财务操作细则

有限公司文件名称： 财务操作细则文件编号：文件类别：版本：1 0费用支出之付款11物品采购付款程序111凡物品采购的款项必须提供供应商送货单和本公司入库单以及公司物品采购单编号。112在支付物品采购的款项时，出纳首先要审核物品采购单之财务备案联上有无做付款记录，没有物品采购单的物品采购款项不得给予付款；查看供应商送货单上有无本公司仓库管理人员的入库记录，没有办理入库手续的不得给予付款；一切手续齐全的方可给予办理付款手续。1121支票支付物品采购的款项时, 除审核供应商原始资料是否与物品采购单的各项资料相符外，还需查看供应商提供的银行开户全称是否与发票上的印鉴全称相符、是否与其送货单上提供的供应商全称相符，三个条件（即：供应商之送货单、发票上的印鉴、转帐付款的银行付款全称）完全相符时，方可给予办理支付款项。按月结算的供应商，每月终了后五天内需提供月结对帐单进行对帐，二笔以上业务之供应商，必须提供月结对帐单，否则不予办理付款事项。1122支付现金给供应商时，除审核供应商原始资料是否与物品采购单的各项资料相符外，还必须取得其供应商的委托收款通知书原件。委托收款通知书需列明收款人的姓名、身份证号码等资料，并加盖供应商的公司印鉴。出纳在支付款项时，需核对收款人的证件资料是否与相关的委托收款通知书的内容相符。凡资料不符的不得付款。供应商提供了加盖财务专用章收款收据原件的可以不提供委托收款通知书。按月结算的供应商，每月终了后五天内需提供月结对帐单进行对帐，二笔以上业务之供应商，必须提供月结对帐单，否则不予办理付款事项。1123当核对的供应商月结对帐单与本公司应付款项之金额不符时，首先核查本公司的应付款项是否准确，确定应付款项无误后，通知供应商重新审核其对帐单。经供应商再次确认的月结对帐单金额小于本公司应付款金额时，按供应商对帐单之金额付款；经供应商再次确认的月结对帐单金额大于本公司应付款金额时，通知供应商修改其月结对帐单后，按本公司记录之应付款金额办理付款。12其他费用付款程序121其他费用报销时，费用支出部门必须取得合理的外部原始报销单据，例如发票、车票等，填写费用报销单经批准后给予付款。1 3所有款项的支付，费用支出部门都需要填写费用报销单，将外部原始单据（发票等）粘贴于背面，由申请人添写相关资料后，经部门经理签字、财务部审核签字、总经理签字批准后的费用报销单，作为出纳的付款依据。14出纳在支付现金款项后，必须要求领款人签字，以避免重复付款。15费用报销单是指现金费用报销单和支票费用报销单二种表格。页号：第 页共 页有限公司文件名称： 财 务 制 度文件编号：文件类别：版本：2 0物品的采购/进仓/出仓/期末盘点21物品采购211凡物品采购，由物品需求部门提出申请，填写采购申请之供应商报价单之相关内容后交给采购部，由采购员提供货比三家资料后，交财务部选择所需票据类型，然后再交采购部经理决定供货之供应商。经采购部经理签字的采购申请之供应商报价单是采购员填写物品采购单依据。采购员在填写完毕物品采购单后，连同采购申请之供应商报价单一起交采购部经理、财务部经理和总经理签字批准。如若前期已采购之物品升价，则供应商需要提前书面通知采购部，由采购部书面通知总经理批准后方可提升物品的采购价格。经批准的物品采购单是采购部通知供应商送货的依据。212公司月结付款之供应商，送货前需要提供的资料：工商营业执照复印件、税务登记证复印件、提供发票责任书原件、开户行全称、开户行帐号、送货单样本、有效印鉴样本（公章 / 财务专用章 / 其他印鉴），如果供应商是一般纳税人，还需要提供增值税一般纳税人资格证复印件。213采购部负责确认供应商的税务类别（税务类别指：个体户、小规模纳税人、增值税一般纳税人）。214因紧急情况来不急填写采购单的急需物品，可以口头通知采购部，经请示总经理同意后，由部门自行购买后，补办采购审批手续。有特殊要求的物品采购，由申请部门在采购申请之供应商报价单供应商栏备注自购字样，允许部门自行采购物品，凡自购物品的部门，需自行填写物品采购单。经相关部门经理签字后报总经理批准。215物品采购单一式四份，填写时需用复印纸一次性填写。一份由申请部门存档、一份交采购部进行物品采购、一份交仓库作为实物验收入库的依据、一份交财务部作为付款依据。212物品采购单之财务备案联，是财务部付款依据之一。