合同管理培训.ppt

合同管理,一、合同管理的意义二、合同管理的内容：A、合同签订规则B、合同维护C、合同收入管理D、到货率E、合同终止F、合同条件审核G、索票索证,合同管理,合同管理,合同管理的意义：1、规范合同条款合理性，避免费用流失；2、合同文本的规范、存档，便于查阅；3、合同条款的对比，有效的促使签订合同的谈判质量提升4、通过合同管理可以获知每个供应商的所有经营以及数据信息5、每月提供供应商数据分析，,合同管理A、合同签订规则,1、采购合同规划及要求2、合同签订的基本要求3、有关条款的说明及原则要求4、有关合同条款的变更管理,合同签订规则,年度合同签订前，各大类应根据公司财务预算做好合同规划，并按照合同规划来签订合同合同规划的内容包括合同收入（固定收入和比例收入）、经营品项、合作门店、经营单品数、商品采购协议价格、经营方式及结算方式合同规划的合同收入和本部门的财务预算相同或高于其财务预算(如低于财务预算，就必须有追补方案）合同规划经核实后提交由采购总监主持的审查会议上进行审查，对审查未通过的合同规划，采购部门按照审查意见重新规划年度合同规划未经审查通过，各部门不得签订年度合同2011年合同规划表,a、合同规划及要求,合同签订规则,合同文本和合同附表（不含合同申报表和综合服务协议）的内容不能随意涂改，如需修改,先将错误的地方划条横线，将正确的写在上方，并由双方经办人签名；如要对合同文本的主要条款进行修改，必须签订补充协议，且补充协议须经公司法务部门认可合同申报表和综合服务协议不能手工填写，必须从BMS系统中打印出电子版本，且不得在电子版本上作任何修改或增加补充内容，以保证与系统完全一致按照国家有关部门的规定供提完整的、有效的证照资料复印件，主要包括营业执照、税务证、卫生许可证、质检报告、产品生产许可证、组织机构代码证、三C认证、委托书、酒类批发许可证、进口产品许可证及检疫证等以单位名义签订的合同，必须加盖单位印鉴；以个人名义签订的合同,须有签订人的身份证复印件和代理经营品牌的代理授权书同一供应商在全公司只有一个一级编码，在一级编码下，按大类、品牌签订不同的合同，且每份合同对应唯一的二级编码。严禁不同的供应商共用一个一级编码,b、合同签订基本要求,合同签订规则,所有联营合同须签订保底，并分解到月。续签合同的保底不能少于上年度的实际销售，特殊情况要减少的，需提供相关数据分析和文字说明；新签合同参照同大类、同品牌的保底签订所有联营合同按照保毛利的方式核算联营收入。具体核算方法是根据合同的单品扣率和每天的销售计算每天的收入，月底按保毛利补算差额；联营合同的单品在不同时段其扣点可以不同（即单品管理的核算原则）。尽可能少签联营合同，逐步向自营过度所有配送商品都必须签订配送物流费，不能签订的或低于标准的，必须有采购总监签字同意的报告。供应商要退出物流也需要出示报告，采购总监批准即可；所有固定费用和配送物流费用只能是帐扣、交现；其余比例费用可帐扣、票扣、交现,b、合同签订基本要求,合同签订规则,合同约定供应商应交的各项费用（含合同外费用）都是未税金额，税额由供应商承担。特殊品牌，只能谈定含税额的，应当换算成未税额录入系统，并在备注栏内注明含税的固定金额或含税的比例扣点和不含税的固定金额或不含税的比例扣点，同时需要采购总监批准。招商合同除外所有购代销合同必须签订目标到货率，目标到货率不应少于85%。,b、合同签订基本要求,合同签订规则,关于供应商名称：供应商名称和所提供的增值税票的名称一致，且合同文本、合同附表、合同申报表内的名称相同。合同内的名称和所盖的印章的名称相同。合同内的供应商名称前后一致。