Good 外贸英语函电书信格式

外贸英语函电EnglishBusinessCorrespondence,主讲人：AmySun,Unit1IntroductiontoBusinessLetter,Thebusinessletteristheprincipalmeansusedbyabusinessfirmtokeepintouchwithitscustomers.Englishbusinesscorrespondencereferstotheletters,cables,telexes,faxesande-mailsdealingininternationalbusiness,aswellasindomestictrade,ofcourse.Thepurposeofthiscourseistohelpyoulearnhowtowritegoodbusinesslettersbyusingup-to-dateexpressionsinthesimplestpossiblelanguage.,.TheStructureandFormofaBusinessLetter一.商业信件的结构,1.信头Heading2.编号Ref.No.3.日期Date4.封内地址InsideAddress5.主办人Attention6.称呼Salutation7.事由Subjectline8.信文Bodyoftheletter9.结尾语ClosingSentence10.结尾敬语Complimentaryclose11.签名Signature12.附件Enclosure13.抄送Carbonnotation14.附言Postscript,ChiwanPetroleumSupplyBaseChiwan,Shenzhen,China（1）信头(letterhead)Tel:(0755)2678976Fax:(0755)2678975E-mail:cpsb,Yourref:12-5-35AOurref:a245May8,2008JamesEmail:info,信头（LetterHead):信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。,一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：RichardThomasOct.代替October，但May，June，July本身很短，不再减缩。,5）日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词基数：3November,2000（3Nov.,2000）November3,2000(Nov.3,2000)序数：3rdNovember,2000November3rd,2000,6）月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开.例如，Oct.1,2000(或October1,2000)30Nov.,2000(或30Novermber,2000)日期的几种常见写法：June5,2000(5thJune,2000)1stOctober,2000(1stOct.,2000或October1,2000)30Nov.,2000(30November,2000),（三）InsidenameandaddressThenameandaddressofthereceiveristypedattheleft-handmargintwolinesbelowthedate.Theyshouldbethesameasthosetypesontheenvelope.Forexample:Mr.GeorgeChapman,PresidentJocomackCompany5678BerryAvenueMinneapolis,MN55106USA,封内地址和行名（InsideNameandAddress):这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。写上封内地址的益处：1）对发信人而言，便利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。2）对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。,3.写封内地址时对公司行名的称呼：1)一般用公司全称LondonExportCorporationChinaChemicalCo.2）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气Messrs.JohnSmith&Co.Messrs.Black&WhiteCo.,3)即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如a.写给公司中某一个人的信，例如Mr.CharlesSnowRobinson&Co.b.公司名称中已包括其职衔Dr.Haris&Co.c.公司名中有定冠词theTheGraysonElectricalCo.,（四）TheSalutationItisthegreetingwithwhicheveryletterbegins.这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行。DearSirorMadam:(orToWhomitMayConcern)DearSir:DearSirs:(TheAmericansusuallyuseGentlemeninsteadofDearSirs.HereGentlemenshouldalwaysbeinthepluralform.)DearMadam:Theabovesalutationcannotbefollowedbyapersonsname.DearMr./Mrs./Ms./Miss(shouldbefollowedbyapersonsname)Dear(apersonsfirstname),Afterthesalutationacommaorcolonisalwaysused.,Courtesytitles:Mr.Mrs.MissMs.Messrs.(pl.formforMr.)e.g.Messrs.MacDonald&Evans(apartnership)Messrs.J.Harvey&CompanyMmes.(Mesdames）已婚复数Esq.(forEsquire).e.g.DavidJones,Esq.Dr.Prof.Inofficialcorrespondence,theinsidenameandaddressissometimesplacedatthefootoftheletter.,称呼（Salutation）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信人的关系。1.商业函件1)用“DearSirs,”不能单独用“Sirs,”2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍(不能用单数）,单数时称“DearSir”3)如果是女性公司，则用“DearMadams,”,2.公事函件：“DearSir，”对一般机关团体负责人适用。此外公事函件还可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”,3.半公半私函件，且给个人的信件1）给男士，用“Mr.”或“Esq.”a)DearMr.Black,b)Esq.=Esquire。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼，Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。