时间管理培训资料(PPT 58页).ppt

1,一、课程导入二、时间是什么三、什么是时间管理四、时间管理的重要性五、时间管理的基本法则六、如何做好时间管理,时间管理,时间管理,敖宾,2,一、课程导入二、时间是什么三、什么是时间管理四、时间管理的比较五、时间管理的重要性六、时间管理的基本法则七、高效人士秘笈八、时间管理结束语,时间管理,3,人生的每一刹那都是唯一的,时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年,时间是什么,4,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。,旧约圣经之传道书,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶，我们利用时间，否则时间利用我们。,5,“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。“人生有涯”更是将时间管理与人的生命相提并论。孔老夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹：“逝者如斯夫，不舍昼夜！”当他见到他的一位弟子时间管理不善，用白天的时间睡觉的时候，给了那位弟子全方位的否定。可见，一个人是否会管理时间在别人眼里是多么的重要。,西方的管理大师也都对时间管理高度重视。彼德杜拉克就曾说：“时间是最高贵而有限的资源。”,6,“不能自我管理，便什么都不能管理”（美）杜拉克,“管理”时间是不对的，,1、什么是时间管理,时间管理就是管理时间？,“时间管理”就是“自我”管理,7,(S=VXC2)爱因斯坦：E=MC2（能量=质量X速度2）提升做事的价值提升做事的效率,2、成功=价值X速度2,8,3、四代时间管理比较,第一代：备忘录型第二代：计划与准备第三代：规划、定位、优先顺序第四代：以自然为核心、创造高品质生活,9,4、时间的四项独特性,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持沉默的时刻，挺身讲话的时刻。,10,第四代时间管理,以自然原则为核心创造高品质生活罗盘+时钟=时间管理,11,Specific具体的Measurable可衡量的Achievable可实现的Relevant与价值相关的Tractable可跟进的,SMART,目标,12,第四代时间管理,特点：1、重要的事先做2、讲求多方面平衡3、改变思维而非改变行为4、群策群力,13,高效自我管理4步骤,1、确定角色：重要角色2、选择目标：针对角色3、安排进度：7天为一周期4、逐日调整：留有余地，应付突发,14,高效自我管理的3个重要理念,1、请大家记得：从来没有足够的时间做完一切事情，但是总有时间做完最重要的事情。2、生活的最高境界是接受一切。3、永远记得：我是一切事物的根源，任何的事情先从自身找原因。,15,时间管理的基本法则法则1：80/20原则,克服常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力主次不分,16,法则2：ABC法则,17,反省自己的时间安排,1、随时记录你一天的时间安排2、反省每一件事情的意义3、哪些是真正重要的？4、哪些是可做可不做？5、哪些可以委托他人做？,18,法则3：排列优先次序,时间管理矩阵重要B：准备、计划A：紧急状况人际关系的建立迫切问题自身能力的提升限期完成不突发事件紧紧急急D：忙碌琐碎的事C：干扰性来访来电处理文件等函件某些会议电话迫在眉睫的急事浪费性时间符合别人期望的急事逃避性活动不重要,19,紧急,重要,不重要,防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,重要与紧要之区别,从容人,无用人,危机急迫的问题有期限压力的计划,压力人,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,无聊人,不紧急,20,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,不紧急,21,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,22,偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,23,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,24,法则4：每日制订计划,每日计划留出弹性时间列出日、周、月的工作清单,25,法则5：养成习惯,写工作日记：不会遗忘、总结分享：得到更多的建议反思：不断问为什么,26,跨越时间管理的陷阱,发现你的时间管理陷阱：很少通常123451计划外的干扰123452冗长的电话123453忙于救火123454没有授权123455接别人的包袱123456缺乏计划，没有优先顺序123457不必要的文字工