j酒店客户挂帐制度

酒店客户挂帐管理制度为了方便有信誉的机关、企业事业单位、社会团体等客户在本酒店所属场所内消费的结算，同时为防范财务风险，制定本制度一、 挂帐客户的开立1、 申请。机关、企业事业单位、社会团体等客户要在酒店采用挂账结算方式的，由销售部提交申请表。挂帐结算申请表，需清楚注明申请单位名称、地址、电话、银行账号、授权签单人及其签名式样。确保其真实性、准确性，并提出挂帐限额、挂帐期限。2、 审批。并由财务部进行复核和风险评估后提出意见，交总经理审批。销售部根据所批准的挂帐客户名单与客户签订挂账结算合约。3、 旅行社的结算合同。在与旅行社签订结算合同时，除须规定房租及其他优惠价格外，还必须规定挂账累计限额、结算期限、结算币种和结算方式等内容，对于信誉不好的旅行社，则须要求交纳一定数额的保证金4、 备案。挂账结算申请按规定程序审核并由总经理最后审批后，财务部负责应收应付管理的人员应为申请单位开设挂账账户，将被批准单位的有关资料整理好编入挂账结算名册，发给酒店各收银点及有关部门，以备查对。二、 信用额度的评定客户信用额度的评定应依据挂账单位规模的大小、市场信誉的好坏、合作时间的长短、单位背景 等条件进行评审。对于规模大、市场信誉好、合作时间长、背景好的信用额度应相对较高，对于以上条件较差的公司信用额度应相对较低。财务部根据销售部门提出的意见，进行复查并提出意见，报总经理审批。挂账信用额度可根据合作时期的表现及实际情况进行调整。如持续逾期付款，应考虑是否要求期缴纳保证金或降低其信用额度。三、 保证金的收取和信用限额的管理财务部负责应收应付管理的人员在挂账公司消费达到上限前通知对方支付前期款项，否则在满额后必须现付结算。若挂账公司单笔消费额超过信用限额而又需要挂账结算时，必须由营业部门负责人签名担保，担保金额不能超过5000元，担保人负责账款追收并承担风险。对于没有签订挂帐协议的单位和个人申请挂账结算的，必须预先交纳保证金，保证金不能计算利息。四、 结算期限的规定及优惠条件挂账公司的结算期一般定为15天(上半月消费必须在月底前结清，下半月消费款必须在下月15日前结清) 或30天(当月消费款必须在下月内结清)两种。为了鼓励挂账单位按期结算消费款，销售部在制定价格时可考虑给予按时结算的客户适当的折扣优惠，但须在合约中注明。逾期结算的处理挂账公司未能按时支付款项时，财务部应及时发出催收信并做好存档，同时向、上级汇报并知会销售部门，销售部门有责任协助追收。五、 挂账资格的终止应收账款逾期45天未能结清时，或者挂账消费额超过信用限额而尚未收回账款时，财务部负责应收应付管理的人员应该提出终止客户挂账消费的报告书，销售部门、财务部经理根据具体情况提出意见，经过总经理审批后生效，财务部除通知对方公司外，同时通知酒店各收银点和有关部门。六、 坏账的处理1、 责任：坏账发生后，业务经办经员必须承担相关的责任。2、 转销程序：(1) 财务部对于每一笔欠款，经查确实不能收回时，须填写“坏账转销报告”，列明账款发生日期、 数额、追收的经过、不能收回的原因及认定坏账的证据等。(2) 财务部经理审核坏账转销报告，对造成损失的责任归属提出追究、处理的意见。(3) 总经理对坏账的转销、责任人的处理意见进行审核。(4) 财务部在接到坏账转销的批准后，方能办理转销的账务处理。(5) 作为坏账转销后的应收款，财务部仍应积极与客户保持联系，随时跟踪有无收回账款的可能性。七、 挂账记录存档 为每一个挂账客户开立独立的挂账账户，保存挂账档案，包括挂结算申请表、客户相关资料、权 书、往来信函、对账单等。八、 举行挂账分析会议 财务部经理应每月组织一次挂账分析会议，由总经理、销售经理、各营业部门经理及财务负责应 收应付管理的人员参