前台文员岗位职责

前台文员岗位职责1、 总则 前台是公司的门面，可以称之为是公司的第一张名片，前台工作在整个公司运营链中居于重要位置。前台工作关系到公司整体形象和业务开展的质量甚至成败，为了完善公司的前台管理机制，建立规范化的管理体系，提高工作效率，使管理标准化、制度化、流程化，各项工作能做到有章可循，特制订本制度。二、部门职能：1、 负责访客的登记、接待和咨询工作；2、 负责前台办公区域，接待区域的日常保洁工作；3、 负责总机电话的接听、转接、转达的工作；4、 负责电子设备的管理维护，包括一楼背景音乐及大门口LED屏幕的下载、播放、日常管理等工作；5、 协助其他部门做好日常文员工作，例如：快递的收发、复印等工作；6、 负责外来文件报刊等的收发、登记、整理、存档工作；7、 负责公司大门口车位的日常管理工作；8、 负责外出登记、礼品发放登记；9、 协助行政部做好会务工作；10、 完成上级领导交办的其它工作任务。3、 岗位职责：1、 访客登记、接待和咨询工作1.1所有进入公司的外来人员都必须先到前台登记，前台根据具体事宜通知相关负责人，前台人员要引领有预约的访客进入相关部门，不允许外来访客无人陪同随意出入办公区域；1.2外来访客及公司领导进入公司，前台必须立刻起立，点头示意并问好，有访客落座接待区的，前台要及时递上茶水，待访客离开后，及时把水杯及垃圾清理干净，将公司资料放回原处；1.3在前台单独值班或者销售人员繁忙时候，前台要对来访客人的咨询做必要明确的回复；1.4如遇推销人员上门，前台要及时制止，可将其资料留下转交相关部门，如提前有预约的，前台应先电话确认后带领来访人员进入；2、前台区域日常保洁工作2.1每天认真打扫并保持前台及接待区卫生，随时清理烟灰缸、垃圾桶（本公司员工不许在公共区域吸烟，不得使用一次性纸杯纸抽，客户使用过后，立刻清理干净）；2.2保证前台文件规整有序，待客用品更换及时，确保玻璃、地面一尘不染；2.3工作时间不允许在办公区域吃东西，水杯等私人物品不得摆放于台面；3、 接听电话3.1电话铃响三声之内必须接起，要使用“您好”“请稍等”“谢谢”“再见”等礼貌用语；3.2电话机旁常备纸笔，方便及时记录电话内容，做好来电咨询和转接，重要事项认真记录并及时无误的传达给相关人员，做到不遗漏，不延误；3.3公司电话不允许私人占用，如遇私人电话打入，应尽快挂断，避免长时间占线影响公司正常经营；4、 电子设备的管理4.1背景音乐的下载播放，背景音乐必须为轻音乐，曲调舒缓温和，不可播放流行歌曲；4.2大门口LED字幕的播放管理，根据相关领导的要求，正确无误的输入显示内容，并注意更新和维护；4.3监控设备的日常查看和监管；5、 协助行政部做好复印、打印等文员工作，本着环保的理念，公司内部用纸需使用双面用纸（红头文件等重要文件除外）6、文件报刊收发管理6.1每日负责接收外来信件、快递、文件和报纸并正确转交相应部门，快递不可随意摆放在前台，应整齐放于台面下，报纸应整齐摆放于报刊架；6.2访客离开后，前台人员立刻将书报收回原处，不允许公司员工在工作时间翻看书报，前台有监管责任；6.3定期将文件及旧报刊整理整齐交回行政部存档；7、 门口车位的日常管理7.1前台每天早上将“NO PARKING”的牌子摆放在门口车位，原则上，非本公司员工和客户不得在公司门口车位停车；7.2对于公司和客户的车辆给予照看，遇紧急情况及时通知相关负责人；7.3随时提醒访客：公司正门口外不允许停车；8、 登记管理8.1工作期间员工外出需到前台登记，并经相关负责人签字方可；8.2做好客户礼品赠品等相关事项的登记工作，每月月底将登记表整理后交回行政部存档；9、 会务工作9.1协助行政部做好周例会、月例会的会务工作，包括桌椅摆放、递送茶水、准备笔记本、调试投影仪等电子设备；9.2协助行政部通知与会相关人员；9.3协助行政部做好会议纪要；9.4协助行政部做好会后会议室的清扫工作；10、 完成上级领导交办的其他工作任务。4、 其他1、 在岗期间，保持工服整洁干净，保持微笑，使用文明用语；2、 工作时间，不允许出现使用电脑或手机聊天、看电影、查看微信等现象；3、 坐姿标准，不允许出现