公文写作的原则要求

1/8公文写作的原则要求六公文写作的原则要求起草公文应当做到的要求，在办法的第五章第二十八条，条例的第五章第十六条做了明确的规定。现在从内容和形式两方面阐述如下1内容方面的原则和要求1坚持实事求是的思想路线实事求是，理论联系实际，从实际出发，是马克思主义的基本原则，是毛泽东思想的精髓，办任何事情都要遵循这条思想路线，特别是制发公文。首先，必须以事实为基础，从客观现实出发。公文是有关机关和人员要遵循它行动和办事的，关系到整个机关工作的正常运转和方向、成败的。因而，它所根据的和陈述的事实，必须是确切真实的，绝不能虚伪不实。如果失实或部分失实，就会贻误工作，造成损失，有关人员要被追究责任，公文本身的威信、效能也要降低和丧失。依据和陈述的事实绝不可是道听途说的。唐代刘知几谈国史采撰，“作者恶道听途说之违理、街谈巷议之损实”史通采撰，值得引为鉴戒。当然，更不可弄虚作假、合理想像。引用和根据的文件、资料，必须可靠；引用的法令政策，必须以正式公文为准；引用资料要扎实可靠，有正式出处，并经过核查。同时，要符合实际情况，切实可行。因为它是要付诸实践的，如果2/8脱离实际、无法实行，由于公文本身有强制性，就会造成损失。正确的公文内容应从群众的实践中来。所以，要实事求是，就要深入实践，调查研究，坚持毛泽东同志倡导的“从群众中来，到群众中去”的工作方法。公文处理办法第一章总则中的第五条规定“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，逐步改善办公手段，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精、注重效用。”公文处理条例规定“行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。”这是公文制发的重要一环，除制发机关要特别注意外，审批签发、印发收受、上下左右、领导被领导等在处理过程中都要注意这一问题。切忌为了某种原因而弄虚作假，华而不实；或主观主义想当然，或粗心大意，或迎合领导意图，或瞎指挥，以致把不切实际的决策硬塞下去。2坚持四项基本原则我国是人民民主专政的社会主义国家，马克思列宁主义是指导思想，共产党是领导核心，党的政治领导体现在它的正确的路线、方针、政策上，就是说，党和国家从全局的高度制定的政策法令，应是广大人民群众最根本利益和最高意志的体现。按照组织原则和法律规定，各类各种的机关都要执行贯彻。党政机关的公文要执行党的路线方针政策、合乎国家法律法令自不待言；就是社会团体、企业事业机3/8关也应如此。因为它们也是在人民共和国的政体里，在社会主义制度中，在共产党的领导下。各级机关的公文要和党中央保持政治上的一致，就是要坚持四项基本原则，和党的路线、方针、政策一致，而不能一时一刻地离开它或违背它。这也正是各级机关的公文具有权威性和约束力的关键所在，违背了就失去自身存在的法定基础，也就失去了权威性和约束力。譬如，某一公文和宪法某条相抵触，怎么办呢宪法是国家根本大法，与它抵触就自动失效，按宪法规定还“必须予以追究”。此外，某一体系系统也有它的权威机关和公文。制发处理公文，必须熟悉党和国家以及有关系统、上级领导机关的有关政策法令，认真研究、弄清楚弄明白，不可马虎从事，大而化之。3符合本机关职权和责任范围公文是代表制发机机关发言的，因而必须行使职权，恪尽责任，绝不应规避、失职。但是，任何机关的职责都有一定的范围，所制发公文的内容事项绝不能超越其职权范围，否则便是滥用职权。原则是这样的应该中央决定的问题，地方无权决定，所以行文无效；应该上级机关决定的，下级机关无权决定，行文也无效；属于其他部门、系统决定的问题，本部门无权决定，因而行文也无效。如，授予博士、硕士学位单位如中央党校、科学院、某些重点大学，颁发大学毕业证书的高等学校或省、地委党校，都是要由有关领导机关按审批手续正式批4/8准的，其他系统，如某市某局某厅某办，不能行文确定自己开办的业余大学、补习学校有权授予学位或颁发大学文凭。国务院文件规定，省市所属企业事业单位举办职工大学，要由省人民政府批准并报教育部备案。如果是仅由本企业事业部门批准，那还不是国家正式批准，就不能列入国家计划，也不承认其学历，因为本企业事业部门越权了，不算数。所以，草拟、制发和处理公文时，一定要明确所述事项、问题是否是本机关有权解决的。不是自己管的，管了，是擅权；是自己该管的没有管，是失职。这里有两个问题需要注意一是涉及几个部门的权限，即每个部门都有关，又不能单独解决，这就要由主办部门会同有关部门，协商讨论取得一致意见，然后草拟会签，联合行文。如，开展文明礼貌活动，是属全国范围的，1982年2月25日由全国总工会、团中央、全国妇联等九个团体发出倡议书请注意是“倡议”，2月28日由中宣部、文化部、卫生部、教育部、公安部联合发出关于开展文明礼貌活动的通知请注意是“通知”。这是有关部门共同制发的。