备件出口业务工作程序管理办法资料

备件出口业务管理方法版本/修改状态：A/0Page 11of13滨海进出口有限公司管理文件号码：批准：备件出口业务管理方法2007年月日发表2007年月日实施前言本制度是滨海进出口有限公司的管理体系文件之一，自公布之日起实施。本制度由海外服务部提交，进行出口管理。本制度由海外服务部起草。备件出口业务流程-1备件出口业务流程-2备件出口业务流程-31目的和适用范围1.1目的：为了做好公司备品出口的各工作，要把备品出口的各业务环节联系好，明确各部门、各岗位的职责，制定本方法。1.2适用范围：滨海进出口有限公司各相关部门。2术语2.1正常订货：在规定交货期内，实现以空运方式交货的备件订货。2.2紧急订单：在规定交货期内，实现以空运方式交货的备件订单。2.3成功提供备件：包含在海外服务提供的价格表中的备件。2.4非正常备件：不在海外服务提供的价格表中的备件。3责任3.1海外商务各部3.1.1负责接收外商或集团进出口公司的出口备件订单。3.1.2负责订单的整理、确认。3.1.3监督外商或集团进出口公司备品货款的支付。3.1.4与外商或集团进出口公司签订销售合同。3.1.5有责任确认外商或集团进出口和发货信息。3.1.6跟踪监视出口备件的购买包装。3.1.7跟踪、监测和发货出口备件集港。3.1.8负责报关相关文件的传递和报关工作。3.1.9负责向外商或集团进出口发送发货单。3.2海外服务部3.2.1负责备件出口库的管理。3.2.2负责备件出口库存备件管理。3.2.3负责出口备品的购买、包装。3.2.4负责出口备件的集港发货工作。3.3财务管理部3.3.1有责任领取出口备品货款。3.4海外物流部3.4.1负责出口备品商品检验工作。4 .备件出口业务流程：4.1海外商务各部由外商或集团进出口公司领取签字版或电子版形式的备件订单4.2海外商务各部对收到的订单进行整理、分析，与外商或集体进出口核对、确认。4.3海外商务部确认的订单，在规定时间内以电子版方式向海外服务部的指定人员提交。4.3.1正常订单(海运):在收到客户订单的7天内完成提交4.3.2紧急订单(空运、快递):在收到客户订单的2个工作日内完成提交。4.4海外服务部可以分析收到的订单，就有疑义的订单内容请求海外商务部再次确认。4.5海外服务部根据客户的订单制定采购计划，并向销售公司的备品部报告。4.6海外服务部根据销售公司的服务部的回答和掌握的购买周期，向各商务部门回答订货单，回答内容包括服务时间、特别服务部件的订货说明等。4.6.1正常地提供备件a )正常订单：必须在收到海外业务各部分订单的5个工作日内回答。b )紧急订单：必须在收到海外业务各部分订单的2个工作日内回答。4.6.2非正常备件4.6.2.1海外商务各部将收到的异常备件在两个工作日内书面提交海外服务部。4.6.2.2海外服务联系公司和其他供应渠道，将调整结果在5个工作日内反馈给海外业务相关部门(回答原则：尽可能满足用户的需要)。4.7海外商务各部根据海外服务提供的订单确认情况，在收到答复的两个工作日内向外商或集团进出口公司答复。4.8外商或集团进出口公司根据我方答复提供的备件、货款金额和服务期限，确定最终订单。4.9确认订单后，海外商务各部与客户签订合同(固定格式)，双方分别签字、盖章保留。4.10海外商务各部根据签订的合同发行形式向客户发送发票。4.11客户应合同要求准备货款，海外商务各部联系货物公司，预约船舱(签订合同)。 我们的预订室一般规定如下：大宗货物海运货物费：4.12海外商务各部按照合同的规定，立即向财务管理部检查货款，确认货款到账后，立即通知海外商务各有关部门。4.13付款批准权限：商品准备发货付款批准叔叔美国信用卡PR PS批准权限百分之百预付后的准备30%预付后的准备支付了70%的馀额后发货百分之百预付后的准备支付了70%的馀额后发货商业大臣主管社长4.14海外商务各部确认客户的预付款和信用证后，将书面通知海外服务部准备货物，同时将船期通知海外服务部。4.15海外服务部根据合同服务部的细目，制定下个月服务部的购买金计划，并在此基础上向财物管理部支付购买金，并支付给销售公司(或其他供应商)。4.16海外服务，通过销售公司TDS系统维持订购服务零件(销售公司不能提供的服务零件，经主管经理批准后，可以从汽车工业贸易或指定的工厂供应)，随时注意订购的进展情况，如有不足，请注意销售公司、海外商务4.17海外服务部按照公司制定的标准包装购买的用品(如有外方特别要求，双方另行协商)。4.18海外商务各部追踪包装过程，监测包装质量。4.19海外服务部在确认库存出口服务部具备出货条件后，以书面通知海外商务的各有关部门。4.20海外商务各部根据可发货通知，向顾客书面通知可发货时间和有关船室信息，并要求在规定时间内向对方全额提交。4.21海外商务各部通知财务管理部立即检查货款，财务管理部在确认货款到账后，立即通知海外商务各有关部门。4.22海外商务部在发货前(10天前)将确定的船期通知海外服务部，如有变化立即通知。4.23海外服务部在完成国内采购后，要求根据实际发货情况，向交货方发票。4.24有关部门根据海外服务部提供的包装信息，进行相关的检验报关业务。4.24.1海外商务各部在集港前的8个工作日，书面通知海外物流部进行商业检查，向海外物流部提供商业检查所需的发票。 商检单据包括出口单据、案例单、出口合同(可以复印)。4.24.2海外物流部组织和处理商业检查。4.24.3海外物流部在集港前的3个工作日向海外商务各部提交商业检查后的报关单。4.24.4海外业务各部分协调处理报关，并立即向货物公司提供报关所需的所有文件。 报关文件包括报关委托书、报关文件、出口单据、装箱单、出口合同、外汇交易文件、商品检查文件(报关文件、交换证明书或交换证明书等)。4.24.5海外商务各部在集港前的3个工作日，向海外服务部书面通知发货、集港信息(包括接收时间、接收负责人、接收地址、接收方和其他要求)。4.25海外服务部应根据通知调整包装公司的发货准备(完成包装箱编号等)，所有的准备内容都要在集港日的前一天处理。4.26海外服务联系包装公司，根据发货通知和发货指令将服务零件发货到指定地点(港口装货场或仓库)，监督收集港口的过程。4.27海外商务部门跟踪集港过程，监督装箱。4.28海外服务部主要负责集港过程的跟踪，海外商务部门主要负责装箱过程的跟踪。4.28.1海外服务部有责任及时解决和处理货物集港运输中发生的异常情况，并明确负责人。4.28.2海外商务部有责任及时解决和处理装箱过程中发生的异常情况，明确负责人。4.29海外服务部负责包装公司和费用结算工作。4.30海外商务各部在报关、装船工作结束后，结算货代公司和香港杂费及其他相关费用。4.31海外物流部在报关、装船工作结束后，结算商品检查费用。4.32海外商务各部在备件出口后(出航后) 7天内向货物公司领取提单。4.33海外商务各部在备件出口后(出航后) 30天内向货物贷款公司回收出口报关单、外币核销单。4.34海外服务