行政办公管理制度

.行政事务管理制度汇编程序2008年目录第一章前言第二章日常事务纪律和通常事项的处理第三章办公用品管理规定第四章计算机使用管理规定第五章车辆管理规定第六章文件管理制度第七章信息资料管理制度第八章印花税管理规定第九章证据管理制度第十章证书管理制度第十一章保密制度第十二章财务清算管理规定第十三章职工奖惩管理制度第一章前言纪律和有序的行为是在竞争环境中实现公司目标所必需的，公司是保护员工未来的利益所必需的。 公司希望员工以无条件、有责任地接受纪律为工作的必要条件。 员工必须以实现这一期待为自己的责任，通过提倡纪律来强调“自律”，防止成员的偏差行为。本制度根据实施情况和公司的发展变化不断进行修订调整公司遵循以下行政管理原则平等：全体人员不论民族、宗教、信仰、学历、年龄、性别、障碍、资格、职务高低，在制度面前人人平等相互尊重：互相尊重、团结，为公司的发展贡献力量。诚实：诚实、信用、言行一致，是员工行动的基本标准。自律严格要求自己，一点点开始，你才能获得收获。宽容：宽大待人，体谅别人，谦虚地接受别人对自己的批评。第二章日常事务纪律和通常事项的处理一、上班、休假、缺勤、加班1、工作时间规定杭州市8:30 17:30中午一小时午休台州、江苏、天津、青岛、舟山8:00 17:00中午一小时午休2、员工上班需要用卡表刷卡，不允许刷卡代替刷卡，一次扣20元。3、迟到一次扣半天工资，一次以上扣全勤奖100元。4、部门经理/主管级可以自己安排上班时间，不能按时到达公司的，必须通知前一天指定的部下。5、因病休提供医院证明书的2天内不扣除工资2天以上扣除基本工资的50%，没有医院证明的病假根据病假的带薪休假按基本工资的日薪额全额扣除，带薪休假，病假者扣除全勤奖100元。6、职工无缘无故对工人罚款100元，扣除全勤奖100元七、加班规定：加班的员工必须做相应的工作，要填写加班表。一般员工、部门有预定加班，可以领取调职和加班津贴，加班津贴标准选择基本工资/当月额定工作日定期调职，要求当月清算，由于特殊原因不能调职可以延期，但不能超过季度计划外的自己加班安排，不领取调动和加班津贴的法定假日加班根据国家规定给予补助金的假日出差不享受加班待遇。董事/部门经理级别的加班只是调动，不领取加班津贴。8、各分公司服务台必须监督员工的工作，根据规定员工的工作表制作工作记录，并在每月5日之前将上个月员工的工作表传达给总公司前台9 .员工下班后，如果没有加班或其他特殊情况，不得在公司逗留。 如果有特别的情况，必须向前台说明情况注意：请假、病假、加班或调职的员工必须填写相关文件，提交各部门经理，审查通过后，将相关文件提交接待处。 不能填写有关文件的，必须通过口头或邮件通知上级主管或主管部门，工作结束后必须立即补充有关文件。 未经口头或邮件通知上级主管或主管部门，工作结束后没有及时补充有关文件的，一律缺勤。员工的工作形式见附件：员工的工作表/申请书/出差表/加班表/调动表二、上班纪律1、上班时间不能用电脑玩游戏，看电影，上网聊天，听音乐，用个人电话聊天午休时不可以在电脑上玩游戏，看电影，玩私人电话聊天上述行为发生一次的，直接经理以口头/书面方式警告员工，以50元/次罚款，以奖惩条例处理过的警告3次以上发生上述行为的，处以300元罚款。 工作需要联系时，请使用统一申请的MSN2、除厕所通道、社长室外，其他办事处严禁吸烟。 发生20元/次罚款的。3、职场安静，上班时间不要大声喧哗。 讨论问题不允许去会议室或压低声音，以此为理由影响别人的工作。4、上班时间不允许离开职场，大家聊天，吃东西。5、上班时间不允许接待个人访问者。6、上班时间要自己离开办公桌，通知前台秘书和同事，在桌子上留个口信，决定去哪里，什么时候回来。7、办公室内的工作人员不允许恋爱。 一被发现就被解雇8 .职场清洁一)员工负责打扫自己的工作区域。2 )公司清洁工负责打扫公共场所，每天上午打扫一次。3 )清扫员离开后各部门的清扫，必须由部门负责，保持清扫状态。