国际志愿者日庆祝晚会策划书

第 二 届策划书 主办单位：共青团湖北文理学院委员会 承办单位：湖北文理学院青年志愿者协会 活动时间：2012年12月5日一、活动背景：为了在世界范围内弘扬志愿精神，1985年12月17日，第40届联合国大会通过决议，确定从1986年起每年的12月5日为：”国际志愿人员日”。 湖北文理学院青年志愿者协会成立至今已经度过了12个春秋，她一直遵循着“奉献、友爱、互助、进步”的原则，通过组织全院青年志愿者服务活动，为校园文明建设、社区建设、以及大型社会活动等公益事业提供服务，把爱心带给社会，推动社会主义文明建设，促进我院青年的全面发展。二、活动主题：志愿之行，青春无悔三、活动目的及意义：湖北文理学院青年志愿者协会正在逐步的发展壮大，饱含激情与梦想的青年学子一批又一批的投入到她的怀抱中。为了加深青年学子们对志愿服务精神的理解，激发青年学子加入志愿服务行列的热情，让青年学子深入了解志愿者，为社会的发展做出自己的贡献。在国际志愿者日到来之际，让我们一起为属于我们志愿者的节日尽情歌舞，展现我院青年志愿者们的风采。四、活动时间：2012年12月5日晚上6：30-8:30五、活动地点： 致远餐厅二楼六、晚会筹备小组安排：（人员安排见附件一）（一）活动指导组任务：1、负责晚会筹备期间各小组的工作统筹，调控晚会的筹备进度；2、负责晚会当天会场所有紧急情况的处理。（二）节目组 任务：1、完成节目征集、筛选及后期的排练、彩排工作（时间安排见附件二）；2、主持人的筛选，形象设计及台词审核； 3、负责节目的编排及晚会全流程的衔接； 4、节目音乐收集及整理； 5、提前计划晚会所需的一切服装道具并协助采购组完成采购。(三)外联组任务：1、负责联系商家签订赞助协议；2、实现对赞助商承诺的宣传工作。（四）宣传组任务：1、负责晚会宣传工作（利用宣传板、横幅、网络、校园广播等方式开展宣传)；2、负责晚会当天舞台幕布制作。（五）礼仪组任务：1、拟定晚会邀请的嘉宾名单并及时发送邀请函，做好晚会当天到场嘉宾的接待工作（如：嘉宾茶水供应）；2、联系摄影人员，确定晚会当天的礼仪小姐（迎接嘉宾，引导其入座）并加以培训及租借服装（初定六人）；（六）后勤组任务：1、负责活动筹备时期彩排所需教室的申请、悬挂横幅的场地申请；2、负责12月5日下午会场的桌椅的摆放。提前划分好嘉宾席、协会干部观看区以及演员候场区；3、负责在晚会开始前与所有节目负责人的联系及与各分组负责人之间的联系，确保晚会开始前半个小时所有演员都到位；4、负责安排观众有序进场入坐，维持好会场的秩序；5、安排人员负责维持演员上下场秩序（包括提前通知下一节目演员候场）及节目道具的搬抬（如无特殊情况，右边上场，左边下场。道具放右边并安排专人在后台负责道具、话筒的递放）。（七）采购组 任务：1、协助节目组完成服装道具的租借工作；2、负责采购晚会过程中用于活跃现场气氛的相关道具（荧光棒、口哨、手拍等）以及活动环节的奖品； 2、负责收集采购物品的正规发票及制作整个活动的账目和账务报表。（8） 机动组 任务： 1、活动筹备期间，积极配合各小组的需要，协助其他组解决较为棘手的问题。七、晚会的三个阶段晚会策划及准备期：（11月15日11月23日）本阶段主要完成宣传及节目征集工作。晚会协调及进展期（11月23日11月30日）本阶段主要完成节目筛选及排练，中期宣传、舞台灯光音响、节目配乐的收集，物品购买、确定赞助商。晚会倒计时期（11月30日12月5日）本阶段主要完成晚会过程确定，最后一次彩排，末期宣传，领导邀请，场地确定，服装租借，费用收集，摄影师确定。八、经费预算：资料打印费用：250元邀请函：250元；节目单：50元宣传板、横幅：600元宣传单：200元场地租用费用：400元；舞台灯光：150元；舞台幕布：500元演员服装及道具租借费用：1000元会场气球彩带等布置：150元荧光棒、手拍等道具：300元参与活动人员饮用水：200元活动环节奖品：300元嘉宾牌制作：100元运输费用：150元摄影师费用：300元共计4900元九、活动过程中注意的细节：1、关于此次晚会后期的宣传准备工作必须在12月1日之前全部完成（如：宣传板、横幅都需准备妥当）；2、节目确定下来后。每个节目务必确定一个负责人，并在节目组登记信息。