DHL操作流程.doc

DHL操作流程1、收件、收件员根据送货交接清单将各代理的快件逐一点清（确认件数、重量）；附：A、交货地址：上海市虹井路855弄26号B、截止收货时间表美国12：3023天日本、东南亚15：3012天欧洲及其他地区17：3023天、交接双方分别在一式三份的交接清单上签字确认，双方各执一份留存；注意事项：注意收件限制：单边最大长度270CM，超过210CM的快件需要提前订舱。运往俄罗斯、尼日利亚、非洲地区的快件单件重量30公斤。15KG以上纺织品不能保证运送时效。2、开箱查验及二次包装（每票必查）。、收件员对于每件快件都要开箱查验，目的主要是检查快件内有无违禁品或海关限制出口及日本限制进口的各种物品等，确保快件顺利通关，派送成功；、检验员开箱查验无问题后将快件进行二次包装，重新加封好；、重新确定二次包装好的快件的体积重量（长*宽*高/5000），将新的体积重量在运单上标注清楚；、检查运单上的品名、包装方式，以及包裹的申报金额是否填写齐全、清楚，未填项要补充齐全；、检查客户提供的形式发票（其中形式发票一式两份，必须由客户自己提供。符合规范的一份留底，另一份做随机文件。若客户提供的发票不符合规范，我们可以按照客户提供的信息重新制作符合规范的形式发票）；、检验员将姓名在运单上注明，将运单整理好送至录入员处进行数据录入。注意事项：查验时遇到敏感快件时可先扣留，待与客户联系后再确认能否出运。遇到扣留件，还需在工作联系本上记录该票信息，以便次日客服进行处理。单证员根据检验员送来的运单，依次将面单上的收件人公司、联系人、地址、邮编、联系人电话、国家、文件或包裹品名、数量、申报价值等项目录入DHL的EASYSHIP系统。待所有货物全部录入完毕后，根据系统将数据传输至DHL系统，此时客户即可根据运单号码在网上查询出自己的快件已经被DHL接收。注意事项：面单录入必须全部用英文录入（最好大写）。录入时邮编、电话、地址、申报内容非常重要，特别是邮编。对于某些地址填写并不详细的面单，国外派送可以根据邮编及联系人电话将快件送至收件人。发件人姓名项可填可不填（若运单上有发件人署名时，将其姓名录入发件人项中）。信息录入完毕后，面单要留存备查。待当天所有货物全部录入完毕后要在系统里点击当日清毕。以获得当日所有票件清单，以便当日清算。根据录入完毕的信息打印出货运标签，一票一件的共计三联。第一联贴在货物显著位置供派送员送件用，后面两联一联自己留存备查，另一联DHL留存。注意事项：根据快件的件数打印相应数量的货签，并粘贴在快件上。对于客户提供的不规范的形式发票，我们可根据客户提供的信息打印DHL认可的形式发票，发票上注明快件品名、收件人地址、件数、单价及总价等信息。共计打印2份，全部随件送往DHL，在报关时以供海关人员进行查验。注意事项：形式发票上的运单号可不填写。客户必须提供形式发票，若因时间或其他原因暂未提供，申报价值需经客户书面确认申报价之后由我方代为制作形式发票。一定要将客户提供的形式发票原件留存好，以便分清责任。DHL在上门收件时，我方一定要做好交接手续，准备好交接单，双方核对并签字确认，交接手续方可完成。DHL收件时间表美国13：3023天日本、东南亚16：3012天欧洲及其他地区18：3023天注意事项：交接地点必须与相应帐号对应，否则将会导致DHL查封帐号。如发生问题件，要根据不同帐号灵活应对8008108000客服。DHL上海等地揽件深圳取件，检查，二次包装，信息汇总以及查询客户香港DHL有可能的话帮忙检查，以免到深圳后出现问题耽误时效均辉改单并录入DHL系统转单号查询问题件处理一、收揽件1、上海等地收件收件员根据客户的送货清单将各代理的货物逐件进行查验，确认货物的件数、重量、运单内容是否完整、目的地是否偏远和随货文件，并将所有的货物登记一份总的清单，清单内容包括货物运单号、件数、重量、尺寸、目的地国家、走货渠道，并在航班起飞前将清单传真至深圳办事处。注意事项：、货物单边长在200CM以上要提前通知深圳，以确认最近2日内能否走货。要进行MSDS鉴定和提供名牌授权书的货物要求提前2天将英文版的文件发来，已方便确认能否走货。、随货文件一般有运单、INVOICE（最好是英文正本）一式三份（往波兰的货要求4份）、特殊货件所需之文件，如纺织品的配额、原产地证明，电子、医疗产品的许可证、原木包装的熏蒸证明，品牌的授权书，电池、非固体性货物的成份分析报告等文件。、确认走货的渠道，是走正常渠道、单票申请还是专线。、尽可能将货物的原单号写在货物的外包装上，防止因运输途中运单不慎丢失耽误出货。确认目的地关税支付方式。货物重量的计算取实际称重和体积重的大者，体积重的计算方式为：长*高*宽（单位为CM）/5000，要注意的是量尺寸时要进到下一个整数单位，如13.1CM，应该记为14CM，重量单位以0.5KG为一个基数，如2.05KG记为2.5KG，2.51KG记为3KG。2、深圳收件、货物到深圳提货后，根据之前传来的清单，先核对货物件数和运单，确认无误后逐一进行开箱查验，确保没有违禁品。、检查随货文件是否齐全，不齐全的应登记并及时与客户联系，要求提供完整的随货文件。、检查商业发票是否符合规范，不符合的按照客户提供的信息重新制作新的商业发票。