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英语应用文写作范文 应用文从广义上来说，是指非文学形式的书面语言形式(non-literature is in abroad sense, practicalwriting)。我们平常所说的应用文主要是指国家机关、企事业单位、社会团体及人民群众在日常工作、生产和生活中办理公私事务时所使用的具有实用价值和某种惯用格式的文体，如个人和公务书信、商务函件、电报、协议与合同、告示、广告及说明书等形式。 应用文的主要特点是实用。这就决定了它既不同于文学创作,也不同于日常口头的交际用语。简单说来它有以下三个主要特点： 1)格式规范。应用文的格式，也是一种语言，一种文化的表现形式，是使用这一语言的人们在长期的社会活动中形成的。 2)文体朴实。应用文是要解决实际问题的，不是为了以情动人。因此，在文字表达上，它注重客观表述，句法和用词都很朴实。 3)简明扼要。应用文的实用性决定了它必须简明扼要。现代社会生活节奏的加快，使人们越来越注重效率，节约时间。因而用简明扼要的语言把事物表述清楚，也就成为应用文的重要特点。 13.1 书信写作概述 书信是人们相互联系、交际时普遍使用的一种应用文。英文书信主要分私人书信和专用书信。私人书信是亲朋好友之间互通信息、交流思想感情、研究问题、商讨事务时使用的。专用书信是指社交书信、公函等应用在特定场合、具有专门用途的书信，如申请信、求职信、介绍信、证明信、感谢信、慰问信、祝贺信、保证书、倡议书等。英文书信的写法基本一样，但专用书信各有专门用途。在格式上，专用书信通常要标明书信的名称，如介绍信、证明信等；语言要体现各种专用书信的特点。 13.1.1 写作原则 1）体贴(Consideration)和礼貌（Courtesy) 写信者应设身处地地想到对方，尊重对方的风俗习惯，同时还应该考虑到收信者的文化程度、宗教信仰、性别等方面的因素，措辞上多选用些礼貌婉转的词语。 2）简洁（Conciseness） 行文流畅、言简意赅、避免冗长，即写信者应用尽可能少的文字表达必须传递的信息。 3）清晰（Clarity） 写信者要将所需传递的信息表达清楚，以免对方产生误解。 4）正确（Correctness） 除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的史料、数据等也宜准确无误。 5）个性（Character） 写信人宜根据不同的对象，在语言表达上体现出自己的风格及个性特征。 6）完整（Completeness） 书信应力求包含写信人希望收信人做出反应的所有问题或情况，或者答复对方来信中所提出的全部问题或要求。越是重要的信越应注意完整。 13.1.2 信封格式 英语书信的表达方式、格式和语言习惯与汉语书信有很多不同，这就需要英语学习者熟悉和掌握其基本形式。尽管英美两国书信的格式略有不同，但最常用的有两种：并列式和斜列式。 例1：并列式(Blocked Form) (A)的位置写发信人姓名和地址 (B)的位置可写如下字样： If undelivered, please returnedto 如无法投递,请退回原处。 Return postage Guaranteed回信邮资已付 Via San Francisco经由旧金山 (C)的位置可写如下字样： With Compliments赠品 printed Matter印刷品 photo内有照片,请勿折叠。 (D)的位置可写如下字样： Via Airmail 航空信 By Airmail (E)的位置写收信人姓名和地址 (F)的位置可写如下字样： Kindness ofMr./Miss烦请先生/小姐转交private私人信件 personal亲启Confidential密件 Urgent急件pleasereaddress请转寄 IntroducingMr./Miss兹介绍先生/小姐前来 例2：斜列式(Indented Form) 注意： 1）信封上的写信人姓名前无需加头衔或职称。 2）收信人姓名前应冠以头衔或职称，以示礼貌。写给女子的信件，其姓名前宜用Ms.或Miss。如果她本人有职称或头衔，则无需同时使用Ms.或Miss. 3）写给夫妇俩同收的信件，信封上应写成：Mr. and Mrs.Smith. 4）如父子或兄弟同名，儿子和弟弟姓名后需加Jr.(Junior的缩写)，指年幼者；父亲或哥哥后需加Sr.(Senior的缩写)，指年长者。这种字样仅表示区分父子或兄弟同名的人，并非称呼。因此可以与Mr.及Esq.同时使用。 例如：Mr. John Smith, Jr. John Smith, Jr.,Esq.(Esquire的缩写,意为先生) 5）写国名时，除了美国可用U.S.A.外，其他国名一般不缩写。城市名后无须加上“City”。邮政编码写在城市或州名后面。 13.1.3 书信的基本格式 英文书信的格式多种多样，但最常使用的有三种：齐头式、缩进式和混合式。缩进式格式每段开头空四个字母，段与段之间不空行；齐头式是每段开头顶格，段与段之间空一行。齐头式的格式从直观上给人层次分明、条理清晰的感觉。尤其是书写本身比较潦草的时候，段落之间的空行会减弱字迹潦草带来的不整洁的感觉。 1) 齐头式（Blocked Form ) 齐头式，又被称做“封闭式”、“平头式”、“并列式”等。这种格式要求信头、收信人地址、日期、称谓、正文(包括每段起始句)、结尾礼词、署名等各部分均需上下对齐。这种形式便于打印，因此多用于商务书信。美国人以及 _人习惯采用此种格式。 正式公务信函格式齐头式： 2) 缩进式(Indented Form) 缩进式，亦称“缩行式”、“斜列式”等。这种形式要求信头和收信人地址均较上行缩进一些，一般缩进23个英文字母，成倒阶梯形状。正文每行开始，一般缩进5个英文字母。日期写在信笺的右上端，位于信头下一行，信封内地址上一行。缩进式使用起来不够方便，因此这种形式在现代英文书信中应用较少。 