项目3.-5文档设置

项目3.5文档设置,【项目描述】对文档内容进行排版后，还可以根据需要对文档进行页码、页眉、页脚、页面、打印、引用、审阅等设置。【能力目标】能够正确给文档分页或分节，会设置页码、页眉、页脚、脚注、尾注，会对文档进行拼写、语法检查及字数统计，会使用文档的审阅功能，会使用大纲视图组织文档，会给文档建立目录与索引，掌握页面设置与打印输出。,当需要给文档的不同页面创建不同的页眉、页脚时，这时需要给文档分节；应用系统提供的拼写和语法检查可以帮助你检查更改错误，应用字数统计工具统计文档字数。对于长文档，应用大纲视图组织文档更方便。创建大纲后可以很方便地给文档建立目录，并可自动更新。,任务3.5.1文档格式化,任务引导,任务目标,会给文档分页或分节，掌握页码、页眉和页脚的添加与设置，会对文档进行拼写和语法检查，会字数统计。掌握应用大纲视图组织文档的方法，会创建目录与索引，会创建题注、尾注、脚注。,项目3.5文档设置,技能建构,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,3.5.1.1文档的分页分节、页眉页脚1.设置分隔符当文档内容满一页时，Word会自动转到下一页，但在实际应用中，会遇到强制换页的情况，在编排长文档时经常需要给文档分节，以满足不同的页面设置，利用分隔符可以实现这些操作。Word分隔符包括分节符和分页符，在不同的节里可以设置不同的页面格式如页面边距、页眉、页脚、分栏等。如果要强制分页可以插入分页符。【技能操作】：打开素材文件夹“乐观.docx”，练习在文档合适的位置插入分页符和分节,(1)插入分节符将插入点置于需要插入分节符的位置，即“追求卓越”之前，单击“页面布局”选项卡“页面设置”面板“分隔符”按钮，在展开的列表中选择“分节符”组中的“下一页”。此时在插入点的位置插入一个“下一页”分节符，并将分节符后的内容显示在下一页中。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,若要删除插入的分节符，单击“开始”选项卡“段落”面板“显示/隐藏标记”，系统将显示系统标记，如分节符、段落等，将插入点置于标记的左侧，然后按DELETE键删除标记，则对应的功能也被取消。(2)插入分页符将插入点置于要插入分页符的位置，“注重结果”之前，单击“分隔符”组中的“分页符”插入分页符，此时后面的内容将显示在下一页，如图3-5-1所示。2.添加页码、页眉、页脚(1)页码的插入使用“插入”选项卡“页眉和页脚”面板中的“页码”按钮，在打开的列表中选择插入位置，如页面顶端、页面底端，或设置页码格式。【技能操作】：打开素材文件夹“乐观.docx”，在底端右侧插入类似“-10-”的页码。(2)添加页眉、页脚页眉和页脚分别位于页面的顶部和底部，常用来插入页码、时间、文档的标题等。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,【技能操作】：打开素材文件夹“乐观.docx”，插入页眉和页脚。单击“插入”选项卡“页眉和页脚”面板“页眉”按钮，在展开的列表中选择页眉样式，如选择“字母表型”。进入页眉和页脚编辑状态，并在页眉区显示选择的页眉，同时功能区显示“页眉和页脚工具设计”选项卡。单击“标题”标签，输入页眉内容，如“友谊篇”。单击“页眉和页脚工具设计”选项卡“导航”组中的“转至页脚”按钮至页脚，也可以直接在页脚区双击进入页脚编辑状态，编辑方法同页眉。例如设置为“年刊型”。页眉和页脚与文档的正文处在不同的层次上，编辑页眉和页脚时不能编辑正文。同样，编辑正文时不能编辑页眉和页脚，页眉页脚内容的编辑方法同正文相同。可以插入图片图形等。页眉和页脚与正文的转换，可以在所在区域双击即可。进行页眉、页脚、页码编辑状态，应用删除键可将相应内容删除。,(3)设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚在Word中进行长文档排版时，每节的首页通常不要页眉和页脚，并且奇数页和偶数页的内容和位置也不相同，这时就需要首页不同或奇偶页不同的页眉页脚设置。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,【技能操作】：打开素材文件夹“年轻的心.docx”，设置首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚。打开素材文件，在页眉区双击进入页眉编辑状态，在“页眉和页脚工具设计”选项卡上选中“首页不同”和“奇偶页不同”。单击首页页眉区，设置页眉“励志小文”；转到第二页显示偶数页，设置页眉“年轻的心”；转到第三页显示奇数页，设置页眉“珍惜青春，珍爱生活”；转到页脚处插入页码。