龙湖上海商业合同管理制度

文件名称上海地产商业合同管理制度文件编号2016-03文件类型强制性规范专业细分/发布单位人力行政部编制人崔雯佳审核人唐玮批准人金伟生效日期2016/11/20正文页数5附件个数1龙湖上海商业合同管理制度1. 总则1.1 为加强合同全过程管控，规范经营行为、降低风险，维护公司合法权益，根据有关法律法规及集团合同管理制度，结合实际情况，制定本制度。1.2 本制度所称的合同是指上海商业所有区域及各项目签订的各类合同（含补充合同）、协议、意向书、备忘录等设定双方或多方权利义务的文件。1.3 金额在10000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），原则上均应签署合同。2. 合同内容2.1 合同范本2.1.1 在签订合同时，应优先使用龙湖集团合同范本。因特殊原因不能使用合同范本的，应事先将合同提交合作律师或集团法律事务部审核确认，并在合同审批时对未使用范本的原因及修改部分进行说明。2.1.2 集团各部门强制要求使用的合同范本，合同经办人必须遵守相关规定，不得使用其他合同文本。2.2 合同条款规范2.2.1 合同名称2.2.1.1 合同名称必须反映所属项目和主要事件，禁止直接使用通用性的合同名称。项目相关合同必须包括“公司发布的项目标准名称+事项”，正确示例“XX天街办公用品采购合同”。2.2.1.2 合同名称、附件名称、正文中的名称、及其他OA支持性文件，必须保证名称的一致性和关联性。2.2.2 合同主体2.2.2.1 合同主体必须写明合同各方的全称，且与公司印章保持一致，项目类合同的合同主体必须与该项目的开发公司吻合。2.2.2.2 若一份合同对应多个合同主体，需要说明不同主体对应的标的物及金额，以满足成本分摊和办理承兑的需要。2.2.3 合同正文2.2.3.1 合同标的应有明确描述，详细约定标的品种、规格、数量、质量标准或内容、要求、服务标准等事项。2.2.3.2 合同价款应有明确具体的币种及数字，应明确合同价款所包含的产品或服务项目范围，属于暂定合同价款（单价或总价）的，应明确合同价款的确定、调整及结算方式。2.2.3.3 付款方式应约定明确具体的付款条件及付款时间，我方主体付款的，应要求合同相对方在我方付款前提供全额合法发票。2.2.3.4 履行期限应约定明确的履行起止时间或确定履行期限的方式。2.2.3.5 应具备合同期限条款，约定明确的有效期限起止日期。2.2.3.6 应具备违约责任条款，根据合同内容针对合同相对方的主要义务设定违约责任，并且约定明确的违约金比例。2.2.3.7 应具备合同解除条款，根据合同内容针对合同相对方违反主要义务的情形设定合同解除权，并且约定合同解除后的违约金比例。2.2.3.8 应具备争议解决条款，约定以我方主体所在地或合同履行地作为诉讼管辖地，或约定向前述地点的仲裁委员会提起仲裁。2.2.3.9 应具备合同签订时间、地点条款，明确约定签订时间及地点。2.2.3.10 合同约定由自然人代表公司行使权利、履行义务的，应具体约定该自然人的代理权限或签字权限。2.2.3.11 合同附件内容应明确，与合同正文不存在内容上的冲突。合同正文应约定正文与附件发生内容冲突时的解释顺序。2.2.3.12 合同订立后需签订补充协议的，补充协议仅针对补充事项作出约定即可，无需全部满足上述合同内容要求。3. 合同审批3.1 合同审批流程及岗位职责3.1.1 基本流程：起草会签校稿审核审批用印归档/抄送3.1.2 起草3.1.2.1 合同经办人对合同签订的及时性、合理性、合法性、规范性、完整性和正确性承担主要责任，即第一责任。合同经办人岗位调整或者离职时，应及时做好工作交接。3.1.2.2 合同经办人在会签过程中不得随意添加合同会签权限以外的人员参与会签。3.1.2.3 若发生多版本情况，应说明版本之间的差异，明确修订的内容。3.1.2.4 当合同经办人不能找到合适的合同类别时，首先应与信息中心系统管理员确认是该类别未向员工开放使用权限，还是尚未建立适用的合同类别。若确认属于后者，则承办部门应向财务部反映提出增加合同类别的要求，禁止随意选择合同类别。3.1.2.5 提交合同时应填写合同摘要，应包括：（1）合同的形成方式，依据及背景；（2）合同的主要关键点说明（如特殊的，变化的条款，或提醒对应会签人需重点关注的点）；（3）与目标成本合约规划的对比情况。