秘书实务试题及答案

一15分便条李丽：公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。请你列出选择会址应考虑的因素。另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。谢谢行政经理：苏萌年月日参考答案（一）选择会址应考虑的因素：（6分）1.交通便利，使与会者便于前往；2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符；3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用；4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好；5.有无停车场；6.场地租借的成本必须合理（二）写好请示应注意的事项（9分）1.要遵守行文规则。（1）不要滥用请示。（2）请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。（4）一般不得越级请示，不要多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。（5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。（1）陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。（2）如果是请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。（3）理由越充分，请示的目的越容易达到。3.格式要正确，语言要得体。（1）标题一般用“事由加文种”的形式。（2）正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。（3）落款。（4）语言要得体、谦虚、委婉。二15分便条李丽：公司因为业务发展需要，刚刚招聘来一位秘书，安排其专门负责公司内、外的日常信息传递工作。请你向她提供一份包括以下几个问题的说明。1 信息分类工作的原则2 信息传递的基本形式3 信息传递的注意事项谢谢行政经理：苏萌年月日参考答案1.信息分类工作应遵循以下原则（4分）（1）在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性（2）要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准（3）要把信息归入最符合其实际内容的类别（4）子类之间界限要清楚，不互相交叉和包容。2.信息传递的基本形式是双向的，即内向传递和外向传递。（7分）（1）信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。（2）信息外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等。3.信息传递的注意事项（4分）（1）区别对象按需传递信息（2）做好例行信息的传递工作。（3）加强非例行信息传递工作（4）运用现代化信息传递方式三20分便条李丽：以下是我下星期一年月日要参加的一系列活动：上午10：1511：15召开董事会，所有的经理都参加；上午11：3012：00给参加员工培训课的新员工讲话；中午12：30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午14：0015：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原；下午15：45会见丽康公司的销售部经理张建。请你抓紧时间为我制作一份工作日志。另请向我说明制作工作日志时应注意的问题。谢谢 行政经理：苏萌 年月日参考答案1.苏萌经理下星期一工作安排及工作日志见下表（20分）经理工作日志/星期一第周时间内容地点9：0010：00处理日常事务：如阅读文件、处理信件等办公室10：1511：15董事会会议董事会会议室11：3012：00给参加培训课的员工讲话员工培训中心12：30与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐王朝酒店2楼西域厅14：0015：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原阳光公司15：45会见丽康公司的销售部经理张建会客室2.注意事项（5分）（1）在早上要预留一小时的时间处理日常工作（2）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。尽量不要在星期一的早上安排上司的约会。（3）在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上。（4）安排约会时，时间上不要过于紧凑，注意酌留弹性。（5）应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的