(ppt)-《重庆百货大楼公司文件控制程序培训教材》(21页)-程序文件

- 本资料来自 -,1,公司办公室,文件控制程序,- 本资料来自 -,2,1、目的（使用有效文件） 2、适用范围（质量管理体系） 3、职责 4、工作程序 5、相关文件 6、记录,一、文件控制程序的体系结构,- 本资料来自 -,3,1、公司办公室归口管理部门 2、两级管理 1）公司办公室对全公司的质量管理体系文件进行管理； 2）各职责部门（含办公室）、经营单位对本单位所适用的质量管理体系文件进行管理。,二、文件控制的管理模式,- 本资料来自 -,4,1、质量管理体系文件包括： A) 质量手册 B)程序文件 C)支持性文件 D)记录,三、文件分类,- 本资料来自 -,5,2、公司文件中将会有“红头文件”和质量管理体系文件两种并行,三、文件分类,文件,质量管理体系文件,- 本资料来自 -,6,3、质量管理体系中的外来文件 1）例如：函件、批复、相关政策、法律法规 2）控制过程 公司职能部门、经营单位收集公司办公室识别分管领导批准公司办公室列入外来文件清单公司办公室发放 见下表,三、文件分类,- 本资料来自 -,7,重庆百货大楼股份有限公司 （部门/单位）外来文件清单 CBC4.2.303 No: 编制： 审核： 批准： 日期：,- 本资料来自 -,8,1、质量手册 公司办公室编写管理者代表审核董事长批准 2、程序文件 公司职能部门编写公司办公室复核分管领导审核管理者代表批准 3、支持性文件 公司职能部门编写公司办公室审核分管领导批准,四、文件的编、审批,- 本资料来自 -,9,特别注意：（不同以往） A 公司职能部门统一编写 B 经营单位一般无权编写，只有在因区域差异的特殊情况下，可作细化规定，如实施意见、操作细则，并且必须要报编写原支持性文件的公司职能部门核准后方可生效实施。 C 职能部门核准的同时应交公司办公室备案，由公司办公室给出编号，然后将核准意见和文件编号一并返回经营单位。,四、文件的编、审批,- 本资料来自 -,10,1、公司办公室制定公司受控文件发放表，每次发放由管理者代表审批。 二级单位如何使用？,五、文件发放,- 本资料来自 -,11,五、文件发放,- 本资料来自 -,12,五、文件发放,- 本资料来自 -,13,2、发放方式 A）电子文件（待公司信息部作出相应程序后再具体说明使用方法） B）纸质文件 注明分发号和“受控文件”标志 文件编号：CB -A-2007 版式编号：第1版 发放编号：28 受控状态：受控文件,五、文件发放,- 本资料来自 -,14,企业管理资源网/,企业管理资源网/,企业管理资源网/,企业管理资源网/,- 本资料来自 -,15,五、文件发放,- 本资料来自 -,16,3、编制受控文件清单,五、文件发放,- 本资料来自 -,17,1、评审 A）体现持续改进 B）一般由编写部门评审，若涉及多个部门、单位的由办公室组织、评审，具体仍由原编写部门进行修改。 2、更改 1）局部 可采用杠改、换页方式。 相关职能部门填写文件更改申请单,六、文件的评审、更改,- 本资料来自 -,18,六、文件的评审、更改,- 本资料来自 -,19,2）多次或大幅修改换版和作废换版的事例说明（体现在眉头） 注意：作废文件须作标识“作废”后再销毁，保留的也应作“仅供参考”标注。,六、文件的评审、更改,- 本资料来自 -,20,1、质量手册，程序文件由管理者代表批准。 2、其他文件由借阅人所在单位负责人批准。（与公司档案管理规定接口）,七、文件借阅,- 本资料来自 -,21,还应注意：妥善保管，不得涂画污损、调离工作岗位时移交清退。,八、“受控文件”不得随意复制特别注意,- 本资料来自 -,22