三、通常事务事项的注意事项1、事务名片/宣传资料/各种文件管理1 )公司办公室名片/宣传资料/各种文件由设计部设计、联系制作2 )需要事务名片/宣传资料/各种文件的部门主管提交申请同意后提交设计部安排制作，设计部填写报价单后财务主管签名批准后通知制作4 )艺术联系制作，与对方签订广告印刷合同，并在行政部盖章生效3 )以办公用品管理方式领导。询价/广告打印合同请参照附件：询价/广告打印合同2、事务文印刷管理一)在办公室盖章，必须由部门主管批准登记2 )接收传真和发送传真文件必须登记前台接收的传真必须立即提交给有关人员，其他传真接收的文件也同样处理。 传真部门或负责人必须要求对方注明收件人。3、会议室的使用1 )想使用会议室的部门，按照事先登记使用的原则进行处理。2 )同时使用情况发生时，双方可以通过协议处理。3 )临时使用在前台协调处理。四、公司内部论坛、周报和会议一、公司内部论坛1 )公司外部的人不得进入公司内部论坛。 公司员工被录用后，人事部在批量申请用户名和密码后，如果能输入的员工拒绝的话，人事部会立即删除该员工的用户名2 )公司内部论坛由专家定期维护。2、周报1 )公司的员工要每周提交周报，部门的员工直接向该部门的经理送去周报，报告工作的进展情况各部门的经理直接将周报送到了信箱：没有UHF，报告工作的进展情况，参照附件填写。 公司根据周报直接评定那个员工的成绩，设漏送者在那个周报中没有成绩。三、会议一)部门会议由部门经理安排该部门人员做议事记录2 )公司会议由行政部配置专家做议事记录议事录形式见附件：议事录周报形式见附件：周报形式五、上班安全、电气检查1 )每天工作结束后，员工检查自己的工作岗位，关闭使用的电器和工具。2 )本部门经理有责任检查部门办公室的安全。3 )行政秘书有责任关闭所有公共场所的电器，员工加班的，必须与加班的员工交接。 加班的员工负责。4 )空调的使用规定：夏天的天气预报最高可达二十七度以上冬天的天气预报最低温度在2度以下第三章办公用品设备的管理规定一、办公用品1、办公用品由公司行政部门统一负责购买和保管。2 .订货方式员工为了工作必须在前台领取常用办公用品一般的办公用品每月购买3次，把订单提交行政事务所批准没有准备品的非常方便的办公用品由使用部门提交行政事务所申请批准3 .采购方式在购买非常使用的办公用品前进行报价委托价格变动敏感的常用办公用品应按季度报价调整批准的订单由行政部门安排采购每季度前台要向行政部门报告询价的价格调整情况。4、领导方式常用办公用品必须办理领班手续办理办公用品领导手续，登记员工的工具卡领取新的非消耗性办公用品时，必须更换前台每月报告办公用品的消耗情况。5、工作人员的工具卡，册子上的物品在工作人员退休时归还公司。6、工作人员的工具卡丢失在册子上时，工作人员必须以成本赔偿损失。二、设备1、设备由公司行政部门负责采购登记，使用部门/公共设备由指定负责人保管。2 .订货方式部门/员工为了工作需要增加设备，必须向行政部门申请立件：的用途说明、性能、基本价格等许可委托使用的职能部门/有关部门进行询价、评价确保资金预算进入审批流程。不批准预算：1)如果项目成本太高，则需要调整项目2 )预算价格不要列入询价、评价中批准预算进入资金计划行政部门根据资金情况安排顺序资金批准进入采购过程3 .采购方式批准的订单由行政/其他部门委托购买4、领事用保管方式行政部门秘书负责设备的登记、入库、领事手续设备由使用部门主管/指定保管负责人领取，负责保养维护设备更换保管负责人或者保管场所应当立即通知行政秘书变更行政秘书每季度报告册子设备的情况行政部门主管不定期检查册子设备的使用保管情况不符合记录状况的，设备使用保管不当的，按照奖惩条例处理。附属：办公用品分类目录(常用、应急、员工工具卡等)办公用品/设备申请/办公用品指南表和价格季度报告书/办公用品库存月报告书/员工工具卡等第四章计算机使用管理规定1 .公司计算机使用责任1 )公司的计算机设备由负责人管理，由负责人使用，部门通用的计算机由本部门的员工使用，未经用户许可，其他员工不得使用。