办公软件应用技巧--Word

办公软件应用技巧,主讲：董爱美Email：amdong办公地点：实验楼北楼516办公电话：89631355,Word使用技巧,1快速定位到上次编辑位置用Word编辑文件时我们希望，当下次打开一Word文件时，光标会自动定位到上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。,Word使用技巧,2快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！,Word使用技巧,3快速多次使用格式刷Word中提供了快速多次复制格式的方法双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。4快速打印多页表格标题选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。,Word使用技巧,5快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+键，可把文本提升为标题且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+键，可将标题1降低为标题2、标题3标题9。,Word使用技巧,6快速改变文本字号Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在Excel中同样适用。小提示：其实，还有快速更改Word文本字号的方法：选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+)、减号(-)、圆点号()、三角号()等项目符号时，并在后面跟一个空格或制表位，接着输入文本，可把文本格式应用为项目符号列表。但同时需要选中“列表样式”项。提示:另一种“列表样式”使用方法的设置与“内置标题样式”和“其他段落样式”大致相同，但需将其级别链接到标题样式。应用此功能后，将对文档中所有使用标题样式的文本套用列表样式中的各级符号。,Word使用技巧,4.选中“自动套用格式并逐项审阅修订”，单击“确定”按钮，打开审阅修订的对话框。提示:如果选择“自动套用格式”项，单击“确定”后，将套用normal模板中的格式对文档进行更改。5.单击“样式库”按钮，在“样式库”对话框中的“模板”列表中选中“套用样式”模板，单击“确定”按钮，返回前一对话框。6.单击“全部接受”按钮，将全部接受修订;单击“全部拒绝”按钮，将全部拒绝修订;单击“审阅修订”按钮，可逐项审阅修订并应用或拒绝修改。动画中单击“全部接受”，接受修订并将格式套用到文档中。,Word使用技巧,“自动套用格式”选项卡中其他选项功能介绍1.“直引号替换为弯引号”：将(如后面还有字符，在后面也需加一个空格。6.“Internet及网络路径替换为超级链接”：选中此项，Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击该超级链接时，Word将启动网页浏览器链接到指定的网页。,Word使用技巧,7.“段落开头空格采用首行缩进”：选中此项后，当在段首键入半角空格(至少2个)或全角空格时，Word自动将这些空格应用为缩进格式。缩进形式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进等;同时还需选定“其他段落样式”项。8.“匹配左右括号”：键入“(”、“”或“”后，无论后面用其他哪种的括号，均可更正为与前面括号匹配的类型。9.“删除中文和西文文字之间不必要的空格”：删除中西文间的空格，因为Word能够自动调整中西文文字间的距离。10.保留“样式”：选中此项，Word自动为文档套用的样式将保存在文档中，可以单击“格式”工具栏中的当前样式列表框来查看文档已经应用的样式。11.“纯文本型wordmail文档”：选中该选项后，Word将自动给以WordMail方式打开的无格式电子邮件信息设置格式。其中Word自动将WordMail信息中Internet地址的格式设置为超级链接。,Word使用技巧,15.用厘米作Word宽度单位在Word中，窗口默认标尺为2、4、638，这一数字表示什么意思呢？采用的单位是厘米？英寸？磅？其实都不是。它是以字符为单位的，也就是说在“宋体”“五号字”的格式下，每行可输入约38个中文字符。不过这样的标识，对我们却没有太大的用处，尤其在制表、作图时，字符单位更是阻碍我们精准作图，很不直观，所以有必要将标尺修改成以厘米作为单位。具体操作方法如下：从“工具”菜单中，打开“选项”对话框，选取“常规”标签，界面下方有一个“度量单位”选择框，大家可不要被已填好的“厘米”蒙骗了，在它下面有一个已经勾选的“使用字符单位”选择项，现在把这个小方框中的钩去掉，点击“确定”后，返回Word界面看看，原来标尺上的2、4、638，已经变成了以厘米为单位的1、2、314等数字了。,Word使用技巧,16.单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐。,Word使用技巧,17.段落对齐一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”,Word使用技巧,18.