第1课-常用办公文档设计与制作

办公自动化与VBA应用第1课常用办公文档设计与制作,一、工作计划制作,计划是对一定时期的工作或某项活动在事前作出筹划和安排的书面材料。计划应包括如下内容：（1）标题（2）正文：基本情况、任务、目的、要求、措施和方法步骤（3）制订单位、日期（4）也可以加“附件”,本案例制作如下效果的一个年度工作计划，标题设为黑体、三号字、加粗，正文设为宋体小四号字，段落首行缩进两个字符，段落标题加粗；页面设置纸张为A4，页边距分别为上2.5cm、下2.4cm、左右均为2cm。,（1）启动Word2010，新建一份“空白文档”。（2）页面设置。将纸张方向设为“纵向”，将纸张选为A4，页边距分别为上2.5cm、下2.4cm、左右均为2cm。（3）录入文字内容。（4）选中年度工作计划题目“2014年工作计划”，设置为“宋体”、“加粗”，“四号”、“居中”。（5）设置正文格式为“首行缩进”2字符，正文字体设为宋体、五号字，行距1.5倍。（6）设置正文中的标题行“字形”设为“加粗”；每项工作任务设置为自动编号。（7）设置页眉为“科源有限公司”（8）以“2014年工作计划”为名保存文件，然后打印文件内容。,拓展练习,1打开素材文件夹中的【宣传工作计划.docx】。2将纸张设为A4，页边距为上下均为2cm、左右均为1.8cm。3标题设为隶书、二号、红色，居中对齐，段后间距为12磅。4正文(除正文标题外)每段首行缩进2字符。5正文标题(一、二、三)设为宋体、四号、加粗。6给“二、宣传重点”和“三、具体措施2、强化措施”下内容加项目符号。并设置段落左缩进2个字符。7添加页眉“创新、务实、奉献”，居中对齐，设为隶书、四号。8在页眉左处插入图片“科源标志.jpg”，调整合适大小，设置图片颜色为“冲蚀”效果。9以文件名【2007年公司宣传计划.doc】另存至个人文件夹中。,二、公文制作,公文全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。公文中一般包括文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、标题、正文、附件、发文机关、发文时间、主题词、阅读范围、主送机关、抄送单位等。,请根据下图提供的公文样图制作公文文档,要制作出如上图所示的公文，主要按以下步骤完成：设置页面输入公文内容，并利用字符格式化和段落格式化功能对公文内容进行排版。利用双行合一功能制作文件头。制作水平直线。插入页码,1.新建Word文档新建Word文档“公文制作.Docx”，并保存在D盘的个人文件夹下。操作步骤如下：启动Word2010程序。单击工具栏上的【保存】按钮，打开【另存为】对话框。在【文件名】框中输入文件名“公文制作”。在【保存位置】下拉列表框中，选择目的驱动器“F盘”，双击自己保存的目标文件夹。单击【保存】按钮。2.页面设置页面设置要求：纸张采用A4纸，纵向，上、下、左、右页边距均为2.4厘米。,3.文字录入启动中文输入法，输入公文相关内容。4.字符格式设置（1）将标题“关于开展2013年春季农资市场联合专项整治工作的通知”设置为黑体、小二号，加粗。（2）将正文设置为仿宋体、三号，其中，“各农资生产经营单位”加粗显示。（3）将公文“发文机关”、“发文日期”、“抄送机关”和“发文单位”及“印发日期”设置为仿宋体、三号；将“主题词”设置为宋体、三号、加粗。,5.段落格式设置（1）将标题“关于开展2013年春季农资市场联合专项整治工作的通知”设置为“居中对齐”，段前1行，段后1行；（2）将公文正文第2段“为促进农业发展和农民增收，”到第9段“依法追究刑事责任。”设置为“两端对齐、首行缩进2个字符、单倍行距”。（3）将公文中的“XX质技监20133号”文本设置为仿宋、三号，居中对齐、段前1行、段后1行。,6.利用双行合一功能制作文件头文件头由发文机关名称和“文件”二字组成。如果是由两个机关联合发文，一般应将两个机关名称合并在一行内显示，置于“文件”二字前面。我们可以使用“双行合一”的功能来达到这种要求。