农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议

1/7农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议农业科研机构科研档案管理存在的问题与建议012年2月，民政部印发了科学技术研究档案管理暂行办法，提出要加强民政部科学技术研究档案管理工作，有效保护和利用民政科技信息资源，提高民政科技管理规范化水平，推动民政科技工作发展。在新的时期，农业科研机构科研档案管理面临着新的问题，科研档案管理的根本目的是服务于科研人员，有助于科研机构科研工作的顺利开展。因此，科研档案管理工作是科研机构正常运转和发展的重要组成部分，是推进农业科研机构科研发展和创新的必要条件，同时也是科研机构科研实力的重要凭证。科研档案管理的规范与否，会影响科研管理的质量、效率和水平，甚至会影响到科研机构科研工作的发展。文章分析了当前农业科研机构的科研档案管理模式，科研档案管理过程中存在的问题和困难，分析原因，对下一步如何高校提高科研档案管理更好地为科研机构服务提出相应的对策和建议。一、农业科研机构科研档案管理现状和存在问题第三次新科技革命的蓬勃兴起和发展带动生产力大发展，更加速了农业科技的现代化进程，农业经济产业化2/7程度更强，带动农产品市场发展以及农业科技研发和科研成果的转化，农业信息化技术提高1。在新的大信息量的时期，农业科研工作过程原始素材的保存和记录尤为重要，因此档案管理工作是农业科学研究及农业科研机构不可缺少的一个重要工作，是科研活动和科研机构的重要组成部分。科研档案是在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文字材料23。科研档案管理指的是在整个科研进程包括科研准备、实验、总结验收、成果奖励申报、推广应用等各个阶段形成材料的完整、准确、系统，做到科研工作和建档工作同步进行，这是科研档案管理工作的基本要求。根据新时期现代农业的发展水平以及农业科技的信息化程度，科研档案的管理要求和模式在逐渐变化，管理工作的质量直接影响科研工作和科研机构的顺利运行，目前大多数农业科研机构科研档案管理存在一些问题，主要表现于以下几个方面。档案管理意识淡薄科研档案的建立需要档案管理人员以及科研人员两方面的配合完成。目前大多数科研机构的档案管理人员基本由科研办行政人员兼职负责，并没有配备专职的科研档案管理人员，由于缺乏对档案知识的了解，责任心不强，3/7把档案的管理当成一种为科技人员无偿服务而不是自己的本职工作，材料入档案没有硬性规定，可有可无，因此科研档案的归档利用率较低。另外，科技人员积极性不强，认为只要把科研做好，科研成果是自己辛苦劳动的结晶，不在意或不愿意档案的收集和管理，留在自己手中，有的担心自本文由论文联盟HTTP/收集整理己资料在归档后会被别人利用，特意回避归档。也有一些科研人员认为自己做出的成果掌握在自己手中最安全，这样有助于保护知识产权3。这样的结果是，出现项目总结或者填写科研基础时需要查阅、报送先前材料的时候才发现资料被自己没有很好地保存，而又没有在单位科研档案中保存而后悔。档案形式的缺乏有些科研机构的管理人员可能还是保持原来老工作人员，对计算机应用不熟练或者思想守旧不愿接受新事物，习惯于停留在“纸质档案”的层面，查阅档案的时候浪费人力、物力和时间。另外，纸质档案不小心损毁或者遗失可能会导致资料的永久不可挽回4，随着信息技术的发展与网络时代的到来，为了便于查询、查阅和提高档案的利用价值，需要丰富科研档案管理的载体形式，使“电子化”与“纸质化”双轨运行。归档分类的混乱近几年随着科技项目的急剧增长，项目内容及分类4/7有的界限模糊，有的材料收集不齐全3。科研档案的管理，本来分类归档需要结合括单位发展方向、年份、材料内容、单位人员规模、组织构架等方面，但出现分类级别判断的错误，在管理人员交接工作内容时含糊不清或者个体标准的判断差异，都会导致档案分类的管理混乱。