会议筹备与会议管理技巧(ppt 28页).ppt

第七章会议沟通,第一节会议概述第二节会议筹备与组织第三节会议管理技巧,格罗夫：会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段,第一节会议概述,一、会议的含义,所谓会议，是指有两个以上的人共同参与的，有组织、有目的的一种短时间举行的集体活动形式。,二、会议的目的,（一）上情下达（二）分配任务（三）解决问题（四）作出决策（五）产生创意,课堂互动,人们对会议有很多不满和抱怨，最常见的抱怨有：“我不明白开这次会有什么用。”“我去开会，无非是凑个数而已。”“我所有的主张都遭到批评。”“开会大家都在说自己的事。”你认为导致人们不满抱怨的原因是什么？,三、会议的类型,（一）按照会议的目的分类1、谈判型会议2、通知型会议3、解决问题型会议4、决策型会议5、信息交流型会议,（二）按照会议的人员规模分类1、大型会议2、中型会议3、小型会议（三）按照会议的时间规律分类1、例行会议2、非例行会议,（四）按照会议的形式分类1、正式会议2、非正式会议（五）按照会议参与者的身份分类1、员工会议2、委员会议3、董事会议,（六）按照会议的内容分类1、业务会议2、销售会议3、专业分享会议4、咨询性会议5、座谈会和讨论会,第二节会议的筹备与组织,一、会议的筹备,（一）明确会议目的（二）确定会议议题（三）确定会议场地,会场布置,礼堂型,U型,圆桌型,长桌型,课堂式,V型,（四）选定会议时间（五）确定与会人员（六）制定会议计划（七）确定会议议程,二、会议的组织,（一）明确与会者角色1、会议主席的职责（1）会议控制（2）过程引导（3）促进讨论（4）应付“隐秘议程”（5）做出决定,2、一般与会者的责任3、工作人员与成员的职责,（二）会议开始常用的介绍方法1、自我介绍2、互相介绍3、主席介绍4、名片介绍,（三）讨论主题（四）会议收尾,第三节会议管理技巧,一、影响会议成效的因素,（一）会议目的不明确（二）会议持续时间过长（三）简单问题复杂化（四）意见分歧处理不当（五）会议主持人主持不力（六）物质环境不利,二、提高会议成效的对策,（一）明确会议目的（二）缩短会议时间（三）领导者以身作则（四）选择好会议主持人（五）正确处理各种矛盾和分歧（六）做好会议简报的分发工作,三、会议管理技巧,（一）做好会议的各项准备工作（二）对会议过程进行合理控制,1、有效控制会议议题和议程（1）明确会议议题所要达到的目标（2）根据会议议程顺序，征求与会者意见（3）给每个人表达自己意见的机会（4）控制讨论进程（5）如果会议上出现见解不一致而引起争论时，主持人要做过渡性的总结（6）控制会议预期时间，不要拖时，按时结束（7）每个议题讨论结束后，主持人就已经达成一致的内容给出一个简短、清晰的概括。,2、合理控制会议成员的行为（1）严肃对待迟到行为（2）控制喋喋不休者（3）对沉默给予积极引导（4）保护下级（5）鼓励思想碰撞（6）提防对建议的压制,实践演练,假设你公司某部门的负责人，你在召集本部门人员开会时，总遇到下属情况，作为该部门的负责人你会采取什么措施处理？（1）小张拖拖拉拉，开会总是迟到。（2）小王在会上默不作声，不管正确与否，从不发表意见。（3）小李在会上十分活跃，不管会议内容如何，总爱打断主持人的讲话，对会议内容进行评价，时常导致会议主题难以正常进行。,3、加强对会议的组织