项目收尾(ppt 41页).ppt

1,1,项目管理师项目收尾管理,北京航空航天大学杨爱华教授,课程内容,项目终止合同收尾管理收尾,一.项目终止,项目收尾是项目生命期的最后一个阶段，当项目的目标已经实现，或者项目阶段的所有工作均已经完成，或者虽然有些任务尚未完成，但由于某种特殊原因必须停止时，项目团队就需要做好项目的完成、收尾工作。,项目终止,项目的最后执行结果：成功、失败项目终止的两种方式：正常终止、非正常终止,项目收尾的目标,项目收尾要达到的目标有：(项目参与方不同,目标会有所不同)项目产品经过试运行并正式投入使用顺利完成项目交接达到预定的利润目标审计和总结绩效考核奖励和庆祝项目团队解散,项目终止的因素,导致项目终止的主要原因包括：项目的目标已经实现项目的下一步进展已经很难或不可能获得项目被无阻期地延长项目所必需的资源被转移出该项目项目的关键成员离开项目组项目目标和范围定义不清楚高层管理人员不支持项目经理人选不当计划和控制薄弱等,项目终止的过程,对于较复杂的项目，终止过程包括：对终止过程进行计划制定计划预算整理相关的各种资料作好相应的人员安排提交项目终止的详细报告,项目终止的过程,项目负责人在终止过程中的职责有：保证涉及项目终止的所有任务的完成通知客户项目完成情况，保证与客户达成的各种协议的实施，各种涉及客户的处理必须获得客户的认可监督项目有关账目的结清，理清最终的账目决定保存的文档（电子文档、手册、报告和其他文件）重新安置人员、物资、设备及其他资源保证完成有关文档，包括项目的最终评价，并准备和提交项目终止报告,项目终止的过程中容易出现的问题(三个),问题一：对资金、物资监管有力，却对文档疏于管理导致资料收集困难、保密工作产生隐患问题二：项目经理因为自身职责的结束而产生不良后果必须注意项目终止负责人的人事安排问题三：对项目组的解散和对项目组成员的重新任命可能带来矛盾注意沟通,项目终止报告,项目终止报告应由项目经理提供。除了对项目进行评价对项目终止的原因进行分析之外，还应对项目已经实施的全部过程进行记录和分析以达到总结经验和教训，并为以后正确地开展工作提供依据的目的。项目终止报告既是对该项目的历史记载，又能为未来项目提供策略建议，由于实际工作的需要，它可能被众多项目当事人、干系人所传阅，包括项目经理或管理班子、团队成员、项目客户、主管上司以及政府的有关部门。,项目终止报告,一般的项目终止报告的内容包括：立项原因和项目的整体概况项目的组织结构和主要责任人情况项目到终止时已实施的情况项目已实施部分的绩效项目已实施部分的管理绩效项目出现的问题分析及有关责任划分对项目终止后的各项工作安排情况，人事安排情况各种资源、物资和文档资料的交接情况等应做明确的说明正式宣布项目完全终止,项目终止报告,大型的项目终止报告的内容还包括：对项目进程中出现的问题、冲突及解决办法的总结项目阶段性总结对需要增加资源的工作任务的记录对合作方、支持方的总结对项目中沟通的分析以及提高沟通技巧的建议从总体上分析项目管理的流程,二.合同收尾,项目收尾的主要工作包括两个部分：合同收尾管理收尾,合同收尾的定义,按照合同相关条款的要求，对照进行验收、核实，并且进行移交、付款等工作，以及解决未尽事项、关闭合同的过程。,合同终止的原因,合同终止的原因包括：合同因履行而终止合同因行政关系而终止合同因不可抗力的原因而终止合同因双方当事人协调同意而终止仲裁机构或者法院判决终止合同,合同资料,在合同收尾中应整理的合同资料包括：合同正、副文本，合同附件、备忘录、相关的表格、清单在合同执行过程中所产生的会议纪要、合同变更申请及批准记录、合同补充协议由承包商提出的技术文件、承包商的进展报告、合同付款凭证、单据等财务记录、合同验收报告等,收集合同资料,合同资料至少应包括合同正、副文本，合同附件、备忘录、相关的表格、清单以及在合同执行过程中所产生的会议纪要、合同变更申请及批准记录、合同补充协议，由承包商提出的技术文件、承包商的进展报告、合同付款凭证、单据等财务记录、合同验收报告等。助理项目管理师应协助项目经理在项目收尾之前，将这些资料收集齐全，以备查阅、对照、检验。,整理合同资料,合同收尾结束后，助理项目管理师应对所有的合同文件进行整理、编号、装订，连同项目其他文件一起作为一整套项目记录资料归档。在整理合同资料时，应分门别类，做到数据齐全、忠于原始记录、标识清楚，还要便于查阅，整理完毕交给专门的部门存放于专门的地点，以便需要时能方便地找到。