二、提高农业科研机构科研档案管理的方法与建议强化建档责任意识档案管理专业性较强、业务要求较高，档案管理者的意识、行为、能力对档案管理工作的质量起着决定性作用。农业科研机构应该制定科研档案的归档制度，有针对、有计划地对管理人员和科研人员开展培训，首先提高档案管理人员的业务水平和责任意识，落实好岗位职责。同时，提高科研人员的建档意识和重视程度，使科研人员认识到档案管理的重要性，明确科研人员科研活动内容的归档是科研人员的义务，它不是科研人员自己的私有财产，而是科研活动的真实记录，属于科研单位的成果，使科研人员自觉主动地配合档案管理人员对自己的科研工作进行归档。当前农业科研机构主要分类的基本单位是研究室、课题组，具体到项目则是项目负责人，应落实各级岗位责任制，推进档案管理的时间进程，每一层都有责任监督检查科研活动中所形成的文件、材料、归档的工作完整性。将档案管理工作纳入到职能部门的工作范围，制定相应的指标体系5/7进行年终考核，使归档率与项目质量作为完成工作的主要依据纳入到各层职能部门项目管理和年度绩效考核。总之，一方面，管理人员要积极主动地通知、提醒甚至跟踪个别项目的归档进程，做好督促，另一方面研究室主任、课题组长以及项目负责人本人也要层层落实，并按照时间进度进行不定期检查验收。建档形式多样化传统档案采用纸质方式，随着信息量的增大，纸质档案的建立需要较大的人力、时间和空间，并且查询时较为麻烦，容易造成档案材料的丢失。而当代计算机技术的发展使得新生代年轻人采用电子建档方式更为普遍，电子档案能够节省空间、人力，但技术性要求较高，并且在工作交接以及查询原始文件时容易出现错误。在当前农业科研机构科研档案的管理中，随着管理者年龄的差异，两种档案管理方式各有侧重。而将两者能够很好地结合，同样重视同步进行的，做得同步、圆满的目前还不是很多。做好纸质和电子档案平行、同步建设，为档案管理的原始材料提供双层保障，是档案管理资料全面、简化查询方式以及材料真实的有力保障。制定农业科研档案管理制度和标准制定合理的农业科研档案管理的标准，是提升农业科研机构科研档案管理工作科学化水平的切实需要，也是6/7有效服务于科研工作的切实需求2。要结合农业科研自身的特点，征求单位内外学术委员和广大科技人员的建议，以及上级部门、兄弟单位等多方面的意见，制定科研档案形成、积累、收集、整理、保管、利用、归档范围，规定时间和归档制度，形成固定文本，并随着单位发展和形势变化反复修改完善。目前，农业科研机构最重要的就是科研项目和科研成果，建立文件夹按年份管理是最普遍的一种管理方式，分级根据项目类型按年份每年进行新材料的加入和规整。提高档案利用效率档案利用是档案管理工作的根本目的5，现代化电子存档技术的发展为高校查询和利用档案提供了便捷，高效输入和检索能够迅速地查询到档案的年份和归类，技术的提高为档案利用的效率和价值更上一个档次，在工作总结、计划、项目管理、单位成果展示以及领导、部门提供总结和参考数据。同时，科研项目档案能够为新进单位的科技人员提供有价值的情报信息，如某个学科方向在单位的发展状况，项目立项有没有重复，科研进展的程度等，能够避免科研人员走弯路，指导科研人员的科研方向，更高的提高科研效率和科研水平。科研活动的直接记录，无论成功或者失败，都能反映科研真实过程，被称作原始材料，是留给后人查看最有价值的技术材料3。档案管理部7/7门要主动根据单位发展需求，开发农业科研档案信息资源，管理人员在自己的岗位职责上主动与各学科方向的科技人员沟通，采取发简报或者邮箱提醒的方式传递科研档案管理信息，如果有条件的话可以建立农业科研档案信息服务中心，与兄弟单位或者其他农业科研单位联合形成网络，把有价值可公开的档案信息及时传达给科研人员，提高科研档案的利用效率，从而实现科研档案管理的真正价值。三、结束语农业科研档案是农业科研水平的真实记录，是发展农业科研事业的重要依据。目前农业科研机构科研档案管理水平不高，影响科研单位管理的质量和效率。研究创新管理理念，一方面在管理主体管理者上面的创新，要从领导层