用友ERP操作手册-销售部

项目最终用户操作手册用友ERP系统销售部的工作是手册。手册名称：销售部门操作手册适用部门：营业部作家：版本号1.0撰写日期2012年12月1日对应支助商业销售定单业务问题，运营问题发票业务问题，运营问题销售发票业务问题，运营问题销售出库业务问题，运营问题技术财政部软件问题，错误提示计算器网络、硬件、系统故障内容一、部门职责：4各部门的员额分工：4三、系统业务流程：5四、本部门日常业务系统处理：61.日常业务类型的定义：62.日常销售业务处理：63.特别服务：104.账表查询：145.权利管理156.月末结账：16一、本部门的职责：销售部门在ERP系统中的日常工作主要包括：1.开发新客户，维护和更改客户数据，加强客户资产管理；2、及时录入销售订单，为生产部门安排采购和生产提供依据；3、根据客户付款情况，输入销售发票；4、根据客户要求开具财务发票；5.掌握客户的欠款并督促付款。6、做好各种销售统计，为决策者提供分析数据。二、部门岗位的划分：销售助理：系统中的客户分类、客户档案、销售订单/销售开票通知录入、账表查询销售经理：审核销售管理工作的完成情况，并进行月末结账。销售人员：输入订单、销售交货单据和销售退货单据。三、系统业务流程：1.销售代表根据客户的具体要求签订销售合同。具体要求请参考手动合同审批流程。2.销售助理根据签订的合同(或中标项目)在销售管理模块中输入销售订单。如果已签字的产品是特殊产品，且不在当前销售管理模块的库存档案中，则需要手工填写项目/库存增加申请单(一式两份，技术部和储备部)申请增加项目/库存。3.技术部人员根据项目/库存增加申请表增加项目/库存；定义库存的产品结构，并在增加完成时通知销售助理。4.销售助理根据批准的销售合同在销售管理模块中输入销售订单。5.销售订单需要通过相关的手工内部审批进行打印和处理(具体要求见手工合同审批流程)。完成所有人工审批后，销售经理将在销售管理模块中审查销售订单。6.销售代表根据客户的收据和信用状况开具发票，并通知财务部门开具发票。7.销售出库单审批自动生成销售出库单。仓库根据客户的提货单核实正确的交货文件。四、部门日常业务系统处理：1.日常业务类型的定义：普通销售、配件销售、材料(半成品)销售、直运销售和寄售销售(可能稍后发生)。2.普通销售业务的日常处理：添加基本文件：添加客户文件的原则：三个序列号的客户分类客户代码：客户代码必须是唯一的。客户名称：可以是汉字或英文字母，不能为空修改客户：除客户编码不可修改外，其他信息可根据实际情况进行调整。删除客户：使用过的客户不能删除，但可以通过客户合并功能变相处理。操作路径：企业门户-设置-基础档案-交易公司-客户档案1.销售订单：销售订单是指由买卖双方确认顾客对商品的需求的过程。用户根据销售订单组织货物供应，并管理、控制和跟踪订单的执行。销售订单是一份反映客户对由买卖双方确认的商品需求的文件。它可以是企业销售合同中关于商品的详细内容，也可以是订货的口头协议。销售订单与企业销售合同中订单明细的内容相对应，但不能完全替代销售合同，合同中没有付款内容的描述。1.销售订单可以手工增加，也可以参照销售报价单生成。2.销售订单可以修改、删除、审批、弃审、关闭、打开。可以更改已批准和未关闭的销售订单。3.参照销售发货单和销售发票，可以生成已审批和未关闭的销售订单。操作路径：销售管理-业务-销售订单-销售订单2.销售发票：销售交付是企业执行与客户签订的销售合同或销售订单并将货物发送给客户的行为。这是销售业务的执行阶段。发货单是卖方向客户发货的凭证，是销售和发货业务的执行载体。无论是工商企业，发票都是销售管理的核心单据。软件系统提供两种业务模式：先发货，后开票，直接发货和开票。开票前装运模式：1)发票由销售部门根据销售订单填写或手工录入，客户通过发票获得商品所有权。发货单审批后，可以生成销售发票和销售出库单。2)开票直运模式：发货单由销售发票生成。发货单仅供浏览，不能修改、删除或弃审，但可以关闭或打开。销售出库单根据自动生成的发货单生成。开票前的装运方式操作路径：销售管理-业务-发货-发货单1.销售出库单可以手工增加，也可以参照销售订单填写。2.销售发票可以修改、删除、审批、弃审、关闭、打开。3.审批通过和未关闭的销售发票可以参照生成。与库存管理集成，选择是否由销售生成出库单，销售出库单审批后生成销售出库单。否则，在库存管理根据交货单生成一张出库单。3.申报表：销售退货业务是指客户因商品的质量、品种和数量不符合要求而将购买的商品退回给企业的业务。退货单是发货单的红字单据，可用于处理客户退货。退货单也可以办理换货业务。如果客户在货物发出后要求换货，用户将首先根据客户退回的货物发出退货单，然后根据客户换货单制定订单。操作路径：销售管理-业务-发货-退货单1.退货单可以手工填写。2.也可以参照原销售订单和原销售出库单填写。4.销售发票：1)销售开票是企业在销售过程中向客户开具销售发票及其附件的过程。它是确认销售收入、计算销售成本、确认销售税金和确认应收账款的基础，是销售业务中的一个重要环节。2)销售发票是用户在销售开票过程中开具的原始销售单据，包括增值税专用发票、普通发票及其附表。