注意：用在姓之后DearBlack,Esq.2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用“Ms.”,例如，DearMs.Black,注意：称呼后面的标点一般用逗号（，），不用冒号（：）或分号（；），但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen后面也用冒号（：）,（五）信的正文（Body)这是信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段的原则：（1）第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。（2）第二段提供信息或说明事实。（3）第三段设计将来的打算和行动。,注意事项：1）段与段之间一般空两行2）如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（tobecontinued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。,3）用联页时不要用印有信头的信纸，这时名称可尽量缩写，样式如下：a)-page2-TheUniversalTradingCo.,Ltd.Jan.7,2000b)Mr.T.N.L.,March10,2000P.2c)-2-L.A.Brizier&Co.1March,20044)正文的联页至少有两、三行内容,5)结尾语（TheClosingSentences):一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。他在正文结束之后，另起一段。,A）用分词短语开始的：Awaitingyourgoodnews,weare,Lookingforwardtoyourearlyreply,weremain,Lookingforwardtoreceivingyourshippingadvice,weremain,注意:句末用逗号，不用句号。B)用完整句子的：Weawaityourgoodnews.Wehopetoreceiveyourearlyreply.Welookforwardtoyourshippingadvice.,(六)ThecomplimentaryCloseItispurelyamatterofcustomandalsoapolitewayofbringingalettertoaclose.Theexpressionofthecomplimentaryclosemustsuittheoccasion,andthesalutationaswell.结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应。,结束礼词（TheComplementaryClose）1）商业函件用：Yoursfaithfully，Faithfullyyours，Sincerelyyours，Sincerelyyours2）公事函件用：Respectfullyyours，Yoursrespectfully,注意：1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起2）只有第一个字母大写，后面加逗号3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。5）不能将其单独另页打印，万一出现这种情况则应重新打印全信。,（七）TheSignatureItiswrittenininkimmediatelybelowthecomplimentaryclose,followedbythetype-writtenname.1）结束语的下面，一般应将公司的名称用大写打出。2）必须由负责人签名。3）打上签名人的姓名。4）打上签名人的职位。格式如下：YoursFaithfullyTHENATIONALTRANSPORTCO.T.M.WhiteT.M.WhiteManager,Sincerelyyours,DouglasA.CampbellDouglasA.CampbellPresident,Yourssincerely,COMMUNICATIONSANDELECTRONICS,INC.JeffLoomisJeffLoomisPersonalCommunicationsRepresentatives,Optionalpartsofabusinessletter,1.TheReferenceLine信件编号Thepurposeofareferencelineisforconvenientreply,filingandclassification.Itmayincludeafilenumber,departmentalcodeortheinitialsofthesignerorthetypist.一般当一个公司向另一个公司发函时，双方都会给信函编号，作用是能使复信与先前发出的信函联系起来,便于存档与查阅。编号又分贵方编号（YourReferenceNo.)、我方编号（OurReferenceNo.)Forexample:YourRef:B-1549YourRef:JBD/WMOurRef:A-3450OurRef:WDW/LPYourref:CNN/011Ourref:00987/XU,Sometimesthereferencemaybetypedasaheading:DearSir:YourRef:ALM/PSThankyouforyourletterof15thSeptember.,2.TheAttentionLine主办人或经办人Ifaletterisaddressedtoanorganizationingeneralbutwishtobedirectedtoaspecificindividualorsectionofthefirm,theattentionlinecanbeused.Itgenerallyfollowedtheinsideaddress.如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或Attentionof或FortheAttentionof。,ForExample:Biddle,Sawyer&Co.,Ltd,FitzroyStreet,London,Sw825DY,England.Attention(:)Mr.H.A.Donnan,ExportManager或Attentionof:,TheSecretaryTheAjaxElectricalCo.Ltd.FernhallDriveRedbridge,EssexIG45BNEnglandFortheattentionofMr.T.Waterhouse(Attention:Mr.T.Waterhouse)(AttentionofMr.T.Waterhouse)Att:Mr.T.WaterhouseDearSir:,3.TheSubjectHeading事由Itfunctionsasatitleofaletter.Thepurposeistotellthereaderwhattheletterisabout.Itisusuallyputbetweenthesalutationandthebodyoftheletter.事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。为同一问题多次通信，最好用同一标题。可在前冠以Subject或Re：（拉丁文：关于）的字样。DearMissHazard:Subject:AnnualStockholdersMeetingRe:YourOrderNo.111Re:Raincoats(Bodyoftheletter),4.TheIdentificationInitials/Marks主办人代号又叫辨认代号以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。