宣传、新闻报道、专题通讯、经验介绍和记者专访等服务方式提供优质商品和服务，如三包、送货、退货、保修期和保险等社会方式举办社会性活动，如纪念会、庆祝会、赞助、展览会和联欢会等征询方式1满意度测试和问卷2公司经营管理活动有奖征询3.3 企业形象管理公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。3.4 重大公共关系活动管理3.4.1凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。3.4.2分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起15日内上报行政部。4 参观管理规定4.1 参观种类参观种类可以分为如下图所示的两大类别。4.2 参观规定4.2.1凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。4.2.2行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。4.2.3贵宾参观及团体参观：由公司行政部核准并于参观前3日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。4.2.4普通参观：由各部门经理核准，并于参观前1日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。4.2.5临时参观：由各部门（副）经理核定，并于参观前2小时以电话通知各部门安排好接待事宜，4.2.6对未经核准的参观请求，一律谢绝。5 公务接待制度接待工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。做好接待工作，是加强公司对外交流的重要途径，是展示公司建设成果的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范： 5.1 接待工作原则 5.1.1周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。 5.1.2对口对等。根据来访目的和要求，一般安排公司相应的部门和人员参与接待。 5.1.3分工协作。根据办公室工作分工，各司其职。根据需要协调有关部门落实接待工作。5.1.4合理节俭。合理安排接待日程，合理使用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。 5.2 接待工作安排 5.2.1来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电，应做好记录，及时报送行政主管领导。 5.2.2确定接待部门。属于其它部门接待范围的，及时转相应部门处理，并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的，及时报送行政主管。对与公司无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。 5.2.3制定接待方案。作好来访单位有关信息及公司相关资料的搜集备用工作，制订接待方案报行政主管审定。需要安排公司领导接待的，应将接待方案报有关公司领导审定。接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。 5.2.4落实接待工作。根据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等）。必要时要准备赠送纪念品。 5.2.5做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。 5.3 具体接待环节 5.3.1迎送：上级部门来宾一般安排接、送站。兄弟单位除总经理以上来宾外，若无特殊要求，一般不安排接送、站。 5.3.2住宿：主动询问并根据来宾要求安排，一般安排在公司附近。 5.3.3就餐：招待来宾一般按照标准安排工作餐。需要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则，一般安排在公司附近，并严格控制陪餐人数。 5.3.4会见：根据对口对等原则，安排相应公司领导和部门负责人参加会见、座谈。提前做好会议室布置与服务安排。必要时，安排做好会议记录。 5.3.5参观：根据工作需要和来宾要求安排相应的参观，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍工作。5.3.6用车：除安排接、送来宾用车外，根据接待需要提供在长沙期间的工作用车。 5.3.7票务：根据来宾要求，协助来宾办理订购（退）票。 5.3.8宣传：行政参与接待的人员要主动介绍宣传公司，树立公司改革与发展的形象，重大交流活动，接待结束后，应撰写信息稿。重要接待活动，应通知宣传部门做好新闻宣传工作。5.4 接待准备工作细则5.4.1接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。1、有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。2、单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的，要向客人解释清楚。3、有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。4、凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。5、如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部直接处理。5.4.2相关部门按照领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等准备工作。5.4.3公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并准备茶具、饮用水等所需物品。5.4.4接待人员要提前安排好客人住宿、用餐等事宜。5.4.5接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。5.4.6接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。5.5 接待费用管理5.5.1接待标准1、住宿标准安排住宿人员时，原则上在公司所属宾馆或招待所订房，特殊情况可在其他宾馆订房。2、用餐标准（1）用餐标准为：宴请公司负责人以上领导（含随行人员，下同），每人每餐 元；宴请公司部门领导、业务合作公司领导每人每餐 元；宴请业务合作公司部门领导、公司管理人员每人每餐 元；宴请普通工作人员每人每餐 元，工作餐统一按每人每天 元（早餐 元，中、晚餐 元）的标准。宴请公司领导以上人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。（2）由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。（3）无论宴请哪一级领导，除公司领导外，其他陪餐人员不超过 人,特殊情况除外。5.5.2接待费用使用1、接待费的使用应遵循勤俭节约、效能优先的原则。2、接待费的使用只限于招待来宾用餐、娱乐、购买礼物，不得挪作他用。3、接待人员在招待任务完成之后须及时（ 天之内）凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。5.5.4接待费用审批1、接待费审批权限（1）使用接待费金额 元（含）以下的由行政主管批准。（2） 元（含）由总经理批准。（3） 元（含）由董事长批准。（4） 元（含）以上由董事会批准。2、接待人员原则上应事先填写“接待请款单”，报批准人批准后施行。特殊情况必须向批准人提前口头声明，获准后方可施行，事后必须补办相应手续，否则财务部有权拒绝报销。3、除总经理或董事长指定的专人外，其他人员一律不得在餐厅、宾馆、餐馆和商店签单，否则费用自理，公司不予报销。l 员工在对外交际应酬时，应本着节约务实的原则，做到简单合理，不奢侈浪费。6 对外宣传制度6.1 职责6.1.1行政部是公司开展对外宣传工作的管理部门，其主要职责如下。1、根据公司对外宣传的要求和计划，开展公司的对外宣传工作。2、配合、协助各部门做好宣传工作。3、监督、检查各部门对外宣传工作计划和制度的执行情况。4、组织、总结和交流公司的宣传工作经验。6.2 企业形象标识及对外宣传管理6.2.1企业形象标识管理凡涉及企业形象标识的内容，如名称、工作证（牌）、名片、单证及其他印刷品在印制、使用和对外发布前，必须报行政部审核确定后方可使用。6.2.2对外宣传管理1、对外宣传的素材（1）公司举办的各种活动。（2）公司经营活动的业绩和成果，如决算和财务状况。（3）公司确定的新的经营方针、经营计划及推出的新项目。（4）公司人事组织制度的变动和高层经营者的变动情况。（5）公司的社会公益活动，如募捐、社会公益活动。2、广告宣传：严格按照公司要求，将广告宣传方案上报总经理或董事长批准后组织实施。3、新闻宣传：严格执行新闻报道由行政部统一归口管理的制度。凡通过社会新闻媒介宣传公司的各类新闻报道，以及以公司名义对外宣传稿件，均由行政部把关，上报行政主管审批后发稿。4公关宣传活动：公司组织的公关宣传活动由行政部统一管理，制定方案和计划，上报公司审核批准后，方可举办。6.3 公司发言人制度6.3.1公司设立发言人制度，由发言人代表公司对外发布信息。6.3.2由董事长或总经理制定专人担任公司发言人。6.3.3凡经公司同意发布的信息，均由公司发言人向外发布。6.3.4发言人可通过新闻发布会、招待会和俱乐部活动等形式向外发布信息。6.3.5涉及重大的信息发布时，均需由公司审核批准后，授权发言人发布。6.3.6发言人可以公司名义、总经理代表名义或个人名义发布信息。6.3.7应有关传媒机构的要求，发言人可单独向其发布信息。 6.3.8发言人发布信息应有记录、录音或录像，保存于公关部。发布信息失误时，应及时纠正。