2 )负责人使用的计算机管理负责人是使用者3 )部门公共计算机管理负责人是部门负责人4 )公司分配给员工的电脑，包括电脑上安装的系统和各种办公应用程序，属于公司财产。 如果员工个人使用导致电脑软件和硬件损坏，员工必须负责赔偿。2 .未经网络管理员许可，以下为违纪行为1 )使用者自由装卸，移动计算机设备及外部设备(例如打印机、扫描仪等)2 )用户随意添加或删除计算机系统上安装的应用程序软件和数据资料3 )个人光盘、软盘在公司的计算机设备上使用4 )软件/程序的下载网络管理员定期清洗硬盘，并删除不需要的文件.网络管道检查电脑时，发现上述现象时，应立即向部门主管和行政部门主管报告。3 .使用纪律1 )员工不得在公司网络上阅览与工作无关的网站，以免公司网络速度下降，病毒入侵，网络瘫痪。2 )上班时间在互联网上检索资料的注意同时打开多页，合理利用通道资源，避免堵车，不能提高互联网的速度第五章车辆管理规定为了加强公司汽车管理，确保汽车安全，提高工作效率，节约汽车成本，制定本方法。一、车辆的使用范围1 .联系和处理业务需要。2、接待公司客户。3、其他紧急和特殊车。4、个人汽车。二、驾驶员管理1 .坚持行驶安全检查，行驶前检查车辆，发现问题时立即排除，确保车辆运行。2 .正确执行安全驾驶、驾驶操作规程，听从交通管理者的指挥，在驾驶时集中驾驶。3、从车上回来后，填写车辆记录，车辆完成后，车辆停泊在规定位置，锁定方向盘、门窗等。4、驾驶员违反交通法规造成的罚款、伤害、损失责任由驾驶员负责5、严禁酒后开车。 司机酒后开车扣当月工资100元/次，酒后开车发生事故的，司机承担全部责任6 .驾驶员必须严格遵守车辆的使用和管理方法7 .维护车辆，保持车辆的清洁和状况。8 .认真填写车辆资料，及时报告车辆事故、违规、破损等异常情况，制作情况报告。 统计分析车辆行驶距离和耗油量，提出报告和削减成本的建议。注：司机包括专职和非专职司机第六章文件管理制度第一节总则一、为适应公司全面规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使其规范化和制度化，制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，指导公司行政规章制度、指示、书面请示和回答问题、协议工作、报告情况、信息交流的重要工具。 因此，要认真管理文件，为公司发展服务.三、要发挥公司全体员工实事求是、认真负责的工作方式，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须准确、及时、安全，严格遵守规定的时限和要求。 公司文章文件由行政管理部统一发行、传达、印刷、保管和立卷归档部门文件由部门统一发行、印刷、保管和立卷归档第二部分的文件分类一、规定。 公布重要行政规章制度，采取重大强制行政措施，使用“规定”。二、决定、决议。 安排重要事项和重大行动，使用“决定”。 在会议上通过，讨论要求彻底的事项，使用“决议”。三、通知。 转发上级的文件，批准下级的文件，要求下级与处理共同执行的事项，用“通知”。四、通报。 表彰先进性，批评错误，传递重要信息，使用“通报”。五、请示、报告。 要求上司指示和批准，使用“指示”。 向上司报告工作，反映状况，提出建议，使用“报告”。六、批准。 用“承认”回答请示事项。七、信。 咨询工作、提问、向有关主管部门征求批准等，使用“信”。八、议事记录。 传达会议的协议事项和主要精神，要求参加者共同遵守时使用“议事记录”。第三部分的文件格式一、文件一般由标题、发文尺寸、发行者、机密度、紧急度、正文、附件、发文时间、印鉴、主题语、主送单位(部门)、模仿单位(部门)等构成。二、文件标题必须正确地总结文件的主要内容。三、发音尺寸包括号码、年号、序列号。四、公司的发文号码分为“思拓发”、“思拓xxx发”两种。 上述冠以发文符号的内发文件对整个公司有效，对外发文必须代表整个公司的意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣言，日常的手续性、流程性文件应该以工作指示、请