预算费控系统

预算费用控制系统简介北京金万友科技发展有限公司2012年5月公司地址：北京海淀区知春路6号电话：010-、 传真：010-网址： E-mail：1 前言对于预算管理和费用管控，企业面临着一系列难题。其中主要的问题包括：费用报销业务量大、效率低；内部报销流程场景复杂多变；缺少有效预算编辑和对实际费用支出控制；无法和后续财务核算处理对接以及执行情况统计工作量大。对此金万友公司给出了完整详尽的业务解决方案，从而使预算编制灵活化，预算执行过程可控化；申请和报销单据电子化，员工能够进行自助费用报销，审批流程可灵活定制，并在明确量化权责范围基础上的流程审批外引入预算和定额参照，对费用预算进行全面跟踪控制，此外还增加了项目费用归集审核；形成最终完整的费用管理数据，并能够对费用产生的原因和过程进行分析。目 录1前言12产品简介53功能说明5预算管理63.1预算编制63.1.1预算数据导入63.1.2预算数据版本管理73.1.3预算数据分解粒度73.2预算执行过程中的日常调整、调剂73.3预算执行过程中的划拨83.4预算定额83.5预算查询8费用报销93.6申请单93.7借款单93.8支票领用单93.9报销单93.10还款单103.11审批查询103.12工作流审批量查询表103.13单据流转效率查询表103.14工作流委托103.15借款查询113.15.1借款单台账113.15.2借款余额表113.15.3借款逾期查询113.16综合查询113.16.1个人费用报销查询113.16.2部门费用汇总查询113.16.3人员出差情况查询123.16.4企业业务项目费用汇总查询123.17财务查询12工作流管理13扩展功能143.18与外部财务系统对接生成凭证143.19与网银系统对接143.19.1按照客户网银报盘格式生成对应文件，导出后，客户再导入网银系统中，完成支付功能。143.19.2通过与网银支付平台对接，实现系统确认后，系统直接进行支付功能。143.20与影像系统对接优化企业票据管理14公司地址：北京海淀区知春路6号电话：010-、 传真：010-网址： E-mail：3 2 产品简介预算费用管控产品是以SSC（共享服务中心）理念为架构原型，以预算管理和费用管控为核心进行的产品化规划和设计，是SSC理念落地，实现费用集中信息化具体实践手段。以实现预算编制和下发、费用的采集、管理、分析、决策为数据流主线，能够在费用发生的事前、事中进行控制，并在事后进行分析，加强企业内控，防范风险。通过实现费用的集中管理与实时监控，便于降低企业成本、聚焦服务，帮助企业加速实现从核算型向管理型转变，通过费用预算制定、预算调整、费用的申请、借款、报销、还款、支付全生命周期管理及流程化审批控制，使得企业的费用管理真正落到实处和规范运行。3 功能说明预算管理预算管理涵盖了预算预算编制、定额管理以及预算分析，主要用来做预算控制的前奏，通过预算控制策略来对预算科目、岗位和部门等多维度的费用进行设定，报销金额不能超过事先在编制表中的金额。预算编制里面是系统已经内置好费用类别预算表，部门费用预算表，项目费用预算表和差旅、住宿和通讯费定额预算编制表，部门费用预算表和费用类别预算表，它们按照年、季和月的时间纬度来编写预算费用。定额预算表根据人员级别与预算科目相对应而系统自动生成的编制表，用来设定每个岗位每个月的预算科目的报销费用。预算分析是用来查询预算费用的执行情况，可以根据设定的查询条件来得到相应预算费用的执行结果。3.1 预算编制3.1.1 预算数据导入本产品不包含全面预算编制模块，但支持通过Excel导入功能，把预算数据导入预算系统的预算编制模板中。同时可以集成全面预算系统，最终预算数据作为费用控制基数。3.1.2 预算数据版本管理在预算执行过程中，需要进行预算调整，系统提供预算数据版本管理功能，对预算数据进行多版本管理。3.1.3 预算数据分解粒度预算编制模板的表外维度有：组织机构、部门、时期。在预算数据导入时，需要把预算数据分解到部门。同时支持用户自定义预算纬度，灵活响应客户需求。