科技经费结题验收审计-准备工作

科技经费结题验收审计准备工作讲座,前言多年来我所从事科研项目课题经费的审计工作，在审计过程中发现有些项目在经费执行中存在一些问题，其中或是项目承担人员对政策理解不够，或是与财务人员沟通不及时等，致使项目课题经费使用有不规范的现象存在。针对科技部对科研经费改进和加强管理的政策要求，以及“十二五”对经费管理更加规范的情况下，一些课题承担单位希望他们在项目执行过程中对经费的支出和使用，以及经费预算科目预算执行情况的合规性进一步了解，我们依据科技部对中介机构的课题经费审计要求做了这期讲座，其特点是课题承担单位在经费执行过程中能加强对经费使用政策的理解，并具有较强的操作性。由于我们水平有限，还存在一些不足之处，希望大家批评指正，使讲座更加完善，谢谢。,一、科研经费的政策要求：（一）“十二五”科技经费管理思路：根据科技部“十二五”科技规划编制和深化科技计划和经费管理改革的总体要求，科技部积极推动“十二五”科技经费管理改革工作，并按照科技部“十二五”计划管理改革的主要精神，经与财政部多次沟通协调，对“十一五”科技经费管理办法进行了补充完善，形成了关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知。该通知连同三大计划经费管理办法构成了“十二五”经费支出管理的基本制度，解决了存在的突出问题，回应了科技界的广泛关注。,（二）“十二五”科技经费管理政策依据会计师事务所要结合课题承担单位编制的课题结题财务验收申请报告，根据“十一五”期间各科技计划经费管理办法，以及国家有关财务、会计政策法规进行审计。财务验收审计主要依据包括：1.国务院办公厅转发财政部科技部关于改进和加强中央财政科技经费管理若干意见的通知（国办发200656号）；2.国家科技计划和专项经费监督管理暂行办法（国科发财字【2007】393号）；3.国家重点基础研究发展计划专项经费管理办法（财教【2006】159号，973计划）；,4.国际科技支撑计划专项经费管理办法（财教2006160号，支撑计划）；5.国家高技术研究发展计划（863计划）专项经费管理办法（财教2006163号，863计划）；6.国际科技合作与交流专项经费管理办法（财教2007428号，国际科技合作计划）；7.关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知财教2011434号。,（三）科技计划专项经费管理和使用的原则1.集中财力，突出重点；2.分类支持，多元投入；3.科学安排，合理配置；4.单独核算，专款专用。,（四）财务验收审计的要求1.要坚持目标相关原则：课题经费支出应以课题任务目标为依据，各项费用支出总量、强度与结构等符合课题任务的规律和特点。严禁使用课题经费支付各种罚款、捐款、赞助、投资等，严禁以任何方式变相谋取私利。2.政策相符原则：课题经费支出和经费预算执行应符合国家财务政策和各科技计划经费管理制度的相关规定，以及课题预算承诺的有关事项。3.经济合理原则：课题经费使用和支出要勤俭节约，要严格按照经费开支的范围和标准执行，预算执行应经济、合理、高效。,二、课题（项目）经费支出范围的调整依据（财教【2011】434号）文件要求，专项经费分为直接费用和间接费用（一）直接费用直接费用是指在课题（项目）研究开发过程中发生的与直接相关的费用，主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出等。,1.设备费：是指在课题研究开发中购置或者试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。专项经费要严格控制设备购置费支出。审计时，要与课题预算书对照进行逐项、逐个清查，审核确认预算内购置的设备是否已经购置，是否有预算外购置设备，是否为课题研究周期内购买/试制的设备，有无用其他其费用购买的设备来顶替、挤占专项经费等行为。,1）设备购置应注意的事项（1）任务书中一般都附有设备购置清单，应严格按清单采购。单台设备价值达到或超过10万元人民币时（包括用自筹经费购置的设备），需单独填列10万元以上的设备清单。