巧设“列”距在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距”功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项。如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络”选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。,Word使用技巧,19.轻松应对Word表格我们的Word文档中经常会有各种各样的表格。那么在编辑的过程中，就会不可避免地要对这些表格进行拆分、合并、删行等各种各样的修改。那么，掌握以下的小技巧，对于我们轻松应对Word表格定有帮助。一、拆分和合并表格合并表格：只要把鼠标定位于两个表格中间的空行，按下“Delete”键将空行删除，那么这两个表格就会自动合并成一个。拆分表格：只要把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那一行，然后点击菜单命令“表格/拆分表格”就可以了。如果您觉得这个操作还不够简单的话，那么在定位鼠标之后，按下“Ctrl+Shift+Enter”快捷键，立刻可以把表格一分为二。如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示，那么只需按下“Ctrl+Enter”快捷键就行了。,Word使用技巧,移动指定行有时候表格就要完工了，忽然发现某一行的位置应该上调几行或下移几行。此时我们应该如何处理？在新位置插入空行，再将原来行的内容复制到此处，再删除原来行？这个方法不是不行，但是实在是太罗嗦。其实，将鼠标定位于要移动的行中任一单元格，然后在按下“Shift+Alt”键的同时，再按下小键盘上的向上的方向键“”，呵呵，看到了没有，鼠标所在的行及其内容就会自动上移，按下“”则下移，移到合适的位置松手即可。这一招简单很多吧？如果要移动的是多行，那也不要紧。只要我们先选中要移动的行，然后再按下“Shift+Alt”和向上（向下）方向键就可以了。此外，一直按下去，这些指定的行甚至可以移出表格，成为一个新的表格。如果要从某一表格中“抽”出部分行作为新表格，这无疑应该是最简单的方法了。,Word使用技巧,20.Word公式编辑器公式编辑器的安装“公式编辑器”不是Office默认安装的组件，如果要使用它，重新安装，在“Office工具”中选择“公式编辑器”，从选项中选择“从本机运行”，继续进行安装就可以将“公式编辑器”安装成功了。启动公式编辑器需要编辑公式时，单击“插入对象”命令，打开“对象”对话框，在“对象类型”中找到“Microsoft公式3.0”，选定后，单击确定按钮，在文档中就插入了公式编辑窗口，此时文字与公式处于混排状态，如果你勾选了“显示为图标”前的复选框，在文档中插入的是“Microsoft公式3.0”的图标。,Word使用技巧,双击图标，可打开一个独立的“公式编辑器”程序窗口，此程序窗口与Word程序窗口是相互独立的，在编辑公式过程中若想编辑文字，直接切换到Word程序窗口进行编辑即可，不需关闭“公式编辑器”程序窗口，给编辑文档带来了很多方便。在“公式编辑器”程序窗口中编辑完公式后，单击“文件更新”命令，或者按F3键，文档中的公式即被更新，若直接关闭了“公式编辑器”程序窗口，也可完成更新操作。小技巧：每次插入完一个公式，都要重新启动“公式编辑器”(是不是觉得有点麻烦?)，想不想在工具栏上给“公式编辑器”安个家建立“公式编辑器”按钮呢?单击菜单“工具自定义”命令，在“自定义”对话框中的“命令”选项卡中选中“类别”下的“插入”项，然后在“命令”下找到“公式编辑器”，按下左键将它拖动到工具栏上放下即可。以后只要单击这个按钮就可以启动“公式编辑器”了，方便多了吧!,Word使用技巧,21.打印实用技巧二则一.打印文件直接装订逆序打印相信使用Word打印过长篇文档的朋友一定都清楚，打印完成后的装订一直是个麻烦事儿，因为文件由打印机打出时，第一页肯定会在最下面，装订之前总要费时费力的把纸张按顺序排好。1.在Word中调出欲打印的长篇文档，点击“工具”菜单“选项”命令，弹出“选项”对话框2.点击“打印”标签，勾选上其中的“逆页序打印”复选框，确定3.这时，当我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从后向前的顺序打印文档，而这样出来的文件就可以直接用于装订了。【小提示】逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果，而打印预览时仍会以正常页序显示，这点请大家注意,Word使用技巧,二、文件内容我先知晓打开预览办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档，当我们打算调用其中的一份文件时，必须一个一个打开后才能知道里面的内容，效率很低。其实，我们也可以通过Word的“打开预览”功能快速获知文件的内容。1.在Word中点击“文件”菜单“打开”命令2.此时，一个预览区会出现在窗口右侧，而当我们点击某个文件时，它的内容便会自动显示在预览区了。