,核实合同条款,合同一般包括的条款有：当事人的名称或者姓名以及地址标的数量质量价格同履行的期限、地点和方式违约责任解决争议的方法,项目移交评审,项目小组在将项目的产品、服务或管理过程移交给最终用户之前对项目的范围、项目交付结果的技术性能等进行检查，确保项目移交给客户时能满足其要求，同时对移交后的服务，如培训、担保等方面的安排与确认。,项目移交评审,项目小组在移交阶段的工作有：项目交付结果进行测试进行必要的实验以验证项目交付结果满足客户要求设计并实验培训方法安排后续支持服务工作解答客户提出的问题签字移交,项目移交评审,评审结束，需要双方签字有时可以有附加条件在项目需要提前结束时需要签字表示对项目阶段性交付物的认可,合同文件归档,整理合同文件时，要求：分门别类数据齐全忠于原始记录标识清楚便于查阅,三.管理收尾,管理收尾包括一系列零碎、烦琐的行政事务性工作，如：收集、整理项目文件发布项目信息组织项目移交归还租赁的设备解散并重新安排项目人员庆祝项目结束总结经验教训等,建立项目文档,为了保证文档版本的一致性，在项目执行之前就要对文档的输出格式、文档的描述质量、文档的具体内容、文档的可用性进行明文规定应事先在项目小组内部指定专门的文档管理员，对于符合质量要求的文档，统一由文档管理员管理；对于不符合要求的文档，全部退回文档输出责任人重新处理。,建立项目文档,在项目执行的每一阶段，必须将所完成的文档提交到项目执行小组，如果发现提交的文档不符合要求，文档输出责任人必须从文档管理员的文档配置库中将文档登记取出进行完善，而不得进行随意修改项目结束了，需要将项目全过程形成的文档进行汇总、归类和保存,项目资料验收的范围,项目概念阶段应验收移交归档的资料有：项目初步可行性研究报告及相关附件项目详细可行性研究报告及相关附件项目方案及论证报告项目评估与决策报告,项目资料验收的范围,项目规划阶段应验收移交归档的资料有：项目描述资料（范围划分报告，详细设计报告等）项目计划资料（完整的项目进度计划、质量计划、费用计划和资源计划）,项目资料验收的范围,项目实施阶段应验收移交归档的资料有：全部项目采购合同的招标书和投标书全部合格供应商资料全部合同变更文件、现场签证和设计变更等项目质量记录、会议记录、备忘录、各类通知等项目进展报告,项目资料验收的范围,项目实施阶段应验收移交归档的资料有（续）：进度、质量、费用、安全、范围等变更控制申请及签证现场环境报告质量事故、安全事故调查资料和处理报告各种第三方试验、检验证明、报告等,项目资料验收的范围,项目收尾阶段应验收移交归档的资料有：项目竣工图项目竣工报告项目质量验收报告项目后评价资料,项目资料验收的依据,项目资料验收的依据主要是：采购合同中有关资料的条款要求国家有关项目资料档案的法规、政策性规定和要求国际惯例等,项目资料验收的结果,项目资料验收的结果包括：项目资料档案项目资料验收报告,项目验收,当项目小组完成项目的所有任务后，还应该协助相关方面对项目进行验收，以确保项目事先规定的工作范围都得到圆满完成，同时检查项目完成的任务是否符合客户的要求，确保客户的要求得到满足。,项目验收,首先，必须与客户一起明确项目验收的标准其次，在验收时，必须保证所有的完成标准是可以由双方事先商定的尺度进行衡量的再次，项目经理要与客户共同商定出一个对照清单,项目验收的组织,一般由项目接受方、项目团队和项目监理人员组成但由于项目性质的不同，项目验收的组织结构差异较大对一般小型服务性项目，只是由项目接受人员验收即可对内部项目，仅由项目经理就可以验收,项目验收组织的职责,验收组织的主要职责是：审查预验收情况报告和移交生产准备情况报告审查各种技术资料对项目主要生产设备和公用设施进行复验核技术鉴定处理交接验收过程中出现的有关问题核定移交工程清单，签订交工验收证书。提交竣工验收工作的总结报告和国家验收鉴定书,项目验收的程序,提出验收申请，报送验收材料自检准备项目验收材料前期准备工作,项目验收的程序,在项目验收过程中，验收方的工作有：组成验收工作组或验收委员会项目材料验收现场（实物）初步验收正式验收签发项目验收合格文件办理固定资产形成和增列手续,项目验收的方法,生产性项目试生产系统开发项目试运行R项目有自身的经验和教训;项目小组的每一个人都应该总结，其目的有：为员工个人的成长积累经验为将来的项目提供借鉴项目小组个人的总结内容包括：个人在项目中角色的扮演情况个人所负责任的完成情况个人对团队的贡献,项目总结,回顾项目所取得的成果检查、核实项目移交的结果确认并解释为解决未完成工作所制定的计划措施确认并解释为解决仍然存在的问题所制定的计划