不得使用专项经费作为基建支出和购置生产性设备；不允许列支办公室、实验室的维修改造费，使用属于承担单位支撑条件的设备不得在专项经费中列支设备租赁费。,（2）设备租赁费是指课题研究过程中需要租赁承担单位以外其他单位的设备而发生的费用。使用属于承担单位支撑条件的设备不得在专项经费中列支设备租赁费。（3）审计要点：在审计此科目时，是否按任务书中设备的清单进行采购。单个价值在10万元以上的设备参照政府采购的政策。需提供的财务资料有会计帐簿（明细账）、会计凭证（原始凭证也就是发票、记账凭证）、采购合同，要核实设备数量、使用情况并提供设备使用记录及设备盘存表，应做到账实相符。,2.材料费：是指在课题研究开发过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。审计时，要以课题预算书对照进行逐项、逐个清查，审核确认预算内购买的材料是否已经购买，是否存在与课题研究工作无关的材料费用支出。1）“材料费”应注意的事项：（1）材料是指在课题研究过程中消耗的材料，材料费支出的明细表中填列材料清单以及数量、价格等。原则上，不可以使用专项经费购买生产性材料、基建材料、大宗工业化原料及普通办公材料。（2）审计要点：提供材料支出需提供的财务资料有明细账、会计凭证（原始凭证也就是发票、记账凭证）、采购合同等，在核算上研发性支出和生产性支出要区分开。,3.测试化验加工费：是指在课题研究开发过程中支付给外单位（包括课题承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。审计时，要与课题预算书对照进行逐项、逐个清查，审核确认是否为预算内测试化验加工费，大额费用的审批手续是否完备，签订的合同或协议是否规范。1）“测试化验加工费”应注意的事项：（1）委托或与外单位进行测试化验加工需签订合同或协议等，要注意测试化验单位是否有相关的资质。（2）对于总费用在5万元以上的各项测试化验加工项目，合同中应详细说明其与课题研究，选择的测试化验加工单位的次数、价格等。,2）关于课题承担单位内部独立经济核算的单位进行相关的测试、化验、加工等费用的测算：（1）内部独立经济核算单位是指，在课题承担单位统一会计制度控制下，实行了内部经济核算和独立计算盈亏的单位。（2）不应该按照市场价格进行测算，而应该按单位内部价格，即按照实际测试、化验、加工内容发生的成本进行核算。审计要点：测试化验加工费需提供的财务资料有明细帐、会计凭证（原始凭证也就是发票、记账凭证）、测试化验加工合同等，必要时要提供相关的检测报告以备查阅,内部独立核算的要提供相关的单据和有关资料等。,4.燃料动力费：是指在课题研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等，要与课题预算书对照进行逐项、逐个清查，审定是否为预算内应支付的款项。1）“燃料动力费”应注意的事项（1）课题研究任务中需要使用的仪器设备、专用科学装置，以及相关的仪器设备、专用科学装置等运行时发生的水、电、气、燃料消耗费用等是否可以单独计量。（2）项目使用的仪器设备、专用科学装置等为完成本课题研究任务所运行实际时间，以及即期水、电、气、燃料等的实际分摊的价格。,（3）本单位现有仪器设备使用费、房屋占用费，以及日常水、电、气、暖消耗不得在燃料动力费中列支。（4）科学考察发生的车（船）燃油费可在燃料动力费中列支。2）审计要点：为了使燃料动力费可以计量，承担单位需有分摊依据，如：在承担单位水、电、气、燃料消耗可计量的情况下，按项目参加人数或项目占地面积等进行分摊。,5.差旅费：是指在课题研究开发过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。审计时，应参照中央国家机关和事业单位差旅费管理办法（财行2006313号）规定的差旅费的开支范围和标准。1）“差旅费”应注意的事项：（1）差旅费的开支标准应当按照中央国家机关和事业单位差旅费管理办法（财行2006313号）的相关规定执行：,（2）出差人员住宿主要与各地区、各单位的内部宾馆、招待所为主。一般应住社会上三星级及三星级以下的宾馆、饭店。