档案分类编号和入库管理PPT课件

. 1、企业文件的分类、号码和入库管理、中国人民大学宫晓东E-mail:zuishig、包神铁路公司文件训练专用、2、目录、文件分类原理和方法文件号码文件仓库的架子和管理、3、文件分类原理和方法、一、基本概念1、文件分类：文件内容的性质， 按照形成规则和相互关系统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，将档案文件分类，使所有档案文件成为与理化上一定的从属关系平行的档案系统。4、2、类别体系：类别是文件分类的组成部分，分为类别列和类别系两个要素。 所谓类列，是由在不同分类级别上具有平行关系的类和类之间构成的体系，其逻辑规则不应该相互交叉的类系，是具有某个大类从总到分构成的包含关系的类的系统，其逻辑规则上位类包含下位类，下位类包含上位类、5、企业档案分类方案(形象)一类二类三类四类五类、类系、6、3、分类原则根据文件的来源特征，保证类系的严格性，保持类系的一体性，保持类系的相对稳定性。7、4、分类识别(类别编号)类别号码是表示类别在分类体系中的位置和顺序的类别的识别符号。 本公司的文件分类是按照代码方式进行分类的。 “01.1.1”、“8”、9、2、分类方法1、文件分类工作的步骤是：、其他分类方法适用于二级以下的分类，11、3、全宗的分类(机关代码)管理类文件的分类方案用全宗编号阿拉伯数字识别，全宗代码现在设定01为包神公司，02为新准公司。 工程建设文件的分类方案用全宗代码阿拉伯数字和字母表示。 全宗代码是一样的。 全宗以下第一级后面附上工程项目的字母代码，如包神线为BS，包神线为BS2，塔韩线为TH，新基准线为XZ表示，12，4，第一级分类包神铁路有限责任公司的文件，根据公司活动的性质，党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术、13、5、二级以下类别的目的，可以分为不同的类别，根据工作内容分工，根据管理对象的特征，根据文件的类型，根据所属专业的关系标准，根据文件往来规则划分二级以下类别的目的。 恰当地进行三级目的的区分。 各种技术、业务、科学技术对象等文件的具体分类，按照部下的情况细分(参照分类案)、14、文件编号、一、分类标志(分类编号)方法1、管理类文件的分类用全宗编号阿拉伯数字表示，全宗编码现在设定01为包神公司，02为新准公司主要类别使用00-99标志，次要类别使用000-999标志，第三类别使用0000-9999标志等。 未显示的数字显示为空号码，将作为今后类别的扩展。 每个类的类别id之间用“.”分隔。15、2、工程建设文件分类方案用全宗代码阿拉伯数字和字母表示。 全宗代码是一样的。 全宗以下一级类使用00-99标识，在一级类之后附上工程项目的字母代码。 比如包神线用BS，包神线用BS2，塔韩线用TH，新基准线用XZ表示，项目码后面接二级类，二级类使用000-999标识，三级类使用0000-99999标识(考虑到一些文件的三级级别多，增加一位)。 未显示的数字显示为空号码，将作为今后类别的扩展。 每个类的类别id之间用“.”分隔。存储库编号制作方法存储库编号以“件”为单位表示的情况下，存储库编号制作的规则为六段编号制，即存储库编号=全宗(项目)代码年度分类编号保管期限编号载体类型代码编号，1 第一段是全宗代码和项目代码，参照全宗和项目代码的规定。 第二段是年度，使用4人存档年度标志，如“2012”。 第三段是文件分类号码，使用代码分类id。 第4段是保管期限编号，用两位数字表示。 第5段是运营商类型代码，以两位数字显示。 第6段是品种，一般用第4位的流水号码表示，第4位前面没有补零。20，如01-2008-02.1.3-30-03-0001，是包神铁道公司行政管理级文件的第1级行政事务级文件的第2级会议文件的第3级之下的2008年保管期限为30年的归档文件(电子纸类型、21、项目生成规则：同一机关、同一年度、同一类别、同一保管期限，项目从0001开始生成。 项目排序规则：按年、分类名、保管期间、成文日排序。 用项目编号标识的存档文件必须存储在存档箱中，存档箱必须以序列号标记. 