供应商名称和所提供的证照资料的名称相符。不同的供应商代理同一品牌时，不使用同一供应商名称,c、有关合同条款的说明及原则要求,合同签订规则,关于比例费用：比例费用是按照入库/销售扣除约定的比例形式的费用，包括海报费、展示费、新品促销服务、品牌推广服务费、广告位置费、促销员管理费、新店促销服务费、月度返利、物流运输费、损耗补偿、VIP积分卡费等。“比例费用”的机构维护按如下原则：地采合同按所经营的门店任意指定一个，系统按各门店的实际发生额计算和分配费用；统采合同指定为“配送中心”，由总部结算，按门店的实际发生额分配收入。,c、有关合同条款的说明及原则要求,合同签订规则,关于月度比例费用：购代销合同“比例费用”计算参数是“入库金额”（含税，减返厂，但不减调价），联营合同“比例费用”计算参数为“销售金额”，没有其他计算参数。“比例费用”的收取方式只有帐扣、交现二种形式，其适用的税率为主营税率；但对一般纳税人，可以“票扣”形式冲抵相应的增值税票，非一般纳税人不可以,c、有关合同条款的说明及原则要求,合同签订规则,关于有条件返利：“有条件返利”是按分段比例计算，年度或半年度收取的费用.“有条件返利”按年度目标签订，并分解成上、下半年目标。“有条件返利”的第一梯级目标（净入库额）应与上年度（合同期内）的实际净入库额一致（不超过10%的增加），新签合同的“有条件返利”的第一梯级目标（净入库额）不能高于预估的销售目标；第二梯级和第三梯级目标不能高于前一梯级目标的10-15%。“有条件返利”全年计算2次，即分上、下半年各计算一次，具体计算方法是：当上半年计算条件大于上半年参数条件时，则，上半年有返=上半年计算条件*梯级比例，否则不计算；（每年6月计算）当下半年计算条件大于下半年参数条件时，则，下半年有返=下半年计算条件*梯级比例，否则不计算；（每年12月计算）当全年计算条件大于全年参数条件时，则，全年有返=全年计算条件*梯级比例-上半年有返-下半年有返，否则不计算。（每年12月计算）,c、有关合同条款的说明及原则要求,合同签订规则,关于有条件返利：当有返条件没有达到阶梯目标时，将按实际到货率与目标到货率的比值换算成理论入库额，按理论入库额所对应的阶梯条件和实际入库来计算有返费用。如，某供应商11年的入库目标是3000万，到货率目标是90%；达到3000万返利1%，达到3100万返2%，达到3200万返3%。假如11年入库只有2800万，到货率75%，则理论入库为：2800*90%/75%=3360万；则11年应收该供应商有返费用是2800*3%=84万。“有条件返利”的机构维护与年度返利的机构维护相同“有条件返利”的收取方式与“月返”的收取方式相同季节性合同如果为跨年度合同，其签订的有条件返利由采购在终止合同时进行补算，并由合同组审核签字后录入系统,c、有关合同条款的说明及原则要求,合同签订规则,关于主子合同对应关系：有主子合同关系的维护主子合同对应关系，即子合同关联其主合同号。主子合同同时签订和维护，主合同未签订维护前，不能先签订和维护子合同。特殊情况下先维护了子合同的，应当在主合同维护后，对子合同进行系统续签，按主合同条款重新维护，并关联主合同号。主子合同的年度返利和有条件返利签订原则：主子合同的年返和有返可以合并计算，也可分开计算。合并计算时，在系统内钩“合并计算”，否则，不钩。不合并计算的，主子合同的年返、有返分开录入。,c、有关合同条款的说明及原则要求,合同签订规则,供应商名称变更：采购提供新旧供货商双方加盖公章的更名函，确认债权债务及有关法律责任，更名函上由相应的商品部长签字确认并经合同组签字同意。