时间管理培训课件(PPT 115页).ppt

1,时间管理,认识时间障碍分析如何运用时间掌握各种有效控制时间的工具订出行动方案,课程目标,3,前言浩瀚的宇宙间，时间是永恒的。但对于我们个人来讲，则是有限的、相对的、短暂的。,4,我们常说：时间就是生命！时间就是金钱！时间就是效率！,5,人生最宝贵的两项资产：头脑、时间什么事情，即使不用脑子，也要花费时间因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。每个星期有168小时，其中有56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下91小时则由你来决定做什么每天13小时。如何根据你的价值观和目标管理时间，是一项重要的技巧，他使你能控制生活，善用时间，朝自己的方向前进，而不至于在忙乱中迷失方向。,平均80岁寿命,我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,一寸光阴一寸金,1-20、60-80忽略不计，余401年为1寸项目每天耗时40年耗时结余,睡眠8小时13.3年26.7,一日三餐2.5小时4.2年22.5,交通1.5小时2.5年20,电话1小时1.7年18.3,看电视、上网3小时5年13.3,看报、聊天3小时5年8.3,刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年6.6,3.3,7,在许多时候，时间往往决定一切！千万别学古人，满头白发时感慨，时光荏苒，岁月如梭。“子在川上曰：逝者如斯夫！”,8,每个人都面临如何善加利用时间OR有效利用时间的难题。现实生活中，常常会有这样的现象：做一件相同的事情，在时间方面会发生不同的状况,9,有的人效率高、快！1个小时做完；有的人效率低、慢！2个小时做完或者在一个小时之内有的人可以做完3件事有的人可能做完1件事是不是人与人之间的能力差异如此之大？,10,事实上，根据哈佛大学的一项研究和统计表明：超过60%的人并非能力上的原因，而是没有做自已的时间管理。,时间管理的错误观念,时间管理只是常识，只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势我有使用计事本和行事历，这还不够吗？,这个课程带给大家最重要的讯息是.,不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休,明白自己问题所在,我们需要作出怎样的决定,及我可以做些什么和要做些什麽,13,我是否需要时间管理,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意,6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意,评分标准：“非常同意”4分，“略表同意”3分，“略表不同意”2分，“极不同意”1分。总分小于20分表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,认识时间障碍,什么是时间杀手?,时间杀手的分类,时间杀手的分类,人最容易掉进的时间陷阱,工作欠目标，优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰拖延工作会议,22,许多的电话在响许多的事要备忘许多的门与抽屉开了又关关了又开如此的慌张,我来来往往，我匆匆忙忙从一个方向到另一个方向忙忙忙盲盲盲盲的已经没有主张盲的已经失去方向忙的分不清欢喜和忧伤忙的没有时间痛哭一场,23,造成时间浪费的主要因素（一）,人为因素企图做的太多安排紊乱，使用的工具杂乱无章不会说“不”缺乏自我约束能力做事经常拖延，犹豫不决工作时过多地和别人拉家常争吵、发火压力、紧张,24,造成时间浪费的主要因素（二）,管理因素缺乏优先处理缺乏目标计划无效的委派员工缺乏训练，执行力较低缺乏交流或交流不清权责混乱无危机管理意识缺乏进度控制,25,造成时间浪费的主要因素（三）,环境因素电话打断不速之客拜访无效率的会议内容不全或延误的信息过多的文件，繁琐的程序人员不足或过多嘈杂的工作环境,26,时间管理是什么？我们来如何改进?,要懂得管理自己，首先要认识自己,要管理好自己吗?,抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯订立目标妥善计划分配时间权衡轻重权力下放自我约束持之以恒,29,设定目标,目标是行动的导航灯!,为什么需要目标？,雾中的大洋,如果看见陆地我一定能坚持,成功就等于目标，其他的一切都是这句话的注解。美国潜能大师伯恩崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,25年后调查发现：27%的人没有目标60目标模糊10有清晰但较短期的目标3有清晰且长期的目标,社会的最底层，抱怨整个世界,社会的中下层面安稳地生活与工作,成为各行业的专业人士,成为社会各界的顶尖人士,为什么需要目标？,长期目标:,个人目标-是否有关于健康,休闲和营养等的目标?事业目标,长期的目标应该是可以鼓励自己和推动自己!,短期目标,项目计划(例如推行新产品上市)日常运作计划(编写每月生产报告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目标应该是现实的!,Specific-明确的Measurable-可以量度的Achievable-可以达成的Realistic-实际可行的TimeBound-有时间性的,计划目标,命中是偶然的，打不中是必然的！