文档编写的基础培训

文件编写培训,2016.7.8,1,2,一、文件的重要性二、文件的架构三、文件的结构四、流程图绘制五、文件的审查、批准六、公司文件格式,目录,3,文件在ISO9001体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：1、符合标准要求在ISO9001的条文中,要求组织“建立并保持文件化信息”.2、工作的依据建立文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和稳定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准,或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚.,文件的重要性,3、提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术的要求.4、防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失,从而造成运作上的困难.,文件的重要性(续一),4,5、改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的指令,在执行上大大减少了口头式的命令和沟通,同时降低了同事之间磨擦的机会.6、增加员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容,明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感.,文件的重要性(续二),5,6,目前建立的体系文件,一般企业均将文件架构分为四个层次,即:一阶文件:手册二阶文件:程序三阶文件:工作指导书四阶文件:表单,体系文件的架构,体系文件的架构(续一),但是,并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件,规模较小过程简单的公司往往将文件的结构分为3个层次,即:一阶文件:手册二阶文件:程序/工作指导书三阶文件:表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等.,7,8,文件架构的说明手册对于一家制造业公司来说,手册是公司在管理制度上的根本大法,叙述公司在体系运行上的大纲要求,简言之,手册是要求我们应该要做哪些工作。,体系文件的架构(续二),9,程序程序即是明确工作进行规定的途径,亦就是说,针对手册要求要做的工作和要求，程序需详细描述此工作如何来做.文件化的程序通常包括活动的目的和范围;做什么事情和由谁来做;何时何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。,体系文件的架构(续三),体系文件的架构(续四),工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准。表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编制文件时，就应适当的设计用以做记录的表格。值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填写的项目和内容。,10,体系文件的架构(续五),一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序；而工作只和自己部门有关的作业，在编制文件时做成指导书的格式。一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。,11,12,一份文件的结构往往根据文件内容的需要，完整的结构有：1.目的2.范围3.定义4.职责5.作业内容6.记录,文件的结构,13,现将文件结构应叙述的内容做详细叙述:1.目的应叙述编制此文件的作用和目的,即“做这件事是为了什么”?2.范围规定此文件应用的场合和时机,范围的界定直接决定文件的功能范围,所以编写时应注意它的涵盖性。例：有的公司是有手动和自动的绕线机,而如果文件的内容只针对手动的绕线机却将文件的范围写成“适用于公司所有的绕线机的使用”即是明显的错误.,文件的结构(续一),文件的结构(续二),3.定义即名词解释,针对文件中用到的专业术语,英文缩写的做明确说明,会令文件内容更清楚明白.4.职责即在文件运行中相关部门及人员所担负的职责,一般在文件叙述时常会就相关人员的职责略叙述,但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的.,14,15,5.作业内容即工作执行的方法、过程和要求,一般将作业内容的编写分为两部分.(1)流程图:以流程图的形式描述工作进行的程序,会更容易了解文件内容,但是并非每份文件都需流程图,完全视文件的类型。(2)文件内容:在编写文件内容时,一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)结合。即由谁(WHO) ，在何时(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)为什么做(WHY),怎样(HOW),缺少任何一个W或H,都有可能使文件的内容不易理解。,文件的结构(续三),16,例如：针对目前金工车间急缺检验员的情况下，由冷作车间检验员张三于11月20号上午在金工车间做巡检工作，为预防不良品流入下一工序，必须依检验标准执行。,简单解释上述含义,文件的结构(续四),参考文件资料用以索引文件中所提到或引用的文件资料,在索引文件时,最好将文件的编号同时附在文件名之后会易查找,但是不可将文件版本附上.记录一般用以对应文件内容中所提及的记录所使用的表单,公司所有的表单都应从此而来,最好将表单的编号附在名称后,但是也不可以附版本.以上是一份文件的完整结构,但是并非所有的文件都应依循此固定的结构,鉴于文件的内容的需要可适当的去除一些不适用的项目,但是为了整齐亦可统一文件结构.,17,流程图绘制,在编制文件的过程中，适当地制作一些流程图，会更容易理解文件内容和加深印象，流程图的制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即可。流程图经常将用的符号,18,流程图绘制（续一）,例一：收货流程,供应商,送 货,本公司仓库,核对送货单与实物,收货,19,此范例将单位以 表示而将执行的工作以 来区分，这是一个最简单的流程图。,流程图绘制（续二）,例二：生产流程,20,例二流程图将执行项目，负责人及使用的记录分开注明，易看易懂，也是制做流程图的常见方法之一。,流程图绘制（续三）,总之，使用流程图的目的就是清晰明白，一目了然，如果有些工作太过繁杂和繁琐，当制成流程图时或许不容易看明白，所以应注意流程图使用的时机。,21,22,一般规模较小的公司，文件制做完成后交回其部门主管或总经理审核后即可颁布使用。对于规模较大的公司，对于文件的审核和批准，规定了不同审核和批准