采购与库存管理 概述.ppt

,通过本章的学习，读者应在了解和认识ERP采购管理与库存管理系统基础上，掌握ERP采购管理系统中供应商管理与供应商计划等概念；掌握ERP库存管理中安全库存、储备库存、在途库存和正常周转库存等概念；理解采购管理中的供应商评估方法，库存管理中的ABC分类法和几种经济订货模型；并掌握相关的计算原理，会根据企业的实际情况进行应用；熟悉用友U8系统的相关功能；了解采购管理与库存管理的基本内容，以及ERP中的采购管理与库存管理子系统是如何解决传统采购管理与库存管理中存在的各种问题和挑战的。,第4章采购与库存管理,第4章采购与库存管理,第4章采购与库存管理,4.1采购与库存管理概述,4.2ERP中的采购与库存管理,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,本章结构,4.1采购与库存管理概述,1采购管理的概念,4.1.1采购管理概述,采购管理就是对从采购订单产生到货物收到的采购工作的全过程进行组织、实施与控制。,2采购管理的重要性,如某企业将收入的50%用于购买物料，最终有20%的税前净利。采购成本降低至4500元(降低了10%)销售收入10000元销售收入10000元购买物料5000元购买物料4500元其他费用3000元其他费用3000元税前净利2000元税前净利2500元净利增长了25%,4.1采购与库存管理概述,3采购管理的目标,4.1.1采购管理概述,(1)在需要的时间和地点向需要的部门提供符合规格、质量和数量要求的物料。(2)以最经济合理的价格获得所需物料及服务。(3)保证物料供应的稳定性和可靠性。(4)尽量缩短采购周期和降低库存。(5)开发和维护与供应商的良好关系。,4.1采购与库存管理概述,4采购管理的职能,4.1.1采购管理概述,(1)确定采购的具体要求：合适的(甚至是准确的，如JIT方式下)数量、符合要求的质量、合适的交货时间和地点。(2)选择合适的供应商。(3)协商采购的条款和条件(最经济合理的价格、检验方式、付款方式、退货索赔方式、违约处理、经济纠纷的仲裁方式等)。(4)签发和管理采购订单。(5)事后追踪及交货。(6)签收和接收物料。(7)审批供应商的发票以便财务部门据此付款。,4.1采购与库存管理概述,1库存管理的概念,4.1.2库存管理概述,库存是为了保证生产和客户服务正常进行的一切存货和物料，包括原材料、在制品(WIP)、最终用品、在途产品以及用于维护、修理和日常运作的物料(MaintenanceRepairOperating，MRO)。企业为了保证生产经营的连续，必须有计划地购入、耗用和销售库存。库存管理工作应该包括物料的存储、收发、使用、计划和控制等相关的各个方面。库存管理的目标是支持生产运作。,4.1采购与库存管理概述,2库存管理的分类,4.1.2库存管理概述,按价值划分，可分为贵重物品和普通物资。按物品在企业中的产品状态划分，可分为原材料库存、半成品库存和产品库存。按库存的形成原因划分，可分为安全库存、储备库存、在途库存和正常周转库存。按物品需求的相关性可分为独立需求库存与相关需求库存。,可从几种角度对库存进行分类,4.1采购与库存管理概述,3库存管理的目标,4.1.2库存管理概述,适时地提供正确的库存情况。保持合理的低库存水平。满足客户的订单需求，取得较高的客户服务水平(保持较高的供货率)。降低库存费用。,4.1采购与库存管理概述,4库存管理的职能,4.1.2库存管理概述,根据库存管理决策在管理范围和重要性上的不同，可以将库存管理分为综合级库存管理、项目级库存管理、物料存储与管理3个级别。,4.1采购与库存管理概述,1采购管理中常见问题分析,4.1.3采购、库存管理中常见问题分析,物料采购与物料管理职能由供应部一个部门承担。采购方与供应方不是稳定的合作伙伴关系。业务信息共享程度差。采购控制采用的是事后控制。各部门都使用的通用产品没有实现集中采购。,4.1采购与库存管理概述,2库存管理中常见问题分析,4.1.3采购、库存管理中常见问题分析,信息资源的共享问题。忽视不确定性对库存的影响。库存控制策略不够科学。各企业间缺乏有效的激励机制。在电子商务环境下的供应链管理中用信息库存代替实物库存。,第4章采购与库存管理,4.1采购与库存管理概述,4.2ERP中的采购与库存管理,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,本章结构,4.2ERP中的采购与库存管理,1采购业务在ERP系统中的实现流程,4.2.1采购管理,建立供应商资料档案生成采购计划选择供应商和询价生成用款计划下达采购订单采购订单跟踪到货验收入库采购订单完成,4.2ERP中的采购与库存管理,2供应商谈判,4.2.1采购管理,把采购的物品名称、数量及需要的时间提取出来，做成一份供应商谈判支持报告。不同类别的产品采用不同的谈判方式工业民生用品关心的是对未来价格的约定标准产品除非是大宗购买，没有太多的价格谈判余地价值较小的物品目标是维持较低的采购订货成本按订单生产的产品价格是可以协商的。