第五章文书的种类.ppt

第二章公文的种类,第二章公文的种类,含义,文件的分类是指按某一标准或从某一角度将某类文件与其它文件区分开来。,便于文件按不同情况、不同要求分别处理、管理与保管。,不会影响文件本身的性质和作用。,第一节文书种类的划分,1、适应组织管辖范围和功能，保证机关工作有序运转。2、适应机关不同的行文关系，保证文件及时、迅速处理。3、适应行文的具体要求、保证文书正确处理和有效。4、适应不同文书种类要求，以准确把握不同文书的写作规律。,一、文书种类划分的意义,二、文书种类划分,（一）、根据形成和作用的具体公务活动的领域的不同（使用范围不同）,传递方向,（二）、从行文关系上分,上行文：向所属上级领导、指导机关报送文件；,平行文：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。,下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；,涉密程度,（三）从机密程度分,指国家秘密，不是工作秘密、商业秘密、公民隐私等。,缓急程度,（四）从缓急程度分,平件：无特殊时间要求；,特急件：内容至关重要并特殊紧急，随到随优先迅速传递处理。,急件：内容重要并紧急，优先迅速传递处理；,公务电报与文件的性质效用完全相同，标识方法则不同，根据紧急程度分别标明：特提、特急、加急、平急。,内容性质,（五）、从性质和作用上分,规范性文件：以强制力推行的用于规定各种行文规范的文件，如条例、办法等；领导指导性文件：指由领导指导机关制发的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布置工作，阐明领导指导原则和具体处置意见的文件，如命令、指示、通报、通知等；公布性文件：可直接公之于众的文件；陈述陈请性文件：指由被领导被指导机关向所属上级机关制发的内容为陈述情况、汇报工作、提出建议、答复询问、请求指示或批准的文件，如各种报告、请示等；商洽性文件：各类函件；说明性文件：可作为专门凭据的文件，如各种证书、证明、协议等。,制作阶段和效用,（六）从不同稿本分,文稿,文本,同一文件在形成过程中需要用两种或两种以上文字同时撰拟时，会形成不同文字的文稿或文本。,规范性文件的正本还有暂行本、试行本、修订本等形式。,公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。,不同的名称的通用文件能体现出文件制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。,正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文件的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响。,公文的种类,如何选择公文的种类？,根据双方行文机关的行文关系选用,根据发文机关的职责权限恰当选用,根据发文的具体目的和要求选用,第二节通用公文,法定公文，指公文法规中明确规定的公文。国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施）规定，行政机关公文种类为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。,中国共产党机关公文处理条例（经中共中央批准中共中央办公厅1996年5月3日印发）规定，党的机关公文种类为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等。一般指国家行政机关公文处理办法中所规定的文种。,（一）、指挥类文件的写作特点,1、内容针对实际，意见切合下情2、行文严肃决断，态度质直不傲3、语言简洁确切，文风平实庄重,命令（令）的写作,1.概述命令（令），适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。命令（令）最大的特点是具有强制性和权威性。命令（令）按其内容和作用可以分为：公布令（颁布令）、行政令、嘉奖令等。,命令（令）,命令（令）的写作,2.命令（令）的格式3.命令的写法公布令标题：由发文机关和文种组成，即由发令机关名称或机关领导人职务名称和令组成。,命令（令）的写作,公布令如中华人民共和国主席令发文机关文种令号：标注在标题下面。正文：公布对象、公布依据、公布决定。落款：发令机关名称或发令机关领导人职务名称和姓名。最后注明发令时间。,公布令,命令（令）的写作,嘉奖令标题：一般为完整式标题，即由发文机关、事由、文种三部分组成，且发文机关与事由之间多用介词“对”联接。如国务院对民航王仪轩机组的嘉奖令。,命令（令）的写作,嘉奖令正文：由嘉奖缘由、嘉奖内容、希望要求组成。,嘉奖令例文,嘉奖令例文,（二）、指挥类文件,四、决定的写作1、决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排。2、决定的分类：法规性决定、指挥性决定、事项性决定。3、决定的写法标题：一般是完整式标题，即由发文机关、事由、文种组成。有时可省略发文机关，直接由事由、文种组成。,决定的写作,3、决定的写法标题：一般是完整式标题，即由发文机关、事由、文种组成。有时可省略发文机关，直接由事由、文种组成。正文：开头，即做出决定的根据缘由。主体，即决定事项。结尾，即执行要求或提出号召。,决定例文,决定例文,决定决议,（三）、知照类文件,第一、知照类文件的写作特点语言明白晓畅，通俗易懂结构自然紧凑，篇幅短小以具体的叙述和说明的方式行文,通知的写作,概述通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。,通知的写作,通知的种类指示性通知批转性通知转发性通知发布性通知任免通知事项性通知会议通知,通知的写作,通知的写法标题：一般应为完整式标题，即由发文机关、事由、文种组成。对于特殊情况的通知，应在文种前加上特殊说明。如“紧急通知”、“联合通知”、“重要通知”、“补充通知”等。