3) 混合式（Modified Form） 正规的英文信笺一般由7部分组成，即一封完整的英文信件一般包括以下几部分： 1）信头（heading 或return address） 2）信内地址(inside address) 3）日期(date) 4）称呼(salutation) 5）正文(body) 6）结束语(plementary close) 7）签名(signature) 私人信笺通常可以省信内地址。公函及商务书信，如所用信笺上端或右上角印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，信中则略写写信人的地址，只需写明写信日期。下面就信件的主要部分进行介绍： 称呼 收信人的称呼用语独占一行，从信纸的左边顶格写起。无论写给谁，第一个单词都是Dear，其后可根据具体情况选择不同的称呼。一般来说，书信写作可以分为两类情况，因此称呼语也相应地分为两种情况。第一类书信是写给某个团体、组织或机构的。这类书信在称呼上又分为两种情况，一种情况是题目设置的场景表明写信人并不认识该团体、组织或机构的负责人，称呼语就可以直接写DearSir orMadam，但是一定要注意，不要省略Madam一词，因为在写信时并不知道该负责人是男性还是女性，这种称呼语就显得考虑周全，其交际功能就更加完整。另外一种情况是题目设置的场景表明写信人有可能知道该团体、组织或机构的负责人。这时就应当直接写收信人的姓名，但此时的书信属于正式文体，所以称呼也应当很正式，要写先生女士教授等，要称其姓和名或只称姓，不能只称其名。第二类书信是写给个人的，其中也包括两种情况。一是写信人认识收信人，但与其关系不是很亲密，比如说你是一名学生，要写封信给系主任请求换一门课程，这时就不可能写DearSir orMadam，这是不合情理的，你作为系里的学生是不可能不知道系主任的姓名的，而从系主任的角度来看，如果系里的学生不知道他的姓名甚至不知道他究竟是男是女，从交际功能而言这封信一定是失败的。同时这还是一封比较正式的信。所以称呼语就应当是：Dearpro . 。另外一种信是写给朋友的，写信人与收信人的关系较为亲密，如果使用Dear JohnSmith这种称呼也是不合乎情理的，这时就应当直呼其名，例如Dear Mary或者DearJohn，不应再称全名或只称其姓。 还应注意的是，称呼后面的标点符号千万不要忘记，英国人习惯用逗号（，），而美国人则喜欢用冒号（：）。 正文 正文应该在称呼以下隔一至两行开始写。正文构成信的主体，其内容、风格因信件类型不同而各异。总的来说，这部分有三方面构成。 A导言。在该段里，要交代写信的目的或原因或表示谢意。语言要简洁明了。一般一两句话便使读者明白作者写信的目的。 B主要内容部分。一般由两段或三段组成。在这一部分，作者要叙述重要的事实，如介绍背景情况，表达思想感情，提出解决方案等。叙述时要注意语言的逻辑性。尤其在抱怨或批评信中，作者表达态度时既要表明立场又要有礼貌，避免使用过激的语言。 C收尾。收尾取决于信的具体类型，应简明扼要。 结束语（落款） 书信写作中正文后面紧接着就是结束语。最常用的结束语是yourssincerely，结束语开头第一个单词首字母要大写，句末可以有一个逗号，也可以不写，两种方式都可以。结束语的表达法从严格意义上讲有许多种，而yourssincerely这种结束语方式适用于各种关系的人之间，既可以是朋友之间，也可以是上下级，还可以是素不相识的等等。需要注意的是，一般以“DearSir”等称呼的，结束语就要用“Your faithfully”；而以“Dear + 人名”等称呼的，如“DearMr. Mills”，结束语用“Yours sincerely”。 常用的结束语： 1）写给师长的，可选用： Yoursrespectfully, Respectfully yours, 2）不太正式或不正式的，写给亲朋好友的，可选用： Yours, Yours ever, Best regards, Affectionately, Warm regards. 签名 在结束语下面应是写信人的签名，是英语写作中必不可少的一个环节。结束语的姓名格式应与称呼相对应。写给团体机构的信，结束语就应当是全名，因为在信的开头，称呼语使用全名或DearSir or Madam已表明这封信属于正式文体，结束语处就不能用John或Mary这种形式，必须写John Smith或MaryWhite，但在写给朋友的信中，前面的称呼是Jack，那么后面的结束语就应当是相应的Bob等。这种常识性的东西最能反映出一个人的写作修养。 13.1.4 书信的语言原则 前面提到，信件写作一般分为私人信件(personal letter)和事务信件(businessletter)两种。值得注意的是，前者使用的语言一般为非正式语言，口语性较强，而后者语言一般是正式或半正式文体，即书面语。了解正式语与非正式语的区别，把握写作语言，可有效提高我们的写作水平。 英语语言与汉语不同，粗略地讲，这两种语言的差异体现在正式程度，抽象程度和逻辑性上。英语的正式程度跨越非正式语(俚语，俗语)经过中性语或普通体(normallanguage)直至非常正式的高雅语言。根据不同的场合，说话人选用正式程度不同的语体。如我们在和朋友聊天谈话与给上司写书面报告时，即使同一话题却会使用不同的词汇和句子结构，这与汉语以中性语体普遍在口语和书面语中使用有很大不同。例如汉语中的“死”字，在英语日常用语中可为“die”，而书面语中却为“decease”；再如汉语中的自鸣得意，在英语中的俚语为“smugly”，普通口语为“self-satisfied”，而比较正式的书面语为“placent”。我们发现随着语体正式程度的提高，英语从生动具体的单词逐渐变为较为抽象的单词。所以在阅读英语正式程度较高的文章如论文时，我们觉得抽象难懂，这与汉语不同。 此外，英语和汉语的不同还体现在逻辑性方面。英语中语言正式程度越高，对逻辑性的要求也就越高，在结构上强调句与句之间要存在逻辑联系。而汉语语言结构却类似水彩画，无论是在口语中还是在书面报告中，我们都发现其特点是语句较为铺排，句与句之间关系比较松散。而这种现象在英语中只会出现在极其不正式的语境中。 