对基层农发行档案管理工作存在的问题及建议

1/5对基层农发行档案管理工作存在的问题及建议基层农发行作为农发行系统运营的最基本单元，肩负着业务发展和经营核算的重大责任，然而目前基层农发行的现状是人少事多，一般的县级支行只有办公室、客户部、会计核算部三个部门，却对应着上级行10多个部门。特别是档案管理工作在这种情况下极难得到充分重视，导致了一系列工作不到位的情况。笔者作为县级支行一名综合档案管理人员，针对平时工作中遇到一些问题，浅淡一下自己的看法一、基层农发行档案管理工作当前存在的问题1、农发行档案干部管理不够规范。主要体现在“三多两低一不足”，即（1）新手多。没经过档案专业培训，没有档案工作经验，工作全凭个人摸索；（2）兼职多。县级支行大多数档案员都是兼职，有的还兼打字、收发员、实物管理员、杂务等多项工作，由于做档案业务的时间被挤占，因而使档案编目检索、编研等工作跟不上；（3）档案管理人员变动多。由于业务岗位极度缺人，所以档案管理人员很不稳定。有的档案人员边培训，边调动，造成县级支行档案工作智力投资的极大浪费。（4）素质偏低。不少档案人员缺乏档案专业的基础理论和专业知识，对与档案相关的专业知识掌握的更少，知识结构单一，只能长期2/5从事“装订、编号、借阅”等简单劳动，难以进行档案的科学管理和信息资源的开发。（5）档案管理员待遇偏低。一般县级支行办公室正式职工少，档案工作是由打字员兼职，大部分打字员又是临时招聘的合同工，待遇较低，影响了档案员的积极性。另外，档案库房的卫生球大量含萘、氯萘蒸汽等有毒物质，以及档案上机等保健待遇等等都没有解决。（6）培训不足。很多档案员没经过档案专业培训，业务的档案培训则更少见，因而缺乏档案现代化管理人才。2、缺乏统一的档案管理制度。其主要表现在（1）档案管理制度政出多门。各县整理档案时都是根据各地档案机构的管理规定进行整理，农发行现在要求系统化管理，而地方档案机构和农发行的系统化管理有一定的冲突。档案管理制度没有一套统一的，必然是各自为政，各行其是。（2）档案归档内容、保管期限没有具体的统一规定。如每年收到上级行下行的各类文件、信息、调研等，本级行生成的文件材料等。其中，哪些是重要的，哪些是一般的；哪些需要永久保管，哪些是长期或短期保管，各县不统一，各搞一套，必然影响了与上级档案的统一性、系统性和连续性。（3）档案质量标准不统一。目前各县立档单位案卷及归档材料规格式样五花八门，有大盒、中盒、小盒、有的折叠包装、有的不包装，等等不一，参差不齐。3/53、办公环境的制约。因农发行成立时间不长，当时从农行分家时，县级支行只有几间简单的办公室，好多支行都是靠租赁别人的房子进行办公，因为自己没有固定的办公房，经常换地方，档案库房只是简单一个房间，放几个柜子，也就是档案库房了，受办公环境的影响，档案工作也不能很好的开展和利用。4、没有专门的档案经费。由于经费紧张，县级支行档案设施比较简陋，特别是档案柜，一年一样，高矫、大小参差不齐，好一点的向档案密集架又没有经费购置。特别是现在的会计档案，报表方面是用A3纸装订，装盒的时候也用的是A3型的大盒子，以前的档案柜，就只能横着装，一个柜子只能装几本，查阅、调阅档案很不方便。二、做好县级支行档案管理工作的几点建议一是建议多组织县级支行综合档案人员和各部室专业档案人员进行统一标准的档案培训，县级支行档案人员经常变动，培训内容最好从最基础开始，采取循序渐进方式由易到难。二是建立统一的档案管理制度。目前可在各县支行已有的档案管理办法的基础上，研究制订档案系统统一的规章、规范、标准主要应有以下几项（1）制订“统一的档案分类法”，统一规定业务材料的归档范围、保管期限、4/5分类标准，统一设置职能部门的立卷类目。（2）制订档案工作标准。对档案业务工作及其设施的质量、数量、样式、方法等方面确定统一的规则和技术规范。（3）建立统一的系统档案检索工具体系。各县立档单位在按地方档案馆的要求编制案卷全宗号的同时，应按档案系统的统一检索编目编制检索号。制订统一的从事档案检索分类法、主题法标引标准。（4）建立统一的档案管理定员定额标准和岗位责任制，根据立档单位的案卷数量，每增加多少卷，增加一个编制，实行以量以责统一定编，从而使人员数量与档案业务量的发展需要相适应。（5）建立统一的档案人员考核、奖惩制度，对档案管理、编研、计算机人员工作质量、技能进行定性定量考核，把工作质量、数量同职称、待遇挂钩，调动档案人员的积极性。（6）建立统一的档案系统化管理、保管、借阅、利用、统计、保密、销毁、移交等制度，统一做法，统一要求。（7）制订统一的档案工作发展规划，把档案应用新技术的管理设施所需资金分别纳入各县年度财务计划之内，使档案投资与档案业务发展配套进行。三是建立系统档案干部培训和职称评审体系。（1）制订档案人员5年培训规划。在稳定档案干部的基础上，有计划、有步骤、多渠道、多形式、条块结合，开展档案人员的全员培训，使档案人员业务素质有一个明显的提高。5/5（2）进行档案专业岗位培训。对没经过省市档案专业培训的人员，应在近几年内组织他们参加地方和