因厂家授权而进行供货商变更时，必须与提供厂家的函，同时必须有商品部部长签字确认的有关结款、库存解决的说明书。供应商名称变更时，填写供应商资料卡；如变更后的供应商为新的供应商，则提供新供应商的证照资料和有关结算资料供应商在年度合同续签时变更供应商名称的，需在续签合同维护前，到合同组做供应商名称变更，否则，不能续签合同,d、合同系统变更管理,合同签订规则,联营合同保底、扣率的变更：要对联营合同的保底进行变更,需在合同已执行三个月后方可进行.并只能对合同后期的保底进行变更。联营合同保底变更，由供应商提出申请，商品部长、采购总监签字同意,合同组审核后方可执行。在合同总保底不变的情况下，从申请的当月开始，各月的保底数可作相互调整。联营合同保底不能通过手工调整，只能通过本年度合同续签处理，并由系统在变更下一个月进行清算。联营合同的保底在合同期限内，只能变更一次。,d、合同系统变更管理,合同签订规则,物流方式、经营方式的变更：原则上已执行的合同的物流方式、经营方式不能变更。如物流方式变更，原有的库存商品不能返厂，也不能返仓，容易形成死库存；经营方式变更易引起往来混乱，特别是经销转代销时，原有的经销库存商品变为代销商品后，可能会造成重复结算。因此，存在较大的风险。特殊情况下，要对物流方式变更，需供应商提出申请，经对应部门部长同意后，对库存商品做空返，特物流方式变更后，再做空入。同一供应商的物流方式只能变更一次，如要做第二次或多次变更的，需经采购总监签字同意。物流方式由“直送”变更为“配送”或“直通”，而合同无配送费的，应当按予计的配送入库及相关标准一次收取配送费。经营方式变更，只能在年度合同签订时进行，在做年合同续签时，选择经营方式变更。合同签订生效后不能变更。,d、合同系统变更管理,合同管理B、合同系统维护,为了加强合同管理，提高工作效率，更准确、系统地提供合同信息资料，便利合同签订者、管理者更准确、及时掌握合同相关信息。适用于公司湖南超市事业部、江西超市事业部与供应商谈判后，合同信息录入审核控制环节。1、采购人员与供应商谈判后，按供应商与门店经营合作情况将谈判结果分别录入合同录入模块中“续签”或“新建”模板，并将录入结果打印出来，交供应商盖章或签字（有授权书）确认；2、采购部长、超市事业部采购总监对交易条件在系统中进行审核确认，并在纸质审批表中签字确认；3、商品管理部合同组将纸质合同申报表与系统录入内容进行核对，对申报表手续齐全性进行复核检查、对交易条件、证照的齐全性、合规性进行审核。4、商品管理部合同组开通合同执行状态，合同正式生效。,合同管理B、合同系统维护,合同管理C、合同收入管理,合同收入分为：合同内收入和合同外收入,合同内收入：合同内收入是指采购与供应商在签订年度合同时，在年度合同中签订的费用；合同内费用包括：信息服务费、海报费、展示费、新品促销服务费、品牌推广服务费、广告位置费、促销员服务费、物流运输费、月返、年饭、有条件返利、损耗补偿、VIP积分卡费；合同外收入：合同外收入是指采购与供应商在签订年度合同以外，在合作过程中额外签订的费用；合同外费用包括：价格补差、违约金、信息服务费、展示费、促销员管理费、海报促销费、新店促销服务费,合同外收入主要来源,门店的端架、堆头、广告位。DM海报新品新店,加强资源管理，是确保合同外收入的重要手段,建立陈列资源管理系统，门店的所有端架、堆头、广告位进入陈列系统所有陈列资源在系统内分为已签、预签、空闲可以查询各门店的陈列资源的使用情况新品在档案下发前，要审查费用是否收取，确保费用不漏收新店费，在合同签订时，需签订标准，录入系统，由系统计算。,合同管理D、到货率,到货率是实际入库金额与订货金额的比值加强到货率管理的目的：改善入库，提高销售，更好地满足顾额的需要。