例如一个名叫WillianL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘书口授一封信，他们可以缩写成:WLR/MDWLR:MDwlr/mdTheyaretypedtwospacesbelowthesignature.Usedforadministrativepurpose,e.g.Theformeraretheinitialsofthesignerandthelatteraretheinitialsofthetypist.一般由口述人和秘书或打字员的名字首字母组成。主要是为了信件管理的目的。,5.TheEnclosureNotation附件Whenthereissomethingenclosedwiththeletter,typedtheword“Enclosure”or“Encl.”orEnc.,inthebottomleft-handundertheidentificationmarks(ifany).如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.如：Encl/Enc:2InvoicesEnclosure:(1)Acatalogue(2)InvoiceNo.24532Encls.3Encls.:1B/Lading(提单一张)1Photo(照片一张)1Certificate(证明书一张),6.TheC.C.Line抄送C.C.standsforcarboncopy.Thewriterwantstheaddresseetosendacopyofthelettertosomebodyelse.Itispositionedattheleft-handmargin,belowtheenclosurenotation.如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，那么再Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。c.c.可以大写，也可以小写，其后跟冒号,c.c.:Mr.NathanJacksonorc/c:Mr.NathanJacksonc.c.:Mr.BrucePatcoC.C.:PublicRelationDepartment,7.TheP.S.Notation附言信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S.引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母).如:ParkDavis,只签P.D.。郑重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。,(1)Toaddapersonaltouchtothebusinessletter.Toaddapersonaltouchtoatypewrittenletter,somewritersadditinpen.P.S.WishtomeetyouattheCarFaironApril20.(2)Writerofsalesletteroftenleaveonelastconvincingargumentinthepostscriptforemphasis.P.S.Iwillgiveyoua10%discountifyouorderthisweek.,三、信封的写法：1.信封地址的写法与封内地址的写法完全一样，可用缩行式或平头式，最好与封内地址采用的格式一致。2.发信人的名称地址应打在或印在信封左上角3.收信人的名称地址应放在信封的中下偏右，邮票贴在信封正面的右上角4.邮寄指令（注释）,两者若只存在一样,均可放在信封的左下角，若同时存在，邮寄指令放在收信人地址之上，注释放在信封的左下角,ReturnAddress(发信人地址）StampMailingDirections（邮寄指令）Address（收信人地址）Remarks（注释）,注意：1.注释：如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封“Remarks”处，根据需要注明下列字样：Private私人信Personal个人信Confidential机密信,2.邮寄指令：如需说明信或邮件的类别，可根据需要在信封“MailingDirections”处，注明下列字样：RegisteredExpressOrdinaryMail挂号邮件快递邮件平信Immediate(urgent)PrintedMatterSample急件印刷品样品BYAIRMAIRPARAVION(法语)航空,3.托人转交：如果信件不是通过邮寄，而是托某人转交，则信封上不写收信人的地址，只在收信人名称之下写：ByPolitenessof，Bykindnessof，ByFavorofForwardedby等然后再加上带信人的姓名。例如：Dr.WilliamBrownByKindnessofProf.WalterSnow也可以不写带信人的姓名，只需在收信人姓名上写PleaseForward,4.如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信人，则要在收信人姓名下面写明转交人的姓名，其前面加c/o(=careof由转交），例如：Mr.ParkDavisc/oMr.Haroldwood318DoswellAvenueFortArkinson,WisconsinTheUnitedStatesofAmerica,四、英、美书信写法的不同之处：1.英式的书信格式是缩行式或混合式，美国则是平头式.2.称呼用法。英国一般用“DearSirs，”后用逗号。美式则用“Gentlemen：”后用冒号。3.结尾语的用法。英式习惯用Yourssincerely，oursfaithfully，而美式则相反，习惯于Sincerelyyours，Faithfullyyours。4.日期写法的区别。英式是按日-月-年的顺序。美式则按月-日-年的顺序。而日期写法的国际通用格式是按日-月-年的顺序排列。,二.Formatofletters（信函格式）1.齐头式（BlockFormat）每行都从左边边线开始。便于打印，但布局不美观2.混合式(BlockstylewithIndentedParagraphs)寄信人的地址在信纸的中上部位，而收信人的地址是从左边边线开始打印，结尾敬语连同签署是从中间稍偏右处。3.改良式(ModifiedFormat)除了日期、结尾敬语和签署的排列与混合式相同外，其余部分是从左边边线开始4.简化式(SimplifiedFormat)类似齐头式，省略了称呼语和结尾敬语。突出主题。,TheBlockStyle（平头式，齐头式）Month,day,yearAddresseeStreetAddressCity,StateorProvinceZIPcode,CountryDearStudentsSubject:TheBlockLetterStyleThisletterstyleisverymodern.ItispopularintheUnitedStatesandisnowbeingincreasinglyadoptedinmanyothercountries.Itsmainfeatureisthatalllinesbeginattheleftmargin,asshownhere.Thereshouldbeadoublelinespacebetweentwoparagraphstomakethereadingeasy.,Thisletteralsoillustratestheopenstyleofpunctuation,whichmeansthatpunctuationisomittedafterthesalutationandcomplimentaryclosing,exceptthefullstopstomarkabbreviations.Thisstylehasaneatappearance