作123458社交/造访者123459拖沓1234510办公及文档管理混乱1234511不会说“不”1234512官僚1234513未能使用时间管理工具,27,跨越时间管理的陷阱,答案：各题目所选分数总和1、20分以下较好2、20-40分一般3、40-50分比较严重,28,人的平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余,睡眠8小时13.3年26.7,一日三餐2.5小时4.2年22.5,交通1.5小时2.5年20,电话1小时1.7年18.3,看电视、上网3小时5年13.3,看报、聊天3小时5年8.3,刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6,3.3年,29,时间的秩序,时间箭头将过去和未来区别开来,使时间有方向面包的比喻错误：3成时间缅怀过去、3成时间梦想将来、3成时间应付目前的一切正确：8成时间用在今天、1成时间借古今用作为参考1成时间计划未来,30,高,MI,MIII,MII,MIV,大,第一重点,第二重点,第三重点,非重点,客户规划、重点优先工具：,低,小,市场吸引力,成功可能性,31,时间自然法则总结,ParkingsonsLaw帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,ParetosPrinciple帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,ConcentrationEnigmas注意力之谜,注意力需要及时恢复,InternalEnergyLevels内在能量水平,有效地利用你的生物钟,EfficacyEfficiency效能与效率,做正确之事，做好它,32,我的生物钟,不能控制它，就去合理利用它,14:00-17:30,17:30-20:30,8:00-12:00,6:30-8:00,20:30-23:00学习、休闲,23:00-6:30休息,33,为什么要努力？人一生要赚多少钱，才算够用？,34,时间是串起过去、现在及未来无数事件的连续线,时间管理的基本单位是事件,时间管理的关键在掌握事件,事件经由选择,选择以价值为基础,35,确定优先顺序,基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的作用的任务。你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从不会去做的事。不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。,36,优先管理的核心1、Makealistofthingstodotoday把每天要做的事情列一份清单2、Setpriorityandworkonthemostimportant确定优先次序，从最重要的开始做3、Doiteveryday!每天这么做！每日计划：在你离开办公室之前，计划第二天的工作。,37,CleartheDesk清理桌面-办公桌的7S1、Create3files建三个文件档案2、Organizeallitemsaccordingtothe4Ds根据4D原则整理好所有东西3、Workthrough“Do”pile“立即做”集中精力把档案里的工作一件件处理完TimeActivate给活动定下时间UseHoldingFiles使用活页文件4、Clearthedeskeachday.每日清理桌面5、办公桌的7S整理、整顿、清扫、清洁、修养、坚持、习惯（工业生产中的7S后面为安全、环保）,38,WhatIamherefor?对我的岗位来说，最重要的职责是什么？,Makealist.分清主动工作和被动工作内容。,主动性（建设性）工作：帮助达到目标的工作,被动性工作：日常琐碎的事情,39,今日事今日毕,拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：订定完成期限建立回馈制度安排人监督你趁早解决把工作划分为几个小部分现在就去做,40,最重要的一天,如果说给我们选择的时间只有四天，我们愿意选择：,大多数选择是：春天、夏天、秋天、冬天,给我们选择的时间只有三天，我们愿意选择：,最好的选择是：昨天、今天、明天,最好的选择是：今天、明天,给我们选择的时间只有两天，我们愿意选择：,那如果说给我们选择的时间只有一天？,只有今天，把握好今天、珍惜今天、才有未来的转机.用未来思考今天，用今天成就未来金志国,41,高效人士秘笈,时间就是上帝给你的资本。命运之神是公平的，他给每个人的时间都是公平的，他给每个人的时间都不多不少；但成功女神却是挑剔的，她只让那些能把24小时变成48小时的人接近她。下面就是将24小时变为48小时的成功秘笈：,42,1.直奔主题.聪明人要远离琐碎,保持焦点,由于我们一次只能踏上一条船，“船”的选择便显得格外重要。为此，经济学家告诉我们，要保持焦点：一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。