3.1.3 会签3.1.3.1 会签人对合同内容提出本部门工作需求和专业意见，承担相关专业责任，负责提供专业标准规范或技术要求条款给合同起草人。3.1.3.2 合同经办人必须逐条明确回复会签人意见、直到意见达成一致（严禁含糊简单地以“OK、同意”等字词接受会签意见、未处理会签意见直接送审批的情况）。3.1.3.3 合同经办人不得随意跳过系统默认的会签人员直接校稿。3.1.4 审核3.1.4.1 合同审核人负责对校稿版本的合理性、合法性、规范性、完整性和正确性进行全面审核，承担合同签订的第二责任（审核人必须全面检查会签意见并确认合同经办人已经与会签人达成一致意见）。3.1.5 审批3.1.5.1 审批人在审核的基础上批准该合同的执行，对签订合同承担决策责任。4. 合同订立4.1 合同复核4.1.1 合同经办人为合同内容正确性、完整性的第一责任人，送用印前对合同纸质版与OA审批版进行全面复核，并对纸质版本与OA审批版不一致的失误承担责任。4.1.2 财务部门须对用印合同主要条款进行复核，确保与OA系统审批内容一致，复核公司相关用印规定，并加盖“核对无误”的印章。财务部门对纸质版本与OA审批版不一致的失误承担责任。4.1.3 合同被查出缺件或错误，经办人须及时修改并交回档案室用印。4.2 合同用印4.2.1 公章存放于地产档案管理员 ，所有合同若缺少财务部门“核对无误”字样印章，档案管理员将不予批准用印。4.2.2 签订合同应使用公章或合同专用章，不得使用其他印章。4.2.3 合同为多页的，双方须加盖骑缝章。如与自然人签订合同，应要求自然人逐页签字或在骑缝处签字。4.2.4 合同须装订整齐，骑缝章或骑缝签字完整清晰，骑缝章范围应覆盖主合同及全部附件。4.2.5 合同用印完毕后，由印章管理员做好领取登记（模板见附件1）。5. 合同存档5.1 合同存档文件应包括主合同、补充协议、解除协议或终止协议、合同附件、合同附图、合同相对方的主体资格及经营资质文件、授权委托书、合同登记备案文件及其它按照合同约定属于合同组成部分的资料。5.2 合同解除过程中形成的具有法律意义的文件，如解除通知、EMS特快专递单及回执、挂号信凭证及回执、报纸公告、公证书等等，应当列为合同存档文件。5.3 一般情况下，合同至少一式三份，龙湖保存两份原件。一份交由上海地产档案室归档；另一份交由上海商业区域财务计划中心归档。5.4 地产档案室与区域财务计划中心分别签收合同原件后才视为归档完成。合同归档必须在合同审批完成后一个月内完成。各类项目合同经办人还需提交一份复印件至项目行政处存档。涉及到商务条件需事先抹去。6. 合同履行6.1 经办部门应及时跟进合同状态，避免合同长时间处于未履行或履行中的状态。合同履行发生异常时，应及时将情况反馈至合作律师或集团法律事务部，征求法律意见后作出相应处理。7. 合同解除7.1 单方面或被对方要求解除或终止合同的，应事先告知所在合作律师或集团法律事务部，并征求法律意见。7.2 合同解除协议审批流程同原合同审批流程。7.3 解除合同应以书面方式通知对方，通知应采取当面签收、EMS特快专递、挂号信、报纸公告、公证送达等方式，并保留相应的签收单、回执、报纸、公证书等文件。8. 注意事项8.1 合同主体及所有附件、附表、附图须打印完整、装订整齐。建议双面打印以节省存档空间。8.2 合同用印前经办人须在纸质合同封面右上角打印或用铅笔标注合同编号（补充合同须同时标注主合同编号）。8.3 对于页数超过20页的合同，经办人须在每份合同所有待用印处标注（折角或贴便签），以提高工作效率。8.4 合同总价款/预估总价款大于或等于10万元的，须附最新版廉洁协议（采购/园林公司对内合同、地产与龙湖物业之间合同除外）。8.5 原则上合同必须先审批后执行，禁止“先做后补”。如遇到非常紧急或特殊情况，确实无法做到按标准流程进行合同审批，必须先执行业务的，须按照集团先做后补特殊审批规定执行。8.6 用印完成的合同如经办人未及时领取，每周五由各部门文员统一领取分发给经办人。9. 违反制度行为的处理9.1 凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，根据公司规章制度追究相关人员的责任；9.2 各部门自行负责本部门合同人员经办合同的资格审查，对多次出现低级错误的合同经办人，取消其经办合同的资格。9.3 合同经办人未处理会签人意见，或