机关单位档案管理制度_0

1/5机关单位档案管理制度为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据中华人民共和国档案法及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。一、档案立卷归档制度为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。3、文件归档范围，按XX市档案局的有关规定收集。4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。2/55、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和归档电子文件登记表。9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条3/5目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。二、档案库房管理制度1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。4/57、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在1720，相对湿度选定在3545。8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。三、档案查阅利用制度1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。5/57、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按档案法规定进行必要处理。8、建立档案档案借阅登记和档案利用效果登记簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写档案借阅登记和档案利用效果登记，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。四、档案保密制度1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家档案法和保密法所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登