EXCEL在人事管理方面的运用

EXCEL在人力资源管理中的运用首先打开excel工作表，然后输入人员信息。 具体项目因情况而异。 见下面的图：接下来，请不要匆忙输入个人信息。 您应该按函数设置一些信息项，以便系统能够自动生成相关信息。 这将使我们的工作产生更多的效果。1、性别、出生年月日、年龄的自动填充功能的设定首先按函数设定“性别”“出生年月日”“年龄”。 输入某人的身份证号码会自动生成“性别”、“出生日期”和“年龄”，从而减少您输入的工作量。 请为性别、出生日期和年龄信息选择单元格，然后输入以下公式：(1)性别：=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15，mid (e 3，15，1 )，mid (e 3，17，1 ) )，2)=1，男，女)意思：LEN(E3)=15表示E3中是否有15个字元 mid (e3，15，1 ) 意味着在e 3中从第15位提取第1位字符“MOD(MID ()，2)=1”意味着将提取出的文字除以2馀数成为1“IF(LEN(e3)=15，mid (E3，15，1 )，mid (E3，17，1 )”看E3中是否有15个字符，从第15个字符开始取1个字符，如果不是第15个字符，从第17个字符开始取1个字符。 我们的身份证号码通常是15或18人。“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15，mid (E3，15，1 )，mid (E3，17，1 ) )，2)=1、“男”、“女”)是指，取的文字除以2馀数为1时显示男，否则显示女。(2)出生年月日：=date (mid (E3，7，4 )，mid (E3，11，2 )，mid (E3，13，2 ) )意思：日期(年、月、日)“mid (e3，7，4 )”表示在e 3中从第7个字符连续取4个字符来表示年份，通过同样的表现方法能够用函数设定表示一个人的出生年月日，从外观的角度考虑，能够将单元格的格式设定为成人、月、日的格式，因此显示结果非常容易理解。(3)年龄：=DATEDIF(G3，TODAY ()，y )意思： DATEDIF(date1，date2， y )表示两个日期之间的差异TODAY ()表示系统附带的日期显示日期“DATEDIF(G3，TODAY ()，“y )”表示今天的日期和G3表示的出生年月日之间的年龄差，所以一个人的年龄很容易理解。2 .劳动合同期限的自动生成和30天前的定期注意功能的设定劳动合同管理也是人事管理不可或缺的部分，特别是劳动合同有效期限的延长问题不容忽视。 由于我们的人为原因，劳动合同的漏签、延期等问题可能给公司和员工个人带来一定的损失。 从一个人进公司签订试用期合同到签订正式劳动合同及其后续劳动合同，一系列日期如何自动生成系统，系统在30天前形成自动注意的功能？ 这需要函数性地设置一些信息项目。 图(2)所示：图2信息项目进行函数设定(1)试用期的有效期限：=DATE(YEAR(P3)，MONTH(P3) 3，DAY(P3)-1 )含义： DATE(YEAR ()，MONTH ()，DAY () )显示指定的日期假设试用期为3个月，则必须在Q3单元格中输入以上公式。 但是，MONTH(P3) 3意味着在该人入社时期的月份之外还会增加3个月。 DAY(P3)-1是根据劳动合同的签订为年正月而设置的。 例如，从2005年11月6日到2006年11月5日是劳动合同的签订期限。(2)劳动合同的有效期限：=date (年(P3 ) 1，MONTH(P3 )，DAY(P3)-1 )我们也采用了上述函数的设定方法。 这里假定劳动合同期限为1年，我们必须设定为YEAR(P3) 1，另外，因为这个数值以聘用日为计算依据，所以必须按天数设定为DAY(P3)-1的形式。(3)续约的有效期限：=DATE(YEAR(S3) 1，MONTH(S3)，DAY(S3) )这里需要注意的是，由于续约的计算是基于以前合同的有效期限，因此除了以前合同的有效期限之外，只要增加1年即可，没有必要减少1天的天数。