实际支付物品采购的款项时，财务人员首先要核对物品采购申请单上的各项资料是否与报销单证原件相符，资料相符的，需在物品采购单财务备案联上做付款标志（核销记录），避免重复付款。213物品采购单仓库备案联，是仓库管理人员办理实物进仓的依据之一。22物品进仓221仓库管理人员以收到实物为依据办理物品入库手续，没有收到实物的票据不得填写物品入库进仓单。222凡物品进仓，仓库管理人员首先要核对供应商送货之物品是否与物品采购申请单所列明的物品名称规格数量供应商名称等内容相符，与物品采购申请单内容相符的供应商送货单，仓库管理人员可给予办理物品入库手续。223仓库管理人员办理物品入库手续的标志是：A在供应商送货单之背面加盖我方公司收货印鉴；B填写物品入库进仓单。224对于部门自行采购的物品，除应急用于维修的配件外，都必须将已经采购的物品送至仓库验收，仓库管理人员给予处办理验收入库手续，如果物品采购单尚未办理完毕审批手续，仓库管理人员做暂时验收登记，备案记录是物品采购单批准后补办相关手续的依据。页号：第 页共 页有限公司文件名称： 财 务 制 度文件编号：文件类别：版本：225对于自行采购的应急用于维修的配件或其他物品，因特殊情况未经过仓库验收入库的，在有采购申请之供应商报价单及物品采购单的前提下，其付款单据经部门经理和总经理签字认可，仓库管理员可在其单据背面签字，并做冲销仓库采购单备案联记录。226物品入库进仓单一式四份，此单一式四份（仓库、采购、财务、申购部门各一份）仓管员根据供应商之送货单及实物一次性填写。物品入库进仓单填写完毕后，在供应商送货单原件（不得少于二份）加盖本公司“已办理数量入库、质量尚未验收”印鉴。（供应商送货单原件一式二份，一份返给供应商，一份交本公司财务部作为付款凭据。）227产成品入库，由仓库管理人员填写产成品完工入库单一式二份，一份仓库留底备案、一份交财务部存档。23物品出仓231物品出仓由物品领用部门填写实物出仓单，经领用部门经理批准，交仓库管理人员作为办理物品出库的依据。仓库管理人员需要定期将实物出仓单交仓库负责人或部门经理签字。232因各种原因发生领用物品退货时，由物品退货部门填写退货单，注明退货物品名称、规格型号、退货数量、物品计量单位、以及发生退货的原因后，需经退货部门申请人及部门经理签字后交仓库管理人员，仓库管理人员在退货单上注明该物品的供应商全称、供应商送货单编号、本公司采购单编号以及本公司入库单编号，并交仓库负责人或部门经理签字。已经退回仓库的物品，由仓库管理人员将以签批完毕的退货单及时送财务计部作扣除供应商应付款事宜，当月发生的退货事宜必须在月末终了之日内将退货单返至财务部。233凡经仓库验收入库的采购物品，在办理实物验收后七天内，仓库管理人员需要求物品申购部门进行质量验收，除特殊原因外，仓库不接受经部门质量验收后的物品办理退货手续。234发生退货的物品出厂时，由仓库管理人员填写本公司其他物品送货单、人员/物品出厂/车辆放行申请单，作为物品出厂之依据，其他物品送货单一式三份，一份仓库留底备案、二份送货时交客户商签收，签收后的其他物品送货单一份留给客户作为送货依据、一份带回交财务部作为应收款依据。 235产成品出库，由仓库管理人员填写产品送货单一式三份，一份仓库留底备案、二份送货时交客户商签收，签收后的产品送货单一份留给客户作为送货依据、一份带回交财务部作为应收款依据。24期末盘点241每月终了后的最后一天（遇节假日提前）进行物品的盘点工作。242期末盘点由仓库负责、各部门配合、财务部监察。243月末需要盘点的物品包括：库存原材料、库存产成品、生产线半成品和生产线已领但未用之原材料。244年末需要盘点的物品包括：库存原材料、库存产成品、生产线半成品和生产线已领但未用之原材料、固定资产和其他资产。245具体盘点方法是，由仓库盘点负责人派发序号盘点票（盘点票只可以作废不可以撕毁）和盘点票汇总表给各部门管理人员，由各部门管理人员将盘点票和盘点票汇总表发放给各班组长，由各班组长负责安排具体物品的页号：第 页共 页有限公司文件名称： 财 务 制 度文件编号：文件类别：版本：盘点工作，将实际盘点的物品名称、数量填写于盘点票上，并将盘点票置于所盘点的物品上。由各班组盘点负责人员根据盘点票的数据汇总填写本班组的盘点票汇总表。 