,4.2ERP中的采购与库存管理,3供应商计划与供应商管理,4.2.1采购管理,采购计划法或称供应商计划，就是企业与其供应商不再是相互压价的竞争关系，而是形成了一种长期合作的伙伴关系。企业与供应商建立比较长期的供求协定，互惠互利，按照滚动计划的方法，近期的采购条件比较详细，远期的条件可以比较笼统。一般把长期协定(半年到一年)和短期合同(月)结合起来，一次签约，分期供货。,4.2ERP中的采购与库存管理,3供应商计划与供应商管理,4.2.1采购管理,供应商管理针对供应商管理问题，采购部门的任务是对具有各种专长的供应商掌握合适的组合及数量。现在的趋势是向较少数但具有较高竞争力的供应商群发展，通过长期且不断地评估，剔除竞争力弱的供应商，这种策略称为供应商群的最佳化。,4.2ERP中的采购与库存管理,3供应商计划与供应商管理,4.2.1采购管理,供应商管理对供应商评估的重要项目如下。(1)交货情况，包括交货数量及交货日期是否符合预期。(2)交货质量，供应商提供的物料或服务的质量是否满足条件。(3)其他要素。评估方法有类别法加权法,4.2ERP中的采购与库存管理,1库存管理的目标,4.2.2库存管理,降低库存资金的占用，提高资金的利用率。,库存费用包括以下内容1)物料本身的价值2)订货费用3)保管费用4)缺货费用,2库存费用,4.2ERP中的采购与库存管理,1库存控制的主要环节,4.2.2库存管理,从库存的控制方法、科学的库存盘点、库存控制流程、库存控制的改进及库存总量这几个环节上进一步地完善和规范。,库存事务就是物料的入库、出库、移动管理、盘点,2库存管理的事务工作,4.2ERP中的采购与库存管理,1ABC分类法及其库存控制策略,4.2.2库存控制与管理策略,1)ABC分类法的特点一般情况下，库存项目存在着这样的规律：少数库存项目占用着大部分库存资金，相反，大多数的库存项目只占用小部分库存资金。利用库存资金占用之间的这种规律对库存项目进行分类，采用ABC分类法，如图4.1所示。,4.2ERP中的采购与库存管理,4.2.2库存控制与管理策略,例4-1：以一个只有10种物品的简单例子来说明如何进行ABC分析。第一步：列出这些物品及其年度使用量，然后用单位成本乘以年度使用量，得到每个项目的年度使用金额，最后按年度使用金额对这些项目进行降序排序。如表4-2所示。,4.2ERP中的采购与库存管理,4.2.2库存控制与管理策略,例4-1：第二步，按序数排列这些项目，并计算出累计年使用金额（将所有项目的年使用金额加起来，确定总的年使用金额。）将每个项目的年使用金额数除以总金额，得到每个项目占总使用金额的百分比。在此基础上再计算累计百分比。如表4-3所示。第三步，检查年使用金额和物料数的分布情况，并根据相对年使用金额和项目数的百分比对项目进行分组。考虑影响项目重要性的其他因素，调整项目分类。,表4-3ABC分析步骤2,4.2ERP中的采购与库存管理,4.2.2库存控制与管理策略,表4-4ABC分析结果,4.2ERP中的采购与库存管理,1ABC分类法及其库存控制策略,4.2.2库存控制与管理策略,2)应用ABC分析法的库存控制策略(1)控制的程度。对类物品应尽可能地严加控制，对B类物品进行正常控制，对C类物品应尽可能使用最简便的控制。(2)库存记录。A类物品属重点库存控制对象，要严格按照物品的盘点周期进行盘点，检查其数量与质量情况，并要制定不定期检查制度，密切监控该类物品的使用与保管情况，要求最准确、完整与明细的记录，B类物品只需正常的记录处理、成批更新等。C类物品不用记录(或只用最简单的)。(3)优先级。在一切活动中给以类物品以高优先级以压缩其提前期与库存。(4)订货过程。,4.2ERP中的采购与库存管理,2经济订货批量模型,4.2.2库存控制与管理策略,库存成本分析库存总成本=库存保管费用+订货成本+缺货成本,4.2ERP中的采购与库存管理,2经济订货批量模型,4.2.2库存控制与管理策略,2)经济订货批量模型经济订货批量是指库存总成本最小的订货量。假设：每次订货的订货量相同；订货提前期固定；需求量固定不变。经济订货批量的确定：通过某项库存物料的年费用达到最小来确定相应的订货批量，如图4.2所示。,4.2ERP中的采购与库存管理,2经济订货批量模型,4.2.2库存控制与管理策略,理想的经济订货批量。库存物料的年度总费用(TC)=采购成本+订货成本十库存保管费用，即:TC=DP+DC/Q+QK/2D某库存物品的年需求量(件/年)。根据模型的假设条件(3)，知道D为常量;P单位采购成本(元/件)，不考虑折扣，它也是常量;C单位订货成本(元/次);Q每次订货批量(件);K或PF单件库存平均年库存保管费用(元/件年);F单件库存保管费用与单件采购成本之比。若使TC最小，将上式对Q求导后令其等于零，得到经济定购批量EOQ的计算公式：EOQ=或,4.2ERP中的采购与库存管理,2经济订货批量模型,4.2.2库存控制与管理策略,例4-2：设某企业年需A设备1000件，单价为40元/件，年保管费率为25%，每次订货成本为450元。