,通知的写作,通知的写法正文：通知缘由：简要写明发出此通知的原因、目的等。通知事项：明确具体、条理清楚地写出通知的内容。执行要求：提出的希望和要求。,通知例文,通知例文,通知例文,关于召开全省社会主义精神文明建设工作会议的通知各市、县(区)党委和人民政府，省直有关单位：省委、省政府决定召开的广东省社会主义精神文明建设工作会议，现定于11月24至26日在广州召开。现将有关事项通知如下：一、会议的议题(略)二、参加会议的人员1各地级市来4人，其中：市委或市政府主管精神文明建设工作的负责同志1人，市文明办或市委宣传部主管精神文明建设工作的负责同志1人，文明单位和文明户标兵代表各1人。2各县(市、区)党委或政府主管精神文明建设工作的负责同志1人。3省精神文明建设委员会成员。4省直有关单位负责同志，省直文明单位代表和新闻记者(名单附后)。,三、请各市以地级市为单位，省直机关以省委机关工委、省府机关工委、省委高校工委、省军区、省农垦总局、民航中南管理局、广州铁路(集团)公司为单位，将参加会议同志的姓名、职务、性别于月日前用书面或电传送省委办公厅第二秘书处。参加会议的同志请于11月23日到宾馆号楼报到。四、各市可来一辆工作用车。其余自带车辆司机食宿自理，大会不予安排。五、需接车接机和需要购买回程车、机票的同志，请于月日在报名单时一并告知，亦可电话告知省委办公厅行政处。中共广东省委办公厅广东省人民政府办公厅年月日,第一节报请类文件一、报请类文件的写作特点以具体的事实和数据为主要材料以概叙为主要表达方式以通俗生动的语言行文,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。请示，适用于向上级机关请求指示、批准。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作报告和请示相同点：1.行文方向一致。2.报送要求相同。3.写作特点相同。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作报告和请示不同点：1.行文目的不同。2.性质要求不同。3.行文时限不同。4.内容含量不同。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作报告1.报告的格式2.报告的写作报告的开头部分，简要说明报告的目的、依据、缘由等，或概述事件的要点。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作报告2.报告的写作主体部分，围绕报告的主旨，真实、具体、准确地陈述报告事项。要写清工作进行的情况，包括时间、地点、过程、措施、结果或成效等。要写明现在存在的问题，有什么经验教训，以及下一步的打算等。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作报告2.报告的写作结尾部分，一般使用文件专用语。如“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅（指正）”、“以上报告，如无不妥，请批转参照执行”等。,报告例文,报告例文,报告例文,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作请示1.请示的格式2.请示的写法标题：一般是完整式标题或事由文种式标题。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作请示2.请示的写法正文：开头，先说明请示的缘由、根据，即为什么要请示。主体，提出请示事项，即请示什么。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作请示2.请示的写法结尾：可以文件专用语作结。如“以上意见是否妥当，请批示”、“当否，请复示”、“以上要求，请审核批准”、“以上意见如可行，请批转执行”等。,第二章通用文书的写作,第一节报请类文件二、报告、请示的写作请示3.请示写作要求一文一事；只写一个主送机关；不越级行文。,请示例文,请示例文,请示报告,第二章通用文书的写作,第二节指挥类文件三、批复的写作1.概述批复，适用于答复下级机关请示事项，被动性、针对性是批复的最大特点。2.批复的格式,第二章通用文书的写作,第二节指挥类文件三、批复的写作3.批复的写法标题具体有以下几种写法：发文机关批复事项行文对象对请示事项的态度文种发文机关批复事项行文对象文种,第二章通用文书的写作,第二节指挥类文件三、批复的写作3.批复的写法标题具体有以下几种写法：发文机关事由文种事由文种发文机关原件标题文种,第二章通用文书的写作,第二节指挥类文件三、批复的写作3.批复的写法正文一般主要包括批复引语、批复内容两部分。批复引语应当先引来文标题，后引发文字号。,批复例文,批复例文,拟写请示与批复,某省地方税务局于年月开始修建办税大厅，省人民政府曾拨款150万元，但因为种种原因建筑材料涨价，原预算资金严重不足，恳请省人民政府再增拨办税大厅基建经费59万元。,省地方税务局关于增拨办税大厅基建经费的请示省人民政府：在省人民政府的支持下，我局已于年月开始修建办税大厅，曾拨给我局的基建经费150万元已专款专用，但因为种种原因建筑材料涨价，原预算资金严重不足，恳请省人民政府再增拨办税大厅基建经费五十九万(59万)元。妥否，请批复。省地方税务局年月日,关于同意增拨办税大厅基建经费的批复省地方税务局：你局年月日的关于增拨办税大厅基建经费的请示（字号）已收悉，现批复如下：鉴于建筑材料涨价的实际情况，经政府办公会议研究决定同意增拨给你们办税大厅基建经费59万元，希望你们能勤俭节约，要减少浪费，保质保量地按时完成工程。(省人民政府)年月日,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件三、通报的写作1.概述通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。从通报的适用范围来看，通报可以分为三种：表彰性通报、批评性通报、情况通报。2.