,43,2.80/20原则,要把精力集中在最出成绩的地方，所谓“好钢用在刀刃上。”只要你细心地总结一下，你就会发现：你得到的80%的帮助来自于你20%的朋友，与此同时，你投入的80%的精力却只得到20%的收益。20%的客户会带来80%的业绩。仔细分析：我们常常是把大多数时间和精力花在并不很重要的地方。,44,3.现在就做,当一位企业巨子被问到“成功的秘诀”时，他只说了四个字：“现在就做”。拖延或日推迟开始是大量时间被浪费的主要原因。许多人习惯于“等候情绪”，也就是花费很多时间以“进入状态”，却不知状态是干出来而非等出来的。记往，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间的现在。,45,4.“不得不走”。,不要被无聊的人缠住，也不要在不必要的地方逗留太久。在现实生活中，一个人只有学会说“不”，他才会得到真正提自由。成功的人大多是有个性的人，他们敢作敢为，敢于说“不”。他们的心里有一个闹钟，当“不得不走”时，它就会及时地响起。他们懂得限制时间，不仅是对自己，也是对别人。脱口秀明星拉瑞金说：“我发现在生命中得到的愈多，不论是职业上或金钱上，你就可以愈挑选，我现在已经没有非去不可的午餐了。”,46,不好意思拒绝学会说“不”,耐心倾听无法立即决定的说明考虑时间显示慎重表情应和颜悦色态度坚定拒绝的是事情而不是人如有可能为他提供其他可行途径切忌透过第三者来拒绝,47,5.避免争论。,在这个“共生的时代”，宽容的心态与合作的意识会使人如沐春风。宽容的人会本能地避免争论。因为无谓的争论，不仅会影响情绪和人际关系，而且还会浪费大量时间，到头来往往解决不了什么问题。说的越多，做的越少，聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。有经济头脑的人，不仅与人为病况，而且总是尽可能地配合别人，比如开会守时、自觉遵守社会秩序。因为他深知，你耽误了别人的时间，别人就有理由耽误你的时间，一个人的不自觉会导致很多的人不自觉，“榜样的力量是无穷的”。,48,6.成本观念。,经济学非常讲究成本。对待时间，就要像对待经营一样，时刻要有一个“成本”的观念，要算好账。在生活中有许多属于“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例，如为省一元钱而排半小时队，为省两毛钱而步行三站地等等，其实都是极不划算的。在国外，给小费有时是为了赢得时间。听课也一样，用几个小时的时间，就领悟到老师花了好几年学到和总结的东西，也是节约了时间和成本。在经济学中，休闲也是有成本的，它的机会成本就放弃了工作所能带来的收益。但不是不要休闲，积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流，比如打羽毛球、看体育比赛、踏青、去图书馆、参加文化沙龙、听讲座、写作以及知心朋友间的聊天等都很有好处，只是要分清楚时间段。,49,7.精选朋友。,朋友也要精选。多而无益的朋友是有害的，他们不仅会浪费你的时间、精力、金钱，也会浪费你的感情，甚至有的朋友会危及你的事业。要与有时间观念的人和公司往来。而恋人的选择则更要谨慎，因为爱人是一生的事情，合适的恋人会不自觉地成为你的“爱人同志”，不仅使你的生活浪漫而温馨，更会使你的追求富有意义并充满动力。一份真实而美丽的感情会为你节约时间，并使你有勇气面对现实、迎接挑战。,50,8.巧用电话。,要尽量通过电话来进行交流，沟通情况，交换信息。打电话前要有所准备，通话时要直奔主题不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的信息与感受。要善于利用现代办公设备为自己服务。许多食物和表格都可以借助电脑，提前予以格式化，用时则只需几分钟就可输出。一封节日贺信可与电子邮件同时发给许多人。,51,9.集腋成裘。,生活中有许多零碎的时间很不为人注意，其实这些时间虽短，但却可以充分利用起来做一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一步的工作，翻翻报纸乃至记几个单词。成功不是摸大奖，它需要日积月累的努力。需要心平气和的等待。,52,10.提前休息。,在疲劳之前休息片刻，既避免了因过度疲劳导致的超时休息，又可使自己始终保持较好的“竞技状态”，从而大大提高工作效率。好的身体本身就是一个节约时间的要素，“没时间休息的人，早晚会有时间生病的。”,53,11.花开花落。,不要固执于解决不了的问题，可以把问题记不来，让潜意识和和时间去解决它们。这就有点像踢足球，左路打不开，就试试右路，总之，尽量不要“钻牛角尖”。切记，你放不开的事情会吃掉你越来越多的时间，直到你放开它为止。,54,12.学会速读。,约大多数书籍并不值得从第一页开始逐页细读，一般而言，我们先看前言和目录，一部三百页的图书有二十页可取的就很不错了，我们任务就是把有价值的这部分内容“检索”出来。在这