会计档案管理规定

广西玉柴机器专卖发展有限公司 规章制度受控状态受控广西玉柴机器专卖发展有限公司管理制度 文件编号：GD/YZ-2007会计档案管理规定 编制：财务部审核：陈 杨 批准：陈小芬 发布日期：2007年4月10日 实施日期：2007年4 月10日标 题：会计档案管理规定版 号：A文件编号：GD/YZ-2007修改标识：01 目的为加强会计档案管理，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法，制定本规定。2 会计档案定义会计档案是公司经济活动的历史记录和经济活动的综合反映，包括：会计凭证、会计账薄、会计报表、审计报告、验资报告、银行对账单、银行存款余额调节表、出纳现金日记账及银行存款日记账、纳税申报资料、查税报告、资产盘点报告及报表、内部审计报告及关键岗位人员（经理、会计、仓管、出纳）移交资料、财务会计制度及其他与经济活动、会计核算有关的资料，如：经济合同、公司章程、协议、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、往来账对账确认资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。3 适用范围本规定适用于广西玉柴机器专卖发展有限公司及下属分（子）公司（简称“子公司”）。 4 职责专卖公司财务部、子公司财务机构（简称“财务部门”）应指定专人为会计档案管理员（可兼职），但出纳人员不得兼管会计档案保管工作，也不得由非财务人员或临时聘用人员兼任会计档案保管工作。4.1 专卖公司财务部会计档案管理员负责专卖公司会计档案资料的收集、整理、建档及管理，组织提供审计所需的会计资料，对保管期限已满的会计档案资料提出销毁意见。4.2 子公司会计档案管理员负责子公司会计档案资料的收集、整理、建档及管理，督促相关岗位人员及时打印、整理、装订会计档案资料；负责将速达财务软件所有资料备份一份报财务部；组织提供审计所需的会计资料，对保管期限已满的会计档案资料提出销毁意见。5 会计档案的保管5.1各种会计档案的保管期限，根据不同特点，分为永久和定期，保管期限从会计年度终了后的第一天算起。（详见附件一会计档案保管期限）5.2 专卖财务部及子公司会计档案管理员应在年度结束后3个月内，对上一年度的会计档案资料进行整理、立卷、编号、建档，并编制打印会计档案移交、保管清册（附表一），交财务经理（子公司财务负责人）签字存档。5.3 各相关岗位会计人员必须于月度结束后30天打印装订上个月的会计档案资料（账簿类可于年度结束后45天内打印装订），及时办理移交手续，交本单位会计档案管理员保管。5.4 资产盘点报告及报表，应分别于离任交接盘点、中期盘点、年终盘点结束后30天内整理装订成册，交本单位会计档案管理员保管。5.5内部审计报告及审计附表，主责会计应于收到总部下发的审计报告之日30天内整理装订成册，移交本单位会计档案管理员保管。5.6 关键岗位移交资料（指无需出具内部审计报告的），主责会计应于交接双方办完交接手续后（以双方对移交资料签字确认为准）的30天内整理装订成册，移交本单位会计档案管理员保管；若属主责会计交接，应由接任会计负责整理装订归档。5.7 会计档案必须用专柜加锁保管（档案量大的还应设专室保管）,按年份分类摆放。6 会计档案的借阅6.1 借阅审批流程6.1.1 财务人员借阅会计档案，应在档案管理员处办理档案借出、归还登记手续。6.1.2 公司内部其他部门人员借阅会计档案，应凭部门负责人和财务经理（子公司财务负责人）签字的借阅申请，由相关会计人员陪同进行查阅，同时要认真填写财会档案借阅登记表（附表二）,需要借出复印的,必须取得财务经理（子公司财务负责人）或总会计师的书面同意。6.1.3 会计档案原则上不外借，外单位确因业务需要借阅会计档案的，应持有单位正式介绍信，经财务经理（子公司财务负责人）及总会计师（子公司单位负责人）批准后，方可由会计人员陪同进行查阅，同时要认真填写会计档案借阅登记表。需要借出复印的,必须取得财务经理（子公司财务负责人）及总会计师（子公司单位负责人）的书面同意，并且只能由负责陪同查阅的会计人员进行复印。6.2 借阅管理规定6.2.1 借阅会计档案人员不得在案卷中涂画、拆封、抽换、携带外出。财务档案管理人员不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于公司财务秘密的档案、资料；凡属保密档案，不得公开宣传。6.2.2外借的会计档案归还时，会计档案管理员必须查验其完整性，并及时做好归还记录。7 会计档案的移交7.1 公司因档案保管人员或会计机构的变动等，会计档案需要转交时，须办理会计档案移交手续，填列会计档案移交清册（附表一），由监交人、移交人、接收人签字或盖章。