对数字档案馆的理性思考

1/16对数字档案馆的理性思考【原文出处】档案管理【原刊地名】郑州【原刊期号】XX06【原刊页号】610【分类号】G7【分类名】档案学【复印期号】XX02【标题】对数字档案馆的理性思考【作者】刘东斌【作者简介】刘东斌濮阳市档案局【摘要题】数字信息化【正文】随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，数字档案馆的建设与研究成为档案界关注的热点。但是，研究的重点大都集中在介绍数字档案馆的概念、特征、功能和技术层面的问题上，对数字档案馆非技术方面的问题及其背后深层次的问题研究不够。而对这些问题如果不给以足够的重视与研究，将会严重影响对数字档案馆的认识，及其建设与运行。我们应当对这些问题给以冷静的理性思考。2/161数字档案馆能不能提高利用率档案馆作为永久保存国家档案的基地，它一直把自身建成提供档案信息为社会服务的信息中心，实现档案信息全社会共享，提高档案利用率作为梦寐以求的目标。但是，在以往的条件下，这个目标是很难实现的。数字档案馆的出现为其实现上述目标提供了途径。数字档案馆“是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和支布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。1真正体现“信息数字化，传输网络化，馆藏超时空化，服务有线化，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，”2实现档案信息的共享。数字档案馆为实现档案信息的共享铺平了道路，使档案信息共享成为可能。然而，数字档案馆的建成并实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。档案馆作为信息部门的“弱势群体”，在建立了数字档案馆后，并不一定就能解决传统档案馆面临的档案利用困境问题。回顾历史，我们可以看到建国以来所谓的档案利用高潮仅仅出现过两次，一次是改革开放初期拨乱反正中利用档案平反了大批冤假错案；另一次是上世纪80年代全国范围内的编史修志促成3/16的利用高潮。这两次利用高潮可以说是在特定历史条件下，为特定的目的而形成的特殊现象。因而，这种档案利用高潮会随着目标的实现而退潮。事实也证明，随着时间的推移，大规模的编史修志工作的基本完成，档案利用工作再次走入低谷。尽管，档案部门想尽各种办法，丰富馆藏、改善馆藏结构、建立开放档案目录中心、开展创新服务机制等等，但是，档案馆门前依旧是“门可罗雀”，档案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫无起色。“我国国家档案馆利用程度不高是不争的事实，接待查阅档案者日均二三人次的省级档案馆，日均不足一次的区、县档案馆决非个别现象”。3传统档案馆所面临的档案利用率低下的困境依然会摆在数字档案馆面前，这个问题并不会因数字档案馆的建立而马上解决立刻消失，数字档案馆对此恐怕也无良策。因为数字档案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享，但是，档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。如果没有对这些档案信息的需求，档案信息的共享也就没有了意义。档案信息的共享，说到底实际上是建立在对异地档案信息的需求之上的。我们清楚一般的档案馆保存的档案大部分是有关本地区的社会记录，尤其是市级以下的档案馆都是以本地区的利用者为主。试想一下，连本地区，守着家门的利用者都不去利用的档案，异地的利用者还能对其有利用需求或者说，连对本地的档案都没有利用需4/16求的利用者，还会对本地区没有关系的档案产生利用需求更何况这些档案馆保存的档案大部分都是党政机关的文书档案，可以说从内容上是大同小异的，而且与异地的利用者没有多少关系。即使那些所谓利用率高的土地、房产、婚姻、公证等档案，也只是与当地的利用者有关系，与异地的利用者没有一点关系。而且利用者在利用这些档案时，多数是在利用它的凭证作用，但数字档案在目前是很难起到它的凭证作用的。因而这些档案根本就不可能吸引异地的档案利用者利用。从这个意义上讲，就是大部分档案馆都建成了数字档案馆，档案信息的利用问题仍旧不可能解决，数字档案馆同样会陷入传统档案馆面临的尴尬局面中。很显然，数字档案馆的建设和运行，只是运用新技术解决了档案的快速检索与异地查阅，只是更新了档案利用的手段，它并没有改变档案信息的内容和档案的凭证性基本作用。