3.2 预算执行过程中的日常调整、调剂调整、调剂功能实现预算执行过程中的日常调整、调剂。调整、调剂发起方从有权限的机构，可向任意机构的各个预算科目进行预算调整、调剂。预算调整、调剂单据进过流程审批确定以后，预算调整、调剂即时生效，不需要预算被调整、被调剂的预算中心再进行预算编制表的运算及确认。在对调整、调剂单进行“弃审”操作时，应首先根据预算控制策略判断被调整、调剂的预算中心的对应科目是否有足够的可用预算进行反向操作。3.3 预算执行过程中的划拨划拨功能实现预算执行过程中基于动支申请的日常划拨。划拨发起方可向任意机构的多个预算中心的不同预算科目进行预算划拨。划拨单据审批确定以后，预算划拨即时生效，不需要被划入的预算中心再进行预算编制表的运算及确认。划拨之前需要进行动支申请，动支申请单支持多次划拨多次报销操作，预算划拨金额受动支申请单申请金额控制。在对划拨单进行“弃审”操作时，应首先根据预算控制策略判断被划入的预算中心的对应科目是否有足够的可用预算进行反向操作。3.4 预算定额它是根据人员级别与预算科目相对应而系统自动生成的编制表，用来设定每个岗位每个时期的预算科目的费用额度。实现企业制度强制化执行。3.5 预算查询查看各个纬度的各项费用的初始预算数和预算执行后的预算数。费用报销3.6 申请单申请单多用于业务事前的申请审批，目的在于审批请款业务事项是否在预算内、合规、规范等。可直接关联预算，申请单直接占用预算。3.7 借款单费用借款单适用于企业内部所属机构为购买零星办公用品或职工因公出差等原因向出纳员借款时使用的借款原始凭证。可直接关联预算，借款单直接占用预算，同时可以被报销单引用，作借款冲销。3.8 支票领用单用于领取支票的凭证。可直接关联预算，直接占用预算，同时可以被报销单引用，作借款冲销。3.9 报销单用于企业内部所属机构员工报销时使用的原始凭证。如通讯费单、差旅费单、交通费单、招待费单、礼品费单等报销处理时填写的单据。同时可以根据企业实际业务需求定制相应单据格式和内容。报销时系统按照预算和预设的控制规则进行报销超预算刚性和柔性控制。同时可以引用借款单和支票领用单进行冲借款动作。3.10 还款单还款单适用于企业内部所属机构进行还款业务时使用的还款原始凭证。3.11 审批查询用于统计、查询已进入工作流的单据信息。3.12 工作流审批量查询表用于查询指定的审批人在某些单据类型下审批单据的数量。3.13 单据流转效率查询表用于查询指定的单据类型，指定的流程中各个环节审批时所用的时效。3.14 工作流委托用于审批人不方便及时审批时，将自己的审批权限在一定时间内委托他人执行。3.15 借款查询3.15.1 借款单台账查询一段时期内的借款单信息，以及借款单还款情况信息。支持数据穿透式查询。3.15.2 借款余额表查询一段时期内的借款和报销汇总情况，支持数据穿透式查询。3.15.3 借款逾期查询查询一段时期内个人借款逾期的天数。3.16 综合查询3.16.1 个人费用报销查询查询一段时期内登录用户个人报销业务情况。3.16.2 部门费用汇总查询查询一段时期内部门费用报销业务情况。3.16.3 人员出差情况查询查询一段时期内人员的出差情况信息。可通过设置权限给部门领导使用。3.16.4 企业业务项目费用汇总查询按时期统计业务项目费用报销占用情况。3.17 财务查询用于查询所有员工填写的所有申请单、报销单、借款单、支票单、还款单的单据信息及统计项目定额查询、借款单支票处理。工作流管理系统内置图形化编辑的工作流，可结合任意系统内单据完成复杂的审批流程，适应企业各种业务场景。如预算编制过程中，各个业务中心提交各自预算，统一汇总到总部进行审批和调整，再下发个业务中心进行预算执行。为支持共享中心规模化、高效率的运营，费用管控和财务报账平台系统需要有效支持到共享中心各类运营指标（SLA）的统计和分析，工作流管理提供审批效率统计，比对分析各流程节点审批效率。精确定位低效审批，便于追责和优化。扩展功能3.18 与外部财务系统对接生成凭证通过与外部财务系统接口对接，实现自动生成凭证，财务数据同步、凭证信息对接等功能。3.19