节目组必须在11月30日之前完成所有节目的音乐收集工作！3、后勤组需在12月3日晚9：00前统计12月5日下午负责布置会场的人数，如有需要可从分会征集志愿者！4、晚会六点半正式开始，宣传时要求观众六点十分入场，邀请嘉宾六点二十到场。5、干部、干事需做好突发事件的处理，确保晚会的顺利进行；6、12月5日当天13:30所有人员需到位进行会场装饰。7、晚会期间做好现场次序的维持，晚会结束后所有工作人员留下清洁会场。8、 秘书处负责批经费，逐一登记好已买物品和仍需物品，负责发票的管理和经费的统计。保留备份，防止清单的遗失。附件一：节目彩排时间安排(暂定)：11月23日初次彩排时间:晚上6:309:30（地点N4JTO1）11月25日第二次彩排时间:晚上6:309:0011月28日第三次彩排时间：晚上6:309:0012月2日第四次彩排时间：晚上6;30-9:0012月5日第四次彩排时间：下午13:304:30附件二：各小组工作进度安排：（1）、节目组：1、11月23日晚，登记所去彩排的节目，先登记先彩排。2、在11月25日晚第一次初选彩排中确定晚会主持人以及初步确定晚会的节目。3、11月28日彩排敲定晚会节目(数量适宜），根据已有节目基本确定节目流程。（注意晚会时间的把握）在 11月27、28日确定节目流程。（主持人必须参与后两次彩排）4、11月29日确定主持稿（实现对赞助商的承诺宣传）5、11月30日统一收集节目音乐。6、 给各节目的负责人通知三次彩排的时间地点。7、12月5号负责在晚会开始前与所有节目负责人的联系及与各分组负责人之间的联系，确保晚会开始前半个小时所有演员都到位；（2） 、外联组：1、 在27号之前利用空闲时间去拉大赞助商。在11月30日确定最适合的赞助商。（3）、宣传组：1、在11月30日前完成舞台幕布的设计及制作（西一门）。2、12月1日之前得做好两块宣传板、若干海报、一条横幅。12月3日开始为晚会倒计时宣传期，宣传组将做好的新老区各一块宣传板、若干海报、一条横幅、均摆放在指定位置。并且今天开始通过网络，新生群转发晚会的消息进行宣传。3、12月3日开始通过校园广播展开宣传。（4） 、礼仪组：1、在11月25号确定好联系的摄影人员并告知节目组。2、在11月30日拟定好嘉宾名单，在12月2、3日所有的邀请函必须送到嘉宾手中。3、11月25日前确定好6名礼仪小姐并进行培训。（协会内部选)（5）、采购组：1、12月1、2日进行晚会所需物品的采购（活动奖品、邀请函、荧光棒、气球、彩带。剪刀，记号笔、手拍、胶带等）2、12月5日协助节目组完成服装道具的租借及晚会结束后归还。(6） 、后勤组： 1、11月19日确定申请到11月23日晚第一次彩排所需的场地并告知节目组，11月23日确定申请到供26日晚彩排所需的场地并告知节目组，11月30日确定申请到供12月3日晚彩排所需的场地并告知节目组，11月23日确定供12月5号晚表演用的致远餐厅二楼场地。2、11月30确定供12月3日宣传用的悬挂横幅与站台场地的申请，并告知宣传组人员。3、负责12月5日下午会场的桌椅的摆放。提前划分好嘉宾席、协会干部观看区以及演员候场区；4、12月5号下午完成会场场地布置；5、12月5号晚负责安排观众有序进场入坐，维持好会场的秩序；6、12月5号晚安排人员负责维持演员上下场秩序（包括提前通知下一节目演员候场）及节目道具的搬抬（如无特殊情况，右边上场，左边下场。道具放右边并安排专人在后台负责道具、话筒的递放等）。 7、晚会当天负责发放荧光棒等物品。 应急附表：1、 、上一个节目演出时，其后的两个节目在后台准备，前一个节目犹豫各种原因无法按时演出时，下一个节目即使跟进。2、 任一节目在演出过程中发生失误或无法进行的情况时，节目负责人视情况重演或者取消。3、 其他紧急情况发生时，由别的组协助机动组负责处理。备注：1、所有小组成员需细看策划书，明确任务。 2、活动指导组定期了解各组进展如何。 3、秘书处随时等待通知，及时通知各项信息。 4、各组内部尽早分工明确。 5、各组之间联系要紧密。 6、活动指导组随时询问各组进度。 7、若各组有疑问统一问活动指导组。附件三：晚会筹备小组人员安排：顾问指导：杨霄、刘四海活动指导组:组长：蒋姣睿、李俊磊、胡晨扬、骆洋组