求其经济订购批量EOQ。代入公式，得件,库存总费用=元,即在每次订购数量为300件时，库存总费用最小，为42500元。,4.2ERP中的采购与库存管理,2经济订货批量模型,4.2.2库存控制与管理策略,（2）允许缺货的经济订货批量。在实际生产活动中，订货的到达时间和每日耗用量不可能稳定不变，因此有时难免要出现缺货。允许缺货经济批量是指订货费、保管费和缺货费最小时总费用最小的批量，计算公式如下：EOQ=其中，C1保管费用;C2缺货费;C3订货费;D需求量。例4-3：在例4-2中，允许缺货，且年缺货损失费1元。如果其他条件不变，允许缺货的经济批量根据上述公式可得EOQ=件,4.2ERP中的采购与库存管理,2安全库存,4.2.2库存控制与管理策略,1）安全库存的必要性安全库存，又称保险库存，是为防止由于不确定因素（如订货期间需求率增长、到货期延误等）引起缺货而设置的一定数量的库存。2）安全库存的计算对于安全库存量的计算，下面在需求量变化，提前期固定的条件下来求安全库存量。假设需求的变化情况服从正态分布，由于提前期是固定的数值，因而可以根据正态分布图，直接求出在提前期内的需求分布的均值和标准差，或通过直接的期望预测，以过去提前期内的需求情况为依据，确定需求的期望平均值和标准差。在这种情况下，安全库存的计算公式为其中，提前期内的需求量的标准差；L提前期的长短；Z一定服务水平下需求量变化的安全系数，它可根据预定的服务水平，由正态分布表查出。,4.2ERP中的采购与库存管理,2安全库存,4.2.2库存控制与管理策略,2）安全库存的计算,表4-6服务水平与安全系数关系表,例4-4：某企业的某种物料平均天需求量为800件，并且该物料的需求情况服从标准差为30件/天的正态分布，如果提前期是固定的常数6天，要求顾客服务水平不低于95%，确定安全库存量的大小。根据公式得:,服务水平不低于95%，确定最小安全库存量为122件。,第4章采购与库存管理,4.1采购与库存管理概述,4.2ERP中的采购与库存管理,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,本章结构,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,1采购管理系统简介,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,采购管理系统是用友U861供应链的重要组成部分，在此系统中可进行请购、订货、到货(退货)、入库、开票和采购结算的全部采购流程，用户还可根据实际情况进行采购流程的定制。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,2采购管理系统操作流程,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,最长的采购业务流程(1)首先在初始的启用界面中或在“设置”选项卡中启用采购系统。当第一次使用采购系统时，系统会自动进行初始化，用户需进行基础数据设置，进行采购期初记账和选项设置工作。(2)需求部门填制采购请购单。(3)请购单经审批后可生成采购订单，采购订单也可由物料需求计划中的采购计划直接生成。(4)采购订单经审核后发送给供应商，当供应商将物料送到之后，需填制到货单(到货单可由采购订单生成，可以解决一次订货多次到货的业务情况)，到货单经保存后会传递给库存管理系统。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,2采购管理系统操作流程,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,最长的采购业务流程(5)仓库人员对收到的物料进行验货，确认无误后，可由到货单直接生成采购入库单(表示该物料到货入库有效)，该入库信息会被传送回采购管理系统；如果收到的物料有问题，还可生成到货退回单并传递回采购系统。(6)收到供应商的采购发票后，在采购系统中填写采购发票(可参照采购订单生成)，采购发票会自动传递到应付款管理系统中，经应付款管理系统审核后生成该供应商的应付账款。(7)将采购发票录入采购入库单进行结算，从而生成该笔采购入库单中材料的入库成本。该入库成本会自动写入采购入库单中，并传递到存货核算系统，为成本的结转提供入库成本数据。(8)最后可查询各种表单和账表。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,3采购系统与其他系统的关系,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4采购系统选项设置及采购期初记账,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,1)采购系统选项设置系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。