当然，数字档案馆的建设，对于国家级和部分省级档案馆以及一些其他馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者，但相对于庞大的大部分市级以下的档案馆来说，增加的这些利用者就显得微不足道，解决不了根本问题。因此，我们对数字档案馆在提高档案利用率的作用方面要有清楚的认识，在投资建设数字档案馆时应做出理智慎重的选择。同时，也应该看到，开发档案信息资源仍然任重道远。5/162数字档案馆要不要成本效益观在我国档案工作者的头脑中成本效益的观念是相当淡薄的，我国档案界历来都不关注档案管理的投入与产出的问题，很少有人关心档案整理保管利用的成本效益问题，也很少有人研究档案价值和档案整理保管费用之间的关系。不管投入的整理保管档案的费用是否超过档案的价值都照常保管，这样就出现了两种情况。一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值了还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费。另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。有些条件差的档案馆仅仅是保存不丢失而已，根本谈不上保护。由于缺乏成本效益观念，造成了档案馆投入与产出的不协调，这种不协调在传统档案馆条件下对档案工作的影响还不算太明显。这是因为对于传统档案馆来说，可以投入大量资金改善档案保管和利用条件，也可以只给几间房子来保管档案，虽然保管和利用档案的条件差别很大，但对利用工作来说相差还不算太大。实质上前者是不计成本在维持档案工作，而后者是以牺牲档案的安全永久保存的代价来维持档案工作。但是，在数字档案馆的条件下这种投入与产出的不协调就显得特别突出，对档案工作的影响更是显而易见的。数字档案馆是高新技术支撑起来的，建设数6/16字档案馆需要巨额资金。但是数字档案馆又不是一次性巨额投入建成后就可以一劳永逸的，它的维护和使用费用并不少于初建的费用；数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。它与传统档案馆相比其一，它的成本投入超出了人们的想象不知要高出传统档案馆多少倍；其二，它不像传统档案馆给几间房子就能运行，就是建一个最低标准的数字档案馆的投入也是相当可观的。在第一个问题里谈到数字档案馆并不能提高档案的利用率，这时的巨额投入与利用率的不高就形成了强烈的反差，成本效益的问题就显得格外突出。以往可以不关注投入与产出的问题，不要成本效益的观念，但是在数字档案馆时代我们不得不关注投入与产出的问题，不得不树立成本效益的观念。对于建设数字档案馆来说，说到底还是以政府投入为主，在以往对传统档案馆的投入毕竟投入的没有数字档案馆多，所以对政府、对档案部门来说都可以忽略成本效益的问题，但对数字档案馆的建设来说如此巨大的投入，而且是不断地投入，政府自然会考虑成本效益的问题。因此，档案部门一定要树立成本效益观念，必须处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。因为资金问题是建设数字档案馆的最关键问题，而投入与产出的不协调又使得资金问题的解决变得更加困难，这恐怕是摆在数字档案馆建设面前的最不容易解决的7/16难题。这应该引起我们的深思，究竟该如何建设数字档案馆如何消除或缩小数字档案馆的这种投入与产出不协调的强烈反差如何用尽可能少的投入，换取最大的效益3数字梢案馆怎样定位在数字档案馆发展建设过程中，对其应有一个理性准确的定位，只有明确数字档案馆当前的位置和未来的地位，才能以科学谨慎的态度看待数字档案馆，保证数字档案馆沿着正确的方向发展。对于怎样给数字档案馆定位，许多档案学者做了深入思考，有学者认为“现在，我们可以这样认识数字档案馆的定位建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分”。4也有学者将数字档案馆定位于“数字档案馆是社会发展到数字时代的新型档案馆是档案馆发展到数字时代的一种新形态数字档案馆将成为未来档案馆的主体“数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆，而是在原有档案馆基础上建立的，它和传统档案馆是共生关系，它在传统档案馆基础上建立并逐步取代传统档案馆的中心地位，但这并不意味着能够完全取代传统档案馆”。5应该说这些认识都有其合理性与科学性的一面，但并不全面。对于数字档案馆的定位，我们应当这样来认识其8/16一，由于现在数字档案馆存在着种种技术缺陷，数字档案馆很难起到档案馆的作用。