3)销售发票审核后，通知财务部应收款管理进行应收账款核算，应收款管理进行应收账款明细账审核登记，并准备单据生成凭证。1.销售发票必须参照销售发票生成。委托发票是根据委托发票进行委托结算时自动生成的。2.销售发票可以修改、删除、复核、拒收、作废/拒收等。操作路径：销售管理-业务-发票-销售专用发票3.特殊服务：直运销售业务1)直运是指产品的购销不入库，供应商直接将产品发送给客户2)直运业务包括直运销售业务和直运采购业务。没有实际的收据或问题。商品流向是从供应商直接到客户。财务结算通过直运销售发票和直运采购发票解决。直接运输适用于大型电器、汽车和设备等产品的销售。系统选项1)销售管理的直运选项影响采购管理的直运。2)设置-销售选项-业务控制-是否有直接发货销售3)设置-销售选项-业务控制-直接发运销售所需订单4) 采购管理设置-采购选项-业务和权限控制-业务选项-直运订单必须显示销售系统对应选项，不能修改。1.用户输入直运销售订单。输入销售订单时，业务类型为直运销售。2.直运采购订单必须参照直运销售订单生成，直运销售订单可以拆分，但不能记录，即每一行销售订单记录只能被采购订单参照一次。3.直运采购发票参照直运采购订单生成。请注意选择直运采购作为业务类型4.直运销售发票参照直运销售订单生成。注意选择直运销售作为业务类型商业规则1.直运采购发票和直运销售发票相互参照时：1)不能超额购买或出售。2)您可以拆解文件和记录。2.直运销售发票不能录入仓库、有委托属性的存货和“应税服务”的存货。3.未完成采购的直运销售发票(采购数量销售数量)；销售不完整的直运采购发票(销售数量采购数量)结转至下一年。4.未经复核和记账的直接装运发票应结转至下一年。寄售业务：(一)代销业务是指企业将商品委托给他人销售，但商品所有权仍属于企业的方式。发货人将货物交付销售后，与企业结算并开具正式销售发票，从而形成销售收入并转移货物所有权。2)库存管理和销售管理集成后，库存管理才可以进行委托业务。委托销售只能在开票前交付，不能直接开票。3)销售管理系统选项设置-销售选项-业务控制-有寄售业务吗委托销售业务流程1.销售部制定销售计划，销售人员根据销售计划签订委托合同或协议。2.销售部根据委托协议填写委托发票并审核。3.销售部门通知仓库根据生成的销售出库单进行库存和发货。4.顾客(受托人)收到货物。5.受托人代销商品后，受托人应当出具销售清单。6.销售部门根据客户的销售清单出具发货清单。7.结算单审批通过后，自动生成销售发票。8.销售发票转应收款管理收款结算。操作路径：销售管理-业务-委托-委托发货单寄售业务流程比较复杂，涉及到委托订单、委托发货单、结算单据等单据。下图显示了这些文档的历史：1.委托发货单参照委托发货单生成。2.如果受托人返还货物，请参照寄售交付表填写寄售返还表。3.寄售货物的总余额调价税可以通过寄售调整单进行调整。4.委托代销发货单的结算价格可以通过委托代销结算价格调整功能进行修改。您也可以选择是否生成委托代销调整单来调整总余额价税。5.结算时，参照委托发货单填写委托结算单。6.委托结算单审批时自动生成销售发票。7.由于委托结算错误，原结算业务可以转回或部分转回。委托人1.进入账表功能进行查询，系统将显示账表过滤窗口；输入查询的筛选条件，包括分组汇总项目、筛选条件和扩展条件。请参见过滤条件2.单击“确定”以显示符合用户标准的帐户表。3.按格式设计报告格式。4.单击小计对分组的小计进行小计。5.单击总计以汇总所有数据。6.查询完所有数据后，如果要查询其他数据，单击工具栏上的查询按钮，重新输入过滤条件。7.如果不想查询，单击工具栏上的关闭或当前窗口右上角的小叉，退出账表查询功能，返回系统主菜单。5.权威管理用户可以管理操作员的权限，包括功能权限和数据权限。请参阅系统管理帮助。在销售管理，可以设置当前系统是否对档案进行数据权限控制，包括客户、部门、存货、业务员、业务员。系统选项系统管理-权限-权限：设置功能权限。企业门户-基本信息-数据权限：设置数据权限和金额权限。数据权限控制设置：设置哪些业务对象需要数据权限控制。在记录权限设置中，只有设置的业务对象才能对相应的用户和用户组进行授权，是否检查权限可以在库存管理设置。数据权限设置-记录权限设置：设置用户和用户组对应的文件和文档的数据权限。可以设置查询权限和录入权限(包括查询权限)。销售管理设置-选项-业务控制-权限控制：查询单据时，只能查询有查询权限的档案和记录；填制单据时，只有具有录入权限的文件才能被引用和录入。录入权限只是查询和填写单据的权限，不同于基础档案的编辑权限。商业规则单据查询(查询，位置):功能权限数据权限。如果文档中的任何数据没有权限，则无法查询整个文档。文档编辑(录入、修改):功能权限数据权限；只能引用具有进入权限的文件。文档编辑(修改):功能权限数据权限(不包括操作员数据权限)，只有具有录入权限的文件才能被引用。单据列表查询：功能权限数据权限；如果页眉中的任何数据没有权限，则不会显示整个文档；不显示表体没有权限的存货；显示有权限的清单。账表查询：功能权限数据权限。过滤时不能引用和输入没有查询权限的数据。如果页眉中的任何数据没有权限，则不会显示和计数整个文档。表体中没有权限的存货不显示和统计。采购管理存货管理固定资产工资管理应