出差人员暂按司局级或高级职称每人每天300元加50元餐饮加30元工杂费；处级以下人员每人每天150元加50元餐饮加30元工杂费标准。课题组成员因课题研究任务发生的差旅费用，参加与课题研究任务相关的学术会议的差旅费用可以列入差旅费，但应合理安排出差任务内容、人次、时间和标准等；于会议费的区别：主动与被动，其中自己举办会议发生的会议费，参加会议发生的差旅费用列差旅费（国内）。,（5）与国际交流与合作费的区别：参加国际学术会议发生的费用，应列入国际合作与交流费，而不应列入差旅费或会议费。（6）其他应注意事项：严格控制课题汽油、交通卡、过路过桥等支出，不允许与课题研究相关的旅游费等。2）审计要点：应提供相应的文字资料，如：出差目的地、出差事项（研究内容和解决结果等）、人员名单（应是科研组人员）、组长签字、财务账簿账及相关的原始凭证等。(不能出现餐饮费、礼品等).,6.会议费：是指在课题研究开发过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动而发生的会议费用。课题承担单位应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。审计时，应参照中央国家机关会议费管理办法国管财2006426号、（2008）331号规定的会议费的开支范围和标准。1）“会议费”应注意的事项：（1）会议费标准应当按照中央国家机关会议费管理办法的相关文件规定执行。,其文件第十一条会议费开支标准会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。会议费综合定额标准如下：单位：元人天会议类别房租费伙食补助其他费用合计备注一类会议2508070400含会议室租金二类会议1708050300含会议室租金三类会议1508030260含会议室租金,（2）支出分类上应注意的事项：必须是组织会议的单位发生的会议费才作为本项目的支出，参加会议发生的费用属于差旅费支出。（3）会议费中包括对专家咨询费应作为专家咨询费申报。（4）不能计入会议费的支出：会议费中不应包括招待费和旅游费等不合理开支。（5）参加会议（国际会议或国内会议）发生的注册费等差旅以外的费用，应列入国际合作与交流费。2）审计要点：应提供相应的文字资料：会议通知、内容，参加人员、职务、职称及参加会议所需费用的原始凭证以及财务账簿等。会议费支出尤其是支出大额的，应在政府指定范围的宾馆召开会议。(不能出现餐饮费、礼品等费用).,7.国际合作交流费：是指在课题研究开发过程中课题研究人员出国及外国专家来华工作的费用。审计时，973计划课题应事先报经首席科学家审核同意，863计划课题应事先报项目总体专家组或项目牵头（主持）单位审核同意，支撑计划课题应报经项目组织单位审核同意。同时，应参照临时出国人员费用开支标准和管理办法（财行200173号）规定的会议费的开支范围和标准。1）“国际合作与交流费”应注意的事项：（1）国际合作与交流费中课题研究人员出国标准应按照临时出国人员费用开支标准和管理办法（财行200173号）的相关规定执行；外国专家来华工作开支标准应按照关于短期邀请的国外专家生活待遇的规定（外专发1987146号）的相关规定执行。,（2）应该说明开展的国际合作交流活动情况。包括活动类型（出国考察或来华交流）、时间及必要性，并考虑合作交流目的地、天数、次数和人员规模的经济合理性，在与国际合作与交流的过程中，应经有有关单位和部门的批准。a.973计划中课题发生的国际合作与交流费，应事先报首席科学家审核同意。b.863计划中发生国际合作与交流费时，重大项目课题、重点项目课题应事先报项目总体专家组或项目牵头（主持）单位审核同意。,c.科技支撑计划中课题发生国际合作与交流费时，应当事先报经项目组织单位审核同意。（3）关于支出的分类，发生在国外的参加会议注册费、差旅费等都列入本科目。发生在国内的会议注册费、差旅费等都列入相应的会议费和差旅费科目。2）审计要点：应提供相应的文字资料：国内外邀请函、专家和国别，出国要有上级批件，会议通知、会议内容、地点、参加人员的职务、专业等及财务账簿、会计凭证和相关票据(不能出现餐饮费、礼品、观光等).,8.