,如果没有目标,39,Nowindfavorshimwhohasnodestinedport.,风不会偏爱没有目的港的人,40,拟定计划,设定目标,41,那么实际上你正计划着失败,如果你没有认真做计划,42,目标计划书,时间分配不合理,43,时间安排有交叉,44,时间已具体确定的事件时间没有具体确定的待处理事项电话、记录等信息,每日计划表,生涯规划,我们接下来要接触的这个技巧叫生涯规划首先，有个建议，不要自我设限，不要太快否定自己的梦想。现在，让我们开始吧。,步骤先开始编织美梦包括你想拥有的，想做的，想成为的，想体验的我要问你一个问题：“如果你知道不可能失败，你想要得到什么；如果你百分之百相信会成功，你会采取什么行动？”现在，请坐下来，拿一张纸和一支笔，动手写下你的心愿。在你写的时候，不必管那些目标该用什么方式去达成，就是尽量写。,步骤审视你所写的预期希望达成的时限你希望何时达成呢？有实现时限的才可能叫目标没时限的只能叫梦想,步骤选出在这一年里对你最重要的四个目标从你所列出的目标里选择你最愿意投入的、最令你雀跃欲试的、最能令你满足的四件事，并把他们写下来。现在我建议你明确地、扼要地、肯定地写下你实现它们的真正理由，告诉你自己能实现目标的把握和它们对你的重要性。如果你做事知道如何找出充分的理由，那你就无所不能，因为追求目标的动机比目标本身更能激励我们,步骤核对目标是否与形成结果的五大规则相符用肯定的语气来预期你的结果，说出你希望的而非不希望的结果要尽可能具体，还要明确订出完成的期限与项目事情完成时你要能知道完成了要能抓住主动权，而非任人左右是否对社会有利,步骤列出你已经拥有的各种重要的资源当你进行一个计划，就得知道该使用哪些工具。列出一张你所拥有资源的清单，里面包括自己的个性、朋友、财物、教育背景、时限、能力、以及其他。这份清单越详尽越好,步骤当你做完这一切，请你回顾过去有那些你所列的资源会运用得很纯熟回顾过去找出你认为最成功的两三次经验仔细想想是做了什么特别的事，才造成事业、健康、财务、人际关系方面的成功，请记下这个特别的原因。,步骤写下要达成目标本身所具有的条件步骤写下你不能马上达成目标的原因首先你得从剖析自己的个性开始，是什么原因妨碍你的前进？要达成目标，你得采取什么做法呢？如果你不确定，可以想想哪位成功者值得你去学习？你得从最终的成就倒算，往你目前的地位一步步列出所需的做法。就你在第七条中找出的资料做为你设计未来计划的参考。,步骤针对四个重要目标，订出实现仔细步骤从你的目标往回订步骤自问，我第一步该如何做，才会成功？是什么妨碍了我，我该如何改变自己呢？一定要记得你的计划得包含今天你可以做的，千万不要好高鹜远,步骤为自己找一些值得效法的模范从你周围或从名人当中找出三、五位在你目标领域中有杰出成就的人，简单地写下他们成功的特质和事迹。在你做完这件事，请你阖上眼睛想一想，仿佛他们每一个人都会提供你一些能达成目标的建议，记下他们每一位建议的方法，如同他们与你私谈一样，在每句重点下记下他的名字。回想过去曾有过的重大成功事迹。用置换技术将它与你新目标的图象置换。,步骤使目标多样化且有整体意义步骤为自己创造一个适当的环境步骤经常反省所做的结果,步骤列表写出过去已实现的目标事件你要从其中看看自己学到了些什么这期间有哪些值得感谢的人你有哪些特别的成就有许多人常常只看到未来，却不知珍惜和善用已经拥用的。所以我要告诉你，成功的要素之一就是要存一颗感恩的心，时时对自己的现状心存感激,58,有了计划，为什么还是不能按时完成任务？,59,拟定计划,实施执行,设定目标,60,行为模式,61,你属于哪种行为模式？,狮子型,考拉型,紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心,放松作决定需要一定时间走路、动作较缓若有所思乐于倾听耐心,62,考拉型的解决办法,当机立断，现在就做平衡表法给自己设定最后时限,63,行为模式,工作方法,64,当你遇到突发事件发生,职责内,职责外,Say”No”,65,如何说“不”,对事不对人客气自然可附以适当的建议,66,当你遇到突发事件发生,职责内,职责外,重要程度,紧急程度,Say”No”,分清工作的轻重缓急,基本任务如果不去做，就无法有效发挥你的作用的任务。你应当完成的任务一般指应最先完成的任务。你喜欢做的任务在事先安排时间时，通常从不会去做的事。不甚重要的任务容易而有趣，通常首先会去做。,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+紧迫性,I+U+,I+U,IU+,IU,工具：区分时间的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。紧迫的事：此刻不做就会给我们带麻烦的事情。