会议管理作业指引

会议管理作业指引编号：HZMT-WI-XZ04版号：B/0页码：第 5 页 共5页会议管理作业指引 编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的为了加强公司各项工作的计划性、组织性与协调性，建立健全组织管理体系，进一步完善公司内部沟通交流机制，提高工作效率，规范公司会议组织与管理。2. 适用范围适用于公司会议管理工作。3. 会议的性质与分类3.1公司周例会。会议主旨是根据月工作计划进度对上一周各项重点工作的完成情况进行归纳总结并对本周的重点工作进行计划部署。主要是各部门重点工作中需要协调解决事项。（必要时由总经理在周例会上传达公司有关指示或决定）3.2公司月例会。会议主旨是传达和贯彻公司高层有关指示、决定和精神，对公司及各部门上一月度工作进行归纳总结，以及对公司下一月度的工作进行计划部署。主要针对项目一二级节点计划和部门计划的完成情况进行检视，对责任部门及重点工作完成情况进行质询。3.3公司专题会议。会议主旨是针对公司经营管理过程中的各项重要事项组织专题研究和部署，传达和贯彻公司有关决定和决议；若会议涉及公司管理层级（需联席召开时），公司相关高层领导或部室负责人出席参加。3.4公司决策小组会议。会议主旨是公司决策小组按照公司授权体系履行决策小组议事职能，研究和决定涉及公司经营管理中的重大事宜，在公司授权体系范围内制订公司各类制度、办法及管理流程（草案）。3.5 其他会议。由公司组织的其他各类会议，以及公司各部门自行组织的部门会议。4. 会议的组织管理4.1 会议的时间4.1.1公司周例会。每周一下午19:00召开。4.1.2公司月例会。每月的第一周周一下午15:00召开，同时召开周例会和月度例会，会后全体经理人聚餐。4.1.3公司专题会议。根据公司整体部署安排或公司经营管理实际需要组织召开；专题会议召开的时间原则上不予以限定，由公司管理层根据实际情况决定召开时间及参加/列席人员。4.1.4公司决策小组会议。根据公司管理层工作计划安排组织召开，具体召开时间及参加/列席人员由公司总经理决定；若遇重大或突发事宜，公司总经理可随时决定召开决策小组会议。4.1.5 其他会议。由相关业务主办部门确定会议时间。4.2会议的组织召集4.2.1公司周例会：由公司行政部经理组织召集。4.2.2公司月例会：由公司行政部经理组织召集。4.2.3公司专题会议：重大专题会议由公司总经理或主办部门分管副总组织召集；一般专题会议由公司各业务主办部门经理召集。4.2.4公司决策小组会议：由公司总经理召集。4.2.5 其他会议。由公司管理层决定，并由相关主办部门召集；各部门例会由本部门经理召集。4.2.6 若公司有关会议需与公司相关部室联席召开时，由公司分管领导与公司管理层商定召集方式等事宜。4.2.7 对于各类组织召集的会议，公司行政部应及时掌握动态，并履行主办/协办职能。 4.3会议的参加对象及主持人4.3.1公司周例会：公司管理层和各部门经理参加，必要时有关人员列席。（主持人：公司总经理）4.3.2公司月例会：公司管理层和各部门经理参加，必要时有关人员列席。（主持人：公司总经理）4.3.3公司专题会议：公司管理层有关领导和相关部门经理参加，行政部经理必要时列席。（主持人：召集部门经理或分管副总）4.3.4公司决策小组会议：公司决策小组成员参加，行政部经理必要时列席。（主持人：公司总经理）4.3.5 其他会议：各部门例会参加人员为本部门成员并由部门经理主持，其他类会议若属重大性质则请示公司管理层决定。4.3.6公司总经理因公出差时，可授权管理层其他人员履行总经理职权，但需上报公司备案。4.4会议地点4.4.1 月度例会与周例会召开的地点一般为公司大会议室，由总经理指定开会地点，其他会议根据参加人数、会议室安排等因素确定召开地点。4.4.2在使用会议室过程中与公司重大安排产生冲突时，可由公司管理层或相关召集人决定顺延会议时间或变更会议地点。4.5 会议内容公司各类会议的内容包括但不限于：4.5.1 传达公司决策层有关指示。4.5.2 传达公司各类会议精神。4.5.3公司总经理或公司管理层对公司各项工作进行部署安排。4.5.4 听取各部门负责人的工作汇报，对相关工作进行阶段性总结。4.5.5 与公司相关分管领导及业务部室联席研究开展有关工作。4.5.6 组织公司内部开展培训、评审与业务交流，组织部门人员的绩效考评。4.5.7 具体研究和部署各类日常工作。4.5.8 在公司授权范围内讨论决定涉及公司重要制度、体系、流程的制订或修订事宜，研究公司与政府部门、外部合作单位的对接处理方案及办法。4.5.9 其他事项。4.6 其他4.6.1 各类会议的发言人由召集人确定。4.6.2 各类会议的记录人员一般为行政部经理、相关主办部门经理或其他指定人员。4.6.3 会议的组织方式进行变更时须由公司总经理批准。5会议的纪律及参会要求5.1 会前5.1.1 周例会、月例会参会人员应在会议前准备并提交工作总结与计划（一般由行政部经理负责或由总经理指定人员收集，并于会前呈报给主持领导审阅），参加其他各类会议的人员应准备好汇报发言材料和相关资料。5.1.2 会议主办部门或召集人发出会议通知后，相关人员应提前落实会议地点，并提醒参会人员准时参加（告知会议时间及地点）。5.1.3 各参会人员应携带文具和资料提前10分钟到达会议地点。5.1.4 会议涉及的部分物资/设备由行政部或业务主办部门在会议前落实到位。5.1.5 各参会人员应将手机等通讯工具调整为关机或静音状态。5.2 会中5.2.1 各发言人必须按照先后顺序进行发言，未经许可，不得随意打断他人发言。5.2.2 各参会人员需保持会场安静，并认真做好会议记录。5.2.3 各类讨论交流环节各参会人员应积极踊跃发言。5.2.4 会议议题应切合主题，提高会议效率。5.2.5 若会议涉及机密事项，各参会人员应自觉履行保密义务。5.3会后5.3.1 主持人宣布会议结束后，所有参会人员在离场前必须将携带的垃圾或物品进行清理，保持会议室各类物品整齐划一，对相关资产设备进行回收或后续处理，恢复会场使用前状态；5.3.2会议记录人员根据会议内容起草会议纪要或会议记录，经公司管理层或各相关负责人审核后分发相关参会人员贯彻执行；涉及公司业务部室的，应抄送公司有关部室。5.3.3 涉及公司总体部署和安排事项的会议记录材料，涉及公司督办或要求处理事项的会议记录材料，以及公司月度、周例会会议纪要或会议记录，应抄送到相关业务部室负责人/分管领导备案。6.会议的督办及会后处理6.1 以公司名义下发的会议纪要或会议记录，可附加工作事项追踪处理表，对会议决议或确定的事项，以书面记录发有关人员追踪、跟进和处理。6.2 一般情况下，周例会和月例会召开时，应对上次会议各项工作的完成情况进行追踪总结务虚，并在会议纪要中列明完成情况。6.3公司总经理可决定各类事项督办处理责任人，负责专门跟进工作的完成情况，并及时向公司总经理汇报。6.4 对会议的各类决议各相关人员应