项目档案室的筹建与管理概述(ppt 35页).ppt

文秘11级,文书工作与档案管理实务,项目四,档案室的筹建与管理,教学规划,教学目的1、了解档案室的职能和建设要求2、了解档案室所需的设备用品3、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案4、了解档案室设备与物品布置摆放的要求5、能够根据工作规范摆放档案材料教学重点1、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案2、了解档案室设备与物品布置摆放的要求教学难点1、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案2、能够根据要求开展档案室日常管理工作教学方法参观、讲授、讨论、实操教学时数6课时,项目构成,任务一：拟订筹建方案并采购用品,任务二：文书的整理与归档,任务一拟订筹建方案并采购用品,任务导入,A房地产集团公司第一分公司每年都会接收或制发上百份文件，其中许多都具有保存价值。日积月累，需要归档的文件越来越多。但由于没有专门的档案室，所有归档文件只是用一个文件柜保存，不仅查找十分不便，而且还发生过档案被当成废纸变卖的事情。公司领导下决心要使档案管理规范化，决定设立一个专门的档案室来统一管理这些归档文件。领导将筹建档案室的准备工作交给了秘书李芸。假定你是李芸，请根据以上背景，完成拟订筹建方案并采购用品的工作。,任务分析,档案室是由基础设施、设备用品、档案材料、管理制度以及工作人员构成的复杂系统。档案室的建设需要遵循相关的标准和要求进行。因此李芸应首先了解国家相关部门制定的档案室建设指导意见，了解档案室的构成要素及其要求；再根据本单位的归档文件数量与类型、组织机构、房屋设施等具体情况，设计出档案室建设的初步方案，并将该方案递交领导审阅修订；领导审查同志筹建方案后，方可根据方案中列出的用品清单按照相关流程去采购质量合格的物品，为布置档案室做好准备。,本节知识点,1、档案室的基本职能2、档案室建设的基本原则3、档案室的基础设施与设备4、档案室的人员配备与制度建设,活动实施：参观学校档案室,档案室的基础设施与设备用品档案室的人员配备档案室的制度建设档案室的基本职能,注意收集信息,讨论与总结,一、档案室的基本职能,指导和监督本单位文书部门或业务部门文件材料的归档工作；接收和保管本单位各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究定期向档案馆移交具有永久保存价值的档案收集行业、地区等方面的各种信息资料并编制内参文件（档案资料/情报中心）,二、档案室建设的原则,1、安全原则2、实用原则3、方便原则,三、档案室的基础设施与设备,1、档案室的选址2、档案室的房间构成3、档案室的装具4、档案室的设备5、消耗品,四、档案室的人员配备与制度建设,1、档案室工作的领导关系2、档案室工作3、档案室制度建设,案例分析,根据商专关于做好2011年度学校教学等各类档案立卷归档工作的通知一文，分析商专档案工作已有的工作基础。关于做好2011年度学校教学等各类档案立卷归档工作的通知.doc,任务实施,李芸完成本任务，可按照四个阶段来进行相关工作，分别是：调研、撰写初稿、上交领导审批、采购。,1、调研2、撰写初稿（P58）3、上交领导审批4、采购,1、资料与档案的收集；2、资料与档案（文件）的界定；,本节知识应用,应用知识点,实训情境,王艳大学毕业后，到华兴公司档案室工作。一天，王艳到科研处去准备收集去年的档案资料，不料科研处同志说：“还没到时间呢？不是最迟到六月底吗？”王艳解释说，早点收上来为了便于整理。科研处的人说：“便于你们整理，就不便于我们利用。”到了六月底，王艳又到科研处，科研处的人说：“我们还没整理好，你过几天再来吧。”分析上述情况发生的原因，并为王艳想出解决办法。,实训目标,实训考评,实训步骤,实训结果,实训小结,问题点：没有健全的归档制度或者缺乏有力施行的配套措施。（机制不完善）关键点：1、建立健全归档制度2、建立健全配套机制贯彻实施与督促3、培训是必要且有效的手段4、密切工作关系，讲究工作方法王艳该怎么做呢？,任务二布置与管理档案室,任务导入,A房地产集团公司第一分公司在筹建档案室过程中，已顺利完成了方案审批、基础施工、设备采购等工作。假定你是李芸，请根据上一任务所制定的筹建方案，完成布置与管理档案室的工作。,任务分析,秘书应了解各类物品的摆放要求，根据档案室布局的具体情况合理使用室内空间。设备与物品的摆放应做到规范、合理，便于对档案材料的利用，同时也能保护档案并延长其寿命。档案室建成后，良好的日常管理是其正常运行的保障。管理人员应对库房重点部位加强管理，保护档案安全。,本节知识点,1、布置档案室的基本要求2、档案材料摆放的基本方式3、档案室日常管理工作内容4、影响档案纸张寿命的因素,讨论与总结,一、布置档案室的基本要求,1、有利于档案安全2、有利于提高工作效率（利用、管理）3、符合安装技术标准（电路、防火、防盗、报警设备）,二、档案材料摆放的基本方式,竖放和平放优劣比较（P64表3-2-1）,三、档案室日常管理工作,1、进出库房管理2、库房温湿度控制3、防范八种危害（防火、防水、防潮、防霉、防光、防虫、防尘、防盗）4、库房与装具的有序化5、做好提供利用工作6、定期检查、清点7、管理全宗,四、影响档案纸张寿命的因素,纸张制作原料、与工艺；外界环境影响：高温、高湿、强光线、酸性物质、氧化剂、微生物等，会使纸张加速发生水解、氧化和光解反应。,补充阅读：修复损坏档案的方法,阅读5分钟，请同学介绍,任务实施,本任务中，首先要将购置的各类档案工作用品按规范正确放置。,1、一般设备的摆放位置确定：确定空调、除湿机、计算机等设备的摆放位置。售后人员按相关技术规范安装和调试。工作人员在工作中须做好对这些设备的规范管理。2、摆放档案柜（架）并使之有序化（编号）（图3-2-1、3