分组式会务工作安排

会务工作组织一、负责会务的小组：接到会议通知后，办公室应根据会议参加者人数、参加者情况和会议规格，组建负责会务的小组，确定总经理、会议规划组、会议后勤组、会场部署组、会场服务组、电子设备组、视频拍摄组、会议签名组、会场指导组、会场应急组等各集团的职员。组建负责会务的小组后，立即发挥会务领导能力，根据会议服务要求具体安排会务各小组的工作。二、首席负责人：安排和安排会议的所有工作，协调各集团的工作，督促工作进行，进行现场指挥，对会议全过程负全部责任。三、会议规划组：会议规划小组准备会议前工作，了解与会者相关信息，确定会议出席者人数，根据与会者情况和会议规格及时选择和调整会议站点。会议规划组应事先通过文件、邮件、电话等通知会议时间、地点及其他具体考虑事项。会议规划组起草会议议程，经上级领导批准，分发所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，应该有涵盖主题、时间、地点、与会者和议程安排等具体事项的议程。根据议程，要合理安排参加会议的领导人、发言人的演讲顺序，并决定会议所需的物品或电子设备等。另外，根据会议议程安排各组的工作时间，并根据实际情况提前留下各组的工作量。会议结束后，会议规划组要在整个会议中总结整理演讲内容、照片、图像等，用作单元纪念或宣传。另外，撰写各次会议所发生的问题和情况的书面材料，总结优点和缺点，不断修改和改进。四、会议后勤组：会议物流组应根据会议规划组的安排，事先了解会议参加者人数、出席人数、会议规格、会议规划组的安排，确定会议标记、横幅、投影仪、幻灯片的使用等，检查会议场是否遗漏。会议物流组应根据参加会议的人员和会议规格，提前购买笔记本、笔、水杯、水壶、花草、水果、饮料等进行准备。如果会议中有住宿、午餐时间或吃饭要求，应事先决定休息和吃饭的时间、地点，根据接收预算的金额确定标准，并根据会议企划组事先确定的与会者情况，注意饮食禁忌等特殊要求。会议物流组使用两个三角形铭牌台，分别在红色底纸上打印出会议参加者的表卡、表卡、单位名称、名称和职位，文字大小适当，易于识别，制作完成后，将名牌场部署组及时传达给其他负责人组。五、地点布局组：会场布置组要根据会议参加者人数、与会者情况、会议规格、会议室位置和规模，决定会议场地的整体布置，包括条幅、会议标志等宣传用品的布置，讲台的布置，电子设备控制台的布置，整个会议室的桌椅分布，会议参加者的座位安排，座位安排，座位数，出席者数等，2-4人以上。接着向会场服务组、会场指导组传达了会场座位车票，并及时向其他负责组通报了情况。六、场所服务组：会场服务队具体负责会场服务工作，员工服装要统一整洁，姿势规格端正，不浓妆，不戴首饰。语言口音温和，音量适中，普通话规范和文明礼貌；态度恭敬，微笑服务。会场服务组要提前检查会议室卫生状况(桌子、桌子孔、椅子、地板、水杯、水壶等)，确保会议室干净，会议用品干净。整理书桌卡、花草、水果、笔、笔记本、会议议程和其他会议所需的文件。会场服务组至少一小时前启动了空调，准备了充足的热水，会议进行中总是注意备好热水壶，及时注水。会议开始后，根据与会者杯子里的水量，要灵活掌握，随时放水。会议中间休息期间，会场服务团要尽快整理会场，补充各种用品，更换。会议后，会场服务组要及时做好会场打扫工作。检查会场是否有与会者留下的东西，如果有剩下的东西，要尽快做好记录，及时归还。七、电子设备组：电子设备组必须提前做好必要的设备调试工作，以便电子设备在会议期间正常工作。根据扬声器位置放置麦克风，调试麦克风位置、效果和接口等，以确保麦克风和音量正常。如果需要音乐，要提前试播，以便正常播放。如果需要投影仪，请根据实际会议要求确定投影仪和窗帘的布置，工作人员对此进行调试。准备和调试备份麦克风。会议期间，电子设备组要随时监督各种电子设备，及时发现问题，迅速解决。按照会议议程，及时关注下一位发言人的麦克风开关和位置，如果麦克风突然故障，必须迅速更换备份麦克风。会议结束后，电子设备组负责关闭麦克风、空调等所有电器，进行安全检查，然后离开会场。八、影像摄影组：影像拍摄组必须事先准备好相机、相机等影像设备，提前到达会场基本位置，确保最佳影像拍摄点，并将情况通知会场布置组。会议休息或结束时，根据需要，参加者在指定的场所集体拍照。Ix。会议登录组：会议签名团队应预先设计会议签名区，签名表应包含参与者姓名、单位、工作、联系信息等。当天，要让与会者在会场外出入口明显的地方签名，会议签名组要提前一小时到会场签名，签名时要维持秩序。列，地点指南组：会场指导小组提前一小时到达会场。会场门外设置了迎宾人员，站在会议室门口的两侧，自然地张开双手，笑着等待与会者的来访。与会者在离会议室门2米的地方主动开门进来，使用“早上好，下午好”等文明用语。在会场设置了向导，根据本会场座位表，有秩序地将与会者领到了座位上。会议结束后，会场指导组要及时打开通道门，站在两边礼貌地打招呼，微笑着说：“再见，再见。”11、地点紧急组：会议前，会场应急小组要提前确定应急计划，进行有计划的应急训练，按照计划准备电话、药品、备用电源等物品，对会场的各种紧急情况进行应急