(4)试用期在7天前：=IF(DATEDIF(TODAY ()，Q3， d)=7，试用期快要结束了，)现在，我们使用DATEDIF函数来表示两个日期之间的差异，但需要注意的是，为了提前7天显示提醒，我们将TODAY ()函数写入q3、TODAY ()，而不是写入试用期前的TODAY()Q3。 其中d表示两个日期之间的天数差。 如果用IF ()函数表示显示请求，则该函数的设置含义为：差为7，则显示“试用期结束”；否则不显示信息，编辑函数时显示“”。(:=IF(DATEDIF(TODAY ()，S4， m)=1，在合同上签名，和30天前注意函数的设定方法相同，表示两个日期不同一个月时显示“签约”，否则什么都不显示。 这里之所以没有设置30天的差距是因为我们认为设定月份有利于我们的人事业务的操作。 请注意，不要颠倒今天的日期与合约到期日函数的显示顺序。 这里的“m”表示月亮的意思。3 .使用“记录书”输入信息通过设定几个人事信息项目，能够开始输入信息了。 一行一行地输入人事信息，很快就会产生疲劳感，有时也会发生输入序列和错误信息的工作错误。 我们可以使用Excel拥有的“记录表”功能来解决这个问题。 点击编辑栏的“数据”-“备忘录”，如图(3)所示，可通过“Tab”键进行项目的换行输入(4)。图3记录片材用图4的Tab键进行项目的换行输入4 .通过“窗口冻结”功能可进行简单的数据查询我们输入数据后，非常想方便地查询信息，但是由于信息库相关的项目很多，所以有时会看到左边的信息而看不到右边的信息，或者看到下面的信息而不知道与该信息对应的信息项目。 此时，可以采用“窗口冻结”功能。 例如，如果您现在想要保留每个信息项目，并保留每个人的编号、名称和部门，以便根据需要搜索其他信息，请单击D3单元格，单击“编辑”菜单栏中的“窗口”，然后选择“冻结窗口”以显示如图(5)所示的：图5查询信息这样有助于了解某人的信息，但值得注意的是设置窗口冻结法则： 如果要冻结第2行，请将光标置于第3行的单元格中，设定窗口冻结。 如果要冻结c列，请将光标置于d列中的单元格上，然后设置冻结窗口。 要固定第2行和第c列时，请将光标对准交叉的单元格D3进行设定。 如果要取消冻结，请单击“窗口”菜单，然后选择“取消冻结窗口”功能。5“自动过滤”功能可实现简单的数据统计本公司的在职者中，有多少本科生的学历的男生等，有时想要很快得到数据。这种情况下，可以采用自动过滤功能。 选择“个人类别”单元格，单击“编辑”菜单栏中的“数据”，选择“筛选器”，然后单击“自动筛选器”。 每个资讯项目的储存格右下角都会显示选取按钮。 我们分别根据人的类别选择现役(图(6) )，根据学历选择学部(图(7) )，根据性别选择男性(图(8) )，最后用鼠标显示的性别全部选择时，注意到图(9)中用红笔包围的地方是我们需要的数据。6 .通过“透视表”功能快速汇总各数据以上功能的设定多用于日常人事业务，但年底需要将这一年的人事状况汇总成大量的信息。 例如人员离职状况、入社状况、各种数据构成比率等。 这个工作更辛苦。 利用Excel附带的“透视表”功能，可以解决我们的烦恼。单击“编辑”菜单栏中的“数据”选项，然后选择“透视表和透视表”选项，如图10所示图10选择“透视表和透视表”选项您必须选取枢纽分析表，然后按一下下一步，以决定建立枢纽分析表的资料来源区域。 通常会自动将整个存储库区域设置为选定区域。 显示“透视表和透视向导-3”步骤3后，选择“现有工作表”，然后将工作表区域选择为新sheet的A3单元格(11 )。 单击“完成”后，将显示结果(图(12 ) )。 下面是为什么选择A3单元格的说明。 这主要是因为在显示区域上方有两行用于放置页面字段。图11将工作表区域选择为新sheet的A3单元格图12中用蓝色圆圈包围的地方比如，我们现在想对各部门2003年加入公司的状况进行统计。 如图(12 )中的红色箭头所示，可以将相关项目放置在鼠标指定的位置。 通过拖动信息项目，自动显示相关信息的统计数据。 如果您也想要显示统计资料图示，请按一下枢纽分析表编辑功能表列上的图例图示，以检视图(12 )中的蓝色圆圈。 将显示chart1，如图(13 )所示。 如果要更改图例的显示类型，请单击图表向