印章管理使用办法

印章管理使用办法一、印章类别1、 公司印章：指具有独立法人资格的公司及分（子）公司行政章。2、法定代表人印章：指具有独立法人资格的公司及各分（子）公司法定代表人印章。3、部门印章：指公司及分子公司部门印章。4、 财务专用章：指具有独立法人资格的公司及各分（子）公司财务专用章（含发票专用章、订购专用章、销售专用章）。5 、合同专用章：指具有独立法人资格的公司及各分（子）公司合同专用章。6 、其他印章（例如：收讫章、付讫章、附件章、作废章等）不纳入本制度管理范畴，由各使用部门自行妥善保管，安全使用。 二、印章刻制、更换、启用、废止及销毁1、刻制、更换 （1）公司印章、法定代表人印章、合同专用章的更换、刻制，由行政人事部填制印章刻制、更换申请单，报董事长批准后交行政人事部办理。一、财务专用章的刻制、更换，由财务部填制印章刻制、更换申请单，报董事长批准后交行政人事部办理。二、新组建公司及各部门印章的刻制，由行政人事部填制印章刻制、更换申请单，报公司董事长批准后交行政人事部办理。（4）各部门印章的刻制、更换，由部门填制印章刻制、更换申请单，报公司董事长批准后交行政人事部办理。（5）其他印章由使用部门填制印章刻制申请单，报董事长批准后交行政人事部办理。 2、公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、各部门印章必须由3人（行政人事部1人、监管1人、保管1人）同时到公安部门规定的地方刻制和领取。3、印章领回后，即刻由行政人事部填制印章交接单，按程序审批后，与印章保管人进行印章交接。每次印章交接前后，不能留有单人管章的时间空隙。4、启用 （1）公司行政章、部门章、专用章的新印章刻制后，必须由公司正式行文，方可正式启用。 （2）由行政人事部负责拟订新印章启用通知，明确新印章审批人、保管人、启用日期等，报董事长批准后发布并实施印章交接。 5、废止（1）公司各类印章需废止的，由印章保管人填制印章废止申请单，经行政人事部复核，报董事长批准后，由行政人事部办理废止印章交接手续，双方现场封存并在封签上签字。封存印章随同印章交接单一起送档案室存档。（2）行政人事部负责拟订旧印章废止通知，明确废止日期等，报董事长批准后发布。（3）公司各类印章若发生丢失、损毁、被盗等情况，印章保管人应及时填写印章异常情况说明单，报董事长批准后，交行政人事部存档备查。行政人事部及时向公安机关报案，并根据具体情况，及时在报刊上登载相关作废声明。6、销毁废止印章保存期三年期满后，由行政人事部填制印章销毁申请单，报公司董事长批准后与档案室办理交接手续并取出销毁。销毁时须至少两人以上在场，并在印章销毁申请单上签字确认。三、印章保管1、公司根据各类印章的不同功能及使用范围，对印章实行归口管理，专人负责，各印章保管人对印章和用印安全负责。2、公司及分公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、各部门印章由董事长指定专人负责保管，除法人章、销售专用章、订购专用章单独一人专管外，其余印章实行双人双锁联管制。3、收讫章、付讫章、附件章、作废章、复印章、租赁合同专用章、合同增补文字章等其他印章由使用部门保管。4、印章保管人发生变动的，由原印章保管人填制印章交接单，按程序审批后与新印章保管人进行印章交接并存档。5、所有印章保管人均须与公司签订责任协议书并在行政人事部建立个人及家庭信息档案。四、印章使用1、公司各类印章的使用原则是谁经办谁负责、谁审批谁负责，内部审批流程明确责任的由责任人分别承担相应责任；2、印章使用时，双人双锁联管人员和印章单管人员必须同时查验资料并亲自盖章，严禁将印章交予非管章人自盖。