(4)为不同的章节设置不同的页眉或页脚在长文档中若需要设置每一章根据内容有不同的页眉内容，这时就需要在每一章设置页眉。在Word中，在不同的节中可以设置不同的排版格式，所以只要分节就可以完成。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,【技能操作】：打开素材文件夹“乐观是一桶金.docx”，为不同的章设置不同的页眉。打开文档，在页眉区双击进入页眉编辑状态。在第一篇章标题所在页的页眉区输入“乐观是一桶金”；将插入点定位于第一篇文章正文的结尾处，单击“页面布局”选项卡“页面设置”面板“分隔符”，选择插入分节符“连续”；单击第二篇文章标题所在页的页眉区，默认“与上一页相同”，单击“页眉页脚工具设计”选项卡“链接到前一条页眉”使其呈灰色，表示断开与上一节的链接，在第二篇文章的页眉区输入页眉“面向未来”，则在不同的章节设置了不同的页眉。在Word中，只有在不同的节中才能对同一文档的不同部分进行不同的页面设置。,3.5.1.2拼写和语法、文档字数统计1.拼写和语法文本输入结束后，在某些词语或句子的下面会出现红色或蓝色波浪线，蓝色波浪线表示语法错误，红色波浪线表示拼写错误。用户可以以波浪线位置右击检查错误，也可以单击“审阅”选项卡“校对”面板组中的“拼写和语法”按钮进行检查。【技能操作】：打开“乐观.docx”进行拼写和语法检查。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,2.文档字写统计Word字数统计功能可以统计整篇文档的字数，也可以统计选定文本的字数。【技能操作】：打开素材文件夹“乐观是一桶金.docx”，统计整篇文档的字数，统计“面向未来”所在内容的字数。打开文档，将光标定于文档任意处，单击“审阅”选项卡“校对”面板“字数统计”按钮，弹出“字数统计”对话框，在对话框中可以得到页数、字数等统计信息。选中“面向未来”所在文字内容，单击“字数统计”可得到选中文字的“字数统计”信息。,3.5.1.3文档审阅在日常工作中，文件常常需要在相关人员之间传阅、修改，这就需要对文档进行审阅，审阅主要包括两个方面：一是文档的审阅者通过对文档添加批注的方式，对文档的某些内容提出自己的看法或建议，而文档作者可以据此决定是否修改；二是文档审阅者在文档修订模式下修改原文档，而文档作者可以决定是拒绝还是接受。1.为文档添加批注审阅者在文档中添加批注，并可以使批注以不同的底纹颜色和用户名的对不同审阅者的批注加以区别。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,【技能操作】：打开“把春天娶回家.docx”，给文档错误的地方添加批注。打开素材文档，切换至“审阅”选项卡，如图3-5-1所示。单击“修订”按钮，在展开的列表中选择“更改用户名”打开“选项”对话框，在“常用”选项右侧输入“用户名”和“缩写”单击确定。当多个审阅者审阅同一篇文档时，这一步是很重要的，否则作者无法得知批注是谁的意见。用鼠标拖动选中文中需要添加批注的文字，单击“批注”组中“新建批注”按钮，在打开的批注框中输入批注内容，如图3-5-2所示。,图3-5-1“审阅”选项卡,图3-5-2添加批注,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,在“批注”组中单击“下一条”或“下一条”可以查看各条批注，若接受批注，可按批注提示进行修改，则批注消失；或不接受批注，可将插入符定位于批注框中，单击“批注”组中的“删除”按钮。如图3-5-3所示，可以删除一条批注，也可以一次删除所有批注。,图3-5-3删除批注图3-5-4修订图3-5-5接受或拒绝,2.修订文档修订功能可以突出显示审阅者对文档所做的修改，而文档的作者可以决定接受或拒绝。【技能操作】：打开“把春天娶回家.docx”，练习修订。单击“修订”面板“修订”按钮下方的三角按钮，如图3-5-4所示，在展开的列表中选择“修订”进入修订状态，即可开始修改文档。选中需修改的文字，输入修改后的文字，如图3-5,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,图3-5-6修订文档,“修订”结束后，可再次单击“修订”按钮，退出修订状态。当原文作者拿到修订后的文档后，切换到“审阅”功能项，在“更改”组中单击“上一条”或“下一条”可以查看各条批注和修订内容。当光标位于某个修订处时，单击“更改”面板（图3-5-5）“按受”按钮，可接受修订，单击“拒绝”按钮，可拒绝修订。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,3.5.1.4使用大纲视图组织文档大纳视图常用于编写和修改具有多级标题的长文档。使用大纲视图不仅可以方便地编写文档大纲，还可以重新组织文档结构。