出版/文献/信息传播/知识产权事物费：是指在课题研究开发过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文件检索费、专业通信费、专利申请费及其他知识产权事务等费用。审计时，要注意是否有不相关费用列入该科目1）“出版/文献/信息传播/知识产权事务费”应注意的事项（1）不应用专项经费购买通用性操作系统、办公软件等，不应由专项经费列支日常手机通讯费。（2）应根据课题任务目标测算专利申请、论文发表、专著出版的数量，根据市场价格估算相关费用,（3）对于属于实验室日常基础条件建设性的资料购置和软件购置不得由专项经费列支。（4）专项维护费不应列支。（5）委托外单位开发所发生的软件开发费，列入本科目，自行开发的在相关支出科目中列示如：劳务费、材料费、燃料动力费、专家咨询费等。2）审计要点：提供相应明细账、会计凭证（原始凭证、记账凭证）并要求提供项目合同等。,9.劳务费：是指在课题研究开发过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的相关人员（如在校研究生等）和课题组临时聘用人员等的劳务性费用。审计时，要结合课题预算书对劳务费支出按发放人员逐一审查，劳务费支出不得突破预算。要审查单位制定的劳务费发放办法、劳务费发放手续、劳务费发放原始凭证填写情况（人员、单位、职称、身份证号、主要工作等信息），要求单位规范和完善劳务费发放工作。如通过银行等形式发放应做好发放的对账单等工作。,1）“劳务费”应注意的事项（1）劳务费列支不得突破预算。（2）有工资性收入的课题参加人员不得发放劳务费；劳务费不得支付给课题研究过程中临时聘请的咨询专家作咨询费。（3）劳务费发放，硕士生1200元、博士生1500-1800元。2）审计要点：承担单位支付劳务费需提供发放日期、标准、支付人员名单、身份证号、职务、专业，领取人签字等。,10.专家咨询费：是指在课题研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。审计时，专家咨询费不得支付给参与项目组织实施及其管理相关的人员。不得突破课题预算。应严格执行制定的专家咨询费开支标准。1）“专家咨询费”应注意的事项：（1）专家咨询费不得支付给参与该计划及项目、课题管理的相关工作人员。如是银行发放需提供银行帐单。（2）专家咨询费标准：a.以会议形式组织的咨询，专家咨询费的开支一般参照高级专业技术职称人员500800元/人天、其他专业技术人员300500元/人天的标准执行。,b.会期超过两天的，第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300400元/人天、其他专业技术人员200300元/人天执行；（3）以通讯形式组织的咨询，专家咨询费的开支一般参照高级专业技术职称人员60100元/人次、其他专业技术人员4080元/人次的标准执行。2）审计要点：支付专家咨询费需提供发放日期、人员名单、身份证号、工作单位、职务、职称，发放咨询费清单、个人签字等，如通过银行等发放应提供银行等相应的对账单。,11.其他由于课题性质特殊，发生上述预算科目不能涵盖的支出。注意：应当在申请预算时单独列示，单独核算。,（二）间接费用间接费用是指承担课题（项目）任务的单位在组织实施课题过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括（1）承担课题（项目）任务的单位为课题（项目）研究提供的现有仪器设备及房屋，（2）水、电、气、暖消耗，（3）有关管理费用的补助支出，以及（4）绩效支出等。其中绩效支出是指承担课题（项目）任务的单位为提高科研工作者的绩效安排的相关支出间接费用实施总额控制，按照不超过课题（项目）经费中直接费用扣除设备购置费后的一定比例，具体比例如下：500万元及以下部分不超过20%超过500万元至1000万元的部分不超过13%超过1000万元的部分不超过10%。,1.单位统筹管理间接费用间接费用有课题承担单位与课题合作单位在协商的基础上进行分配，总额不能突破预算批复。