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文档简介

* *分行视频会议管理办法第一章一般原则第一条为规范* *分支机构视频电话会议的管理，根据总行和省级分支机构关于视频会议系统使用和管理的相关规定和要求，根据*分行电视电话会议管理办法，制定本管理办法。第二条本办法所称视频会议包括：总行对省级分行的视频会议、总行对省级分行和二级分行的视频会议、省级分行对二级分行的视频会议、省级分行对二级分行和县级支行的视频会议。第三条通过视频会议系统组织召开的重要会议和培训活动应当是全方位的，或者涉及面广。相同的工作内容或者类似的工作安排应当同时进行；如果可以通过其他方式进行，如文件、网络新闻、NOTES邮件或专业工作领域，一般不举行视频会议进行安排。第四条视频会议参与者的级别和范围应当合理控制，参与者人数应当尽量减少。不要求各级领导参加一般工作安排或具体业务培训。第二章组织结构和职责第五条总行及省级分行综合会议主办部门为办公室，总行及省级分行专业会议及培训主办部门为各专业部门。第六条视频会议的协助部门为办公室、信息技术部门、物流服务公司及相关专业部门。第七条主办部门的职责(1)发出会议通知。省级分行召开的会议应以正式文件形式通知；如总行对二级分行开放，文件直接发送至二级分行，应通过附注向主办部门发出通知，明确参与者及相关事项。(2)收集并确认与会者名单，准备座位，安排座位安排。(3)通知参与行领导。通过大厅通知栏或邮件、电话等通知部门。(4)用会议材料联系总行或省行，根据领导意见向总行下发会议材料，并通过NOTES系统发送至各支行。(5)准备执行意见。(六)场馆设置及其他相关事宜。(七)随时掌握会议的视频效果，并协助科技部门及时解决问题。第八条协助部门的主要职责如下(1)办公室：根据视频电话会议系统优先使用总行、省级分行和二级分行的原则，确认会议无冲突，负责全行会议资料的收发和拍照；(2)信息科技部：负责组织协调所辖视频电话会议系统的运行，提前测试视频系统，及时处理会议期间的视频故障，确保会议效果；(3)物流服务公司：负责分公司场馆的供电和照明、声音运行维护及相关服务(卫生、桌椅、空调)的保护和维护。第四章组织纪律和会议秩序第九条需要分行行长和各部门经理参加的视频会议，因故不能参加的，应提前通过主办部门向市分行领导请假。那些应该参加其他会议或培训的人应该向主办部门的负责人请假。其他因故不能出席会议的人员必须提前办理请假手续。第十条各行各部门召开的会议与总行和省级分行召开的工作会议相抵触。原则上，应服从上级行工作会议的要求。第十一条所有参赛人员应着装整洁。为了遵守会议时间，所有与会者必须提前15分钟进入会场，并按顺序就座第十四条场馆布局应当庄重、简洁、大方。原则上，会议桌应该成行排列，以确保摄像头清晰，不会留下死角。在第一排桌面的中间，子会议桌板应标有标准化和清晰的名称。会议厅里应该有足够的光线。第六章检查和监督第十五条办公室和人力资源部负责视频
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