7.2 公司因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原公司保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接签字手续,抽走的记账凭证、原始凭证以及交接清单必须复印按原位装订。7.3 公司合并后原各公司解散或一方存续其他方解散的，原各公司的会计档案应当由合并后的公司统一保管；公司合并后原各公司仍存续的，其会计档案仍应由原各公司保管。7.4 单位因撤销、解散或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的上一级财务部门代管。8 工作流程会计档案销毁工作流程（见后页）9 考核9.1 对不按时间要求打印、装订或移交会计档案的，每次（按月计算）考核相关岗位责任人50元。9.2 会计档案管理员不按时间要求编号、建档的，每次（按年计算）考核100元，并且每延迟一个月增加考核50元。9.3 会计档案管理员不按规定办理借阅手续的，每次考核20元。9.4 会计档案不设专柜加锁保管的，每发现一次扣罚责任单位会计档案管理员、财务负责人、单位负责人各100元。9.5 对不按上述规定进行档案管理，造成档案丢失或商业秘密泄露的，视情节考核责任人200-3000元，并可给予通报批评、转岗、待岗或解除劳动合同处分。10 记录10.1 会计档案移交、保管清册 10.2 会计档案借阅登记表 11 附件 附件一会计档案保管期限12 修改记录会计档案销毁工作流程档案管理员财务部负责人总会计师法人代表（或负责人）上级财务主管部门提出销毁意见存档销毁报告清点销毁抽取重要资料，另立清册编制销毁清册审批审批安排监销指定专人审核审批审批审批备案审批会计档案销毁工作流程标准序号流程块工作标准期量标准1提出销毁意见会计档案保管期满后，会计档案管理人员提出销毁意见。按需要2审批经财务经理和总计师审批（子公司经财务负责人和公司负责人审批，并报财务部经理及总会计师审批）。2天3编制销毁清册会计档案管理员按要求编制会计档案销毁清册。按要求4指定专人审核财务部门指定专人（必要时可成立工作小组）对销毁清册进行审核，对需继续保存的个别重要事项或未了结事项（如投资凭证附件、涉案未了事件原件）的会计资料进行判断，并以书面形式提交会计档案管理人员。按要求5抽取重要资料，另立清册对提出需继续保存的个别重要事项或未了结事项的会计资料，另行抽取建档立册，并交财务部门负责人及相关审核人员签字确认。并在销毁清册详细注明抽取立档情况。按要求6审批将会计档案销毁清册、另行立册保管的档案清册交财务负责人、总会计师、公司法人代表（或负责人）、上级财务主管部门进行审批签字。5天7安排监销财务部门负责安排监销人员（包括财务负责人、内部审计人员）进行监销。1天8清点销毁档案管理员及监销人员按已经审批的销毁清册进行认真清点，在销毁清册上签字确认后，进行销毁。（注：不得擅自外卖，可以实行焚烧或到专业纸厂监督销毁）7天9销毁报告由档案管理员对销毁情况进行书面总结报告，各监销人签字后报财务部门负责人、总计师、公司法定代表（或负责人）。2天10备案将经监销人签字的销毁清册及销毁报告复印报上级财务主管部门备案。1天11存档档案管理员对销毁清册、另立册保管的会计资料、销毁报告进存归档管理。1天 第10页 共10页附表一： 会计档案移交、保管清册编制单位：档案所属年份档案类别册号档案名称页数装订人保管期限备注档案移交人： 档案接收（保管）人： 财务负责人（监交人）：附表二： 会计档案借阅登记表 借阅日期单位（部门）借阅人借阅理由档案类别册号档案名称页码归还日期复印资料名称、页码备注附件一 会计档案保管期限 序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证（含单独装订的原始凭证）、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证15年二会计账薄类2总账、明细账、非现金银行日记账、辅助账15年3现金及银行存款日记账（含出纳现金、银行存款日记账）25年4固定资产卡片5年从固定资产报废清理后算起三会计报表类5月度、季度财务会计报表3年包括文字分析6年度会计报告（决算）永久包括文字分析四其他类7会计档案移交清册15年8会计档案保管清册永久9会计档案销毁清册永久10银行对账单、银行余额调节表5年11存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件25年12审计报告、验资报告、评估报告永久13