案例编号制作规则以文件类别-年度-保管期限-案例编号、22、案例编号以“卷”为单位表示，案例编号制作规则为六段编号制，即案例编号=全宗(项目)码年度分类编号保管期限编号载体类型编号、23、24、 第一段是机构代码，参照小组各单位机构代码表。 第二段是年度，使用4人的存档年度id。 第三段是文件分类号码，使用代码分类id。 第4段是保管期限编号，用两位数字表示，见附件三。 第5段是载体类型代码，用两位数字表示，参照附件2。 第6段是文件编号，一般以第3位的流水编号表示，第3位前没有补零。 25，如： 01-2012-05TH.6.6-00-01-001表示包神铁路公司的塔韩线工程项目，工程建设一级、技术竣工二级的桥段专业三级的2012年保管期限是永久立卷档案文件(纸张类型)中的第一卷文件. 26、文件编号生成规则：同一机关、同一年度、同一类别、同一保管期限，文件编号从001开始生成。 单据编号排序规则：按年、分类名、保管期限、立卷存档日期进行排序。 卷中的注释增加了卷中文件的顺序号，以明确卷中文件的顺序。 卷中文件的序号顺序规则按日期顺序进行排序。 27、档案仓库架和管理，一、档案架(一)应用一般档案架的方法收集入库档案资料，按照一定的排列规则汇总出架。 具体方法有以下：1 .大流水架。 按入库时间顺序排列架子，先放，后放。 优点简单简单，避开空架子，放倒架子很麻烦。 缺点只能在检索时以时间的线索进行检索，不容易正确检索。 28、2 .分类架.即，通过严格根据文件的分类体系来排列架，具有能够将相同种类或相同项目的文件一起排列在架上的优点，能够在排列上表现文件的相互关系，容易进行正确的检索，这一缺点是部分地留下富馀的工具， 存在一定程度后需要放倒架子的缺点.3.分类流水架子.结合上述两个架子的优点，首先将入库的文件资料进行大的分类，然后按等级按时间顺序排列架子。 、29、(二)本公司的书架方法1、纸张架子和标志：纸张实施分类流水架子法。 所谓分类流水排架法，是指在仓库内按企业文件的等级1的目的划分橱柜，在等级1的目的不同橱柜中，按档案的时间顺序排列文件。档案室的货架号码是“X-YYYY”形式，“x”是类1的文件号码，“YYYY”是文件所属的年度，“1-2010”是对类1的类之下的2010年度的文件进行管理。30、2、归档标签的建立：归档标签在每个文件的仓库保管位置都很明确，是一种文件检索工具。 仓库编号采用“x组-(A或b )面-X列-X列-X箱-X个”的形式，如“3组-A面-3列-4列-5箱-23个”，表示该文件的仓库保管场所在3组密集台的a面第3列第4列第5箱的第23个。31，3，纸之外的载体文件架和标志：纸之外的载体文件，根据文件的载体类型，角按时间顺序排列。 将影像、声音文件保存在专用的防磁盘和光盘柜中，在会议室展示物理文件，在档案室只保留其目录。32、33、2、仓库管理1的档案仓库是档案资料保护和保管的重要基地，档案工作人员以外不得进入，必须进入工作的，必须得到主管的批准。 2文件仓库的门和窗要锁好，必须马上锁好钥匙要放在柜子里保管，不可携带的管理者要人上锁或关窗户，好好保管仓库的钥匙，确保仓库的安全。34、3文件出入仓库，进行严格登记。 登记内容包括文件的入库、文件的调用、调查、归还等。 4新入库的文件要严格检查，有虫蛀、霉菌等问题的文件要处理后入库。 5文件员工必须熟悉仓库情况，半年检查一次仓库文件和资料的保管情况，使帐簿一致，及时修复、复制损坏的文件和笔迹褪色的文件，发现重大问题后立即报告主管领导，采取措施处理。 在、35、6库室设置温湿度计，每周定时测量。 仓库温度应在14-24之间，相对湿度应在45-60%之间。 管理者必须保持仓库的温湿度记录，掌握、分析温湿度的变化情况，制定管理计划。 7 .仓库内禁止吸烟、生火、喝茶浇水，禁止带入容易燃烧、爆炸和有害物品，禁止在光源、电器下装载文件资料。 8定期检查仓库内的电源线、暖气设备和安全设施，及时排除不利于文件安全管理的危险。36、9档案室应该避免自然光源，有窗帘和窗户板等遮阳措施。 10档案仓库应当设置防犯、防火、防湿、防尘、防虫、防老鼠、防高温等有效防护措施，保证档案的安全。 11档案室所有工作人员必须使用现有的灭火器，消防器材的安装场所固定，不