大型年会、学术会议筹备注意事项

大规模年会、学术会议准备时注意事项一、会议的安排(a)会议室位置(b)背板制作：名称、规格、颜色(c)外部横幅：格式，数量(d)设立讲台：根据领导出席者名单(e)会议桌上卡：表格、规格、名称(六)会议桌：人数：麦克风数，花(7)会议室座位安排：打印所有与会者座位图，确认座位号，然后放入公文包。(8)会议室数(九)礼仪工作人员(例如颁奖典礼等)的数量、任务(10)贵宾席(11)会议报告多媒体：是否使用(12)领导接送：通知时间地点，车辆准备(13)负责人二、活动日程表(a)早餐时间(b)上午会议时间、内容、主讲人、主持人(c)中餐时间(d)下午会议时间、内容、主讲人、主持人(e)晚饭时间(六)饭后活动的安排(7)休息时间(8)订购、发行往返机票(九)每个环节的车辆和具体安排(x)访问活动的小组和活动时间和内容(11)出发时间(12)周围环境：交通介绍、酒店位置和联系电话三、材料准备(a)材料准备：收集、打印、分发(b)主要文件(c)见文件(d)领导讲话、演讲(e)活动安排(六)文件：参加人员穿代表证，职员穿工作证，记者穿记者证，记者戴0103010，拎公文包(7)领导、新闻媒体资料(完整性)(8)零星材料处理方法(9)负责人四、专家部署(a)专家(专家人数、执行人员和安排)(b)迎接(c)住宿(d)报告顺序(多个小时)(e)支付讲座费、交通费(VI)交通安排(包括机票订购)(7)活动安排(非报告期)(8)会议交流安排(九)专家餐准备送外卖五、代表安排(a)会议规模(b)会议通知(草稿、印刷、签名、印章、邮件等)(c)通知要素：时间、地点、内容、个人、要求、路径、收据(d)注册：注册程序提示卡、相关材料提交、信息、餐、活动和相关项目、地址簿填写等(e)发行纪念品(六)住宿安排返回问题(8)临时通知用品(九)交通安排六、活动安排(a)音频准备：专家们预先全面测试会场音响效果、灯光，确保灯光、音频、投影仪设备正常。(b)提交会议纪律要求(c)执行会议内容：1.开幕式和领导演讲2.专家报告3.讨论活动4.现场演示5.会议摘要(d)会议每个环节的主持人七、参观展览(a)会场数(b)日期，内容(c)访问人员组(d)往返交通和出发时间(e)解说员：汽车解说员，访问点解说员(六)单位工作简介(7)单位指导工作人员(八)单位提供的材料、纪念品和发行(九)高级协调员和各分公司负责人八、宣传报道(a)新闻媒体(拾音；提供相关信息；详细采访场所，人员配置)(b)单元媒体(c)保存主办的录音和视频资料(d)编写和发布会议简报(e)负责人9，准备吃饭(a)用餐数(b)用餐组(区域、主题、定制)(c)专家餐(d)初步数量(人数增加或减少)(e)专家餐后休息场所10、酒店事业(a)接待能力符合会议要求；(b)与会议相关的设施(c)住宿费(d)用餐方法：自助、餐桌用餐(e)菜单模式和默认标准(六)会议室标准(7)付款结算：付款方法1.饭：按卷，按表2.晚上：实际，如期(九)安全责任条款(十)食品卫生责任条款(11)其他问题责任(12)热水供应13)娱乐活动(14)人事选拔(15)其他特殊要求(16)会议期间是否允许外部营业(17)对超会员情况的应对方式(18)酒店前面挂着祝贺欢迎横幅(19)专家、主要领导特别住宿要求(小规模交流、写作、休息条件等)11、资金预算(a)伙食费(b)住宿费(c)信息收费(d)会场布置费用(e)交通费(六)活动费(7)专家费用(伙食费、交通费、讲课费、活动费)(8)