,Word使用技巧,22.Word防止格式被改Word2003的“保护文档”功能有了较大的改观，除沿袭了以前版本的修订保护、批注保护、窗体保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档的局部进行保护等功能。先看看设置文档的格式限制功能来保护文档格式。1.单击“工具”菜单中的“保护文档”命令，进入“保护文档”任务窗口。2.在“保护文档”任务窗口中，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，单击“设置”按钮,Word使用技巧,3.在弹出的“格式设置限制”对话框中勾选“限制对选定的样式设置格式”，然后在对话框中选择需要进行格式限制的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框4.点“确定”按钮，会弹出一个警告对话框，点击“是”按钮比如，我们在“格式设置限制”对话框中取消了对“标题1样式”的勾选，确定后，在弹出的警告对话框中单击“是”，这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除掉，而其他格式则保留。5.在“保护文档”窗口中单击“是，启动强制保护”。6.在“启动强制保护”对话框中的“新密码(可选)”框中键入密码，确认该密码后点“是”即可启动文档格式限制功能。,Word使用技巧,23.“加密”Word文档文字与背景一色我们可以在Word文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色设置成白色。选中要保密的文字，右键点击并执行“字体”命令，在“字体颜色”中设置为白色，点击“确定”后便可。自动“隐藏文字”如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科，你可以试试“隐藏文字”功能，首先同样是选中要保密的文字，然后右键点击并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按钮即可,Word使用技巧,“加密”Word文档文字藏于图片下经过上述设置，我们要保密的文字已经比较安全了，现在我们再来一招。输入自己要保密的文字后，执行“插入图片”命令插入一张可以迷惑人的大图片，然后在Word中双击此图片打开“设置图片格式”对话框，在“版式”标签页中选择“浮于文字上方”。现在，你就可以在Word中将这张图片拖放到你要加密的文字上方。,Word使用技巧,24.去除默认的输入法打开选项窗口，点击其中的“编辑”选项卡，去除最下面的“输入法控制处于活动状态”前的对号，点击确定。重新启动word后，就会发现微软拼音不会一起启动了。,Word使用技巧,25.翻译文字先要安装好字典库，连线上网，通过网上资源翻译。选择准备翻译的文字，然后点选word菜单栏“工具”“信息检索”；界面右边将出现“信息检索”版面。在“搜索”栏选择“翻译”，再在“翻译”栏选择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言，结果马上就会显示出来。要快速翻译下一个词，可以按住Alt键不放，然后点选生词。,Word使用技巧,26.快速显示文档中的图片如果一篇word文档中有好多图片，打开后显示比较慢。但我们打开文档时，快速点击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有插入的图片都会快速显示出来了。,Word使用技巧,27.给图片注解文字选定要添加说明的图片，单击鼠标右键，在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题注窗口；然后在“标签”栏选择“公式”、“表格”或“图表”；最后在“题注”栏输入注解文字，再点“确定”按钮结束。此时，注解文字会自动显示在图片下方。注解文字可以随时更改，如改变字体大小，或者删除等等。,Word使用技巧,28.制作水印word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。在word菜单栏点击“格式”“背景”“水印”。在“水印”对话框中选择“文字水印”，然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片水印”，然后找到要作为水印图案的图片。最后按“确定”，水印就会出现在文字后面。,Word使用技巧,29.自动更正错误词组可以通过word2003自动更正写错的词组。比如“为虎作伥”容易写成“为虎做伥”依次点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的“自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在下面的替换文本框中输入“为虎做伥”，然后在替换为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时候，word就会自动更正为“为虎作伥”。用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是