试验检测报告档案管理办法

试验检测报告档案管理办法（试行）为进一步强化本所试验检测资料档案工作的目标管理，使我所试验检测报告档案工作向着标准化、规范化的方向全面发展，本着方便查阅、存档的原则，并根据近几年的工作实践，制订“试验检测报告档案管理办法”。一、 试验资料整理办法：（一） 试验检测资料应按工程大类及合同号分别归档。工程大类按软基处理工程、路基桥涵工程、路面工程、附属工程划分，每一大类中按不同的施工合同号区分，同一施工合同号按不同试验检测项目归类，但标准试验如击实、配合比验证、级配等应按不同的合同号单独、单向归档。（原始记录装订成册，单独存放）（二） 为了便于整理，表中件号（报告份数，一分为一件，如有复检，复检件与原件为1件，按时间及报告编号顺序排列。抗压强度等，7天、28天算一份完整报告，装订在一起为一件，验证报告一整套算一份完整报告。）每月列一标题。（三） 每月各室资料员将上月资料（原始报告）整理归档，待整个工程（或一个分项工程）完工后，将整理好的资料以盒为单位列一清单交生产办，由生产办审核合格后移交档案室统一管理。（要填写移交清单，一式两份，双方各留一份）。（四） 验收资料，包括原始记录和报告单独集中归档，待项目完工后一同交回。（质监站委托交工验收资料，每次验收完成后将质监站下发的验收路段桩号单、原始报告及原始记录一同交生产办，且报告按装订格式整理，交生产办统一装订并核算工作量，未及时交回造成工作量漏报的由验收检测负责人及室资料员负责）。（五） 地方道路及对外承担的委托试验检测要求同上，但必须单独归档存放，不得与高速公路项目混在一起，且原始记录也应单独使用另一本并写明地方道路名称或委托试验。（地方道路按项目分类）（六） 委托检测中心做试验单独存放，按类分开（一个试验类别写一条目）。（七） 所交回正式资料，卷内目录一式两份，一份装在档案盒里，另一份交生产办且交回电子版一份。档案盒侧面由各室资料员同一贴标签，标签的格式、字号大小按生产办的统一格式；档案号由生产办统一编写。 二、试验检测报告归档流程：建立完整的试验资料建档、借阅、销毁的管理体系（一）各室按“试验资料整理办法”的要求移交试验报告，建立完整有序的档案交接程序，制订“档案移交（接收）登记表（移交格式如附表1）：（二）建立档案借阅制度，设立试验检测报告档案的“借阅档案登记表”，确保档案的真实、精确、完整性；（借阅档案登记表格式如附表2）；（三）建立档案利用制度，设立制定“档案利用效果登记表”，对档案的使用情况实时跟踪，取长补短，更好地促进试验报告档案工作的改进。（档案利用效果登记表格式如附表3）；（四）生产办对库藏的档案，根据需要定期进行鉴定工作，对无保存价值或失去保存价值的档案提出存毁意见，编制销毁清册，提出销毁申请或报告，待所领导审查并签署意见后报上级机关审批，待审批过后，指派专人销毁，防止失密。并制订“档案销毁清册”。（档案销毁清册格式见附表4）；三、本办法自公布之日起试行。二零一五年三月十八日附表1：档案移交（接收）登记表序号题 名年 度移交 （接收） 日期文号或图号页 数保管 期限备 注移交人签名： 接收人签名： 附表2：借 阅 档 案 登 记 表序号日 期档 号题 名利用目的借阅人签字归还 日期备注附表3：档案利用效果登记表利用 日期利用 部门姓名档号案卷 或文件题名利用