、对原包装在运输过程中破损的件以及不合格包装的货物及时进行换包装，以免耽误出货，、检查运单上资料是否齐全，确认收货人地址是否偏远地区，如偏远联系客户加收偏远费，同时要避免收件人地址为邮政信箱(P.O.BOX)。、确认客户货物目的地关税支付方式，由寄件人支付的要收取手续费RMB100/票，由第三方支付的需要提供有效的96开头的帐号，并收取手续费RMB100/票。、查验没有问题的货物进行二次包装，确保包装符合要求。并对二次包装后的货物重新确定尺寸、重量。并将所有的货物登记一份总的清单，清单内容包括货物运单号、件数、重量、尺寸、目的地国家、走货渠道等，并加盖公章。注意事项：对于问题件，先扣留，再及时和客户联系，等文件齐全后再走货，如要退件，确认好退件费用后再退件。三、货件交给均辉1、将货物和清单一起交给均辉现场收货组，现场确认好货物的件数与重量，检查好均辉的回单是否与所交货物一致。2、在均辉操作部和均辉查验组一起查验，有遗漏问题件及时与客户联系解决，确保货物及时出货。3、查验无问题件，在均辉转单，并将转单号与原单号及时登记，方便客户查询轨迹。4、将每天出货情况及时反馈给财务，方便对账。5、跟踪货件轨迹，确保货物的时效和安全。注意事项：根据均辉港车的发车时间，分时段将处理好的货物交给均辉，保证绝大部分货物的时效。在香港DHL网站查询货物轨迹时注意语言表达上的差异，官方网站上的货物轨迹和真实轨迹可能存在差异，当发现有问题时，及时和均辉客服联系。货物从香港出港后，还需要跟踪，有可能在目的地海关出现问题，只有在收件人签收后才结束。四、结算1、均辉与我司均辉要求我司支付一定数额的保证金，运费在保证金中扣除，根据我们的货量，当保证金到一个下限时，均辉会通知我们加付保证金，如果我们的保证金不足以支付当前所要走的货物运费时，会扣留我们的货物，直到付足保证金。均辉会给我们一个他们公司的客户帐号，我们可以用这个帐号在均辉网站查询每天我们走货的件数、重量以及运费等。注意事项：如果货物在目的地海关出了问题，海关要求退回或销毁，所产生的费用，均辉会直接在我司的保证金中扣除。我们每天走货的账单要我们公司自己在均辉网站查询并打印，均辉财务没有对账单传真到我司财务。收揽件1、收揽件周一至周六9:0024：00上门取件，其他时间提前预约。2、物流中心操作A、各代理晚上将货送至泓丰总部。物流中心操作出口报关航空运输进口清关分拨派送a、收件员根据送货清单将各代理的快件逐一点清，并将各快件逐一测量其体积、称重；b、将货物体积在交接单上注明，将货物重量、件数在运单上注明；c、扫描运单上的条形码2次录入电脑；d、交接双方分别在一式两份的交接清单上签字确认，收件环节结束操作。注意事项：注意收件限制：次日递的截止收件时间为21：00，单票快件重量20KGS，单边最大长度100CM，三边总长200CM，申报价值10000日币。大阪西武的收件要求为，一票10件以下，单件重量32KGS，单边长160CM，三边总长180。严禁接收私人快件。超大超重快件需提前预订舱位或致电询问。B、开箱查验（每票必查）。开箱查验主要是检查快件内有无违禁品或海关限制出口及日本限制进口的各种物品等，确保快件顺利通关，派送成功。a、检验员开箱查验无问题后将快件重新加封好；b、将快件的品名、包装方式在运单上注明，包裹要将客户的申报金额填写入运单“海关申报金额”一栏，在形式发票上注明快件件数、重量、运单号；c、最后检验员将姓名在运单上注明，以便分清责任；注意事项：查验时遇到敏感快件时可先扣留，待与客户联系后再确认能否出运。遇到扣留件，还需在工作联系本上记录该票信息，以便次日客服进行处理。C、分拣快件。a、分拣员抽取出运单联中字迹最清楚的一联，连同形式发票，送至单证员处，录入电脑并留底备查。（其中形式发票一式两份，必须由客户自己提供。符合规范的一份留底，另一份做随机文件。若客户提供的为手写发票，货物可先出运，次日必须要求客户再提供正规的形式发票）。b、根据收件地址将快件分区摆放（大阪或东京）；c、二次包装。对于一票多件的快件，可根据实际情况将其合并包装，以防货物遗失和方便派送。注意事项：分拣员在分拣时可根据收件地的地理位置及当天东京和大阪的舱位进行灵活处理。当晚，将形式发票、撕下的面单联和工作联系本交客服。D、将运单信息录入电脑，打印出货签，贴在快件上。E、将所有快件整理打包，在外包装上标明航空总运单号并贴航空标签，装车前称总重（以便填写航空运单，方便海关申报），运往浦东快件中心。3、出口报关A、快件中心根据总部传真将报关信息录入海关的电子报关系统，确认无误后上传，得到电子通关放行，打印出报关预录单。B、对于B类快件，快件中心晚上收到总部邮件后将数据明细导入海关系统。C、快件抵达后，报关员取得客户提供的各项报关单证（报关单、发票、装箱单、报关委托书、D类快件的核销单等）。并打印出KJ2报关清单，一并送往报关大厅进行实际报关。D、海关放行后，加盖关封，分别将大阪、东京的快件运至各货站进行打板出运。OCSOCS日本专线的操作流程与ASIA-EX的大致相同，但是由于两者信息化程度不同，OCS在某些环节上和ASIA-EX存在一些差异。1、OCS收件员在收件的时候就将快件的信息通过终端扫描枪输入系统，同时凭经验对快件进行查验，并填写OCS运单。2、收件员将收件清单与现场操作人员进行交接，并逐一清