用户在进行选项设置前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其是一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。该选项设置将对采购管理的所有操作员和客户端的操作生效，故要慎重设定或修改。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4采购系统选项设置及采购期初记账,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,1)采购系统选项设置采购系统选项设置如图4.8所示，分别在“业务及权限控制”、“公共及参照控制”和“采购预警和报警”3个选项卡中进行设置。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4采购系统选项设置及采购期初记账,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,1)采购系统选项设置采购系统选项设置如图4.8所示，分别在“业务及权限控制”、“公共及参照控制”和“采购预警和报警”3个选项卡中进行设置。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,【例4-5】在现有账套中增加一张请购单，产成品车间高忆晨请购果肉箱200个。在“业务”选项卡中，选择“供应链”|“采购管理”|“请购”|“请购单”选项，单击工具栏的“增加”按钮即可增加一张请购单，采购请购单如图4.9所示。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,【例4-5】在现有账套中增加一张请购单，产成品车间高忆晨请购果肉箱200个。在“业务”选项卡中，选择“供应链”|“采购管理”|“请购”|“请购单”选项，单击工具栏的“增加”按钮即可增加一张请购单，采购请购单如图4.9所示。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,【例4-6】根据例4-5输入的请购单比价生成采购订单。请购比价生单是根据请购单的待购数量，可结合供应商存货价格表中供应类型为采购的明细记录，进行比价采购，生成采购订单。如图4.14所示，在选择“采购管理”|“采购订货”|“请购比价生单”选项后，出现过滤窗口，单击“过滤”按钮(表示将所有请购单显示出来，在实际业务中可根据具体情况设置过滤条件)，出现生单选单列表。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,如果按“生单”生成，则系统将所有已选择的请购单行生成采购订单。选择“采购管理”|“采购订单”选项后，可查到这张订单。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,【例4-7】对例4-6中的采购订单下达给供应商后，供应商会按订单日期或比订单日期稍前的日期将物料送过来，这时需处理到货业务。比如说9月1日下达的订单，9月23日到货了，这时应做到货处理。本例以参照采购订单方式生成到货单，如图4.17所示。选择“采购管理”|“采购到货”|“到货单”选项，出现“到货单”窗口。在窗口上单击右键，在出现的快捷菜单上选择“拷贝采购订单”命令，在出现的“过滤条件窗口”中单击“过滤”按钮(在具体情况下可输入过滤条件，此处由于订单数量少，不输过滤条件，但出现所有未完成的采购订单)，出现“生单选单列表”。在此处应选择参照的采购订单，本例应选择订单号为“0000000001”的采购订单，单击OK按钮则生成了到货单，如图4.18所示。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,图4.17复制采购订单生成到货单,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,图4.18到货单,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,采购入库是通过采购到货、质量检验环节对合格到货的存货进行入库验收。库存管理”未启用前，可在“采购管理”窗口中录入入库单据；“库存管理”启用后，必须在“库存管理”窗口中录入入库单据，在“采购管理”窗口中可查询入库单据，可根据入库单生成发票。在库存管理系统中录入或根据到货单生成采购入库单后，可在“采购管理”窗口中查询到。对前例单据号为“0000000001”的到货单，在库存管理系统中生成采购入库单后，在采购系统的采购入库的“入库单”中可查询到相应单据，如图4.20所示。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,图4.20采购入库单,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。