办公区规范管理标准PPT课件

-,1,兴立园林办公区规范管理,-,2,目的加强公司日常办公秩序的管理，发扬员工的主人翁精神，节能降耗的同时创造一个安全、整洁和良好的工作环境对外展示展示良好的企业形象、体现公司文化的标准化,兴立园林办公规范管理概述意义,-,3,整洁有序、文明优美的办公环境能给每位员工及来访者带来惬意的感受。,美好清洁的办公环境不仅能很好的向外界展示文明的公司形象，而且也是我们健康工作的基础保障。,-,4,杂乱的办公室从视觉和心理会迫使员工在工作中无法集中精力，思维混乱，从而导致工作效率的严重降低。,办公室杂乱现象,-,5,办公室不规范现象,办公椅未归位,衣物乱搭,-,6,目录,第一部分语言规范第二部分行为规范第三部分环境卫生规范第四部分办公区域规范第五部分访客管理规范第六部分办公资产使用规定第七部分办公耗材使用规定第八部分水电使用规定,-,7,第一部分语言规范,-,8,1.交往语言：必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌用语。2.电话语言：铃响不超过3声，通话首先使用“您好，（兴立园林），请问”。3.接待语言：接待来访客人应使用：“您好，请稍候，请坐，我通报一下”等词语，切勿说“不”。4.职员间称谓：职员间可称职务或其姓名，年长者可称呼“某老师”。特别注意不使用“老板”、“领导”等其它称呼；5.公司各级管理人员到项目工地进行例行工作检查时，规范用语为“检查工作”，特别注意不使用“视察工作”等含有政府机关意义的其它用语；6.对于各级管理人员在日常工作中提出的工作标准及工作改进要求，统一说辞为“兴立公司的标准或要求”，而不说成XX个人的要求。,-,9,第二部分行为规范,-,10,1.每位职员应以主动热情的态度对待公司来访客人，并做好应答解释工作，不得与客人大声争吵，确属委屈之事，应采取暂时回避态度，通过正常渠道向上级反映。2.名片接受和保管：交换名片应将名片文字向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚说出自己的姓名；接对方名片时，应双手去接,拿到手后要马上看，正确记住对方姓名后，将名片收起；如遇对方姓名有难认的文字，马上询问。3.从座位上起立离位时，将椅子轻轻推回原位，以保持办公区域安静和整洁。4.行走步履不宜过快过急，禁止在办公区内奔跑（紧急情况除外），上下楼梯靠右行；在通道、走廊里遇上司和客人要礼让，不能抢行；职员会面应微笑行点头礼。5.职员到他人办公室应先敲门，经同意后方可进入；进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；如有急事要打断说话，应掌握时机，而且要说“对不起，打扰一下”；非工作事项不得串岗、闲聊。6.公司员工上班时间不得看报纸或阅览与业务无关的杂志、书籍；7未经部门主管同意，不得索取、打印、复印其他部门资料，不得随意使用其它部门电脑。,-,11,第三部分环境卫生规范,-,12,1.尊重保洁人员的辛勤劳动，每位员工有责任和义务保持个人及公共办公区域的清洁卫生，不随地吐痰、不乱扔垃圾，不乱丢烟头，保持地面的清洁无污渍；2.不在洗手间、洗手池乱扔垃圾、饭菜、茶渣，防止堵塞管道3.杜绝往植物倒水、扔烟头，员工有责任爱护和维护我们的绿植。,请不要往里面倒水、扔烟头请爱护它,-,13,4.吸烟人士可在指定吸烟区吸烟，不能乱丢烟灰，烟头应完全熄灭后放入烟灰盅或垃圾桶；,香烟燃烧时释放38种有毒化学物质，其中有害成份主要有焦油、一氧化碳、尼古丁、二恶英和刺激性烟雾等。焦油对口腔、喉部、气管、肺部均有损害。