通报的格式,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件三、通报的写作3.通报的写法表彰性、批评性通报的正文一般包括：通报事项：具体叙述事件的起因、发展、结果，如事件发生的时间、地点、背景、有关单位和人员、基本过程、主要情节、后果和影响等。,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件三、通报的写作3.通报的写法表彰性、批评性通报的正文一般包括：分析概括：对所通报的事件进行必要的分析，找出取得成绩或出现问题的原因及所体现出的精神、经验、教训等，揭示问题的实质，概括说明事件的意义。,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件三、通报的写作3.通报的写法表彰性、批评性通报的正文一般包括：处理决定：对有关单位和人员进行具体的表彰和处分、号召、要求或希望等。,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件四、函的写作1.概述函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。函的种类：从格式上看，可分为公函和便函。,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件四、函的写作1.概述函的种类：从行文方向上看，可分为发函和复函。从内容上看，可分为商洽函、询问函、答复函、请批函、知照函。,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件四、函的写作2.函的格式3.函的写法标题一般是完整式标题，有时省略发文机关或事由。答复函要在标题中写上复函。,第二章通用文书的写作,第三节知照类文件四、函的写作2.函的格式3.函的写法正文由缘由、事项、结尾三部分组成。,函例文,中科院研究所001函200510号急件中国科学院研究所关于建立全面协作关系的函大学：近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作。（略）三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助。（略）四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）五、加强图书资料和情报的交流。以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，希研究见复。二二年月日,根据内容写一份去文与复文,某大学化学系,为使三年级学生了解现代有机化学发展现状,特行文与该市化工研究所联系,希望安排学生前去参观,并请该所著名研究员介绍情况。该市化工研究所见信后，经研究同意该大学化学系的请求，特邀请化学系来人面商参观事宜。,关于参观化工研究所的函化工研究所：为了使我系三年级学生了解现代有机化学发展现状，特请求贵所接纳我系三十名学生前去参观，如有可能，我方拟请贵所著名研究员先生为同学们介绍情况。为培养我国化学事业接班人，望得到贵所的大力支持。盼复。(大学化学系)二二年十二月五日（函寄本市大学化学系办公室邮编：）,关于化学系学生来所参观的复函大学化学系：贵系12月5日关于参观化工研究所的函已收悉。经所长办公会议研究，同意贵单位组织学生前来参观，并同时已安排先生为同学们作报告。为了办好这次活动，我所决定由办公室的同志具体负责此事，特请贵单位派人前来共同商讨确定具体活动安排。化工研究所二二年十二月十日,第三节常用事务文件的写作,法规类文件一、法规类文件的写作特点内容构成上面面俱到的行文。结构表达上条分缕析的说明。语言运用上无懈可击的措辞。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件二、章程的写作概述章程，是对某种组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及活动规则等做出规定的法规性文件。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件二、章程的写作章程的写法1.标题由组织或团体的名称和文种组成。2.签署以题注形式在标题下注明会议名称与通过日期。一般是把会议名称与通过日期分两行书写，并用圆括号括上。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件二、章程的写作章程的写法3.正文总则部分：说明组织或团体的性质、宗旨、任务等，有的还要交待一下组织的全称、规范化简称、指导思想或组织本身的建设要求等。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件二、章程的写作章程的写法3.正文分则部分：一般要对下面三个大方面做出规定：对该组织成员的说明，主要包括参加该组织的条件、成员的权力、义务等；,第三节常用事务文件的写作,法规类文件二、章程的写作章程的写法3.正文分则部分：一般要对下面三个大方面做出规定：对组织构成的说明，主要包括该组织的最高权力机构、最高领导机构、常务机构及地方领导机构和办事机构等的设置、产生、任期、职责及相互关系等；,第三节常用事务文件的写作,法规类文件二、章程的写作章程的写法3.正文分则部分：一般要对下面三个大方面做出规定：其它有关问题的说明，主要包括组织纪律制度、经费来源问题、与有关组织的关系等问题。,章程例文,第三节常用事务文件的写作,法规类文件三、条例的写作概述条例，是对某一方面的工作、活动或某一机关的组织、职权以及某些专门人员的任务、权限做出原则性规定的法规性文件。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件三、条例的写作条例的写法1.标题由事由和文种两部分组成，事由部分主要指出条例的适用范围或适用对象。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件三、条例的写作条例的写法2.