选定发文机关名称“XX市质量技术监督局XX市公安局”。在【开始】菜单中单击字符缩放按钮，在下拉菜单中选择【双行合一】命令，如图下所示：,在弹出的【双行合一】对话框中，对相应的文字进行编辑选定文件头内容（包括发文机关名称及“文件”二字），将其设置为黑体、50号、红色、加粗。再设置字段格式为分散对齐、段前和段后间距2行、固定行距70磅。7.绘制水平直线（1）在发文号与标题之间画一条水平直线，要求线条颜色为红色，线型宽度为2磅。（2）分别在文档最后的“主题词”、“抄送”和“XX市质量技术监督局”行下面画“黑色、1.25磅水平直线”、“黑色、0.75磅水平直线”和“黑色、1磅水平直线”。,8.插入页码在公文中插入页码，要求页码位于页面底端，普通数字2显示，页码格式为：-1-，-2-，-3-，起始页码为-1-。9.保存为Word模板文秘人员经常制作公文，而公文具有特定的格式。若每一次制作公文都重复进行格式设置，则非常费时而且可能导致格式不统一。为了解决以上问题，可以使用自定义的公文模板。将前面制作好的公文另存为Word模板。,小结,本小节主要以公文的制作为主线，贯穿讲解了Word文档的排版，包括字符格式、段落格式的设置，页码的插入，页面的设置，水平直线的绘制，联合发文文件头的制作等。如果要对已经输入的文字进行字符格式化设置，必须先选定要设置的文本；如果要对段落进行格式化，必须先选定段落。公文版面的设计具有一定的规范性和技巧性，在学习版面设计时，应多观察实际生活中各种文件的版面风格，结合实际要求来设计文档。,拓展练习1,请根据下图提供的公文样图制作公文文档。,三、用工劳动合同制作,请打开“劳动合同书（原文）.docx”文档,利用文本的格式化处理等基本操作和样式、格式刷等工具对文档进行修饰处理，使其效果如“劳动合同.pdf”所示。,四、客户信函的制作,现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本例介绍使用Word的邮件合并功能快捷地完成此类事务。,根据所给的客户名单制作以下回访函,1.制作邮件合并文档可利用“邮件合并”向导，即单击“邮件”“开始邮件合并”-“邮件合并分步向导”命令，按向导的提示过程创建邮件合并文档。,2.或者按以下操作步骤实现“邮件合并”文档的创建。即：建立邮件合并主文档制作邮件的数据源数据库建立主文档与数据源的连接在主文档中插入域邮件合并。,（1）制作主文档（客户回访信函）。启动Word，新建一份空白文档。录入“客户回访函”内容。对“客户回访函”的字体和段落进行适当的格式化处理。保存“客户回访函”作为邮件的主文档。,（2）制作邮件的数据源数据库（客户个人信息）。启动Excel；。在Sheet1工作表中录入“客户个人信息”数据。保存“客户个人信息”作为邮件的数据源。,（3）建立主文档与数据源的连接。打开制作好的主文档“客户回访函”。打开“邮件”工具栏。单击“邮件”工具栏上的“选择收件人”-“使用现有列表”，在弹出的对话框中找到保存的“客户个人信息”数据文件，选中该文件，然后单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框。在对话框中选中Sheet1工作表。,（4）在主文档中插入域在主文档“客户回访函”中相应的位置插入域“客户姓名”、“性别”、“购买产品”分别对信函中插入的域设置适当的字符格式，如字体、字型、字号和颜色。,（5）邮件合并（生成个人信函）单击邮件工具栏上的“预览结果”按钮，查看客户个人信函，工具栏上的“上一记录”或“下一记录”按钮，可查看其他客户的信函。单击“完成并合并”“编辑单个文档”生成客户个人信函,（6）打印个人信函。“完成并合并”“打印文档”。单击“全部”单选框，然后单击“确定”按钮。弹出“打印”对话框，设置打印选项，单击“确定”按钮，打印已生成的客户回访函。,小结实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都相同，只是具体的数据有变化，为减少重复工作，可使用“邮件合并”功能。邮件合并的处理过程为：（1）创建主