办公室6s管理20大要求

办公室“6S”（整理、整顿）的二十大要求,一、OA机的定位二、公私区分三、柜架管理四、资料归位五、电脑文件六、表单管理七、桌面状态八、桌底状态九、抽屉状态十、物品定位,十一、线束整理十二、开关标识十三、空调状态十四、张贴管理十五、看板管理十六、会议管理十七、安全消防十八、消耗品管理十九、垃圾分类二十、禁烟管理,一、OA（办公自动化）设备管理,1、清理不要的物品；2、公用的工具（打印机、传真机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；3、明确管理责任人。,1、清理不要的物品；2、私人用品和办公用品分开放置；3、私人物品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4、私人用品置于抽屉的下层；5、标识明确：办公用品、常用资料、私人用品；6、不可出现“杂物”标识。,二、私分区,三、框架管理1、清理不要的物品；2、各文件、物品必须分层、分类管理标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文件、国家标准、空白表格.；3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪层，一般轻的物品、文件放在上层，重的放下层；4、各文件柜、架内物品都必须按使用频率决定置于哪层，一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置；5、标识明确；6、定期清扫，保证干净无尘。,文件柜分类标识四、资料/物品归类1、清理过期的资料；2、每册资料都要有明确的标识（资料名称、定位标识、管理者标识）；3、每次使用过的资料都必须按指定位置回归原处；4、保持资料干净整齐。,五、电脑文件“6S”你愿意这样的电脑桌面吗？这样的情况你愿意出现吗？,以前统计的数据报表怎么也找不到了,审核的人来了，收集的资料在茫茫的文件中分不清！,要将一份重要的资料发送给领导，可是怎么也找不到,电脑文件“6S”,盘符固定化,C:D:E:F:四个盘符标准规划为：,电脑文件“6S”,结构科学化,适合的文件夹(科学地分类),适中的层级数(结构的深度),骨架,层级,数量,控制文件夹与文件的数目,50-100个,项目管理,01-MyFiles-RS,02-MyFiles-YW,提交文件,03-MyFiles-LA,10-MyFiles-BB,调研文件,工作安排,终端支持,会议管理,人事管理,财务管理,商品管理,培训管理,控制在三层级,电脑文件“6S”,存放目视化,文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：文件夹名2位数字+“-”+文件夹名如：“01-常用软件”、“02-系统软件”文件名2位数字+“-”+文件名+“-”来源如：“01培训课件-沈旭”一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名：“20150301消防演习”、“20150530五泄游”,规范化地命名文件夹和文件,电脑文件“6S”,定期清除和归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态,清扫,2、定期清扫垃圾,1、定期归档文件,安装目录programfilestencentQQad这里面是QQ广告安装目录programfilestencentQQflashshow这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除装目录programfilestencentQQflashshow2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除安装目录programfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！,桌面上下载的各种文件要处理并定期归档,六、表单管理1、部门内有多种表单时，需要分类管理；2、为了方便查找，建议用不同颜色分开；3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示；4、定期清理过期、不用的表格。,案例练习抽屉里放着生产日报表空白表格一叠，每天各班来这里取空表格做生产日报表，有一天小李取走最后一张表格，心里暗自庆幸自己运气好.第二天，小王象往常一样来取空表格，拉开抽屉，发现表格没有了，于是开始四处寻找.思考：你会怎么解决这种问题？,七、桌面状态1、清理不要的物品；2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件框、电话机、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3、工作时有需要处理的文件可置于桌面上，但人长时间（0.5h）离开时，资料、文件必须归位；4、桌面文件状态可按“待处理”“已处理”“处理中”分类摆放；5、时时保持桌面清洁。,八、桌底状态1、清理不要的物品（包括私人鞋物）；2、文件资料/产品等不可置于桌底；3、离开座位时，椅子推近桌子；4、保持地面干净。,九、抽屉状态1、清理不要的物品；2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分抽屉放置；3、一个抽屉有几种物品时，想办法将物品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。,十、物品定位说明：需要定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几、地面复印机、柜式空调等易移动物品；定位线宽2cm左右，两边长12cm，隔实物1cm贴附，以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧。目的：提醒归位。,定位线,隐形定位,活泼定位,十一、线束整理1、电源线不可以直接拖在地上；2、绕成大概1520cm长，用扎带或套纽固定两端；3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）4、插头标识清楚，电源排插应固定。,十二、开关标识1、保持干净；2、功能完好；3、控制区域，功能明确。,十三、空调状态1、明确管理责任人；2、运转状态目视管理；3、确保功能完好。,十四、张贴管理1、清理过期的张贴物；2、所有的张贴物都在定位，墙上张贴物要明确区域；3、公司通知、公告需要统一贴附在看板中的规定位置上，为可以有随处张贴的现象；4、工作台上需要的张贴物（备忘录）等不可以随意贴，要求规定位置，规定数量贴附不能超过2个，玻璃窗上不准张贴任何物品；5、明示岗位、职责；6、保持张贴物的清洁。,十五、看板管理内容通告、公告栏学习园地；人员去向管理；轮值管理；“6S”责任区分布图,十六、会议室1、不要物清理；2、会议室标识；3、使用状态标识；4、预约管理；5、会议要求。,十七、消防设备管理1、定位标识明确；2、明确责任人；3、日常检点。,十八、消耗品管理1、清理不要的物品；2、采用目视管理，使得物品安全在库、最小在库、一目了然。,十九、垃圾分类（环境管理）,二十、禁烟管理1、全面积极开展控烟禁烟宣传教育活动；2、划定“禁烟区域”，开展无烟单位创建活动；3、严格限定控制吸烟区域；4、建立健全控烟禁烟全员监督机制，确保控烟禁烟工作落到实处。,附一：成立6S管理小组组长：徐新燕执行组长：王俊婕组员：时礼允张中英李凤云齐艳,附三：阶段性目标（6月13日7月15日）第一周（1317日）：清理不要的物品；第二周（2024日）：文件资料分类、区域摆放；第三周（271日）：文件、物品等标识清晰；第四周（48日）：配备相应的辅助设施；第五周（1115日）：排查、改进、评选优秀团队。办公桌目视化管理样板,附三：查检周期和工具检查周期：每周一上午十点（平时）；查检人员：该周区域负责人检查工具,附四