3、印章保管人外出或请假，由印章保管人推荐临时保管人，经部门负责人和董事长同意后临时接替印章保管使用工作，双方做好钥匙、印章及相关事项的交接和登记签字，需要修改密码的，由接替人自行修改。原印章保管人返回单位，接替人按同样流程向原保管人办理印章移交手续。接替人在接替期间的用印情况要做好详细登记。（一）公司印章 1、公司印章主要用于：以公司名义发出的各种对内、对外正式公文；发出各类招投标文件；公司介绍信；与外单位的往来信函；向政府各职能部门报送的各种资料、报表、统计数据等；办理公司各类资质、证照、手续等；其他需要加盖公司印章的情况。2、用印流程（见用印流程表）： （1）申请人须事先填制用印审批单，附在需盖章资料文本首页，按权限进行审批后，将用印审批单以及需盖章文件或资料等交印章保管人用印。申请经办人在用印文本每页上均需签字。（2）公司正式公文、合同、协议等可直接采用文件（合同）审签单方式进行审批用印。用印时，用印申请人应在用印登记表上进行登记，印章保管人将用印审批单连同已加盖印章的文件、资料进行复印并存档备查。印章保管人每半月向档案室移交一次用印审批手续。（二）部门印章 1、部门印章仅限于以部门名义发出的各种文件资料等情况。2、用印流程： （1）申请人持用印流程表）和需加盖印章文件或资料，经相关人员签字后向印章保管人提出用印申请。（2）印章保管人在征询部门负责人意见后，在用印登记表上登记需盖章的文件或资料名称。（3）印章保管人在查验无误后用印，并复印已加盖印章的文件或资料存档备查。（三） 财务专用章1、财务专用章仅限于公司财务部门使用，主要用于公司开 户时银行预留印鉴、开具收据、办理银行收付款业务等情况。2、由财务部保管人按照业务需要进行正常使用。（四）合同专用章1、合同专用章仅用于以公司名义对外签订经济合同等情况。按业务合同审批办法以及商品房买卖合同管理办法执行。2、用印流程：（1）申请用印 a、经济合同。申请人持经审批同意的业务合同审批单和已经校对了的合同底稿以及需加盖印章的经济合同，向印章保管人提出用印申请。B、商品房买卖合同和车位买卖合同及类似合同盖印时，须查看相关人员是否在合同和申请意见表上签字，同时，还要查对财务部交款情况。（2）印章保管人在查验无误后用印。（3）用印人在用印登记表上登记用印情况，并将业务合同审批单或商品房买卖合同申签意见表等经济合同审批手续连同已加盖印章的经济合同复印件（商品房买卖合同除外）一并存档备查。五、紧急用印和印章外带1、在遇特别紧急情况，需要马上用印，且相关审批人不在公司，无法及时进行用印审批时，申请人应电话请示最终审批人，由最终审批人直接指示印章管理人用印，事后补齐相关手续和资料存档。2、公司各类印章原则上不能带离公司，如确有在外使用的需要，申请人应填制印章外带申请单，按程序审批并在用印登记表上签字后，印章保管人与申请人一道外出办理。在此期间不得有单人保管印章的时间间隙。3、印章使用完毕，印章保管人与申请人一道将印章放回存章处，并将使用情况在用印登记表上登记，双方签字确认。 六、公司印章管理使用中的违规处理1、在印章刻制、更换、启用、废止及销毁过程中经办人员不按规定流程办理的，相关责任人每次处以200元罚款，2、经办人呈报虚假材料骗取盖章的，除承担虚假材料给公司造成的损失外，另处罚款500元，并解除聘用，触犯刑律的，交司法机关处理。3、审批人由于审查不严造成失误的，每次处以罚款300 元。4、印章管理人若不按程序用印或不亲自审查材料和盖章的，每次处罚款200元；若用印流程及材料把关不严导致用印失误，每次处以罚款500元；给公司造成经济损失的，视损失程度承担相应责任。5、其他人员在印章的雕刻、更换、启用、管理、使用、废止及销毁过程中的违规行为，比照以上处罚条款执行。 七、用印要领1、公司各类印章应分别在规定范围内使用。2、印章