而团体只是倡议，党政机关才发出通知这种正式公文。二是本系统本部门本单位迫切需要解决的问题，并非就是自己有权解决的，这种情况，必须行文向上级部门反映解决，或会同有关系统、部门共同协商解决；擅自解决，制发了公文也会落空的。如，某研究部门或党校，5/8要想国家拨款修礼堂、盖宿舍，只能行文向上级或有关部门请示、报批，自己行文决定只是纸上谈兵，兑现不了。4确保机密解放后几次颁布的公文处理办法都把保密列入总则。这是因为各种公文是机密的集中所在，也是敌人窃取机密、盗卖情报的最重要的目标。所以“在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密安全。”公文处理办法在拟制过程中保密工作要严格注意下列三点一是撰写时要按照保密规定和具体情况标明密级，不能随意提高或降低密级。密级范围内要讲透，范围以外更机密的材料则不应透露。二是发文之前，对内容要保密，不可泄露，特别是与本机关直接有关的，或社会上人们关心的，不可以在亲友间传播，更不可以“增加透明度”为借口散布。密件要按保密程序印制封发，失落了必须追回，停止使用。三是在草拟、核查、讨论、签发过程中，经办人员要接触许多材料、文件；材料、文件和文稿要许多人员经手。这就要先确定哪些是保密性的，要按机密文件、材料进行保管和使用。此外，传递秘密公文，必须采取保密措施，如利用计算机、传真机等传输，必须采用加密装置，绝密公文不得采用计算机、传真机传输；又如，不得密电明复、明电密电混用。中国公文实用大典2公文写作中文字形式的注意要点公文的文字形式，既要正确地传递发文所要表达的思想、6/8信息，又要特定的接收者最易领会，还要表现出适宜的礼仪。因而也有一些特殊要求。公文处理条例和公文处理办法都有规定，我们从写作角度归纳几方面如下1开门见山，主题显豁毛泽东同志曾经提出“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点”这样可以一看起一个印象，知道是说什么事。整体上观点明朗，主题显豁，使读者易于明白，要做什么，怎么去做；不可绕圈子，更不可像文学作品，看半天不知怎么回事，最后才琢磨出点意思来。2结构单纯，条理清楚公文结构，要适应高效实用和读者最易接受的特点，一般采用单线结构，避免千头万绪、不得要领。要注意论点集中，因由明显，接榫紧密；叙述事实，线索清晰单一，不要东插一笔西插一笔。特别要注意条理性，可以采用小标题分层分条开列的方式，但要注意分层不宜太多。像王明一个报告用七八层二三百个序码，那就是“甲乙丙丁，开中药铺”了。3语言规范，口吻得体任何文章都应通顺，公文由于代表政府或其他机关，由于特出的严肃性和实用性尤其如此。特别是严格要求语言规范化，第一方面是要使用现代汉语通用语、符合语法修辞和简化汉字规范。第二方面，要熟悉它的语言材料体系，口气得当，公文用语正确，特别要恰当地运用其中的礼貌用语和结构用语。附带简介如下礼貌用语，主要有三方面。其一是称呼。第二人称除“你处”之7/8外，可用“贵校”；第一人称除“我厂”外，可用“本厂”或“敝公司”等谦称；第三人称，除“该人”之外，可称名号。其二是要求，除“命令”“必须”等直接要求的词语外，可用“希”、“望”、“请”等祈请礼貌语；上行文还可增加“恳请”、“吁请”等；平行文可加用“拟请”等。其三是答复，除直截了当的“同意”、“不同意”、“可行、“不可行”外，可采用一些缓冲意味的语词，如“不予同意”、“不拟同意”，特别是平行机关之间不能用硬性否定词语并非不坚决。结构用语也有三方面的其一是开头，如行文根据是上级政策、法令、决定，多用“遵照”、“按照”、“根据”等；如是实际情况，可用“由于”；如是动机目的，则多用“为了”；如申述已知事由，多用对于”、“关于”等。其二是过渡用语，在陈述情况，说明因由，提出依据之后，用来引出措施、办法、决策、建议等，多用“据此”、“因此”、“对此”、“为此”等。其三是结尾用语，如“特此通知”，“是否妥当，请指示”，“当否，请指示”，“如无不妥，请予批准”。等等。第三方面，写公文用词要确切、通俗和简练。确切最重要，是指准确恰当，含义确定，只能有一种解释。要运用词汇的直接意义，不要用象征义、譬喻义、言外之意等，少用形象化的语言，避免用词不当，摈除模棱两可的词语，像“大概”、“可能”、“也许”、“据说”等。通俗，就是朴素如话、浅近易懂。8/8要像毛泽东说的“凡是看不懂的文件，一律不准拿出来，拿出来也要顶回去”。当然，通俗不是浅薄，不是粗俗，要避免用俗语、歇后语、俏皮话。简练，就是用最少的话说明问题，要像列宁要求的，写得像电报一样简短。4掌握程式又要“程式化”公文有程式化的特点，即，有统一规定的种类、名目、格式规范和制发过程，连语言文风也自成一格。这种格式，有助于保持其权威性、严肃性、准确性，并大大提高效率。它是在实践中形成的，经文件规定下来，只能掌握它而不能任意改变；但是，程式之中有变化的余地，而且，变化发展的社会和机关工作，使写作可以突