,为了同事和自己的健康，请您不要在公司的所有公共办公区、洗手间、会议室和洽谈区吸烟。吸烟区在大会议室对面，消防通道内。,请把烟灰、烟头丢在桌上的烟灰缸里,-,14,5.各部门的办公区域内，对外的窗户在下班后或下雨时，必须保持关闭。各部门应指定专门人员负责，公共区域由值班人员负责；,下班时请关闭窗户,窗户把手往里拉即可关闭,-,15,第四部分办公区域规范,-,16,-,17,1.桌面可摆放电话、电脑设备、文件筐、笔筒、水杯等物品；,办公区桌面标准,电话机置于桌面适当位置，电话线不得缠绕。液晶电脑显示器底座后侧与办公桌后侧取齐（笔记本电脑置于便于操作的适当位置）键盘置于办公桌键盘托盘上，鼠标置于桌面右手边适当位置。连接线均要穿过桌面预留孔连接主机，过长连接线理好并置于桌面下。,-,18,1.待处理文件和已处理文件不能散放于桌面，要及时存放于文件框内或摆放有序、整齐美观；,办公区桌面标准,文件框内太乱,重要文件散放桌面,-,19,2.长时间离开办公桌时，不得有书籍、稿纸和文件等置于桌面,办公区桌面标准,凌乱VS整洁,-,20,3.外套等应挂于固定位置，不能搭在办公椅背或办公挡板上。,办公区桌面标准,请不要把外套搭在椅背上,请挂在衣帽架,-,21,4.离开办公桌，应随手将椅子归位，随时保持办公区域的整洁有序,办公区桌面标准,YES!,NO!,-,22,第五部分访客管理规范,-,23,1在访客登记群里接到公司来访客人信息后，应在2分钟内回复。并根据需要，引领来访客人；2未预约客人到访，应在访客登记群里通知到相应人员。如2分钟内未回复，应电话通知。若有相应人员接待，应准确告知来访客人办公区路线，若无人员接待，则应留下来访客人姓名及联系方式及相关事宜，并及时转告；3客人进入办公区后，任何离门最近的员工，均有责任和义务礼貌的询问来由后指引来访客人到相应办区室或接待区沙发静候，并及时通知相关人员。行政人力部员工同时应准备茶水。,接待区在公司进门左侧,-,24,第六部分办公资产使用规定,-,25,1不允许在公共区域的墙面、桌子椅子上乱刻乱画和其它破坏公司财物的行为；2个人使用的电脑，其日常管理工作由使用人负责，电脑被人为损坏或管理不善丢失，由使用人按折旧价格赔偿；3电脑硬件故障由行政人力部统一安排专业人员进行维修，员工不得违反规定擅自拆机、维修电脑，如由于自己的原因对电脑造成的损坏，按折旧价赔偿；4不得私自移动、挪用办公区域内的设施设备及植物租摆，如有需要向行政人力部报备。,请不要随意搬动它们哦,-,26,第七部分办公耗材使用规定,-,27,减少单面废纸产生：减少错误或失误的打印或复印。打印、复印时须本着节约原则，非重要和非正式文件应考虑使用单面废纸；复印或打印作废的纸张，如可再次利用，应统一带走，不能再次使用的，应立即销毁。作废的保密资料或盖有公章、法人章的资料，应立即销毁；除工作需要的资料可打印、复印外，原则上不允许打印、复印其他私人资料。严禁因私大量打印、复印文件、小说、书籍等非工作性资料。违反此条规定的，一经发现将缴纳50元改进款。,单面废纸在打印机下面文件柜第一格,-,28,第八部分水电使用规定,-,29,1员工均有义务留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗；2员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时（或因故外出）应将电脑关闭。下班时务必关闭电脑，检查总电源；3员工下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工（或值班人员）应仔细巡查，关闭办公区、会议室、卫生间等区域电源；,-,30,4会议室使用完毕后，会议使用