246仓库盘点负责人负责审核回各部门的盘点票和盘点票汇总表的真实性。247年末固定资产和其他资产的盘点2471年末固定资产和其他资产的盘点，由资产管理部门主要负责、各部门配合、财务部监察。2472年末固定资产和其他资产的盘点一财务部相关帐簿记录为依据，按资产之类别、编号、使用地点为247财务部有对本公司物品之期末盘点数据真实性进行核查的绝对权利。3 0在建工程管理凡在建工程，需填写工程项目申请书，经批准的工程项目申请书是订立工程合同的依据。财务部根据工程项目申请书和已经签字批准的工程合同之原件，填写合同结算情况记录表，编制合同结算情况记录表序号。每一张合同结算情况记录表只允许填写一个工程项目内容。每月终了后五日内，做工程明细汇总一览表的汇总统计报表。在建工程完工，工程申请部门必须进行工程验收，并填写工程验收报告一式二份，一份自留存档，一份交财务部作为付款凭据。工程验收报告需部门经理签字和总经理签字。4 0资产管理资产管理的原则是：统一管理、部门负责。资产管理部门由总经理指定，统一管理是指资产管理部门负责资产的采购/安装/验收，负责资产的分类/编号/使用部门登记、填写资产使用和分布情况表、绘制资产分布平面图、并负责资产的维修保养和资产的报废清理和资产盘点工作。部门负责是指资产的各使用部门负责对自己本部门的资产进行监护、配合资产管理部门对资产的维修保养和盘点工作。当资产的使用部门发现本部门的资产出现使用故障时，应及时通知资产管理部门对资产进行维修，当资产需要更换使用部门、使用地址或发生资产清理时，资产的使用部门必须要求资产管理部门对本部门的资产分布平面图进行修正。资产的遗失由使用部门负全责。需要安装的资产，安装完毕须填写安装验收报告给财务部。41五百元以上的可以单独使用的机器、设备、工具、办公用品、家俬、电器用品、日用品等作为资产管理。42资产盘点工作每年的十二月进行一次，由资产管理部门具体安排盘点工作、呈报资产使用和分布情况表和资产分布平面图，并对资产的盘盈、盘亏情况进行具体说明。43年终对资产进行盘点工作的资产使用和分布情况表、资产分布平面图、资产的盘盈、盘亏情况进行具体说明等资料一式三份：一份存档、一份报财务部、一份报总经理。50其他管理51工作服管理511由人事行政部对公司的工作服（以下简称工衣）进行统一管理。512工衣采购由人事行政部填写采购申请之供应商报价单，注明数量和种类交采购部。513供应商送货已经办理入仓的工衣，由人事行政部根据各部门之需求情况填写实物出仓单，从公司仓库领出。514员工领用工衣需要进行领用登记，其他任何人不得带领用人签字。工衣领用登记簿由人事行政部负责建立、登记和管理存档。页号：第 页共 页有限公司文件名称： 财 务 制 度文件编号：文件类别：版本：515员工按公司规定配给工衣，工衣的押金扣款在领用工衣当月的工资中扣除，工衣扣款标准由财务部制订。516根据员工本人之要求，经部门经理批准，允许超配额领用工作服。517每月结束终了后，工衣管理员需清点工衣库存量，做工衣领用情况表一式两份，一分由人事行政部存档，另一份交财务部备案。518经财务部或其他监管部门同意认可后，的确不可以重复使用的旧废工作服，方可填写工作服报废申请表做报废销毁。519员工因自己管理不善将工衣丢失的，按工衣之采购原价赔偿。52饭堂管理饭堂由人事行政部负责管理，员工伙食费标准为：早餐2元、中晚正餐每餐4元。员工在公司就餐者，扣款标准为：早餐1元、中晚正餐每餐各扣2元。公司以外的人员在公司就餐者，其客餐按每餐伙食费标准扣款，即早餐2元、中晚正餐各扣4元。521员工就餐的有效凭据是加盖公司印鉴的饭卡，饭卡是计算员工工资时伙食费扣款的唯一凭据。饭卡遗失者，需办理补领手续。补领饭卡的，从月初1日起至补领饭卡当日止，即使是未就餐，也按全部就餐在饭卡上进行登记。每月终了计算工资未见饭卡的员工，按全部就餐扣全月伙食费。522客餐由用餐部门向人事行政部提出申请，经总经理批准，不扣客餐费之外来人员就餐，需有总经理签字的有效凭据。523每月终了，饭堂需要对存货的实物进行盘点，并做饭堂每月盈亏情况表一式三份，其中一份人事部存档、一份交财务部、一份报总经理。饭堂盈亏公式按：本月收入等于上月结余加本月支出减本月库存，进行收支平衡汇算。饭堂支出应包括购买粮油、配料、肉菜及水电费和燃料费