签署采用题注形式在标题下标明公布机关和日期。为说明其制发的法定程序，会议名称与通过日期作为法定依据同时注明。若条例需报请有关机关批准，还要标明批准机关和日期。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件三、条例的写作条例的写法2.签署其写法是：三个日期分行并列标出，会议通过日期在前，批准日期在中，公布日期在后。文件以公布日期为准。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件三、条例的写作条例的写法3.正文开头部分首先说明制定条例的目的、法律根据、意义和总的要求。一般以“为了（为、根据），特制定本条例”的专门格式开篇。然后交待条例的执行部门、适用或管辖范围、对象等。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件三、条例的写作条例的写法3.正文主体部分详尽写明做出的规定、要求、具体规范、奖励办法等。,第三节常用事务文件的写作,法规类文件三、条例的写作条例的写法3.正文结尾部分说明实施要求，生效日期，解释、修改权的归属，本条例与有关法规文件的关系及其它未尽事项的处置办法等。,条例例文,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件一、计划总结类文件的写作特点内容真实可靠语言通俗生动灵活多样自如,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件二、计划的写作概述计划，就是管理机关或单位部门在一定时期内，为了实现某种目标或完成某项任务而预先制定的内容安排和行动步骤。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件二、计划的写作计划的写法1.标题一般有以下几种格式：发文机关时限内容文种。发文机关内容文种。内容文种。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件二、计划的写作计划的写法2.正文前言交代制定计划的缘由，即回答“为什么要做”的问题。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件二、计划的写作计划的写法2.正文主体写明计划的三要素：目标、措施、步骤，即解决“做什么”、“怎么做”、“什么时候完成”的问题。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件二、计划的写作计划的写法2.正文结尾提出希望或号召。,计划例文,第三节常用事务文件的写作,第二节计划总结类文件三、总结的写作概述总结，是人们对某一阶段所完成的工作、活动，进行回顾、分析、归纳经验教训，从中得出规律性认识，以指导、促进今后工作的一种书面材料。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件三、总结的写作总结的写法1.标题综合性总结一般采用完整式标题，即由发文机关、时间、内容范围、文种组成。专题性总结多采用主题式标题；或采用正副标题，正题揭示总结的中心要点，副题点明发文机关、时间、总结对象或范围等。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件三、总结的写作总结的写法2.正文前言部分概述基本情况。或写明总结依据、指导思想、综合效果；或概括出总结的基本内容和主要精神；或简述主要成绩、经验、教训；或揭示全文要点；或介绍背景情况，交代写作动机和目的。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件三、总结的写作总结的写法2.正文主体部分重点阐述工作的具体做法、所取得的成绩、体会或经验、问题或教训等。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件三、总结的写作总结的写法2.正文结尾部分主要写明今后的打算，努力的方向。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件三、总结的写作写作要求1.主题明确，重点突出。2.实事求是，一分为二。3.结构合理，层次分明。,总结例文,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件四、调研报告的写作概述调研报告，就是对客观事物进行调查研究后，反映调研成果的一种书面报告。调研报告的基本要素是调查、研究、报告。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件四、调研报告的写作调研报告的写法1.标题有单标题和双标题两种。单标题可采用文件式标题，即由事由、文种组成。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件四、调研报告的写作调研报告的写法1.标题单标题如关于废旧物资回收利用问题的调查报告、知识分子情况的调查；可采用提问式标题。如黑龙江大学是怎样开展学生素质教育的？。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件四、调研报告的写作调研报告的写法1.标题双标题即正副题结合式标题，是调查报告用得比较普遍的一种标题。常见的双标题，正题一般揭示主题或内容中心，副题往往点明调查的范围、对象、地区或单位名称等。,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件四、调研报告的写作调研报告的写法2.正文前言一般要概括说明以下几点内容：有关调查本身的概况，如调查的起因、目的、时间、地点、对象或范围、经过与方法等；,第三节常用事务文件的写作,计划总结类文件四、调研报告的写作调研报告的写法2.正文前言一般要概括说明以下几点内容：有关调查对象的情况，如组织规模、有关背景、历史与现实状况、主要成