【例4-8】如图4.21所示，选择“采购管理”|“采购发票”|“专用采购发票”选项，然后在“专用发票”窗口中单击“增加”按钮，在窗口上单击右键，在快捷菜单上选择“拷贝采购入库单”命令，在弹出的过滤窗口中可输入条件。本例中不输入过滤条件，将现有的采购入库单均显示出来，然后在入库单号为“0000000001”的行上的选择栏上单击将其选中，在生单选单列表的工具栏中单击按钮，则生成发票，生成的专用采购发票如图4.22所示。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,图4.21采购发票生成过程,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,5采购业务,4.3.1采购管理在用友ERP软件中的应用,图4.22采购专用发票,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,1用友库存管理系统简介,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,库存管理系统是用友U8供应链的重要组成部分，能够对各种入库业务、出库业务和盘点管理业务进行处理，可提供仓库货位管理、批次管理、保质期管理、出入跟踪和可用量管理等功能。库存管理系统可单独使用，也可以与采购管理、销售管理、物料需求计划、存货核算、主生产计划、需求规划、车间管理和生产订单等集成使用，进行更全面的管理，发挥更加强大的应用功能。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,2库存管理系统与采购管理系统的接口,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,库存管理系统与采购管理系统的接口如图4.23所示。“库存管理”可以参照“采购管理”的采购订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情况反馈到“采购管理”中。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,3库存管理系统的初始设置,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4库存业务处理,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,基础设置完成后，就可以进行日常的业务处理，包括入库、出库、盘点、调拨、组装拆卸、形态转换和不合品等业务。1）入库【例4-9】在采购管理系统中录入了“到货单”，此处应根据到货单生成采购入库单。选择“库存管理”|“入库业务”|“采购入库单”选项，出现如图4.25所示的采购入库单窗口，在工具栏中单击“生单”按钮，出现“选择采购订单或采购到货单”窗口(即参照单据界面)。在其中选择“采购到货单”选项卡，可设置过滤条件，单击“过滤”按钮(本例中的过滤条件将仓库设为“原材料仓”，则显示所有未处理的仓库为原材料仓的到货单)。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4库存业务处理,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,图4.25采购入库单生单,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4库存业务处理,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,2）出库【例4-10】2005年9月24日，产成品车间领用果肉箱100个用于榨汁机的生产。选择“出库业务”|“材料出库单”选项，在出现的材料出库单窗口上单击“增加”按钮，会新增一张材料出库单，录入所需内容。生成的材料出库单如图4.27所示。,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4库存业务处理,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,图4.27材料出库单,4.3采购与库存管理系统在用友ERP软件中的应用,4库存业务处理,4.3.2库存管理在用友ERP软件中的应用,3)盘点业务为了保证企业库存资产的安全和完整，做到账实相符，企业必须对存货进行定期或不定期的清查，查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并据以编制存货盘点报告表，按规定程序报有关部门审批。经有关部门批准后，应进行相应的账务处理，调整存货账的实存数，使存货的账面记录与库存实物核对相符。盘点时系统提供多种盘点方式，如按仓库盘点、按批次盘点、按类别盘点、对保质期