,紧急,重要,不重要,防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲,繁琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动,“重要”与“紧要”之区别,从容人,无用人,危机急迫的问题有期限压力的计划,压力人,不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动,无聊人,不紧急,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果有远见，有理想平衡纪律自制少有危机,顺习惯做事会有越来越多的抱怨,Proactive（制变）,Reactive（应变）,思考一下再去做,知道什么是重要的，并按重要的原则去选择,二者的区别就是选择，有选择比没有意识去选择好,偏重第三类事务，结果短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生,4D原则,重要,紧迫,您把手机每天收到的电话全部记下来，晚上睡觉关机时看一下：1、有几个电话是别人闲着没事打来的；2、有几个电话是您事前做好工作可以避免的3、有几个电话是没有预约找您谈事情的,77,在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。,80/20原则（ParetoPrinciple）,theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的,79,80/20原则,80/20原理意示圖,80%時間,20%時間,80%成效,20%成效,重要的少數事物,瑣碎的多數事物,81,必须做的应该做的可以做的,82,每日计划表,83,行为模式,职责外,工作环境,工作方法,职责内,84,管理好书桌，才能管理好时间,现实中案例,85,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉,86,计算机,文具盒,电话,文件架,文件筐,便签纸,日历,常用电话,周计划,周计划,常用电话,剪刀、尺子,计算器,曲别针等,名片夹,工作台,储藏地,87,文件处理原则,每次只处理一份文件，一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件,88,文件的处理方法,活动,信息,资料存档,待送出文件,待办文件,备忘档案夹,分级处理,ABC,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,89,拟定计划,实施执行,反馈总结学习创新,设定目标,90,时间管理TimeManagement,锦囊妙计,新编龟兔赛跑,一天，动物们聚集在森林里看兔子与乌龟赛跑，看谁能摔先把山头上的红旗扛回原地，请来狼做裁判。枪声一响，兔子撒腿就跑。三分钟不到，兔子回头一看，乌龟早就不见了。兔子想：就是睡上一觉也能取胜等兔子一觉醒来，太阳已经落山了！乌龟早就把红旗扛回来原地。兔子不甘心，要求第二回合比赛。枪声一响，兔子总结第一次没赢的原因：态度要端正。兔子一口气就跑到了第一比赛的山头。可是怎么也找不到红旗，“红旗怎么不见呢？”原来第二次比赛的目的地和第一次恰恰相反，在另一个山头。兔子跑错了山头，第二回合又没有赢。到了第三个回合，兔子眼睛死死盯着对面山头高高飘扬的红旗，拔腿就跑。突然，只听“扑通”一声，兔子一不小心居然冲进了河里。最后一次，从城南到城北，枪声一响，兔子总结了前三次失败的原因，抱着必胜的信心冲向目的地城的北边，才发现乌龟早已等候多时。兔子很纳闷，问道：“龟哥，为什么你还能赢啊？”乌龟道：“时代进步科技发达了，我是打的过来的！”,龟兔赛跑,总结兔子没有赢的原因：第一回合：心态管理不好；第二回合：目标不到位；第三回合：行为出了问题：第四回合：学习创新没跟上；时间管理会让你从容应对各种事件,龟兔赛跑-结论,93,高效率期,工作表中的重大问题创造性的思考制定重要事情的工作计划,94,中效率期,与同事交换意见处理回信及备忘录中的事情做细部工作计划,95,低效率期,基本的工作分类接待访客例行性事务电话联络,96,充分利用记事本,待办琐事物品清单,把脑子空下来，装更有创造性的事情,97,运用MicrosoftOutlook,98,如何有效运用时间（一）,设定目标：工作起来才有方向感，并使所有的努力都向同一目标迈进，减少彷徨或犹豫。做好工作计划：事先做好计划可避免在压力下工作，按计划行事才不致错乱紧张。设定优先次序：要善于选定何项工作应先完成，哪些要优先进行。持续追踪进度：利用日记簿、效率手册等工具对任务完成的时间和期限进行分段追踪。有效授权并权责分明：纷乱常是浪费时间的主因，良好的分工合作可使工作更有效完成。,99,如何有效运用时间（二）,为突发事件预留时间：最好每天留出10%的时间以处理突发事物。开会要简短有效：要设法使会议能有贡献，并使与会者都能从会议中得到所需。训练明确的沟通能力及指导能力：说话明确有力，暗示或隐瞒易造成误解或误会。避免过分劳累：劳累时工作常需花更多时间。设法使自己有安静的时刻：每天空出半小时想想计划，思考一些问题或激励自己。文案工作系统化：将文案工作分类，集中处理。,100,减少时间浪费的技巧,电话强盗：请求简单的表达，要求结论，或者说“你说的情况，我已经清楚了”,追求完美：一次决定，60分即可,会议强盗：确定主题、规定时间、站着开会,101,总结什么内容？,102,主管时间分配原则1、年/月/周/日拆分OR切割单位是重要方法之一；2、每日工作细分：记下今天要完成的1X项工作；按顺序完成；其中不要有间歇或持续的。必须是今天完成；未完成的请当天加班完成。,103,时间管理的方法1、目标设定后，将目标拆分至周/日；2、提前模拟达成此目标所需相关资源、支持。上级的支持可节省时间。对于你自己无法改变的事情，不必浪费时间。,104,3、画墙报。曲线图。甘特图(下页详细讲解-好用工具）。4、合理使用记事本：每天计划；备忘录