项目实施细则

凡拓数码科技有限公司业务项目实施细则（初稿）一、 目的：为了规范本公司的业务项目实施过程，明确项目实施过程中，各部门的责任和义务，理顺部门和部门之间的沟通环节，避免出现工作漏洞。以提高工作效率，增加公司效益为最终目标，特制定本细则。二、 适用范围及实行时间：a) 本细则适用于公司的效果图、三维动画及多媒体业务等制作项目。b) 本细则于2009年 6 月1日开始试行。三、 项目实施流程图见附件1四、 项目实施过程中各部门职责a) 业务部：合同洽谈、合同签订及合同收费。b) 客户服务部： 合同管理； 客户资料管理 项目工单管理； 联系客户，收发、打印相关文档，跟进客户反馈意见； 搭建公司内部技术中心与业务部的信息沟通桥梁； 成品交付单的签订及管理； 成品电子文件及刻录存档； 监督业务部门收费；c) 技术中心：按时按质按量完成各类项目工单。五、 项目实施流程：a) 业务部门在合同签订前，应就合同的价格及业务制作周期等合同信息经客户服务部及技术中心审批。b) 合同签订后，交客户服务部取合同编号并下项目工单（见附件2）给技术中心，同时和技术中心确认项目负责人。c) 技术中心接到项目工单后，根据工单内容，下发到相关技术部门制作，并确定制作人及工作量。制作完成，并经项目负责人审批后，技术人员将相关电子文档上传公司服务器，并知会客户服务部。d) 客户服务部将相关电子文档发给客户，跟进客户反馈意见，如有修改意见，客户可直接跟技术人员沟通由技术人员进行修改。如客户有大量的修改、增加或减少业务、变更业务类型等涉及到合同金额改变等情况，需知会业务人员重新洽谈合同并走项目实施流程。e) 如客户对作品无意见，同意签收。技术中心负责将各种电子文件上传服务器，并将填写好的项目工单移交客户服务部。客户服务部保存完成的项目工单，并审核相关文档的建档情况后，抄送一份给财务部。f) 客户服务部负责与客户签订成品交付单（见附件3），并将成品刻录存档。同时将经客户签字确认过的成品交付单抄送业务部门及财务部。g) 业务部门接到成品交付单后，开始催收费用。收费方式可为现金、支票或转帐。如收现金，业务人员需请总监批示并安排收款事宜。业务人员收到现金或支票后，经由客户服务部转交给财务部。财务部收到转帐后，经由客户服务部知会业务人员。h) 项目收款后，项目结束。六、 工作要求及特殊情况：a) 客户服务部在接到业务部门的合同后，两个小时内必须下好项目工单。b) 为便于管理，一份合同对应一个合同编号，同时对应一份工单，取消以前一份合同几个编号几个工单的操作模式。c) 客户服务部必须在收到合同后才能下项目工单，技术中心必须在接到项目工单后才能安排制作，原则上不能出现合同还没签订就下单，或者工单还没下就做项目的情况。d) 如遇紧急项目，需由技术中心先开始制作的情况，技术中心须知会客服部，客服部在征得业务部领导的同意后，知会技术中心可以先制作。但项目工单必须在两小时内下好，同时要求业务部领导在这类项目工单上签字确认，并且业务部门必须在3个工作日内补签回合同。 e) 在项目实施过程中，如遇客户增减图或大量修改意见等涉及到合同金额改变等情况，技术中心除知会给客户服务部外，还需知会业务人员并进行沟通。f) 客户服务部必须即时收发技术中心与客户之间的邮件。所有发送给客户的过程图，都需加上公司的LOGO，发成品图时才取消。客户服务部在交付成品给客户之前必须先签订成品交付单。如果客户不签，需要业务部门跟进解决。g) 如果交付成品时，确认客户已经全额付款，则不需要签订成品交付单。七、各部门项目联络人：在项目实施过程中，为保证各部门的信息沟通顺畅，每个部门特确定2-3个项目联络人如下：a) 业务部：王筠、柯德升、朱磊b) 客户服务部：龚小红、冯银娇c) 技术中心：杜建权、柯茂旭、李泳、刘丽该项目联络人需承担起在项目实施过程中部门与部门之间以及部门内部人员之间的沟通、协调、管理工作，是部门与部门之间的沟通窗口。如该项目联络人有调整，相关部门除口头通知外应及时出具书面通知。八、附件附件1：项目实施流程图附件2：项目工单附件3：成品交付单营销中心2009年6月1日项 目 工 单开单日期： 年 月 日合同信息同编号项目名称客户名称客户联系人联系电话电子邮箱/QQ传真业务类型 效果图 三维动画 多媒体 其它工单类型 新业务 业务类型变更 修改业务 其他制作内容 约定初稿交付 年 月 日约定成品交付 年 月 日备注合同签订情况 已签 未签业务员联系电话（分机/手机）客服经办人（签名）联系电话（分机/手机）制作部分项目负责人联系电话（分机/手机）联系电话（分机/手机）联系电话（分机/手机）制作部门及合同比例图像部效果图： 动画： 动画部动画： 多媒体部投标演示： 网站/电子楼书： 互动媒体： 其它 项目完成日期 年 月 日项目负责人审批签名/日期：技术中心审批签名/日期：项目建档部分交付客户纪录：已刻碟 已发邮件客户服务部：日期：核对服务器本项目所有文件归档客户服务部：日期：备注：项目完成后，本工单客户服务部存档，抄送一份给财务。工作量分配制作类型制作人员制作部门所占比例联系电话备注成 品 交 付 单 日期： 年 月 日合同编号委托单位制作单位制作内容成品介质 光盘 电子邮件 打印件 其它交付日期凡拓公司经办人手机电话客户意见反馈服务满意度技术人员 满意 一般 不满意市场人员 满意 一般 不满意客户服务人