总之，不同的文体主要体现在所选用的语言上。书信所使用的语言要遵循两个原则： 文体语言 在考试中，英语书信主要有两种文体风格要求，一是正式文体(formalstyle)，二是半正式文体(semi-formalstyle)，一般不会出现非正式文体。在写给团体组织及其负责人的书信中应当使用正式的语言，在写给朋友的书信中则要使用半正式的语言，主要是一些缩略形式和口语表达法。 例如：正式语言 Dear Visa Officer, I am writing to get some information about visaapplication to your country. I have booked a flight to Los Angeles viaSingapore with Northwest Airliners. I plan to stay in Singapore fora week before I fly to my final destination. I wonder if I need toapply for a visa for my one-week stay in your country. I should begrateful if you could let me know as soon as possible forapplication and the documents required. I am looking forward to your reply soon. Yours faithfully, Li Ming 礼貌语言 Dear John, Thank you for the get-well card you sent me, itreally cheered me up. Let me tell you about my aident. I was late Monday morning, and was running downthe street to catch the school bus. It had snowed the previousnight, and the streets were slippery. To make a long story short, Ifell and broke my leg. Luckily, a passing taxi driver took me tothe hospital. I have been here for one week already, and Ihope to return home in about two weeks. My leg is in a cast, so Icannot walk. The routine here is boring; the only thing I lookforward to is mealtime. I cant wait to get back to school! Best Wishes, Yours, Li Ming 书信实质上是一种社会交际和交流的手段，它代替了人们面对面的交流，但是却仍要遵循交流过程中的一些基本原则，采用礼貌语言就是这些原则之一，特别是在写给团体机构的信件中更要突出礼貌语言的使用，还有一些特殊的书信形式也要强调礼貌语言，如感谢信或询问信息的信件。要想达到使用礼貌语言这一目的，就要使用试探性的语言，这样即可以避免表达的绝对化又可以表现礼貌修养，礼貌协商是正式交际场合的要求，这种场合要求交际双方使用婉转的语言策略，如在表示拒绝邀请时，不生硬无理的说“Icannot aept your invitation”而是要婉转拒绝“Id love to but Im afraid Icouldnt aept youinvitation”。那么，为什么要避免绝对化呢？这是准确提供信息的要求。因此，除非有百分之百的把握我们一般不会把话说得过于绝对，而是给自己留有余地；如我们在表达一种观点时不说“Allof us agree that . ”，而说“Most of us agreethat”；在表达某种异议时，我们不说“Correction cannot improve a students writingability”，而是说“It is doubtful whether corrections actually improve astudents ability”。在此我们有必要谈论一下如何使用试探性语言达到礼貌效果。 使用试探性语言(tentativelanguage)达到礼貌协商的效果主要通过一下三种策略： 1)使用一些固定的表达法，将句子延长。根据礼貌原则，在表达同一概念时，越长的句子显得越礼貌。如在表达邀请或请求时我们不会说：“Iwant to invite you to dinner tomorrow evening”，而是使用“I wonderif”这一固定的表达方式，“I wonder if I could invite you to dinner tomorrowevening”，类似的表达还有： Would it bepossible for you to . ? I wouldlike to . I would begrateful if you could . I wouldappreciate it if you could . We werewondering if you could . 其它的如： 拒绝:I would love to, but I am afraid I havealready . 致歉: Im terribly sorry but . I am afraid . / I mustapologize about (not)_ing 投诉: I must plain about ./ I am not satisfied with / I feel somethingshould be done about . 请求: Could you please /