1.在大纲视图下创建文档结构当完成对一篇文档的构思后，应该先把文档的纲目框架建立，这就是大纲。【技能操作】：在大纲视图中建立“计算机应用基础”文档结构。按CTRL+N新建空白文档，单击“视图”选项卡“文档视图”面板“大纲视图”按钮，进入大纲图模式，“大纲”选项卡用于调整文档结构，输入文档标题文本“计算机应用基础”，这时输入的标题被自动赋予为“1级”标题样式。按“ENTER”键换行，输入下一个标题文本“第1章计算机基础知识”，用同样的方法输入其他的标题文本，如图3-5-7所示。,图3-5-7输入结构标题图3-5-8改变标题级别,2.改变标题级别通过改变文档的标题级别，可以为提取多级目录做准备。默认情况下，在大纲视图中输入的标题均为1级，可以根据文档段落的需要设置级别。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,【技能操作】：改变“计算机应用基础”文档结构的标题级别。选中要调整级别的标题内容，或将插入点置于该段中，单击“大纲级别”下拉列表，选择所需级别，或单击提升级别按钮，或降低级别按钮，可以完成级别的调整。调整后的大纲级别如图3-5-8所示。在大纲工具中可以应用对标题展开，应用对标题进行折叠。还可以使用按钮对标题的顺序进行调整。【技能操作】：练习在“计算机应用基础”文档结构中对大纲进行展开和折叠，调整第二章标题3、4的顺序。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,3.5.1.5编制目录目录的作用是列出文档中各级标题及其所在的页码。一般情况下，所有的正式出版物都有目录，其中包含书刊中的章节及各章节的页码位置等，方便读者查阅。1.插入目录Word具有自动创建目录的功能，但是在创建目录之前，需要先为要提取的目录标题设置标题级别（不能置为正文级别），并且为文档添加页码。【技能操作】打开“关于中学生心理健康的调查报告.docx”,为该文档添加目录。,该文档已为标题设置好了标题级别，可直接插入目录。将光标置于文档中要放置目录的位置，此处一般为文档的第一页。单击“引用”选项卡“目录”面板“目录”按钮，在展开的列表中选择一种目录样式，或打开“插入目录”对话框设置目录级别等选项。如：选择“自动目录1”，Word将搜索整个文档中3级标题及以上的标题，以及标题所在的页码，并将它们编制成目录，结果如图3-5-9所示。,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,图3-5-9插入目录,2.更新目录目录以文档的内容为依据，当内容进行了调整，如页码或标题发生了变化，则要更新目录，使目录与文档保持一致。【技能操作】在“关于中学生心理健康的调查报告.docx”中已创建目录，删除部分内容，使页码发生变化，然后再更新目录。单击需要更新目录的任意位置，此时在目录左上角将显示“更新目录”选项，单击该选项，或者单击“目录”组中的“更新目录”按扭，在打开的“更新目录”对话框中选择要执行的操作，单击“确定”即可。,任务实训1.举例说明如何给文档添加页眉和页脚，如何设置首页不同和奇偶页不同的页眉和页脚？2.举例说明设置标题级别有好处有哪些？3.举例说明如何给文档添加、更新目录？,任务3.5.1文档格式化,项目3.5文档设置,任务3.5.2页面设置及打印输出,项目3.5文档设置,任务引导编排好文档后需要打印出来，还需要进行哪些设置呢？任务目标掌握文档页面设置：纸张大小、方向、页边距；会对编排好的文档进行打印预览，掌握打印设置，会将文档按指定设置和份数打印出来；会管理打印队列任务。,任务3.5.2页面设置及打印输出,项目3.5文档设置,技能建构3.5.2.1文档的页面设置新建文档时，Word对文档的纸张大小、方向、页边距都做了默认设置，用户也可以根据自己的需要对这些设置进行修改。默认情况下，Word文档使用的纸张大小是A4，宽度为21厘米，高度为29.7厘米，方向为纵向。【技能操作】打开“朋友.docx”文档，设置打印纸张为B5，方向为纵向，文档顶端和底端各留2.5厘米，左右为3厘米。打开文档，单击“页面布局”选项卡“页面设置”面板“纸张大小”按钮，在展开的列表中选择所需纸型B5，若列表中没有所需纸型，可单击列表底部的“其他页面大小”项打开“页面设置”对话框（图3-5-10）进行设置。也可以自定义纸张的大小。,任务3.5.2页面设置及打印输出,项目3.5文档设置,图3-5-10“页面设置”对话框,单击“页面设置”面板“纸张方向”按钮选择“纵向”或“横向”，此处选择默认的纵向。单击“页面设置”面板“页边距”按钮，在列表中选择所需要边距，否则单击“自定义边距”选项打开“页面设置”对话框进行设置，如图3-5-10所示在边距框中，左右输入3厘米，上下输入2.5厘米