因此，在数字档案的原始性、凭证性得不到保证和无法确认的情况下，数字档案馆实际上并不能称其为数字档案馆，数字档案馆的建设和运行只能作为传统档案馆的附属。它实质上也就是传统档案馆实现档案信息快速检索、信息共享、服务网络化的技术手段。解决数字档案原始性和凭证性的问题，不仅档案部门要达成共识，而且还要得到社会广泛的认可，只要这一天没有到来，数字档案馆就仅仅只能作为传统档案馆的技术手段而存在，充其量也只能处于传统档案馆的辅助地位。这一阶段恐怕是相当长的一个阶段；其二，数字档案馆并非就是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分，数字档案馆应该姓“档”，应当坚持“档案馆”的属性。数字档案馆的建设目标应始终放在档案馆基本功能的实现和拓展上，以档案馆的功能为中心开展数字档案馆的构建。数字档案馆可以作为传统档案馆的附属，但是不能作为电子政务和办公自动化的附属。数字档案馆相对于电子政务和办公自动化采说应有独立性，数字档案馆不仅要解决电子政务和办公自动化带来的档案管理问题，还要解决传统档案数字化和提供利用的问题。尽管有学者认为“如果把数字档案馆建设仅仅定位于馆藏档案数字化，其建设的必要性和紧迫性就不是非常突出，因为我国目前社会公众的档案意9/16识还比较薄弱，对档案信息利用的需求量也不是非常大，对档案利用的速度要求也不是特别高，档案馆现有的利用服务基本能满足要求”，6但是，现在的电子政务和办公自动化条件下产生的档案按现在档案法规要求至少要1020年才需接收进馆，而要公开利用这些档案则应是30年以后的事了。我们投臣资建设数字档案馆难道在30年内仅仅是接收和保管电子政务和办公自动化产生的数字档案，而不产生效益吗应该说对档案馆馆藏数字化和接收保管电子政务产生的数字档案是数字档案馆两项同等重要的工作。当然建设数字档案馆依靠电子政务和办公自动化来共建共享，或依靠电子政务和办公自动化和实施来推动数字档案馆的建设都元可厚非，问题是一定要坚持数字档案馆姓“档”，坚持数字档案馆的相对独立性；其三，数字档案馆是一个发展的概念。数字档案馆会随着技术的发展完善而逐渐克服其缺陷而走向成熟。数字档案馆的定位也会随着其技术的完善而变化。数字档案馆的第一阶段，也就是现阶段，在没有解决数字档案的原始性和凭证性问题之前，它处于传统档案馆的辅助位置，是以传统档案馆为主，以数字档案馆为辅。第二阶段，在数字档案解决了其原始性和凭证性问题之后，没有解决数字档案的长期存取的问题之前，这一阶段可以说是数字档案馆与传统档案馆平分秋色。数字档案馆完全承担起利用的角色，而传统档案馆则10/16担负起长久保存的角色。两者不分主辅。第三阶段，在数字档案解决了长期存取的难题之后，数字档案馆将上升到主导地位，而传统档案馆将下降到辅助地位并逐渐淡出档案馆领域。第四阶段，随着技术的逐渐成熟更新，数字档案馆最终取代传统档案馆的位置，承担起档案馆的全部历史重托。而传统档案馆将逐渐地淡出档案馆领域，并逐渐演变成档案博物馆或并入博物馆。当然，我们也要清醒地认识到，虽然数字档案馆最终将取代传统档案馆，但是数字档案馆的建设不可能一蹴而就，数字档案馆要取代传统档案馆需要走相当长的艰难路程。数字档案馆在其发展过程中的不同阶段中有着不同的定位。4数字档案馆如何建设数字档案馆建设是一哄而上，还是循序渐进数字档案馆作为网络数字时代档案馆发展前进的方向，也是档案工作者努力追求的目标。数字档案馆的馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势激起了档案界建设数字档案馆的热情，而随着数字政府上网工程的建设实施和公开现行文件服务中心的建立，数字档案馆的建设在不断升温。许多档案馆都已经紧急行动起来，筹集资金，纷纷铺开摊子，投入到数字档案馆建设的热潮之中。有些并不是经济发达地区和资11/16金充裕的档案馆甚至也要在35年内建成数字档案馆。面对这一热潮，我们不禁要问，在目前我国还是处在发展中的国家，能拿出多少资金来建设数字档案馆从投资效益和资源利用率的角度讲，也就是用成本效益的观点看，不论经济条件如何，不管其档案资源如何，全面开花的数字档案馆建设到底能产生多大效益能给利用率长期处在低谷的档案馆带来多大起色数字档案馆不仅仅是一个时尚的概念，它是一项实实在在的庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术做保证。