每周对到货率的跟踪报表：如附件,合同管理D、到货率,到货率取数逻辑：1、取指定日期范围内的入库单入库数量和单价；取指定日期范围内的入库单对应的订单订货数量和单价；2、取指定日期范围内的自动失效的订单订货数量和单价；3、过滤人工取消的订单；4、无订单的入库不参与统计；5、过滤生鲜大类，但保留27、38大类6、抽取合同终止日大于等于指定起始日的购代销合同供应商数据。,合同管理E、合同终止,供应商合同到期后不再合作或合同虽没到期要提前终止合作的，必须签订合同终止协议。合同终止协议的费用计算原则：、在系统公式的比例费用，由系统计算，不需手工计算。、年度比例费，如年返、有条件返利等，按原合同的条款手工计算、固定费用的计算原则,是按上年度合同的固定费用总额按月比例分摊计算（以月为单位）。即：合同终止应交的固定费用=上年度合同的固定费总额上年度合同的期限（月）*本年度实际经营的期限（月）。、上述计算的费用为不含税费用，实际应交的固定费用应加5.91%的税金，年返（含有条件返利）及手工计算的比例费用应加17%或13%的税金。、以上是终止合同费用,为最低标准的合同费用，低于此标准的，应有相关部门部长或总监签字的意见说明。,签订终止协议的流程和结算原则：终止协议要有供应商签名盖章。终止协议要有相关经办人员和商品部长签字。合同终止协议由商品管理部合同组审核后，不合格的退回相关采购重新谈判；合格的，一份交商品管理部其他收入组录入费用，一份由合同组加盖合同章后返还相关经办人，另一份合同组存档备查。没有签订终止合作协议的，财务不能结算。为确保有较充足的时间进行系统维护和库存商品的清退，原则上，在签订终止合作协议三个月后才能结算。,合同管理E、合同终止,合同管理F、合同条款审核,审核合同条款关键数据：1、预估销售：2、固定费用合计3、比例费用合计4、新店费用标准5、有条件返利的合理性6、经营方式、结算方式、物流方式,合同管理F、合同条款审核,审核合同条款关键数据：1、预估销售：根据去年实际销售以及今年实际情况在合同中精确预估年度销售额；要结合供应商策略，增减门店或单品，考虑年均提升率一切综合因素合理预估年度销售额，精确预估年度销售额有利于把握合同费用率的合理提升；2、固定费用合计：综合一切谈判依据，合理分配合同中的固定费用占比；3、比例费用合计：综合一切谈判依据，合理分配合同中的比例费用占比；4、新店费用标准：按照公司规定新店以及改造门店的费用收取标准，结合供应商实际情况合理谈定新店费用的标准；5、有条件返利的合理性：根据去年实际销售、入库以及今年实际情况综合合同中的预估销售，考虑季节性、年底备货等一切因素，与供应商签订有条件返利，此费用的签订有助于我公司与合作公司能够达到“做越多赚越多的”理想化目的；6、经营方式、结算方式：采购根据合作的实际情况以及合同条款的尺度，合理的把握与合作公司的经营方式与结算方式，这也是调节双方公司的资金运转的合理性的源头；,合同管理F、合同条款审核,对合同条款的要求：1、在无任何特殊情况下，必须按照大类销售增长率提升预估的销售；2、在无任何特殊情况下，合同中签订的固定费用，必须不低于去年固定费用；3、在无任何特殊情况下，合同中签订的比例费用合计，必须不低于去年比例费用；4、商品有走配送的门店，合同中必须签订不低于2%的配送服务费；5、销售占大类前90%的供应商必须签订有条件返利；6、新店费用必须达到大类标准；,索证索票是为保证食品安全，在购进食品时，必须向供货方索取有关票证，以确保食品来源渠道合法、质量安全；索取的票证要建立档案，并接受市场服务中心和