.Iteliminatesmanyextrakeyboardingstrokesandmotionsand,therefore,helpstoincreaseproficiencyinletterwriting.SincerelyHelenSharpHelenSharpProfessorofEnglishEncl.Sampleletter,ModifiedBlockStyle（改良平头式）Month,day,yearAddresseeStreetAddressCity,StateorProvinceZIPcode,CountryDearStudents:Subject:TheModified-BlockStyleThemodified-blockstyleisthemostfrequentlyusedletterstyleinbusinesstoday.Thisstylehasthedateline,complimentaryclosing,andthewriterssignaturebeginningatthecenter.Allotherlinesbeginattheleftmargin.,Thisstyleusuallyusesstandardpunctuation.Thismeansthatcolonistypedafterthesalutationandacommaafterthecomplimentaryclosing,asshowninthisletter.Theadvantageofthisstyleisthatithasamorebalancedappearancethantheblockstyleandthatitisfastertokeyboardthanthosestyleswithindentedparagraphs.Sincerelyyours,HelenSharpHelenSharpProfessorofEnglishEncl.Sampleletter,BlockstylewithIndentedParagraphs（混合式）Month,day,yearAddresseeStreetAddressCity,StateorProvinceZIPcode,CountryDearStudents:Subject:BlockStylewithIndentedParagraphsThisisactuallyamodifiedformoftheindentedstylewhichisatraditionalBritishpractice.Althoughthefirsttwoletterstylesaremorewidelyused,thisstyleisalsopopular,probablybecauseitsparagraphsareindentedinthesamewayasthoseinbooks,newspapers,andmagazines.,Theonlydifferencebetweenthisstyleandthemodified-blockstyleisthatalltheparagraphsshouldbeindented.Ithastheadvantageofcrammingmoreparagraphsintothesamepagebecausewecaneliminatetheblanklinesbetweenparagraphsofthebody.Sincerelyyours,HelenSharpHelenSharpProfessorofEnglishEncl.Sampleletter,MemoStyle（备忘录式）TO:AllstudentsinthebusinesswritingtrainingseminarFrom:HelenSharp,ProfessorofEnglishSubject:MemoStyleofBusinessLettersDate:March5,2010DearStudents:Influencedbythestyleofmemowhichisusedforinnerofficecommunication,somebusinesscorrespondencesnowadoptmemostyleevenforformalandexternalcommunication.E-mailsoftenusethisstyle.Sincerelyyours,HelenSharpHelenSharpProfessorofEnglish,.BasicPrinciplesforBusinessLetters(商务信函的基本原则:7c)Courtesy礼貌,Consideration体谅,Completeness完整,Clarity清楚,Conciseness简洁,Concreteness具体,Correctness正确,1.courtesy（礼貌）礼貌是书写商务信件的基本原则，礼貌绝不是简单的客套，它是一种真诚的对“收信人的态度”。注：为了使书信显得礼貌，尽量避免使用那些过激、冒犯和轻蔑的语言。及时回复对方信件。,例：a)YourorderNO.85forl00,000yardsofCottonPrintsArt.NO.1002isrejected我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO.85for100,000yardsofCottonPrintsArt.No.1002我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。,2.Consideration（体谅）不只是客气，应该“putyourselfinyourreadersshoes”,考虑对方的立场（You-attituderatherthanWe-attitude)，考虑对方的要求、需求、感受，并及时回复。要想在信中体现一种体谅之情，要做到下面两点：,We-attitudeWeallow2percentdiscountforcashpayment.Wewontbeabletosendyouthebrochurethismonth.,You-attitudeYouearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.,1)You-attitude（收信人态度）,2）Focusonthepositiveapproach(以肯定的态度为主)P:Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.N:Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.P:Perhapsnexttimewecansendyouwhatyourequire.N:Weregretourinabilitytoserveyouatthistime.,3.Completeness(完整)Checkthemessagecarefullybeforeitissentout.4.Clarity(清楚)1)avoidusingthewordswhichhavedifferentunderstandingorunclearmeaning.e.g.AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.Bimonthly:twiceamonth,oncetwomonths.改成：WehavetwodirectsailingeverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.,2）Payattentiontothepositionofthemodifiers.e.g.a.Weshallbeabletosupply10caseoftheitemonly.b.Weshallbeabletosupply10caseonlyoftheitem.“only”在上面两句中分