在目前，我国档案界许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难仅仅是资金不足，其实，数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外，还有许多难题，其中既有技术因素，也有非技术因素，概括说还有以下12个方面的问题数字档案的凭证性问题；数字档案的失真问题；信息的长期存取问题；信息的安全问题；技术过时问题；诸多技术难题，如数据压缩、数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等；标准化问题；法律法规方面的问题，如数字化权、著作权、隐私权等；人员问题，既需要大批计算机网络专业人才，又需要大批高素质的档案管理人员；管理体制与管理思想的相对滞后；网络环境不理想，网络通信设施不足，性能偏低；网络用户环境较差，国民素质和利用数字档案信息资源的个人条12/16件偏低。以上这些问题，仅仅是制约数字档案馆建设发展的外因。除此之外，数字档案馆从诞生到成熟，它自身也有一个逐渐演变的过程，这种演变的过程决定了数字档案馆的建设和完善是一个漫长的过程。因此，在建设数字档案馆的过程中，一哄而上，企望一蹴而就的做法是行不通的。数字档案馆的建设应当是循序渐进，不断总结经验教训，逐渐走向完善。数字档案馆建设是追求形式，还是追求内容数字档案馆的主要优势在于对档案信息的快捷传递和方便利用上，但是数字档案馆的技术条件本身并不能提高档案信息资源利用率。事实上，现阶段的数字档案馆的形式仅仅是为提高档案信息资源利用率提供了可能，要充分发挥数字档案馆的功能作用，还需要我们把工作重点放在开发档案信息资源上。重点是要使开发档案信息资源的措施适应数字网络环境，使数字档案馆充分发挥其优势功能，提高档案信息资源的利用率。为此，在数字档案馆建设过程中，应避免两种倾向重“硬件”建设，轻“软件”环境改变。在当前的数字档案馆中，普遍存在着一种重“硬件”建设，轻“软件”环境建设的倾向。重心工作都放在硬件购置、网络建设、档案信息输入上，而对以往限制档案利用的条条13/16框框和不适应网络环境的利用规定等“软”环境建设少有过问，结果建成的数字档案馆成了搬到网上的传统档案馆，根本不能发挥数字档案馆的优势，传统档案馆的一些弊病依旧存在。数字档案馆的核心是档案信息资源的共享，如果馆藏档案不愿意开放、或者到了开放年限还不开放、或者强调保密不开放、该公布的档案不公布、利用开放的档案必须进行身份认证、不允许毫无目的地任意阅览开放的档案等等软环境条件不改变，那么数字档案馆的功能就很难发挥，数字档案馆的建设也就失去了意义。重档案信息资源建设，轻档案信息资源利用。“重保管轻利用”的思想对档案馆的影响很深，在传统档案馆中并没有很好解决这个问题，它不可避免地还要影响到数字档案馆的建设。因此，在目前数字档案馆建设中应尽量避免这种思想的影响，在数字档案信息资源建设上，要以大力开发档案信息资源为出发点，以提高档案信息资源的利用率为目的。紧紧围绕最大限度地满足利用者对档案信息的需求来进行档案信息资源建设。一是不片面强调数字档案信息资源的数量，更要重点关注档案信息资源的内容质量和可利用性；二是搞好调查研究，追踪反馈信息。注意收集利用者对数字档案信息资源建设的意见和反映，避免关起门来搞数字化；三是搞好网上咨询，为利用者提供网上释疑解惑。14/16数字档案馆建设有重点，分步骤尽管数字档案馆的建设存在着许多难题和困难，但是数字档案馆还是档案馆的发展方向，因为这是数字时代的大势所趋，档案馆不可能独立其外。不过我们应当清醒地认识到数字档案馆的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。因此，数字档案馆的建设应根据需要和可能的原则，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行。有重点地建设数字档案馆。数字档案馆的建设不应该全面开花，而应该是有重点地建设。就目前我国的国情来说，一是要把中央档案馆、第一历史档案馆和第二历史档案馆作为重点来建设。因为这些档案馆都保存大量珍贵的档案，它们的档案利用率比省以下的档案馆的利用率都高，应当先行一步。二是沿海发达地区，经济力量雄厚，又由于政府上网、数字城市等工程的实施，办公自动化、电子商务等技术日益在政府、企业事业单位得到普及，许多地方政府要求档案馆加快档案管理现代化的步伐，这些地方的数字档案馆建设已势在必行，也应作为数字档案馆建设的重点。三是有条件的省级档案馆也可以开展数字档案馆的建设。而对于大部分省级以下的档案馆，特别是中西部地区，由于经济发展相对落后，就目前来说从技术、经费、需要等方面考虑，不宜开展数字档案馆建设工作。有重点地对档案进行数字化。对于重点建设的数15/16字档案馆，由于其保管的档案数量庞大，不同的档案的价值也不同，将全部档案数字