为了强化所在单位的责任，提高相关经费开支的合理合规性，间接费用（含绩效支出）由所在单位统筹管理和使用。间接费用采用提取的方式指出，纳入单位财务统一管理。单位对于间接费用的管理要建立相关的绩效考核制度、审批流程等。,2.增加科研人员绩效支出采用绩效支出的名称，原因：目前我国事业单位整体改革正在积极推进，绩效工资方案很快就要出台，为加强与国家事业单位整体绩效工资方案的衔接，使课题间接费用中的绩效之处成为课题承担单位的一个稳定经费来源渠道。规定：明确了课题间接费用中可列支绩效支出，该支出应当在对科研工作进行绩效考核基础上，结合科研实绩，由所在单位根据国家有关规定统筹安排。间接费用中绩效支出不超过直接费用扣除设备购置费后的5%。,（三）.简化预算调整程序1.可以自主调整的事项对于直接用于科研活动的（1）材料费，（2）测试化验加工费，（3）燃料动力费，（4）出版/文献/信息传播/知识产权事务费，预算调整权限交由课题承担单位。承担单位应建立调整审批制度，并形成调整文件。课题之间相关科目预算发生调整时，课题负责人要向单位报批。关于预算调整的核批文件，由科技部在中期财务检查或财务验收时予以确认。,2.一般不予调整的事项对于设备费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、劳务费、专家咨询费和其他支出严格控制，本着勤俭节约的原则，严肃预算管理，一般不予调增，如需调减可按程序用于课题其他方面支出。间接费用属于按规定比例核定的费用科目，不得调整预算。,三、审计要求（一）后续支出与结余资金1.应付未付款项：是指商品或服务已经提供，但尚未进行结算的支出，如设备质保金、按合同分期付款为到期部分、其他未及时结算款项。审计方法：检查合同、盘点实物，检查是否有风险条款和收款方违约问题，判断付款方是否可免于偿付。2.项目(课题)通过验收后，各课题承担单位应当在一个月内及时办理财务结账手续，科研经费购置的固定资产要及时人帐并有专人管理。课题经费如有结余，应当及时全额上缴组织实施部门。,（二）课题（项目）承担单位和课题合作单位的具体职责其具体职责1.明晰课题（项目）承担单位（包括合作单位）是课题（项目）经费使用行管理的责任主体；2.建立健全符合国家有关直接、间接费用、绩效考核、政府采购、合同管理等规定的经费管理制度，完善内部控制和监督制约机制，保障专项经费安全。3.要建立专项经费支出审批程序并严格执行，原始凭证、合同、会议记录等相关资料是判断是否建立审批程序的重要依据。,4.项目承担单位应当按预算核拨合作单位经费，并加强对外拨经费的监督管理。5.承担单位负责要汇总各合作单位的预算执行情况，以共监督检查使用。6.合作单位应及时提交年度经费使用情况报承担单位，以供承担单位汇总提交课题经费年度使用情况。7.合作单位应配合承担单位做好专项经费管理工作，并自觉接受对专项经费的监督检查,四、课题承担单位在审计工作中应注意的事项（一）关注课题任务书中的有关事项起止年限：要注意任务书的起止年限，即任务书中的起始时间终止时间，这是审计的时间范围。立项前和截止期后原则上不得有经费支出，否则应有上级批准文件。（二）任务书中的科研目标任务书中的科研目标基本包括：1.技术指标、实施目标、培养人才、发表论文、成果转化等。2.审计报告规定，对课题的技术完成情况给以简述作为审计报告的内容之一（由课题人员提供）。,（三）科研课题资金来源1.国家对承担单位拨付的专项资金2.承担单位自筹3.贴息贷款等自筹经费审计要求视同专项资金，项目承担单位也应进行独立核算。贴息贷款是指项目实施过程中银行贷款的利息支出。,五、审计支出时重点把握的内容及要求(一)在审计过程中，审计人员应将课题经费支出每笔会计凭证都要进行翻阅，并结合制度规定，审查支出内容及票据的真实性，与课题预算安排的目标相关性、政策相符性和经济合理性。对大额支出票据要进行复印，作为审计底稿主要内容。（二）对外拨经费审计抽查要求：应向课题承担单位索要外拨经费（合作或协作单位）预算安排及执行情况，索要合作或协作单位相关经费实际支出情况的会计凭证（原始凭证、记账凭证）和会计账簿等资料的复印件，分析填报国家科技计划课题经费对外拨付支出情况（审计附表4）。,事务