总工室管理细则

总工房作为集团公司开发建设项目技术管理的机构，为集团公司开发建设项目提供技术支持，提高建设产品质量，促进建设项目经济效益和社会效益的提高。 总工房文件，资料管理制度为规范本室档案管理，加强技术档案管理能力，现为总工室档案存档的范围和流程在主线上制定本制度。一、总工房文件的存档范围：1、图纸、材料模板类：总工房发行的各种图纸(包括施工蓝图、设计院发行的设计变更和白图、总工房发行的白图)、材料模板、各种图纸电子版光盘。2、工程技术类：图纸会审记录、设计合同、调查报告及报告组的方案确认资料等。3、各部联络单和交易文件：工程业务联络单(发送给公司各部门和其他合作部门，发送给集团设计院)，总部部门收到的业务联络单等。4、小组公布设计条件和标准、规定等。五、国家和地方规范、规定、地方职能部门批准文件。 包括规划方案、单体方案、初步设计、设计图制作、设计图审核等批准文件的复印件。6 .综合类文件。二、档案归档的基本要求：存档的文件原则上是原件，有原件的文件不能用复印件存档。 感热纸不能直接存档，所以尽量追加原件，必要时保存复印件，按红色印鉴，注明原件的保管场所。2、存档的文件资料存档范围完整、准确，系统必须收集。 工程技术文件应符合国家有关规定。 存档文件的材料种类、份数、各文件的页数必须完整。3、文件的写法和载体材料可耐久保存，文件材料的整理应符合规范。 存档的电子文档需要将相应的纸质文档资料一起存档保存。4、影像、声音档案的资料一般要存档2份，重要的是要存档10份。5、电子文件的存档，将各专业技术人员汇总制作的cd交给该部门的资料员进行存档。三、文件存档和立卷(一)存档时间；1、项目工程设计资料和图纸在盖章手续完成后，当天进行存档。2、各批准方案和批准意见由设计院院长签字后当天归档。3、电子文件在设计文件发行后7个工作日内制作CD档案。4、必须制作文件的资料，必须严格参照公司的文件管理制度部门资料员的移管要集中管理，任何个人不得为自己持有或拒绝移管。5 .必须严格按照归档时间进行归档。 如果没有正当的理由，就推迟归档者处罚有关人员。(二)文件立卷；1、立卷原则：综合文件根据性质、分类、年限、重要度和文件材料的自然形成规则，竖立了当年前一年的卷，竖立了当年的卷。技术资料应做好竣工试卷，建设工程资料应归入册子。2、立卷时间：综合文件立卷时间为每年年末或次年初。 技术文件在该项目开发报告完成后立即开始立项，该项目完成后45天内完成小组工作。五、文件借阅规定(一)确定和管理该部门文件的机密等级；1、普通类文件：普通项目的设计图纸和文件，公司和本室发行的普通文件都属于普通文件。2、机密文件：本室签订的合同、协议及机密文件等均属于机密文件。(二)机密文件保管要求；1、未经拥有相应管理权限的领导批准，不得复印摘录。2、查阅机密文件资料，只能在资料室查阅。3、在设备健全的保险装置中保存机密文件，保管资料室内的门、柜我必须随便锁上门。4、资料室文件资料应定期核对，以确保账目一致。 发现被盗秘密情况，应立即报告部门领导，明确情况正在认真处理。5、私人交流、通讯、网上不得泄露部门秘密。 不要在公共场合成为话题的部门的秘密，不允许用其他方法传达部门的秘密。(三)文件借阅的基本程序；部门内的人员借用：借用一般文件，各专业技术人员签字即可处理2、机密文件：由部门主管签字后处理。外部部门借用：1、本部门只需查阅一般数据和信息，本部门负责人同意后办理普通登记手续即可2、查阅重要机密资料，必须根据借阅管理权限在本室负责人签字同意，不得擅自拿出复印件。(四)文件借阅事项的规定；1、借阅文件应在15天内归还。 不能归还的，应当办理继续借款手续。 需要长期借用文件的，相关原因可以在得到相关负责人批准后处理。 本部门资料员催促逾期未归还文件的人。2、借用者应保证将借用的资料原封不动地归还，而且不得完全损坏、拆除、更换、画圈、画线、篡改或作任何其他标志。3 .严格遵守保密制度，妥善保管借来的文件，防止泄露。4、新员工和没有换工作的员工，原则上不允许借用文件的原件。 如果有工作需要，你必须签字同意会长。假日前和工作有变更的，必须迅速归还文件。6、借用的文件如有破损、遗失或机密丢失，应立即报告资料员，按公司规定怠慢职责处理。已经作成机密文件资料的文件，原则上不出借。 如果有工作需要的话，必须得到本部门负责人的同意才能借出去。实物文件一般不借出。 影像声音文件只能在复印件中使用。(五)文件资料借审批(包括原件和复印件)1、本部门绝密文件不得复制。2、该部门的机密文件经该部门负责人批准后，由文件管理者一并复印，明确用途后按下“复印无效”的印章。3、复印普通文件，由部门主管签字即可。六、档案库的设置和管理规定资料室由总工房单独管理，有关人员不得进入。 离开仓库的时候必须随时关上门窗，确保文件的安全。资料室应按照“十防”管理。 即防护、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗等所有文件全面妥善保管，定期检查、通风。3、仓库内保管与文件无关的物品，严禁吸烟，严防火灾。4、定期检查仓库，半年进行一次全面检查，仓库设施、记录文件的数量和文件的排列、破损情况等，发现问题后立即采取措施。七、印鉴的管理本部门所有印鉴均由本部门专职资材人员统一保管。(一)印鉴管理原则；1、部门印鉴应放入橱柜保管，防止滥用和盗用，确保印鉴安全。 如果丢失了，必须立即向公司报告。2、印鉴管理者应具有较高的原则性，严格遵守公司的印鉴管理制度打印组发行的相关管理方法。(二)印刷审查制度；一、所有印鉴都必须严格执行公司印鉴管理方法公司现行文件中规定的批准权限和批准程序经过批准的特殊情况应以有审批权领导人书面签署的意见为准。2印鉴管理者要认真核对是否在印刷文件中履行相应的审查手续一切审查手续均已完成，审查内容与印刷内容完全一致，负责每个人签字确认后才能印刷。3、印刷批准权限：总工房部门章的终审权是总工房的管理领导。资料管理责任：(一)严格遵循公司工程文件管理和印鉴管理的工作流程、规章制度；实行(二)、负责接收和刊载本